Gestion des dépenses d’abonnement

Centralisez le paiement de vos abonnements

La gestion des dépenses d’abonnement aide les équipes finance à suivre, maîtriser et planifier les coûts récurrents de l’entreprise, comme les abonnements logiciels, les outils fournisseurs et les autres paiements réguliers.

Avec Payhawk, les paiements récurrents peuvent être marqués comme abonnements, et les abonnements potentiels sont automatiquement identifiés. Les équipes finance bénéficient ainsi d’une meilleure visibilité sur les coûts à venir, la trésorerie et l’impact budgétaire.

À mesure que l’entreprise se développe, les coûts d’abonnement ont tendance à augmenter discrètement : hausse des prix au renouvellement, ajout de licences sans validation, outils inutilisés qui continuent d’être facturés mois après mois.

Ces augmentations silencieuses sont faciles à manquer lorsque les dépenses récurrentes sont réparties entre plusieurs équipes et moyens de paiement. Un logiciel de gestion des dépenses d’abonnement donne une vision claire des coûts récurrents à venir, pour aider les équipes finance à prévoir les dépenses plus précisément et à éviter les coûts imprévus.

Il offre aussi une visibilité en temps réel sur chaque paiement récurrent, avec une détection immédiate des variations de prix.

Payhawk identifie automatiquement les transactions qui suivent des schémas récurrents, comme les paiements mensuels ou annuels.

L’IA aide à classer les transactions récurrentes selon leur fréquence et les caractéristiques du marchand. Les équipes finance peuvent ensuite les vérifier et les marquer comme abonnements, afin d’obtenir une vue centralisée des dépenses récurrentes.

Les collaborateurs peuvent demander de nouveaux abonnements via le Procurement AI Agent de Payhawk, depuis le Web Portal, la Mobile App ou Slack, lorsque cette fonctionnalité est activée par un administrateur.

L’agent les guide dans un workflow conversationnel, collecte les informations requises et transmet la demande dans le processus d’approbation de l’entreprise avant tout engagement de dépense.

Payhawk propose plusieurs options pour collecter les factures liées aux paiements d’abonnement, selon les fournisseurs, les workflows et les régions.

Les factures peuvent être collectées via :

• Mailbox : les fournisseurs envoient les factures à une adresse e-mail Payhawk dédiée, où elles sont capturées puis rapprochées des transactions concernées.
• Financial Controller AI Agent (Agent Fetch) : le Financial Controller AI Agent peut récupérer les factures et reçus sur les sites des fournisseurs, puis les rapprocher des dépenses correspondantes afin de réduire les relances manuelles.
• Facturation électronique: dans les régions prises en charge, les factures électroniques conformes peuvent être reçues directement via des réseaux de facturation électronique intégrés.

Ces options aident à réduire la recherche manuelle de factures, à s’assurer que les paiements sont associés aux bons justificatifs et à conserver des données fiables pour le reporting et la conformité.

Les abonnements peuvent être payés par carte ou par virement bancaire, selon le fournisseur.

Pour les abonnements réglés par carte, les cartes peuvent être approvisionnées de façon récurrente afin de couvrir les coûts à venir. Des contrôles peuvent aussi limiter l’utilisation aux paiements en ligne ou bloquer certains marchands, afin de réduire les dépenses indésirables ou non autorisées.

Payhawk affiche le titulaire de la carte associée à un paiement d’abonnement, ce qui permet d’identifier l’origine du paiement.

L’attribution d’un propriétaire ou d’une équipe au niveau de l’abonnement n’est pas disponible à ce jour. Toutefois, les informations liées à la carte, au marchand et au paiement peuvent être utilisées pour analyser les dépenses récurrentes et contacter le collaborateur ou le responsable budgétaire concerné.

Le coût d’un logiciel de gestion des abonnements varie selon le fournisseur, l’offre et les fonctionnalités incluses. Avec Payhawk, la gestion des abonnements est intégrée à la plateforme : les équipes finance peuvent suivre et gérer les paiements récurrents sans payer un outil de gestion des abonnements distinct.