---
title: "Spesenabrechnungen genehmigen und zurückgeben - Payhawk Help Center"
slug: "approving-and-returning-expense-reports-in-the-portal"
description: "Genehmigen Sie Spesenabrechnungen im Payhawk-Webportal über Ausgaben oder den Posteingang oder geben Sie sie zurück, auch bei mehreren zuständigen Genehmigern."
updated: 2026-10-27T14:18:04Z
published: 2026-10-27T14:18:04Z
canonical: "payhawk.com/approving-and-returning-expense-reports-in-the-portal"
---

> ## Documentation Index
> Fetch the complete documentation index at: https://payhawk.com/help/llms.txt
> Use this file to discover all available pages before exploring further.

# Spesenabrechnungen im Webportal genehmigen und zurückgeben

Als Genehmiger in den Workflows Ihres Unternehmens können Sie Spesenabrechnungen im Payhawk-Webportal genehmigen und an die jeweiligen Antragsteller zurücksenden.

## Spesenabrechnungen unter **Ausgaben** genehmigen

Genehmiger, die in den Workflows Ihres Unternehmens als Genehmiger zugewiesen sind, können Spesenabrechnungen genehmigen.

> [!TIP]
> - Mit der Genehmigung einer Spesenabrechnung werden auch alle darin enthaltenen Einzelposten genehmigt. Diese Einzelposten werden anschließend gemäß dem festgelegten Workflow weitergeleitet.
> - Sie können die aufgeführten Ausgaben weiterhin [einzeln genehmigen](/help/approving-and-declining-expenses-from-the-expenses-app). Der gesamte Bericht wird automatisch genehmigt, sobald die letzte Ausgabe im Bericht genehmigt wurde.

So genehmigen Sie eine Spesenabrechnung:

1. Gehen Sie im [Payhawk-Webportal](https://portal.payhawk.com) zu **Ausgaben** > **Genehmigen**.
2. Wählen Sie den gewünschten Bericht aus.
3. Klicken Sie auf **Bericht genehmigen**.

![Payhawk-Liste der Unternehmensausgaben auf der Registerkarte Genehmigen mit fünf Einträgen wie Office chairs und Client dinner, die auf Genehmigung warten.](https://cdn.payhawk.com/virtual-qa/2026-10-08-37758313450-1/approving-and-returning-expense-reports-in-the-portal-01.png)

## Spesenabrechnungen im Payhawk-**Posteingang** genehmigen

So genehmigen Sie eine Spesenabrechnung über Ihren Payhawk-Posteingang im Webportal:

1. Gehen Sie zu **Posteingang** > **Anträge an mich** > **Ausstehend**.
2. Wählen Sie die gewünschte Spesenabrechnung aus.
3. Klicken Sie auf **Genehmigen**.

![Payhawk-Posteingang mit allen Anträgen und fünf ausstehenden Ausgabenanträgen von Emma Clarke für Quellmore Ltd.](https://cdn.payhawk.com/virtual-qa/2026-10-08-37758313450-1/approving-and-returning-expense-reports-in-the-portal-02.png)

## Spesenabrechnungen mit Ausgaben für verschiedene Genehmiger genehmigen

Wenn eine Spesenabrechnung Ausgaben enthält, die an verschiedene Genehmiger weitergeleitet werden (zum Beispiel anhand eines benutzerdefinierten Felds wie **Kostenstelle**), sieht jeder Genehmiger die gesamte Abrechnung und nicht nur die ihm zugewiesenen Ausgaben.

- Ausgaben, die andere Genehmiger bearbeiten, bleiben sichtbar. Sie sind separat unter **Von anderen genehmigte Ausgaben** gruppiert, sodass jeder Genehmiger den gesamten Kontext der Abrechnung sieht.
- Der Gesamtbetrag der Abrechnung bleibt für jeden Genehmiger sichtbar, nicht nur der ihm zugewiesene Anteil. Im Payhawk-**Posteingang** sehen Genehmiger außerdem, welchen Anteil der Abrechnung sie genehmigen müssen.
- Unter **Ausgaben** sehen Genehmiger alle Ausgaben, auf die sie aufgrund ihrer Berechtigungen als Teammanager oder Benutzerdefinierter Feldmanager Zugriff haben.

## Spesenabrechnungen unter **Ausgaben** an Mitarbeitende zurückgeben

Wenn Sie eine Spesenabrechnung an ihren Eigentümer zurückgeben, werden auch alle darin enthaltenen Ausgaben zurückgegeben.

- Die enthaltenen Ausgaben [können weiterhin einzeln an den Angestellten zurückgegeben werden](/help/approving-and-returning-expense-reports-in-the-portal#h_b9e2c9fbbc).
- Der/Die Angestellte erhält eine Push-Benachrichtigung und eine E-Mail, sobald eine Spesenabrechnung zurückgesendet wurde.
- Der Grund für die Rückgabe wird im Bereich **Aktivität** protokolliert. Er erscheint als Kommentar, wenn im Filter **Anzeigen** die Option **Kommentare** ausgewählt ist, und als Workflow-Eintrag, wenn **Workflow** ausgewählt ist.

Die Rückgabe einer Spesenabrechnung an den Eigentümer nach ihrer Überprüfung ist auf Benutzer beschränkt, denen in Ihrem Workflow der Schritt **Überprüfen** zugewiesen wurde.

Zum Beispiel:

- Wenn dem Schritt **Überprüfen** ausschließlich Payhawk-Buchhalter zugewiesen sind, können nur diese die geprüften Ausgaben zurücksenden.
- Damit Payhawk-Administratoren oder andere Rollen geprüfte Ausgaben zurücksenden können, passen Sie Ihren Workflow so an, dass diese in den Schritt **Überprüfen** aufgenommen werden.

### Genehmigte Spesenabrechnungen an die Angestellten zurücksenden

Wenn Sie als Genehmiger für Spesenabrechnungen zugewiesen sind, können Sie eine Spesenabrechnung wie folgt an den Ersteller zurücksenden:

1. Gehen Sie im [Payhawk-Webportal](https://portal.payhawk.com) zu **Ausgaben** > **Überprüfen**.
2. Wählen Sie den gewünschten Bericht aus.
3. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü und wählen Sie **An Mitarbeiter zurückgeben**.
4. In dem sich öffnenden Dialogfenster:
  1. Geben Sie unter **Kommentar** den Grund für Ihre Aktion an.
  2. Klicken Sie auf **Zurückgeben**.

![Payhawk-Liste der Unternehmensausgaben auf der Registerkarte Überprüfen mit drei Einträgen, die für Quellmore Ltd. auf Prüfung warten.](https://cdn.payhawk.com/virtual-qa/2026-10-08-37758313450-1/approving-and-returning-expense-reports-in-the-portal-03.png)

### Geprüfte Spesenabrechnungen an die Angestellten zurücksenden

Wenn Sie als Prüfer für Spesenabrechnungen zugewiesen sind, können Sie eine Spesenabrechnung auf folgende Weise an den Ersteller der Spesenabrechnung zurücksenden:

1. Gehen Sie im [Payhawk-Webportal](https://portal.payhawk.com) zu **Ausgaben** > **Alle**.
2. Wählen Sie den gewünschten Bericht aus.
3. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü und wählen Sie **An Mitarbeiter zurückgeben**.
4. In dem sich öffnenden Dialogfenster:
  1. Geben Sie den Grund für Ihre Aktion an.
  2. Klicken Sie auf **Zurückgeben**.

![Ausgaben in Payhawk mit der Liste der Unternehmensausgaben mit drei Ausgaben und geöffnetem Ansichtsmenü bei Als neue Ansicht speichern.](https://cdn.payhawk.com/virtual-qa/2026-10-08-37758313450-1/approving-and-returning-expense-reports-in-the-portal-04.png)

## Spesenabrechnungen aus dem Payhawk-Posteingang an Mitarbeitende zurückgeben

Wenn Sie als Genehmiger für Ausgaben zugewiesen sind, können Sie eine Spesenabrechnung über Ihren Payhawk-**Posteingang** an einen Angestellten zurücksenden, sofern die Spesenabrechnung derzeit zur Genehmigung ansteht.

So senden Sie eine Spesenabrechnung aus Ihrem Payhawk-**Posteingang** im Webportal an den Eigentümer zurück:

1. Gehen Sie zu **Posteingang** > **Anträge an mich** > **Ausstehend**.
2. Wählen Sie die gewünschte Spesenabrechnung aus.
3. Klicken Sie auf **Zurückgeben**.
4. Gehen Sie auf dem sich öffnenden Bildschirm wie folgt vor:
  1. Geben Sie unter **Kommentar** den Grund für Ihre Aktion sowie alle Angaben ein, die der Angestellte vor der erneuten Einreichung der Ausgabe vorlegen soll.
  2. Klicken Sie auf **Zurückgeben**.

![Payhawk-Posteingang mit allen Anträgen und geöffnetem Filter Antragstyp mit Typen wie Ausgabenantrag.](https://cdn.payhawk.com/virtual-qa/2026-10-08-37758313450-1/approving-and-returning-expense-reports-in-the-portal-05.png)

## Spesenabrechnungen zur Überprüfung zurücksenden

Als Payhawk-Administrator können Sie sowohl unbezahlte als auch bezahlte Spesenabrechnungen zur Überprüfung zurücksenden.

Sobald eine Spesenabrechnung geprüft (aber noch nicht bezahlt) wurde, können Sie sie wie folgt zur Überprüfung zurücksenden:

1. Gehen Sie im [Payhawk-Webportal](https://portal.payhawk.com) zu **Ausgaben** > **Bezahlen** > **Details bestätigen**.
2. Wählen Sie den gewünschten Bericht aus.
3. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü und wählen Sie **Zur Überprüfung zurücksenden**.

![Liste der Unternehmensausgaben unter Details bestätigen mit einer in einem Seitenbereich geöffneten Rechnung und ihrem Drei-Punkte-Menü mit Zur Überprüfung zurücksenden.](https://cdn.payhawk.com/virtual-qa/2026-10-08-37758313450-1/approving-and-returning-expense-reports-in-the-portal-06.png)

Sofern die Zahlungsdaten bestätigt wurden:

1. Gehen Sie im [Payhawk-Webportal](https://portal.payhawk.com) zu **Ausgaben** > **Bezahlen** > **Autorisieren**.
2. Wählen Sie den gewünschten Bericht aus.
3. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü und wählen Sie **Zur Überprüfung zurücksenden**.

![Payhawk-Liste der Unternehmensausgaben auf der Registerkarte Bezahlen, Unterregisterkarte Details bestätigen, mit drei Lieferantenrechnungen, die auf Zahlung warten.](https://cdn.payhawk.com/virtual-qa/2026-10-08-37758313450-1/approving-and-returning-expense-reports-in-the-portal-07.png)

So senden Sie eine bereits bezahlte Spesenabrechnung zur Überprüfung zurück:

1. Gehen Sie im [Payhawk-Webportal](https://portal.payhawk.com) zu **Ausgaben** > **Alle**.
2. Wählen Sie den gewünschten Bericht aus.
3. Klicken Sie auf **Zur Überprüfung zurücksenden**.

## Rücksendung von Spesenabrechnungen

Als Genehmiger im Workflow Ihres Unternehmens können Sie einzelne Ausgaben aus einer Spesenabrechnung zurückweisen, nachdem die Abrechnung genehmigt, eine Überprüfung durchgeführt oder deren Angaben bestätigt wurden.

> [!WARNING]
> Sobald eine Ausgabe vom Payhawk-Administrator Ihres Unternehmens geprüft und bearbeitet wurde, wird sie gesperrt und kann von normalen Benutzern weder bearbeitet noch zurückgewiesen werden. Alle Änderungen, wie beispielsweise das Hinzufügen einer Rechnung, müssen vom Administrator Ihres Payhawk-Kontos oder einer Person mit Bewertungsberechtigungen vorgenommen werden.

Sobald eine Spesenabrechnung genehmigt wurde, können Sie eine Ausgabe aus dieser Abrechnung wie folgt zur Genehmigung zurücksenden:

1. Gehen Sie im [Payhawk-Webportal](https://portal.payhawk.com) zu **Ausgaben** > **Überprüfen**.
2. Wählen Sie die gewünschte Spesenabrechnung aus, indem Sie darauf klicken.
3. Wählen Sie die gewünschte Ausgabe aus, indem Sie sie anklicken.
4. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü und wählen Sie die Option **An Mitarbeiter zurückgeben**. Der Spesenbericht wechselt daraufhin auf die Registerkarte **Einreichen**, und der Status der betroffenen Spesen ändert sich in **Zu genehmigen**, während die Status der übrigen Spesen im Bericht unverändert bleiben.

![Payhawk-Liste der Unternehmensausgaben auf der Registerkarte Überprüfen mit drei Einträgen: einer Fernquill-Rechnung und zwei erstattungsfähigen Ausgaben.](https://cdn.payhawk.com/virtual-qa/2026-10-08-37758313450-1/approving-and-returning-expense-reports-in-the-portal-08.png)

Sobald die Spesenabrechnung geprüft wurde, können Sie eine Spesenposition aus dieser Abrechnung wie folgt für eine erneute Überprüfung zurücksenden:

1. Gehen Sie im [Payhawk-Webportal](https://portal.payhawk.com) zu **Ausgaben** > **Bezahlen** > **Details bestätigen**.
2. Wählen Sie die gewünschte Spesenabrechnung aus, indem Sie darauf klicken.
3. Wählen Sie die gewünschte Ausgabe aus, indem Sie sie anklicken.
4. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü und wählen Sie die Option **Zur Überprüfung zurücksenden**. Daraufhin wird die Spesenabrechnung auf die Registerkarte **Überprüfen** verschoben, und der Status der betreffenden Ausgabe ändert sich in **Zu überprüfen**, während die Status der übrigen Ausgaben in der Abrechnung unverändert bleiben.

![Payhawk-Liste der Unternehmensausgaben auf der Registerkarte Bezahlen, Unterregisterkarte Details bestätigen, mit drei Rechnungen von Quorvel Software, Taskmere und Deskbury Supplies.](https://cdn.payhawk.com/virtual-qa/2026-10-08-37758313450-1/approving-and-returning-expense-reports-in-the-portal-09.png)

Sobald die Angaben einer Spesenabrechnung bestätigt wurden, können Sie eine Ausgabe aus dieser Abrechnung wie folgt zur Detailprüfung zurücksenden:

1. Gehen Sie im [Payhawk-Webportal](https://portal.payhawk.com) zu **Ausgaben** > **Bezahlen** > **Autorisieren**.
2. Wählen Sie die gewünschte Spesenabrechnung aus, indem Sie darauf klicken.
3. Wählen Sie die gewünschte Ausgabe aus, indem Sie sie anklicken.
4. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü und wählen Sie die Option **Zurück zur Bestätigung der Details**. Daraufhin wechselt die Spesenabrechnung zur Registerkarte **Bezahlen** > **Details bestätigen**, und der Status der betreffenden Spesenabrechnung ändert sich in **Zu bestätigen**, während die Status der übrigen Spesenabrechnungen im Bericht unverändert bleiben.

![Payhawk-Liste der Unternehmensausgaben auf der Registerkarte Einreichen mit erstattungsfähigen Ausgaben, Kartenausgaben und Rechnungen, nach Datum gruppiert.](https://cdn.payhawk.com/virtual-qa/2026-10-08-37758313450-1/approving-and-returning-expense-reports-in-the-portal-10.png)

## Nützliche Ressourcen

- [Spesenabrechnungen im Portal verwalten](/help/managing-expense-report-expenses-in-the-portal)