Un software de gestión de gastos es una herramienta digital diseñada para optimizar el proceso de seguimiento, envío y aprobación de gastos relacionados con el negocio. Ayuda a las organizaciones a gestionar el gasto de los empleados, desde gastos de viaje y dietas hasta suministros de oficina, automatizando tareas como la presentación de recibos, la elaboración de informes de gastos y el reembolso.

Cómo funciona:

• Volcado de gastos: Los empleados pueden subir recibos y enviar solicitudes de reembolso a través del software, a menudo utilizando una aplicación móvil. Algunas plataformas incluso permiten a los usuarios escanear recibos, extrayendo automáticamente detalles clave como la fecha, la cantidad y el comerciante.
• Flujo de aprobación: Una vez enviado, la solicitud de aprobación de gasto se dirige al gerente o departamento correspondiente para su revisión y aprobación, asegurando el cumplimiento de las políticas de la empresa.
• Cumplimiento de políticas de gasto: El software se puede configurar para marcar gastos que violen las políticas de la empresa, como exceder los límites de gasto o presentar reclamaciones por compras no autorizadas.
• Reembolsos: Después de ser aprobados, el software facilita un reembolso rápido y preciso, ya sea a través de la integración con la nómina o transferencias bancarias directas.
• Informes y análisis: Los gerentes pueden acceder a datos y reportes en tiempo real sobre las tendencias de gasto, lo que ayuda a mejorar la elaboración de presupuestos y la planificación financiera.

Al automatizar estos procesos, el software de gestión de gastos reduce los errores manuales, acelera el reembolso y proporciona una mejor visibilidad del gasto de la empresa.

Todo se reduce a unos pocos beneficios clave:

• Menos errores: Las personas cometen errores, pero el software bien ajustado tiene muchas menos probabilidades de hacerlo. SmartScan, por ejemplo, elimina la posibilidad de error humano al ingresar información de los recibos.
• Procesamiento más rápido: Herramientas simplificadas para crear, enviar, revisar y aprobar informes significan que esos informes se gestionan en un instante.
• Aumento de la productividad: Cuanto menos tiempo pasen los empleados creando y examinando manualmente los informes de gastos, más tiempo podrán dedicar a, bueno, cualquier otra cosa.
• Reducción del desperdicio: Los errores en los informes de gastos cuestan dinero, tanto en reembolsos innecesarios como en tiempo de los empleados. Pero cuando dejas los tediosos cálculos al software de gestión de gastos, puedes ahorrar ese dinero para cosas más importantes.

La gestión de gastos se refiere al proceso más amplio de controlar y optimizar el gasto general de una empresa. Esto incluye la adquisición, la gestión de proveedores, la gestión de contratos y asegurarse de que el gasto esté alineado con los presupuestos y políticas de la empresa. Se centra en prevenir gastos innecesarios antes de que ocurran y en gestionar todo el ciclo de vida del gasto.

Por otro lado, la gestión de gastos es más específica en el seguimiento y procesamiento de los gastos iniciados por los empleados, como viajes, comidas o suministros de oficina. Típicamente implica la presentación, aprobación y reembolso de los gastos de los empleados, asegurando el cumplimiento de las políticas de la empresa después de que el gasto ya ha ocurrido.

En resumen, la gestión de gastos es un enfoque más integral y proactivo para gestionar todos los gastos de la empresa, mientras que la gestión de gastos se ocupa específicamente del seguimiento y reembolso de los gastos de los empleados.

Payhawk simplifica la elaboración de informes de gastos y los procesos de reembolso mediante la automatización de tareas clave. Los empleados pueden capturar fácilmente los recibos utilizando sus dispositivos móviles, mientras que el software extrae automáticamente los datos relevantes, reduciendo la entrada manual. Los gastos se categorizan en tiempo real y los flujos de trabajo de aprobación se optimizan, asegurando un procesamiento más rápido. Además, Payhawk se integra con los sistemas contables, lo que hace que los reembolsos sean fluidos y reduce la carga administrativa. Esta automatización de extremo a extremo no solo mejora la precisión, sino que también ahorra tiempo tanto a los empleados como a los equipos de finanzas.

Puedes rastrear varios tipos de gastos con Payhawk, incluyendo:

• Gastos de empleados: Monitorea el gasto individual en tu equipo, incluyendo viajes, comidas y suministros de oficina.
• Pagos de suscripción: Mantén un control sobre los pagos recurrentes de software, membresías y otros servicios.
• Transacciones con tarjetas corporativas: Rastrear todas las compras realizadas con tarjetas emitidas por la empresa.
• Pagos a proveedores: Gestiona los pagos a proveedores, contratistas y otros terceros.
• Reembolsos: Registra y procesa los gastos de bolsillo presentados por los empleados.
• Gastos de viaje: Rastrear costos relacionados con viajes de negocios, como vuelos, hoteles y transporte.

Payhawk proporciona una visión integral del gasto de tu empresa, ayudándote a gestionar y optimizar tus operaciones financieras.

Payhawk ayuda a garantizar el cumplimiento de las políticas de gastos de la empresa al ofrecer controles de gasto personalizables, flujos de trabajo de aprobación automatizados y seguimiento de gastos en tiempo real. Los administradores pueden establecer límites y reglas específicos para diferentes equipos o individuos, asegurando que todos los gastos estén alineados con las políticas de la empresa. Además, Payhawk se integra con el software de contabilidad para agilizar la elaboración de informes y auditorías, facilitando la identificación y resolución de cualquier transacción no conforme.

Sí, Payhawk se integra con varios sistemas de contabilidad y ERP, agilizando los flujos de trabajo financieros y mejorando la eficiencia. Puedes ver la lista completa de integraciones que soportamos aquí.