Kunden berichten: Wie verwalte ich meine Werbeausgaben am effektivsten?

Die zwei Pfeiler der Werbeausgaben

Die effektive Verwaltung der Werbeausgaben erfordert oft viel Zeit und Aufmerksamkeit. In vielen Fällen verwalten verschiedene Teams mehrere Projekte gleichzeitig. Eine Werbeagentur wird zB dann hinzugezogen, wenn der Head of Marketing den Prozess systematisieren will.

Kishor Sridhar ist ein deutscher Unternehmensberater, Publizist, Buchautor und öffentlicher Redner. Seit Jahren baut er bei seinem Geschäft stark auf Werbung. Bevor er für sein Kostenmanagement zu Payhawk wechselte, deckte Kishor seine Werbeausgaben mit fünf verschiedenen Kreditkarten, die auf verschiedene Teams aufgeteilt waren. Er gewährte sogar seiner externen Werbeagentur Zugang zu diesen Geldern für die Optimierung des Prozesses.

Kreditkarten sind super, wenn man sie richtig transparent, gar aus Entfernung, verwalten kann. Im Fall von Kishor war es leider nicht so - er musste quasi darauf vertrauen, dass sowohl seine Mitarbeiter als auch die Marketingagentur die Kreditkarten sinngemäß verwenden. Erst am Ende des Monats hatte er Übersicht über die tatsächlichen Ausgaben. Das hat für eine Weile gut funktioniert. Das eigentliche Problem war allerdings die Buchhaltung danach. Sobald Kishor überprüfen wollte, wie hoch die Ausgaben für die neueste Werbekampagne waren, gab es oft ein Wirrwarr an Transaktionen. Für eine grobe Schätzung musste ein vollständiger Bericht erstellt werden.

"Es war ziemlich schwierig, 4-5 Kreditkarten zu tracken. Wenn etwas falsch war, kostete es viel Zeit und Mühe, herauszufinden was es war.“

Dass diese Bemühungen nicht skalierbar sind, ist klar. Am Ende des Tages geht es darum, eine Vertrauensbasis aufzubauen. Wenn Ihre Mitarbeiter und externen Werbeagenturen regelmäßig Geld ausgeben, ist die Verantwortlichkeit besonders entscheidend.

Kishor erfuhr von Payhawk, als er nach einer Lösung für sein Kostenmanagement im Internet suchte. Die Möglichkeit, Ausgaben in Echtzeit zu verfolgen und die höheren Kreditlimite, waren genau was er brauchte. Für ihn sind die zwei Pfeiler in Sachen Geldverwaltung - Transparenz und Kontrolle. Kishor entschied sich aus einem einfachen Grund für Payhawk:

Payhawks Plattform ist wie ein Cockpit, das mir die Möglichkeit gibt, die Werbeausgaben kontrolliert und transparent zu verwalten. Mit der flexiblen Kartenverwaltung kann ich alle Ausgaben in Echtzeit verfolgen. Das gibt mir Sicherheit, wenn ich externen Mitarbeitern Zugang zu Geldern geben muss.

Die Tatsache, dass die Mitarbeiter oder die Agentur das Geld des Unternehmens wie Ihr eigenes behandeln, aber der CEO die Ausgaben gleichzeitig leicht nachvollziehen kann, verändert alles. So können Sie getrost vergessen, welcher Mitarbeiter eine Zahlung oder die Abo-Verlängerung erlaubt hat, denn nun sind Sie Herr über all diese Infos. Mit ein paar einfachen Klicks können Sie benutzerdefinierte Filter einrichten, damit Sie Ihre Ausgaben klar sehen. Damit haben Sie alles was Sie brauchen, um zu überprüfen, ob die von Ihnen verwendeten Kanäle hilfreich sind oder nicht.

Kishor hat nun mehr Zeit gewonnen und kann sich voll seinem neuen Projekt widmen. Statt sich weiter mit Ausgaben abzugeben, hat er etwas wertvolles ins Leben gerufen:  Virtual Runners. Die Mission besteht darin, den Läufern während der COVID-Pandemie das pure Wettkampfgefühl zurückzugeben.

Die andere Seite der Geschichte

Externe Werbeagenturen haben im Grunde genau dieselben Painpoints. Sie verteilen Budgets auf verschiedene Kampagnen, Plattformen oder Kunden. Viele Kunden zu haben ist ein Segen, aber wenn das Kostenmanagement nicht steht, wird es schnell zum Fluch.

Verto Digital ist eine digitale Werbeagentur, mit dem Menschen im Mittelpunkt und dem Fokus auf organischen Werten. Bilyana Katmarova hat die Finanzen bei VertoDigital im Blick und stieß auf genau die Probleme, die Payhawk löst.

Wir sind wahrscheinlich nicht der typische Nutzer. Ja, wir haben viele Ausgaben, aber für uns waren bisher die Kartenlimite das größte Problem. Mit Payhawk haben wir endlich Karten mit hohen Limiten und eine intuitivere Benutzeroberfläche.

Die höheren Limite in Verbindung mit der Debitkarte bieten Bilyana und ihrem Team die Möglichkeit, sich auf ihre täglichen Aktivitäten zu konzentrieren. Jetzt kommen ihre Kunden die ganze Aufmerksamkeit, die sie bekommen sollten.

In wie fern ist das für Sie interessant?

Die Verwaltung von Werbeausgaben ist für Unternehmen jeder Größe von entscheidender Bedeutung. Es ist ungeheuer wertvoll, genaue Zahlen für jede Kampagne oder jedes Team zu haben und schnell zu verstehen, was in der Zeit von COVID-19 funktioniert und was nicht. Mit Payhawk können Sie all Ihre Budgets genau überwachen und Ihre Ausgaben in einem einzigen Tool steuern. Darüber hinaus können Sie Karten sofort ausstellen und profitieren von besseren Wechselkursen. Wenn Sie mehr wissen möchten,  buchen Sie eine Demo bei uns und wir erklären Ihnen gerne alles dazu.