---
title: "Общ преглед на разходите за счетоводители"
slug: "overview-of-expenses-for-accountants"
description: "Научете за видовете разходи в Payhawk, жизнения цикъл от подаване до плащане, извличането на данни с OCR, проверката за дублирани разходи и цветовите кодове."
updated: 2026-10-19T09:18:46Z
published: 2026-10-19T09:18:46Z
canonical: "payhawk.com/overview-of-expenses-for-accountants"
---

> ## Documentation Index
> Fetch the complete documentation index at: https://payhawk.com/help/llms.txt
> Use this file to discover all available pages before exploring further.

# Общ преглед на разходите за счетоводители

Payhawk предоставя широки възможности за наблюдение и отчитане на фирмените разходи и използва функционалността за оптично разпознаване на символи (OCR), за да извлича автоматично информация за разходите от прикачени разходни документи и фактури.

> [!TIP]
> - Всеки служител в компанията ви може да [създава и подава разходи](/help/creating-and-submitting-bills-reimbursements-and-company-cash) в Payhawk.
> - Само администраторите на Payhawk могат да определят настройките за [типовете разходи](/help/expense-types) в компанията ви и [работните процеси](/help/workflow-conditions-and-custom-workflows) за одобряване на заявки за разходи и плащания.

## Типове разходи в Payhawk

Служителите в компанията ви могат да създават следните [типове разходи](/help/overview-of-company-expenses-for-employees):

- Разход с карта
- Плащане по фактура
- Парични средства на компанията
- Възстановяване на разходи
- Пробег
- Дневни

## Жизнен цикъл на разходите

В следващата таблица са изброени наличните раздели, в които се позиционира даден разход в зависимост от статуса му и от работните процеси за одобрение, изисквани от организацията.

| **Раздел** | **Подробности за статуса** |
| --- | --- |
| **Подаване** | **Разходи** > раздел **Подаване** съдържа разходи, за чийто тип е активирана опцията **Подаване** в **Работни процеси** и които все още не са подадени. Тези разходи очакват служителите (или упълномощените от тях лица) да потвърдят изрично [подаването на разхода – поотделно или масово](/help/creating-and-submitting-card-expenses), като кликнат върху бутона **Подаване**. Ако опцията **Подаване** е изключена за всички типове разходи в **Работни процеси**, разделът **Подаване** се скрива автоматично. Оттук упълномощените лица или роли в компанията могат също да: - [Проверяват разходи](/help/reviewing-expenses) - [Сливат разходи](/help/merging-expenses) - [Разделят разходи на няколко артикула](/help/splitting-expenses-into-line-items-in-the-portal) - [Разделят картови транзакции на няколко разхода](/help/splitting-card-expenses-into-multiple-expenses) - [Добавят или премахват разходи от абонаменти](/help/creating-and-deleting-subscriptions) - [(За платени суми) Изтеглят потвърждението за плащане](https://payhawk.com/help/downloading-payment-confirmations-for-expenses) - [Преглеждат историята на разходи](/help/viewing-expense-activity) - [Изтриват разходи](/help/managing-expenses-in-the-portal) След подаването разходът автоматично: - Преминава към раздел **Одобряване**, ако разходът изисква одобрение. - Преминава към раздел **Проверка**, ако разходът не изисква одобрение. |
| **Одобряване** | **Разходи** > раздел **Одобряване** съдържа всички разходи, за чийто тип е активирана опцията **Подаване** в **Работни процеси** и които [чакат одобрение](/help/approving-and-declining-expenses-from-the-expenses-app). - Ако сте одобряващ, можете да одобрявате разходи директно в **Разходи** – поотделно или масово. - Ако не сте одобряващ или ако не се изисква процес на одобрение за всички типове разходи, разделът **Одобряване** се скрива автоматично. Оттук упълномощените лица или роли в компанията могат също да: - [Проверяват разходи](/help/reviewing-expenses) - [Сливат разходи](/help/merging-expenses) - [Връщат разходи на служителите](/help/approving-and-declining-expenses-from-the-expenses-app). - [Разделят разходи на няколко артикула](/help/splitting-expenses-into-line-items-in-the-portal) - [Разделят картови транзакции на няколко разхода](/help/splitting-card-expenses-into-multiple-expenses) - [Създават абонаменти или да премахват разходи от абонаменти](/help/creating-subscriptions) - [(За платени суми) Изтеглят потвърждението за плащане](https://payhawk.com/help/downloading-payment-confirmations-for-expenses) - [Преглеждат историята на разходи](/help/viewing-expense-activity) - [Отхвърлят разходи](/help/approving-and-declining-expenses-from-the-expenses-app) - [Изтриват разходи](/help/deleting-expenses) След одобряването разходът автоматично преминава към раздел **Проверка**. |
| **Проверка** | **Разходи** > раздел **Проверка** съдържа всички разходи, готови за проверка. Това включва разходите, които не изискват подаване и съответно стъпка на одобрение при създаването им. Оттук упълномощените лица или роли в компанията могат също да: - [Проверяват разходи масово](/help/reviewing-expenses) - [Сливат разходи](/help/merging-expenses) - [Връщат разходи на служителите](/help/approving-and-declining-expenses-from-the-expenses-app) - [Създават абонаменти или да премахват разходи от абонаменти](/help/creating-subscriptions) - [(За платени суми) Изтеглят потвърждението за плащане](https://payhawk.com/help/downloading-payment-confirmations-for-expenses) - [Разделят разходи на няколко артикула](/help/splitting-expenses-into-line-items-in-the-portal) - [Разделят картови транзакции на няколко разхода](/help/splitting-card-expenses-into-multiple-expenses) - [Преглеждат историята на разходи](/help/viewing-expense-activity) - [Отхвърлят разходи](/help/approving-and-declining-expenses-from-the-expenses-app) - [Изтриват разходи](/help/deleting-expenses) След като бъде проверен, разходът автоматично преминава към раздел **Плащане**. При разход с карта той преминава директно към раздел **Всички**. |
| **Плащане** > **Потвърждаване на данните** | Разходите в **Разходи** > **Плащане** > раздел **Потвърждаване** **на данните** изискват потвърждение на платежните данни, преди да се инициира плащането. Оттук упълномощените лица в компанията ви могат да: - [Връщат разходи за проверка](/help/returning-expenses-for-review) - [Създават абонаменти или да премахват разходи от абонаменти](/help/creating-subscriptions) - [Задават дали дадена фактура трябва да бъде платена веднага след упълномощаване, или плащането да бъде планирано за конкретна дата или падеж](/help/scheduling-payments-for-bills-and-reimbursables) - [Маркират разходи като платени – поотделно или масово](/help/marking-expenses-as-paid) - [Преглеждат историята на разходи](/help/viewing-expense-activity) - [Изтриват разходи](/help/deleting-expenses) След като приключите, кликнете върху **Потвърждаване на данните** и разходът ще се премести в **Плащане** > раздел **Упълномощаване**. |
| **Плащане** > **Упълномощаване** | Разходите в **Разходи** > **Плащане** > раздел **Упълномощаване** са тези, които изискват одобрение за незабавно или планирано плащане. Оттук упълномощените лица в компанията ви могат да: - [Връщат разходи за проверка](/help/returning-expenses-for-review) - [Одобряват фактури за незабавно плащане или за плащане на планирана от тях конкретна дата или падеж](/help/managing-scheduled-payments) - [Отменят планирани плащания и да ги извършват незабавно](/help/managing-scheduled-payments) - [Планират повторно планирани или незабавни плащания](/help/managing-scheduled-payments) - [Маркират разходи като платени – поотделно или масово](/help/marking-expenses-as-paid) - [Създават абонаменти или да премахват разходи от абонаменти](/help/creating-subscriptions) - [Преглеждат историята на разходи](/help/viewing-expense-activity) - [Изтриват разходи](/help/deleting-expenses) |
| **Плащане** > **Планирани** | Разделът **Планирани** съдържа всички фактури, за които е [планирано плащане на конкретна дата или на падежа им](/help/scheduling-payments-for-bills-and-reimbursables). Оттук упълномощените лица в компанията ви могат да: - [Връщат разходи за проверка](/help/returning-expenses-for-review) - [Отменят планирани плащания и да ги извършват незабавно](/help/managing-scheduled-payments) - [Планират повторно планирани или незабавни плащания](/help/managing-scheduled-payments) - [Маркират разходи като платени – поотделно или масово](/help/marking-expenses-as-paid) - [Създават абонаменти или да премахват разходи от абонаменти](/help/creating-subscriptions) - [Преглеждат историята на разходи](/help/viewing-expense-activity) - [Изтриват разходи](/help/deleting-expenses) |
| **Всички** | **Разходи** > раздел **Всички** съдържа всички разходи независимо от горепосочените им статуси. Оттук за платените разходи упълномощените лица в компанията ви могат да: - [(За платени суми) Изтеглят потвърждението за плащане](https://payhawk.com/help/downloading-payment-confirmations-for-expenses) - [Създават абонаменти или да премахват разходи от абонаменти](/help/creating-subscriptions) - [Преглеждат историята на разходи](/help/viewing-expense-activity) |

## Автоматично извличане на данни с OCR

Като част от решението си за управление на разходите Payhawk разработи собствен инструмент за оптично разпознаване на символи (OCR), който автоматично извлича важната информация от качени фактури и разходни документи и я прехвърля в системата на Payhawk.

За повече информация вижте статията за [автоматичното попълване на данни в полетата за разходи в Payhawk](/help/automatic-population-of-expense-field-data), която включва:

- Какви данни за разходи се четат и попълват автоматично от инструмента за OCR.
- Стратегиите за предложения, които Администраторите на Payhawk могат да конфигурират за автоматично попълване на полето „Категория“ и персонализираните полета.

За повече информация относно създаването на шаблон за поле **Бележка** въз основа на данни за разходи, автоматично попълване от исторически данни за разходи или и двете вижте статията за [използването на интелигентни предложения за бележки и шаблони](/help/enabling-the-smart-expense-note).

## Проверка за дублирани разходи

Payhawk автоматично открива дублирани разходи. Например ако служител подаде една и съща фактура два пъти – веднъж като транзакция с карта Payhawk и отново като заявка за възстановяване на разходи – системата ще сигнализира за това.

Проверките за дублиране се основават на всички от следните критерии:

- Сума
- Доставчик
- Дата на документа
- Номер на документа

Ако доставчикът и номерът на документа съвпадат или ако три от тези критерии съвпадат, системата ще покаже предупреждение с нисък приоритет – например ако има един разход със същия доставчик, сума и дата на документа.

![Известие за възможен дублиран разход със същия доставчик и сума.](https://storage.googleapis.com/payhawk-cdn/Acc%3AExpenses/duplication%20criteria.png)

Ако всички четири критерия съвпадат, системата ще позволи подаването, но ще покаже предупреждение с висок приоритет за проверяващия по време на [стъпката за проверка](/help/reviewing-expenses).

![Предупреждение за възможен дублиран разход по време на прегледа.](https://cdn.payhawk.com/Help%20desk%20images%20moved/Overview_of_expenses_for_accountants_20250507_manual.jpg)

Ако подателят редактира някое от проверените полета, проверяващият ще бъде известен, при условие че [предупреждението в асистента за проверка е активирано](https://payhawk.com/help/enabling-and-disabling-warnings-for-expenses).

![Второ предупреждение за възможен дублиран разход при преглед на разхода.](https://cdn.payhawk.com/Help%20desk%20images%20moved/Overview_of_expenses_for_accountants_2_20250507_manual.jpg)

## Икони и навигация

За по-бърза и интуитивна навигация текущото състояние на разход в Payhawk се обозначава с икона. Възможните икони са изброени в таблицата по-долу.

| **Икона** | **Обозначение** | **Подробности** |
| --- | --- | --- |
| ![Икона, показваща че към разхода липсва прикачен документ.](https://cdn.payhawk.com/Help%20desk%20images%20moved/Overview_of_expenses_for_accountants_20250507_manual.png) | Към разхода липсва документ. | Разходите без качени документи често са плащания с карта, при които картодържателят все още не е добавил разходен документ или фактура. |
| ![Икона, показваща че разходът има прикачен документ или е прегледан.](https://cdn.payhawk.com/Help%20desk%20images%20moved/Overview_of_expenses_for_accountants_20231129_manual.png) | Към разхода е прикачен документ или той е проверен. | - За разходите с тази икона и качен платежен документ необходимите счетоводни данни се извличат автоматично от разходния документ или фактурата. - Разходите с тази икона е възможно вече да са проверени от счетоводител дори ако към тях няма качен документ. |
| ![Икона, показваща че разходът е архивиран.](https://cdn.payhawk.com/Help%20desk%20images%20moved/Overview_of_expenses_for_accountants_2_20250507_manual.png) | Разходът е архивиран. | Архивираните разходи са само за четене и не могат да се редактират. Можете обаче да ги преглеждате и експортирате, да изтегляте платежните им документи и да проследявате историята им. |

## Цветови кодове

Статусът на разхода може да се разпознае бързо по следните цветови кодове, използвани в системата:

- Червено – просрочени плащания. Датата на падежа на прикачения документ за разхода е изтекла.

![Червен индикатор за просрочени плащания по разход.](https://cdn.payhawk.com/Help%20desk%20images%20moved/Overview_of_expenses_for_accountants_20181210_manual.jpg)
- Оранжево – дължими плащания. Датата на падежа на прикачения документ за разхода показва, че плащането се очаква или е планирано за конкретна дата.

![Оранжев индикатор за предстоящи плащания по разход.](https://cdn.payhawk.com/Help%20desk%20images%20moved/Overview_of_expenses_for_accountants_2_20181210_manual.jpg)
- Черно – платени разходи.

![Черен индикатор за платени разходи.](https://cdn.payhawk.com/Help%20desk%20images%20moved/Overview_of_expenses_for_accountants_3_20181210_manual.jpg)

## Полезни ресурси

- [Задаване на типове разходи в Payhawk](/help/expense-types)
- [Определяне на персонализирани работни процеси за одобрение в Payhawk](/help/workflow-conditions-and-custom-workflows)
- [Общ преглед на разходите за служители](/help/overview-of-company-expenses-for-employees)
- [Експортиране на данни за разходи](/help/exporting-expenses-and-payments-on-demand)
- [Запазване и управление на филтрирани изгледи](/help/saving-and-managing-expense-views)