---
title: "Настройки на полетата за администратори - Payhawk Help Center"
slug: "managing-the-settings-of-built-in-expense-fields"
description: "Задайте кой вижда всяко поле в Payhawk, от коя стъпка е задължително и при какво условие, и показвайте полетата само за определени типове документи в Payhawk."
updated: 2026-10-27T14:58:12Z
published: 2026-10-27T14:58:12Z
canonical: "payhawk.com/managing-the-settings-of-built-in-expense-fields"
---

> ## Documentation Index
> Fetch the complete documentation index at: https://payhawk.com/help/llms.txt
> Use this file to discover all available pages before exploring further.

# Управление на настройките на полетата

Можете да зададете видимостта на всяко поле в Payhawk и от коя стъпка нататък то е задължително, винаги или само при изпълнено условие.

## Налични настройки за видимост на полетата

Наличните опции за видимост на полетата се различават в зависимост от полето и функцията му, както следва:

| Поле | Настройки за видимост |
| --- | --- |
| **Категория** | - Предварително избрани роли: **Счетоводител** и **Администратор** (не могат да се променят). - Можете допълнително да предоставите видимост на всяка роля в Payhawk с изключение на **Служител**, като я добавите към настройките за видимост. Тези роли ще могат след това да виждат полето. |
| **Забележка** | - Предварително избрани роли: **Счетоводител** и **Администратор** (не могат да се променят). - Можете да добавите всяка роля в Payhawk към настройките за видимост, за да позволите на тези роли да виждат полетата. Полето **Бележка** поддържа създаване на шаблони въз основа на данни за разходи, автоматично попълване от исторически данни за разходи или и двете. За повече информация вижте статията за [използване на интелигентни предложения за бележки и шаблони](/help/bg/enabling-the-smart-expense-note). |
| **Документ** | - Не може да се деактивира. - Предварително избрани роли: Всички роли в Payhawk (не могат да се променят). |
| **Дата на документа** | - Не може да се деактивира. - Предварително избрани роли: **Счетоводител** и **Администратор** (не могат да се променят). - Можете да добавите всяка роля в Payhawk към настройките за видимост, за да позволите на тези роли да виждат полето. |
| **Падеж** | - Не може да се деактивира. - Предварително избрани роли: **Счетоводител** и **Администратор** (не могат да се променят). - Можете да добавите всяка роля в Payhawk към настройките за видимост, за да разрешите на тези роли да виждат полето. |
| **Тип документ** | - Предварително избрани роли: **Счетоводител** и **Администратор** (не могат да се променят). - Можете да добавите всяка роля в Payhawk към настройките за видимост, за да разрешите на тези роли да виждат полето за разходи. |
| **Номер на документа** | - Предварително избрани роли: **Счетоводител** и **Администратор** (не могат да се променят). - Можете да добавите всяка роля в Payhawk към настройките за видимост, за да разрешите на тези роли да виждат полето. |
| **Период на услугата** | - Предварително избрани роли: **Счетоводител** и **Администратор** (не могат да се променят). - Можете да добавите всяка роля в Payhawk с изключение на **Служител** към настройките за видимост, за да разрешите на тези роли да виждат полето. |
| **Доставчик** | - Не може да се деактивира. - Предварително избрани роли: **Счетоводител** и **Администратор** (не могат да се променят). - Можете да добавите всяка роля в Payhawk към настройките за видимост, за да разрешите на тези роли да виждат полето. |
| **Данъчна ставка** | - Предварително избрани роли: **Счетоводител** и **Администратор** (не могат да се променят). - Можете да добавите всяка роля в Payhawk към настройките за видимост, за да разрешите на тези роли да виждат полето. |
| **Отстъпка** | - Предварително избрани роли: **Счетоводител** и **Администратор** (не могат да се променят). - Можете да добавите всяка роля в Payhawk с изключение на **Служител** към настройките за видимост, за да разрешите на тези роли да виждат полето. |
| **Амортизация** | - Предварително избрани роли: **Счетоводител** и **Администратор** (не могат да се променят). - Можете да добавите всяка роля в Payhawk с изключение на **Служител** към настройките за видимост, за да разрешите на тези роли да виждат полето. |
| **Екип** | - Предварително избрани роли: **Счетоводител** и **Администратор** (не могат да се променят). - Можете да добавите всяка роля в Payhawk към настройките за видимост, за да разрешите на тези роли да виждат полето. - Ако потребителят принадлежи към няколко екипа, полето ще бъде видимо за него. |

## Задаване на видимостта на полетата

Като конфигурирате настройките за видимост на полетата, можете да контролирате кои роли в компанията ви могат да ги виждат.

За целите на този пример ще промените настройките за видимост на полето за разходи **Дата на документа**:

1. В [уеб портала на Payhawk](https://portal.payhawk.com) отворете превключвателя на приложения в горния ляв ъгъл и отидете на **Настройки** > **Разходи** > **Типове разходи** > **[Тип разход]** > **Полета**.
2. Изберете **Дата на документа**.
3. От падащия списък **Видимост** изберете ролите, които искате да имат достъп до това поле – например **Старши специалист по задълженията** и **Одитор**.
4. Кликнете върху **Запазване на промените**.

![Настройките на полето Дата на документа за типа разход Фактура с добавена роля Senior AP Specialist под Видимост, избрано Подаване под Задължително и бутона Запазване на промените.](https://cdn.payhawk.com/GA%3AFields%20library/Managing_the_settings_of_fields_document_date_20261021_ai.png)

## Задаване от коя стъпка нататък полетата са задължителни

Като Администратор на Payhawk можете да определите от коя стъпка на работния процес нататък дадено поле е задължително. Ако задължително поле остане празно, разходът не може да премине след тази стъпка. Можете да зададете това и да добавите условия както на ниво група, така и за отделно юридическо лице.

Под **Задължително** изберете една от следните опции:

- **Опционално** - Полето не е задължително.
- **Подаване** - Полето трябва да е попълнено преди подаването на разхода. То остава задължително и при прегледа, така че стойността не може да бъде премахната по-късно.
- **Преглед** - Полето трябва да е попълнено преди прегледа на разхода. Собственикът на разхода може да го подаде без това поле.

> [!TIP]
> Някои полета са винаги задължителни, затова за тях можете да изберете само **Подаване** или **Преглед**, например **Дата на документа**, както и **Доставчик** при фактурите.
> 
> Когато изберете **Подаване** или **Преглед**, можете да добавите и условие, например полето да е задължително само за разходи над сумата, която задавате в **Прагова сума**. За повече информация вижте следващия раздел.

Например, за да задължите собствениците на разходи да попълват датата на документа, преди да подадат разход:

1. В [уеб портала на Payhawk](https://portal.payhawk.com) отворете превключвателя на приложения в горния ляв ъгъл и отидете на **Настройки** > **Разходи** > **Типове разходи** > **[Тип разход]** > **Полета**.
2. Изберете **Дата на документа**.
3. Под **Задължително** изберете **Подаване** от падащия списък.
4. Кликнете върху **Запазване на промените**.

![Настройките на полето Дата на документа за типа разход Фактура на отделно юридическо лице с отворен падащ списък Задължително и избрано Подаване; другата опция е Преглед.](https://cdn.payhawk.com/GA%3AFields%20library/Managing_the_settings_of_fields_required_step_entity_20261021_ai.png)

## Задаване на полета като задължителни само при изпълнено условие

Задължителното поле е винаги задължително, освен ако не добавите условие. С условие полето е задължително само в определени случаи, например само за разходи над определена сума.

Можете да зададете условието въз основа на следните параметри:

- **Прагова сума** - Полето е задължително за разходи над сумата, която въведете.
- **Тип документ** - Полето е задължително, когато типът документ е една от избраните от вас стойности.
- Друго поле със списък от стойности, например персонализирано поле - Полето е задължително, когато другото поле има една от избраните от вас стойности.

Например, за да изисквате документ само за разходи над 50 EUR:

1. В [уеб портала на Payhawk](https://portal.payhawk.com) отворете превключвателя на приложения в горния ляв ъгъл и отидете на **Настройки** > **Разходи** > **Типове разходи** > **[Тип разход]** > **Полета**.
2. Изберете **Документ**.
3. Под **Задължително** изберете **Подаване** от падащия списък.
4. Кликнете върху **Добавете условие** и изберете **Прагова сума**.
5. Въведете сумата, например **50**.
6. Кликнете върху **Запазване на промените**.

![Настройките на полето Документ за типа разход Фактура на група с избрано Подаване под Задължително и условието Задължително, ако Прагова сума е над 50,00 EUR.](https://cdn.payhawk.com/GA%3AFields%20library/Managing_the_settings_of_fields_condition_group_20261021_ai.png)

За да премахнете условие, кликнете върху **X** до него и запазете промените.

## Показване на полета само за определени типове документи

Можете да показвате дадено поле само за определени типове документи, така че потребителите да виждат само полетата, които са свързани с качения документ. Това е възможно за вградените полета, като **Данъчна ставка** или **Номер на документ**, както и за персонализираните полета.

Например, за да показвате полето **Данъчна ставка** само за фактури и кредитни известия:

1. В [уеб портала на Payhawk](https://portal.payhawk.com) отворете превключвателя на приложения в горния ляв ъгъл и отидете на **Настройки** > **Библиотека от полета**.
2. Кликнете върху **Данъчна ставка**, за да го изберете.
3. Отворете раздела **Настройки**.
4. Под **Условно показване**, до **Покажи ако**, изберете **Тип документ** от падащия списък.
5. От падащия списък отдолу изберете **Фактура** и **Кредитно известие**.
6. Кликнете върху **Запазване на промените**.

В резултат полето се скрива в разхода, когато не е избран тип документ или когато типът документ не е от избраните от вас. Скриването на полето **Данъчна ставка** скрива и **Нетна сума** и **Размер на данъка** на разхода.

![Разделът Настройки на полето Данъчна ставка в Библиотеката от полета с Условно показване, зададено на Покажи ако Тип документ е Фактура или Кредитно известие, и бутона Запазване на промените.](https://cdn.payhawk.com/GA%3AFields%20library/Managing_the_settings_of_fields_tax_rate_document_type_20261022_ai.png)

> [!WARNING]
> Ако Payhawk е свързан с вашата ERP система, не скривайте полета, които ERP системата изисква. В противен случай експортът на разхода е неуспешен и ERP системата показва грешка.

## Настройки за категории разходи

Категориите разходи предоставят допълнителни опции за стратегии за предложения, свързани с автоматичното попълване на данни за разходи в полето за категория на разхода или заявката. За повече информация вижте статията за [стратегиите за предложения за категории разходи и полета](/help/bg/automatic-population-of-expense-field-data).

## Полезни ресурси

- [Автоматично попълване на данни в полета](/help/bg/automatic-population-of-expense-field-data)
- [Създаване, редактиране и изтриване на категории разходи](/help/bg/creating-editing-and-deleting-expense-categories)
- [Масово импортиране и експортиране на категории разходи](/help/bg/importing-and-exporting-expense-categories-in-bulk)