--- title: "Felddaten automatisch füllen für die Verwaltung - Payhawk Help Center" slug: "automatic-population-of-expense-field-data" description: "So füllt Payhawk Felder für Sie aus: Das Datenextraktionstool liest Belege, und Payhawk AI, Standardwerte, Lieferanten oder Teams schlagen den Rest vor." updated: 2026-10-27T14:51:49Z published: 2026-10-27T14:51:49Z canonical: "payhawk.com/automatic-population-of-expense-field-data" --- > ## Documentation Index > Fetch the complete documentation index at: https://payhawk.com/help/llms.txt > Use this file to discover all available pages before exploring further. # Automatisches Ausfüllen von Felddaten Payhawk hilft bei der Automatisierung von Ausgaben, indem es den manuellen Aufwand bei der Überprüfung, Bestätigung der Details oder Zahlung von Unternehmensausgaben reduziert. Payhawk nutzt sein Datenextraktionstool, das mehr als 65 Sprachen einschließlich Kyrillisch lesen kann, zusammen mit einem fortschrittlichen KI-Algorithmus zur Datenextraktion und mehreren Algorithmen für maschinelles Lernen (ML), um die vorhandenen Daten zu nutzen und so viele Felder wie möglich automatisch vorzuschlagen. ## Automatische Datenextraktion Als optische Zeichenerkennung (OCR) bezeichnet man den elektronischen Prozess, bei dem Bilder getippter oder gedruckter Texte in maschinenlesbaren Text umgewandelt werden, sei es aus einem gescannten Dokument oder einem Foto. Das Datenextraktionstool von Payhawk extrahiert Ausgabendaten automatisch aus Bildern und gescannten Dokumenten, die mit der mobilen Payhawk-App erfasst wurden. Sobald Text erkannt wird, extrahiert das System wichtige Angaben wie Gesamtbetrag, Rechnungsnummer, Dokumentendatum und weitere Informationen, die für die Ausgabenkategorisierung benötigt werden. Anschließend verwendet Payhawk seinen KI-gestützten Datenextraktionsalgorithmus, der die relevanten Daten in hochgeladenen Rechnungen und Belegen erkennt und extrahiert und die entsprechenden Felder automatisch mit den extrahierten Informationen ausfüllt. Das Datenextraktionstool ruft die folgenden Angaben aus Ausgaben- und Zahlungsbelegen ab und füllt die entsprechenden Felder aus: - Lieferant (Name, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Land) - Dokumentendatum - Dokumentennummer - Fälligkeitsdatum - Gesamtbetrag - Steuerbetrag - Währung des Dokuments - Dokumentenart (Rechnung oder Quittung) Payhawk extrahiert auch den Skonto aus Lieferantenrechnungen. Der Skonto wird als Betrag aus der Rechnung ausgelesen oder aus dem angegebenen Prozentsatz berechnet, zusammen mit dem Skontodatum. Das extrahierte **Fälligkeitsdatum** ist immer das Nettofälligkeitsdatum der Rechnung, nicht das Skontodatum. Weitere Informationen zum Datenextraktionstool von Payhawk finden Sie im Blogbeitrag [„Smart data extraction made simple with OCR technology“ von Trish Toovey](https://payhawk.com/blog/smart-data-extraction-made-simple-with-ocr-technology). ## Die Ausgaben-Kategorisierung in Payhawk verstehen Die Ausgabenkategorisierung in Payhawk bezieht sich auf die wesentlichen Stammdaten, die Ihr Unternehmen für jede Ausgabe benötigt. Diese Informationen sind in bestimmten Feldern organisiert, z. B. **Dokumentendatum**, **Kategorie**, **Kostenstelle** oder **Projekt**. Einige dieser Daten können [automatisch durch das Payhawk-Automatisierungstool](/help/de/automatic-population-of-expense-field-data#h_8cb40cd380) aus beigefügten Quittungen oder Rechnungen extrahiert werden, wie z. B. der Name des Lieferanten oder das Dokumentendatum. Allerdings sind nicht alle erforderlichen Informationen in den Ausgabenbelegen vorhanden. In solchen Fällen müssen die fehlenden Daten vom Eigentümer oder Prüfer der Ausgabe manuell eingegeben werden. ## Die Vorschlagsstrategien in Payhawk verstehen Um die manuelle Eingabe bei Feldern zu reduzieren, deren Daten nicht auf Quittungen oder Rechnungen angegeben sind (und daher nicht extrahiert werden können), können Payhawk-Administratoren automatisierte Methoden, so genannte Vorschlagsstrategien, einrichten. Diese Strategien helfen dem System, geeignete Werte für nicht extrahierbare Felder wie **Team**, **Kategorie**, **MwSt.-Code**, und andere Felder vorzuschlagen. ## Auffinden der Einstellungen für Vorschlagsstrategien In Payhawk können Vorschlagsstrategien für das Feld **Kategorie** sowie für jedes Buchhaltungsfeld definiert werden, das von den Payhawk-Administratoren in Ihrem Unternehmen erstellt wurde. Die Option zum Definieren einer Vorschlagsstrategie befindet sich auf der Registerkarte **Einstellungen** des Felds. Um beispielsweise eine Vorschlagsstrategie für das Feld **Projekt** zu definieren, gehen Sie zu **Einstellungen** > **Felderbibliothek** > **Projekt** > Registerkarte **Einstellungen** > **Vorschläge**. ![Registerkarte Einstellungen des Feldes Projekt in der Feldbibliothek mit Name, Beschreibung, Bedingte Anzeige und Vorschläge.](https://cdn.payhawk.com/GA%3AFields%20library/field_suggestions_settings_20261022_ai.png) ## Verfügbare Vorschlagsstrategien Payhawk unterstützt die folgenden Arten von Strategien für das automatische Vorschlagen von Felddaten: - [**Keine**](/help/de/automatic-population-of-expense-field-data#h_512fd4210d) – Lassen Sie das Feld leer, damit Mitarbeiter es manuell ausfüllen können. - [**Ein Standardwert**](/help/de/automatic-population-of-expense-field-data#h_b68aadbe12) – Legen Sie fest, dass das Feld automatisch mit einem Standardwert ausgefüllt wird, der bei der Überprüfung nur selten geändert wird. - [**Payhawk KI**](/help/de/automatic-population-of-expense-field-data#h_0f1510c463) – Aktivieren Sie diese Option, um das Feld auf der Grundlage historischer Daten für Ihr Konto automatisch von Payhawk KI ausfüllen zu lassen. - [**Lieferant**](/help/de/automatic-population-of-expense-field-data#h_ad845f805d) – Konfigurieren Sie das Feld so, dass es automatisch auf der Grundlage des ausgewählten Lieferanten ausgefüllt wird, wobei jedem Lieferanten bestimmte Werte zugewiesen werden - [**Team/Mitarbeiter**](/help/de/automatic-population-of-expense-field-data#h_ac89ffc5e5) – Stellen Sie ein, dass das Feld automatisch für jeden Mitarbeiter oder jedes Team ausgefüllt werden soll, mit übernommenen Standardwerten und Fallback-Optionen. - [**Steuersatz**](/help/de/automatic-population-of-expense-field-data#h_86ac39835a) – Schlägt automatisch den Steuersatz vor, der entweder auf dem Lieferanten oder der Kategorie basiert. Dies wird auf der Registerkarte **Ausgabenkategorisierung** für jeden Lieferanten oder in den Eigenschaften jeder Buchhaltungskategorie konfiguriert. ### Das automatische Ausfüllen von Feldern deaktivieren Wenn **Vorschläge** auf **Keine** gesetzt ist, wird das Feld nicht automatisch ausgefüllt und bleibt leer. In diesem Fall müssen Mitarbeiter die erforderlichen Daten für das Feld manuell eingeben. ### Felder automatisch mit vordefinierten Werten ausfüllen Wenn **Vorschläge** auf **Ein Standardwert** eingestellt ist, müssen Sie diesen Standardwert definieren, der dann automatisch in das Feld für jede Ausgabe oder Anfrage eingefügt wird. > [!TIP] > Diese Strategie der automatischen Ausfüllung ist ideal für Felder, die in über 90 % der Fälle denselben Wert haben und vom Finanzteam während des Überprüfungsprozesses nur selten angepasst werden. ![Vorschläge auf Ein Standardwert gesetzt, mit Website Redesign als Standardwert für Projekt.](https://cdn.payhawk.com/GA%3AFields%20library/suggestions_one_default_value_20261022_ai.png) ### Felder auf der Grundlage historischer Kontodaten automatisch ausfüllen Wenn **Vorschläge** auf **Payhawk KI** eingestellt ist, wird das Feld automatisch auf der Grundlage historischer Daten ausgefüllt, die vom Payhawk-System für Ihr Konto gesammelt wurden. Standardmäßig wird die KI-Vorschlagsstrategie von Payhawk auf alle Felder angewendet. Sie verwendet ein fortschrittliches maschinelles Lernmodell, das verschiedene Faktoren wie Mitarbeiter, Lieferant, historische Feldwerte, Händlerkategorie (für Kartentransaktionen) und andere relevante Daten berücksichtigt, um den am besten geeigneten Wert für jedes Feld auf Ausgabenbasis zu ermitteln. > [!TIP] > Diese Strategie ist ideal für Unternehmen, die die Kategorisierung von Ausgaben automatisieren wollen, insbesondere wenn es keine strengen Regeln für bestimmte Felder gibt. Sie ist besonders effektiv für Felder, für die zwar Muster existieren, die aber zu komplex oder variabel sind, um sie manuell zu definieren. ![Vorschläge auf Payhawk AI gesetzt, mit dem Hinweis, wie die Vorschläge von Payhawk AI funktionieren.](https://cdn.payhawk.com/GA%3AFields%20library/suggestions_payhawk_ai_20261022_ai.png) ### Felder für Lieferanten automatisch ausfüllen Wenn **Vorschläge** auf **Lieferant** gesetzt ist, wird das Feld automatisch auf der Grundlage des ausgewählten Lieferanten ausgefüllt. > [!TIP] > Diese Strategie der automatischen Ausfüllung ist nützlich, wenn bestimmte Felder, wie **Kategorie**, direkt an bestimmte Lieferanten gebunden sind. So könnten **Uber** beispielsweise immer als **Taxizuschuss** kategorisiert werden, und **Facebook Ads** als **Marketinganzeigen**. Wenn diese Strategie ausgewählt ist, können Sie [jedem Lieferanten einen bestimmten Wert zuweisen](/help/editing-the-supplier-expense-categorization): 1. Gehen Sie im [Payhawk-Webportal](https://portal.payhawk.com) zu **Lieferanten**. 2. Wählen Sie den gewünschten Lieferanten aus und gehen Sie auf die Registerkarte **Ausgabenkategorisierung**. 3. Stellen Sie den gewünschten Wert für das Feld ein. Anschließend verwenden alle zukünftigen Ausgaben von diesem Lieferanten automatisch den konfigurierten Wert. ![Vorschläge auf Lieferant gesetzt und die Registerkarte Ausgabenkategorisierung eines Lieferanten mit einem Standardwert für Projekt.](https://cdn.payhawk.com/GA%3AFields%20library/suggestions_supplier_defaults_20261022_ai.png) ### Einen automatisch ausgefüllten Standardwert für alle Lieferanten einstellen Sie können auch einen Standardwert für alle Lieferanten aus der **Vorschläge** > **Standardwert für alle Lieferanten** Dropdown-Liste festlegen, falls einem bestimmten Lieferanten kein Wert zugewiesen ist. Wenn beispielsweise das Feld **Lieferantenstandort** für einen Lieferanten nicht festgelegt ist, können Sie es auf **Deutschland** setzen. Je mehr Lieferantenwerte Sie konfigurieren, desto höher ist die Automatisierungsrate Ihrer Ausgaben. ![Vorschläge auf Lieferant gesetzt, mit Website Redesign als Standardwert für alle Lieferanten.](https://cdn.payhawk.com/GA%3AFields%20library/suggestions_supplier_default_all_20261022_ai.png) ### Felder für alle Mitarbeiter und Teams automatisch ausfüllen Wenn **Vorschläge** auf **Team/Mitarbeiter** gestellt ist und Ausgaben automatisch ausgefüllt werden, müssen Sie einen Standard-Vorschlagswert für das ausgewählte Feld für jeden Mitarbeiter oder jedes Team zuweisen. > [!TIP] > Diese Strategie der automatischen Ausfüllung ist nützlich für Felder, die direkt an den Mitarbeiter oder das Team gebunden sind, wie **Kostenstelle**, **Abteilung** oder **Standort**. Wenn diese Vorschlagsstrategie ausgewählt ist, können Sie [den einzelnen Teams und Mitarbeitern Werte zuweisen](/help/editing-the-employee-and-team-expense-categorization): 1. Gehen Sie im [Payhawk-Webportal](https://portal.payhawk.com) auf **Mitarbeiter**. 2. Wählen Sie den gewünschten Mitarbeiter oder das Team aus und gehen Sie zur Registerkarte **Ausgabenkategorisierung** . 3. Stellen Sie den gewünschten Wert für das Feld „Ausgaben“ ein. > [!TIP] > Standardmäßig übernimmt der Mitarbeiter den Standardwert seines Teams. In diesem Fall sehen Sie die Option **Teamstandard verwenden** im Abschnitt zur Ausgabenkategorisierung. Wenn für das Team kein Wert festgelegt ist, prüft das System das übergeordnete Team und setzt die Suche ggf. fort. > > Wenn zum Beispiel dem Team **Marketing – Website** das **Projekt: Website-Umgestaltung** zugewiesen wird, übernehmen alle Teammitglieder automatisch diesen Wert. Diese Wertübernahme-Logik spart Zeit, reduziert die manuelle Einrichtung und gewährleistet eine einheitliche Kategorisierung im gesamten Unternehmen. ![Vorschläge auf Team/Mitarbeiter gesetzt, die Registerkarte Ausgabenkategorisierung eines Teams mit einem Wert für Projekt und die Registerkarte eines Mitarbeiters mit Teamstandard verwenden.](https://cdn.payhawk.com/GA%3AFields%20library/suggestions_team_employee_defaults_20261022_ai.png) Zusätzlich können Sie einen Standardwert für alle Teams und Mitarbeiter festlegen, der verwendet wird, wenn kein bestimmter Wert aus der Dropdown-Liste unter **Vorschläge** > **Standardkostenstellen-Wert für alle Teams/Mitarbeiter** zugewiesen ist. Wenn z. B. für einen Mitarbeiter oder sein Team keine **Kostenstelle** eingestellt ist, können Sie den Standardwert **Ausgaben des Auftragnehmers** einstellen. ![Vorschläge auf Team/Mitarbeiter gesetzt, mit Website Redesign als Standardwert für Projekt für alle Teams und Mitarbeiter.](https://cdn.payhawk.com/GA%3AFields%20library/suggestions_team_employee_default_all_20261022_ai.png) ### Das Feld für den Steuersatz automatisch ausfüllen Der Steuersatz spielt sowohl bei der Steuerrückforderung als auch bei der Kategorisierung von Ausgaben eine zentrale Rolle. In Payhawk unterstützt das integrierte Feld **Steuersatz** die folgenden Vorschlagsstrategien. #### Lieferantenbasierter Steuersatzvorschlag Sie können jedem Lieferanten einen bestimmten Steuersatz zuweisen oder das Feld leer lassen und den Satz für jede Ausgabe manuell eingeben. Um einen Steuersatz pro Lieferant festzulegen, gehen Sie zu **Lieferanten** > **[Ausgewählter Lieferant]** > **Ausgabenkategorisierung** > **Steuersatz**. Dies funktioniert ähnlich wie die [Lieferantenbasierte Vorschlagsstrategie](/help/de/automatic-population-of-expense-field-data#h_ad845f805d) für andere Felder. #### Kategoriebezogener Steuersatzvorschlag Alternativ können Sie für jede Kategorie einen Steuersatz festlegen. In diesem Fall wird für die ausgewählte Kategorie automatisch der entsprechende Steuersatz vorgeschlagen. > [!WARNING] > Kategoriebasierte Steuersatzvorschläge sind nicht verfügbar, wenn Sie eine Live-ERP-Integration haben, bei der Steuersätze und Kategorien direkt von Ihrem Buchhaltungssystem verwaltet werden. ## Vorlage für das Feld **Anmerkung** definieren Sie können das Feld **Anmerkung** automatisieren, indem Sie eine Vorlage erstellen. Sie können bestimmte Ausgabendaten anzeigen lassen, zum Beispiel die **Ausgaben-ID**, das Feld von Payhawk AI auf Basis historischer Daten befüllen lassen oder beide Optionen kombinieren. Weitere Informationen finden Sie im Artikel [intelligente Notizvorschläge und Vorlagen verwenden](/help/enabling-the-smart-expense-note). ## Nützliche Ressourcen - [Ausgabenkategorisierung für Mitarbeiter und Teams bearbeiten](/help/editing-the-employee-and-team-expense-categorization) - [Bearbeitung der Ausgabenkategorisierung des Lieferanten](/help/editing-the-supplier-expense-categorization)