--- title: "Често задавани въпроси за доставчиците" slug: "faq-on-suppliers" description: "Отговори на въпроси за доставчиците в Payhawk: как да настроите, синхронизирате, създадете или редактирате доставчици и как да управлявате категоризацията им." updated: 2026-10-19T10:26:32Z published: 2026-10-19T10:26:32Z canonical: "payhawk.com/faq-on-suppliers" --- > ## Documentation Index > Fetch the complete documentation index at: https://payhawk.com/help/llms.txt > Use this file to discover all available pages before exploring further. # Често задавани въпроси за доставчиците В тази статия се дават отговори на някои от най-често задаваните въпроси, свързани с доставчиците в Payhawk. ## Какви са предварителните изисквания за настройване на управление на доставчици в Payhawk? Преди да настроите приложението **Доставчици**, трябва да подготвите и [качите списък със съществуващите си доставчици](/help/manually-importing-and-exporting-suppliers) или [да се свържете с ERP системата си, за да активирате синхронизация](/help/syncing-suppliers-between-payhawk-and-erp-systems). ## Как мога да създавам доставчици в Payhawk? Доставчиците могат да се създадат: - Ръчно чрез [импортиране и експортиране](/help/manually-importing-and-exporting-suppliers) през платформата Payhawk. - [Чрез синхронизиране между Payhawk и ERP системи](/help/syncing-suppliers-between-payhawk-and-erp-systems). - [Чрез приложението **Доставчици** от счетоводители или администратори](/help/creating-archiving-and-searching-for-suppliers). - [Чрез добавяне на нови доставчици при качване на разходи](/help/creating-archiving-and-searching-for-suppliers) с инструмента за оптично разпознаване на символи (OCR) на Payhawk. ## Могат ли служителите да създават нови доставчици в Payhawk? Не, те могат [само да маркират доставчик като нов](/help/creating-archiving-and-searching-for-suppliers). Само администратори и счетоводители могат да добавят нови доставчици в Payhawk. ## Каква е целта на функцията за категоризация на разходи за доставчик? [Функцията за категоризация на разходи за доставчик](/help/overview-of-suppliers-for-accountants) ви позволява да определяте стойности за вградени и персонализирани полета за разходи, свързани с разходи, съпоставени с даден доставчик, като по този начин осигурява последователна и точна категоризация. ## Мога ли да редактирам категоризацията на разходи за конкретен доставчик? Да, винаги можете да [редактирате категоризацията на разходи за конкретен доставчик](/help/editing-the-supplier-expense-categorization). ## Как да архивирам доставчик в Payhawk? Ако даден доставчик вече не е необходим или данните му са неточни, можете да [преместите доставчика в **Доставчици** > раздел **Архивирани**](/help/creating-archiving-and-searching-for-suppliers). ## Има ли ограничения при синхронизирането на данни за доставчици между Payhawk и ERP системите? Да. В момента Payhawk не синхронизира банковите данни на доставчиците от ERP системата. Клиентите трябва да добавят банкови данни в приложението **Доставчици** ръчно или при извършване на плащане към доставчици чрез Payhawk. ## Колко често се синхронизират данните за доставчиците с ERP системата? Данните за доставчиците от ERP системата към Payhawk се синхронизират ежедневно. Данните за доставчиците от Payhawk към ERP системата се синхронизират в реално време. ## Третират ли се служителите като доставчици? Да. Както в ERP системите, всеки служител се появява като доставчик в приложението **Доставчици**. ## Какво се случва, ако данните за плащане към доставчик в Payhawk не съвпадат с тези във фактурата? Ще се покаже [предупредително съобщение](/help/warning-and-error-messages-for-supplier-management) и фактурата няма да бъде изпратена към ERP системата, докато не бъде потвърдена от счетоводител на Payhawk. ## Как да добавя полета за доставчик? Отидете на **Настройки** > **Полета за доставчик** > **Допълнителни полета**. За повече информация вижте [раздела за полета за доставчик](/help/supplier-fields). ## Как да активирам категоризация въз основа на доставчика? Отидете на **Настройки** > **Библиотека с полета**. За всяко персонализирано поле активирайте превключвателя за категоризация на разходи въз основа на доставчика. След това отидете на **Доставчици** > раздел **Категоризация на разходи** и ще видите полето, готово за попълване с информация за всеки доставчик. За повече информация: - [Стратегия за предлагане на стойности за категория и персонализирани полета за разходи](https://payhawk.com/help/automatic-population-of-expense-field-data) - [Автоматично попълване на данни в полетата за разходи](https://payhawk.com/help/automatic-population-of-expense-field-data) ## Не искам всички доставчици от картовите транзакции да се включват в списъка с доставчици. Мога ли да ги изключа? Да, като използвате т.нар. доставчик „по подразбиране“. Например служител плаща с карта в KFC, но предпочитате да изключите KFC от списъка с доставчици на компанията. За целта можете да изберете доставчика „по подразбиране“ по време на проверката на записа за разход. - Ако такъв доставчик „по подразбиране“ все още не е създаден, създайте запис за доставчик **По подразбиране – Храна**. - Ако такъв доставчик „по подразбиране“ вече е създаден, изберете го директно. В резултат на това следващия път, когато служител плати на ПОС терминал на KFC, доставчикът автоматично ще бъде разпознат като **По подразбиране – Храна**. ## Защо някои от доставчиците ми са архивирани? Доставчиците на минали разходи може да се показват като архивирани (в **Доставчици** > раздел **Архивирани**), ако в момента не присъстват в списъка на ERP системата. Затова нямат **Външен идентификатор**. Всички активни доставчици имат външен идентификатор, докато архивираните обикновено нямат. Ако зададете доставчик като неактивен в ERP системата, той ще бъде архивиран в Payhawk при следващата ежедневна синхронизация. В този случай ще имате архивиран доставчик с попълнен външен идентификатор. Логиката зад това поведение е, че при ежедневната синхронизация Payhawk проверява данните в ERP системата – ако даден доставчик е там, той ще бъде синхронизиран като активен. Ако обаче Payhawk разпознае доставчик, използван при минали разходи, но който вече не е включен в ERP системата, Payhawk ще го остави като архивиран, за да можете да го разархивирате и зададете като активен. Ако голям брой доставчици са архивирани наведнъж, обикновено причината е, че са зададени като неактивни или са премахнати в ERP системата ви, например QuickBooks Online, и Payhawk ги е архивирала при следващата ежедневна синхронизация. Ръчното им разархивиране в Payhawk е временно решение, тъй като при следващата синхронизация всеки доставчик, който все още е неактивен или липсва в ERP системата, ще бъде архивиран отново. За да разрешите проблема, първо активирайте отново доставчиците в ERP системата, след което задействайте ръчна синхронизация в Payhawk от **Доставчици** > **Актуализация от [Име на ERP системата]** от менюто с три точки. Доставчиците трябва да бъдат възстановени един по един, след като отново станат активни в ERP системата. ## Мога ли да имам няколко имена за един и същ данъчен номер на доставчик? Не можете да имате дублиращи се доставчици – нито с едно и също име, нито с един и същ идентификатор на доставчик. ## Мога ли да имам няколко ДДС номера с едно и също име на доставчик, например Amazon с различни ДДС номера за всяка държава? Не можете да имате дублиращи се имена на доставчици. За конкретния пример можете да използвате Amazon ES, Amazon DE, Amazon UK и т.н., за да имат различните дружества на доставчика различни имена. ## Какво се случва, ако прекъсна ERP интеграцията си? Ако сте импортирали доставчици чрез ERP интеграция и след това сте я прекъснали, доставчиците няма да бъдат изтрити. ## Ако дружеството ми, регистрирано в Обединеното кралство, получи фактура в щатски долари, форматът на датата ще бъде ли автоматично разпознат и коригиран при експортиране към ERP системата? Да. Ако дружеството ви, регистрирано в Обединеното кралство, получи фактура в щатски долари, Payhawk ще използва оптично разпознаване на символи (OCR), за да открие валутата и да интерпретира формата на датата като ММ/ДД/ГГГГ, който е стандартен за Съединените щати. Функцията OCR на Payhawk автоматично разпознава всички разпространени формати на дати, включително американски (например 04/20/2026), европейски (например 20/04/2026), ISO (например 2026-04-20) и други варианти (например 20 април). При неясни дати, като например 04/05/2026, която може да е 5 април или 4 май, Payhawk използва държавата на доставчика, за да определи правилната дата. Ако доставчикът е зададен като американски, Payhawk разчита ММ/ДД, а ако е зададен като европейски – ДД/ММ. ## Като клиент от Обединеното кралство, използващ функционалността за задължения към доставчици (AP) в Payhawk, доставчиците ще виждат ли Payhawk или името на компанията ми в банковите си извлечения? Когато използвате функционалността за задължения към доставчици (AP) в Payhawk като клиент от Обединеното кралство, доставчиците ви ще виждат данните за транзакцията в банковото си извлечение по следните начини: - При извършване на преводи в британски лири доставчикът ще вижда името на компанията ви. - При извършване на преводи в евро от IBAN номера на Payhawk доставчикът ще вижда името на компанията ви, докато при преводи в евро от IBAN номера на JPM – доставчикът ще вижда Payhawk и името на компанията ви в данните за плащането. - При извършване на SWIFT преводи в щатски долари и международни плащания с обмен на валута доставчикът ще вижда Payhawk и името на компанията ви в данните за плащането. ## Нямам сметка в евро, но трябва да платя на доставчика си в евро. Защо единственото налично местоположение на банка е **„Извън Европа (SWIFT)“**? Тъй като нямате валутна сметка в евро в Payhawk, плащането не може да се извърши чрез SEPA, което изисква сметка в евро в рамките на SEPA зоната. Затова **Извън Европа (SWIFT)** е единствената налична опция – тя ви позволява да платите на доставчика си в евро дори без валутна сметка в евро в Payhawk. ## Защо Payhawk не приема IBAN номера на доставчика ми? Payhawk не може да създаде плащане, когато IBAN номерът на доставчика е непълен. Дължината на IBAN е определена за всяка държава, затова числото трябва да съответства на пълната дължина, използвана в държавата на доставчика. Молдовският IBAN например винаги е 24 символа и включва символите **MD**, две контролни цифри, двусимволен банков код и 18-символен номер на сметка. За да се уверите, че данните са верни, поискайте от доставчика пълния му IBAN, така както е показан в банковите му документи, заедно с BIC или SWIFT кода на банката. Промяната на начина на плащане не върши работа при непълен IBAN: - SEPA покрива само плащания в евро и получаващата сметка трябва да е достъпна чрез SEPA. По сметка, която не е в евро в банка, участваща в SEPA, не може да се получи плащане по този начин дори когато самият IBAN е валиден. - SWIFT е маршрутът за доставчици извън SEPA зоната. След като разполагате с пълния IBAN и BIC или SWIFT кода на банката, можете да създадете плащането като SWIFT превод. ## Полезни ресурси - [Често задавани въпроси за полетата за доставчик](https://payhawk.com/help/faq-on-supplier-fields)