---
title: "Одобряване и отказване на заявки за разходи от Входящата кутия в Payhawk"
slug: "approving-and-declining-expense-requests-from-the-payhawk-inbox"
description: "Одобрявайте, връщайте или отхвърляйте заявки за разходи от Входящата кутия в Payhawk и вижте кога може да се върне или изтрие разход и кой получава известие."
updated: 2026-10-21T15:38:02Z
published: 2026-10-21T15:38:02Z
canonical: "payhawk.com/approving-and-declining-expense-requests-from-the-payhawk-inbox"
---

> ## Documentation Index
> Fetch the complete documentation index at: https://payhawk.com/help/llms.txt
> Use this file to discover all available pages before exploring further.

# Одобряване и отказване на заявки за разходи от Входящата кутия в Payhawk

Въз основа на [определените работни процеси за одобрение в компанията ви](/help/bg/workflow-conditions-and-custom-workflows) може да сте посочени като одобряващ за разходи, подадени от колегите ви.

При всяко подаване на разход, изискващ одобрение от вас, ще получите заявка за разход във Входящата си кутия в Payhawk и [известие по имейл](/help/bg/submission-and-approval-notifications).

От Входящата си кутия в Payhawk можете да извършвате следните действия, свързани с неплатени разходи:

- Одобряване на заявки за разходи
- Връщане на заявки за разходи към съответните служители за актуализация
- Отхвърляне на заявки за разходи и изтриване на разходите

## Специфики

- За целите на счетоводството:
  - Разходите могат да бъдат върнати на служителите само преди да са проверени.
  - Проверените разходи могат да бъдат върнати за допълнителна проверка само ако не са платени.
  - Платените разходи не могат да бъдат изтрити.
- След като одобрите разход, всички съответни одобряващи по определения работен процес за този тип разход ще бъдат известени.
- При връщане или изтриване на разход заявителят ще получи насочено известие на телефона си и имейл.

![Секцията Активност на разход: филтрирана по Коментари, с коментар от одобряващ, който е върнал разхода на служителя, и филтрирана по Работен процес, с историята на стъпките Създаден, Подаден, Одобрен и Върнат на служителя.](https://cdn.payhawk.com/Help%20desk%20images%20moved/Approving_and_declining_expense_requests_from_the_Payhawk_Inbox_20181216_manual.jpg)
  - Причината за действието е видима и в известието.
  - Причината за действието ви се записва в секцията **Активност** на разхода. Тя се показва като коментар, когато във филтъра **Покажи** е избрано **Коментари**, и като запис в работния процес, когато е избрано **Работен процес**.
- Разделът **Разходи** > **Одобряване** се вижда само ако Администратор на Payhawk е разрешил на служителите да подават разходи. Можете да одобрявате разходи, ако Администратор на Payhawk ви е назначил роля за одобрение в работните процеси на компанията.
- При разходи с отделни артикули одобряващите получават заявки едновременно за възложените им суми съгласно предварително определените работни процеси за одобрение на компанията. Всеки одобряващ може да вижда и данните за останалите артикули и съответните им одобряващи.
- В **Разходи** и одобряващите, и упълномощените потребители без права за одобрение могат да върнат разход на собственика му (подалия го служител).

## Отваряне на заявки за разходи за одобрение

- Можете да отворите заявка за разход във Входящата си кутия в Payhawk, като кликнете върху връзката в полученото имейл известие.

![Имейлът с напомняне от Payhawk, че заявка чака вашето одобрение, с връзка към заявката за разход.](https://cdn.payhawk.com/Help%20desk%20images%20moved/Approving_and_declining_expense_requests_from_the_Payhawk_Inbox_20240719_manual.png)
- Друг вариант е да отворите превключвателя на приложения в горния ляв ъгъл и да отидете във **Входяща кутия**, а след това в **Заявки до мен** > **В изчакване**.

![Входящата кутия в уеб портала на Payhawk: Заявки до мен, В изчакване, с отворена заявка за разход и предупреждение за несъответствие между поръчката и сумата по фактурата.](https://cdn.payhawk.com/Navigation%20images%20Desi_20261001/inbox_requests_to_me_portal_2.png)

> [!WARNING]
> - Имейлите с известия от Payhawk се изпращат от `no-reply@payhawk.com`. Преди да кликнете върху връзка в имейл, проверете пълния имейл адрес на подателя, а не само името му.
> - Ако не виждате заявката от имейла във **Входяща кутия** > **Заявки до мен** > **В изчакване**, не кликвайте върху връзки в имейла и не му отговаряйте. [Свържете се с екипа за поддръжка на Payhawk](/help/contacting-payhawk-support) чрез чата.

## Одобряване на заявки за разходи, свързани с покупки

При одобряване на плащане по фактура от доставчик, свързана с покупка, може да получите предупреждение за несъответствие в сумите. Това се случва въз основа на [процеса на двустранно или тристранно засичане](https://help.payhawk.com/en/articles/10163215-overview-of-purchases-for-accountants#h_109b067d4d) на Payhawk и на [предварително определените правила за несъответствия](https://help.payhawk.com/en/articles/8537345-configuring-purchase-order-details-and-discrepancy-rules) на компанията ви. Съдържанието на съобщението може да варира според случая.

![Заявка за разход с данните за свързания бюджет в уеб портала и в мобилното приложение на Payhawk, с бутоните Одобряване и Отказ.](https://cdn.payhawk.com/Help%20desk%20images%20moved/Approving_and_declining_expense_requests_from_the_Payhawk_Inbox_20250507_manual.png)

## Одобряване на заявки за разходи, свързани с бюджети

Ако сте отговорник за бюджета в компанията, можете да видите детайлите на бюджета в заявката за разход и оттам да навигирате до бюджета и разхода за повече информация.

![Предупрежденията за бюджета в заявка за разход: риск от превишаване на бюджета и вече превишен бюджет, с използваната, ангажираната и наличната сума.](https://cdn.payhawk.com/Help%20desk%20images%20moved/Approving_and_declining_expense_requests_from_the_Payhawk_Inbox_20250507_manual.jpg)

Ако има риск да надхвърлите бюджета или вече сте го направили, системата ще покаже предупреждение, което да вземете под внимание.

![Входящата кутия в уеб портала на Payhawk, Заявки до мен, В изчакване: списък с чакащи заявки за разходи и пътувания със сумата, дружеството и статуса им.](https://cdn.payhawk.com/Help%20desk%20images%20moved/Approving_and_declining_expense_requests_from_the_Payhawk_Inbox_2_20250507_manual.jpg)

## Одобряване на заявки за разходи

За да одобрите заявка за разход от Входящата си кутия в Payhawk през мобилното приложение:

1. Отидете във **Входяща кутия** > **Заявки** > **В изчакване**.
2. Изберете желаната заявка за разход.
3. Натиснете **Одобряване**

![Мобилното приложение на Payhawk: Входяща кутия, Заявки, В изчакване с чакаща заявка за разход и данните на заявката с бутоните Одобряване и Отказ.](https://cdn.payhawk.com/Navigation%20images%20Desi_20261001/expense_request_approve_mobile_2.png)

За да одобрите заявка за разход от Входящата си кутия в Payhawk през уеб портала:

1. Отидете във **Входяща кутия** > **Заявки до мен** > **В изчакване**.
2. Изберете желания разход.
3. Кликнете върху **Одобряване**.

![Входящата кутия в уеб портала на Payhawk: Заявки до мен, В изчакване, с отворена чакаща заявка за разход и бутоните Одобряване и Отказ.](https://cdn.payhawk.com/Navigation%20images%20Desi_20261001/expense_request_approve_portal.png)

## Връщане на заявки за разходи към служителя

За да върнете неплатен разход към заявителя от Входящата си кутия в Payhawk през мобилното приложение:

1. Отидете във **Входяща кутия** > **Заявки** > **В изчакване**.
2. Изберете желаната заявка за разход и натиснете **Отказ**.
3. На отворилия се екран:
  1. Изберете **Връщане към служител**.
  2. В полето **Бележка** въведете причината за действието си и всички данни, които очаквате служителят да предостави преди повторното подаване на разхода.
  3. Натиснете **Връщане**.

![Мобилното приложение на Payhawk: чакаща заявка за разход във Входящата кутия, данните ѝ с бутона Отказ и екранът за отказ с избрано Връщане към служител, бележка и бутона Връщане.](https://cdn.payhawk.com/Navigation%20images%20Desi_20261001/expense_request_return_mobile_2.png)

За да върнете неплатен разход към заявителя от Входящата си кутия в Payhawk през уеб портала:

1. Отидете във **Входяща кутия** > **Заявки до мен** > **В изчакване**.
2. Изберете желаната заявка за разход и кликнете върху **Отказ**.
3. На отворилия се екран:
  1. Изберете **Връщане към служител**.
  2. В полето **Коментар** въведете причината за действието си и всички данни, които очаквате служителят да предостави, преди да подаде разхода отново.
  3. Кликнете върху **Връщане**.

![Входящата кутия в уеб портала на Payhawk: чакаща заявка за разход с бутоните Одобряване и Отказ и панелът Връщане към служител с избрана тази опция, коментар и бутона Връщане.](https://cdn.payhawk.com/Navigation%20images%20Desi_20261001/expense_request_return_portal.png)

## Отхвърляне на заявки за разходи и изтриване на неплатени разходи

> [!WARNING]
> При избор на **Отхвърляне** заявката се отхвърля и разходът се премахва при следните специфики:
> 
> - Когато отхвърлите заявка за разход с карта, разходът не се изтрива, а причината за действието ви се показва на Счетоводителя на Payhawk.
> - Когато отхвърлите заявка за други типове разходи, заявката се отхвърля и разходът се изтрива, освен ако вече не е платен без одобрение.

За да отхвърлите заявка за разход и да изтриете неплатен разход от Входящата си кутия в Payhawk през мобилното приложение:

1. Отидете във **Входяща кутия** > **Заявки** > **В изчакване**.
2. Изберете желаната заявка за разход и натиснете **Отказ**.
3. В отворилия се диалогов прозорец:
  1. Натиснете **Отхвърляне**.
  2. В полето **Бележка** въведете причината за действието си.
  3. Поставете отметка в квадратчето, за да потвърдите, че разбирате, че неплатеният разход ще бъде изтрит и това действие не може да бъде отменено.
  4. Натиснете **Отхвърляне**.

![Мобилното приложение на Payhawk: чакаща заявка за разход във Входящата кутия, данните ѝ с бутона Отказ и екранът за отказ с избрано Отхвърляне, бележка, квадратчето за потвърждение и бутона Отхвърляне.](https://cdn.payhawk.com/Navigation%20images%20Desi_20261001/expense_request_reject_mobile_2.png)

За да отхвърлите заявка за разход и да изтриете неплатен разход от Входящата си кутия в Payhawk през уеб портала:

1. Отидете във **Входяща кутия** > **Заявки до мен** > **В изчакване**.
2. Изберете желаната заявка за разход и кликнете върху **Отказ**.
3. В отворилия се диалогов прозорец:
  1. Изберете **Отхвърляне**.
  2. В полето **Коментар** въведете причината за действието си.
  3. Поставете отметка в квадратчето, за да потвърдите, че разбирате, че неплатеният разход ще бъде изтрит и това действие не може да бъде отменено.
  4. Кликнете върху **Отхвърляне**.

![Входящата кутия в уеб портала на Payhawk: чакаща заявка за разход с бутоните Одобряване и Отказ и панелът Връщане към служител с избрано Отхвърляне, коментар, квадратчето за потвърждение и бутона Отхвърляне.](https://cdn.payhawk.com/Navigation%20images%20Desi_20261001/expense_request_reject_portal.png)

## Полезни ресурси

- [Одобряване и отказване на заявки за средства](/help/bg/approving-and-declining-fund-requests)
- [Подаване и отмяна на заявки за средства](/help/bg/submitting-and-canceling-fund-requests)
- [Подаване и отмяна на заявки за теглене от банкомат](/help/bg/submitting-and-canceling-atm-withdrawal-requests)
- [Известия за подаване и одобрение](/help/bg/submission-and-approval-notifications)