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title: "Monatsabschluss und Archivierung der Ausgaben"
slug: "closing-the-month-and-archiving-expenses"
description: "Erfahren Sie, wie Sie in Payhawk einen Monat abschließen und die Ausgaben archivieren, für einen bestimmten Monat oder für mehrere Monate gleichzeitig."
updated: 2026-10-27T14:35:09Z
published: 2026-10-27T14:35:09Z
canonical: "payhawk.com/closing-the-month-and-archiving-expenses"
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> ## Documentation Index
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# Monatsabschluss und Archivierung der Ausgaben

Payhawk bietet einen effizienten Ansatz für den Abschluss von einem, zwei oder mehr Monaten und die Archivierung der entsprechenden Unternehmensausgaben.

Gerade für Unternehmen mit Sitz in Spanien und Deutschland ist diese Spesenarchivierung von großer Bedeutung, denn die Funktionalität folgt der [spanischen Steuergesetzgebung](https://administracion.gob.es/pag_Home/en/Tu-espacio-europeo/derechos-obligaciones/empresas/impuestos/sociedades/info-general.html) sowie der [deutschen Richtlinie zur elektronischen Buchführung und Bilanzierung (GoBD)](https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/AO-Anwendungserlass/2024-03-11-aenderung-gobd.html) und ermöglicht Ihnen eine nahtlose papierlose Buchführung.

## Hinweise zur Archivierung von Ausgaben in Payhawk

- Sie können zwar alle Ausgaben für einen bestimmten Monat schließen und archivieren, aber keine einzelnen Ausgaben archivieren.
- Nach Abschluss und Archivierung eines Zeitraums können Sie auf jede archivierte Ausgabe zugreifen, sie anzeigen und exportieren, aber keine archivierten Ausgaben ändern oder löschen.
- Sie können einen Abrechnungszeitraum nur abschließen, wenn alle Ausgaben für diesen Zeitraum überprüft wurden. Wenn Sie offene Ausgaben haben, die noch nicht als geprüft markiert wurden, klicken Sie auf die Zahl in der Spalte **Nicht geprüft** und fahren Sie mit der Überprüfung fort.
- Payhawk archiviert alle Ausgaben mit einem Leistungszeitraumdatum für den gewählten Zeitraum. Wenn das [Leistungszeitraumdatum nicht als erforderlich konfiguriert wurde](/help/overview-of-expense-fields), verwendet Payhawk das Belegdatum.

## Abschluss und Archivierung eines einzelnen Monats

So schließen Sie einen einzelnen Monat ab und archivieren Ihre Ausgaben für einen bestimmten Monat:

1. Melden Sie sich beim [Payhawk-Webportal](https://portal.payhawk.com) an.
2. Öffnen Sie den App-Umschalter oben links und gehen Sie zu **Ausgaben** > **Archiv**.
3. Bewegen Sie den Mauszeiger über den Monat, den Sie abschließen möchten, und aktivieren Sie das Kontrollkästchen, sobald es erscheint.
4. Aktivieren Sie in dem daraufhin angezeigten Dialogfeld das Kontrollkästchen für die Bestätigungsoption.
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche **1 Monat archivieren**.

![Die Seite Archiv unter Ausgaben mit einem ausgewählten Monat und dem Fenster zum Archivieren eines Monats.](https://cdn.payhawk.com/navigation-redesign-didi_20261009_ai/closing-the-month-and-archiving-expenses-01_20261009_ai.png)

## Abschluss und Archivierung von zwei oder mehr Monaten

Um zwei oder mehr Monate auf einmal abzuschließen und Ihre Ausgaben für diese Zeiträume zu archivieren:

1. Melden Sie sich beim [Payhawk-Webportal](https://portal.payhawk.com) an.
2. Öffnen Sie den App-Umschalter oben links und gehen Sie zu **Ausgaben** > **Archiv**.
3. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Monate, die Sie abschließen möchten, und aktivieren Sie die Kontrollkästchen, sobald sie erscheinen.
4. Aktivieren Sie in dem daraufhin angezeigten Dialogfeld das Kontrollkästchen für die Bestätigungsoption.
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche **Archiv [Anzahl] Monate**.

![Die Seite Archiv unter Ausgaben mit zwei ausgewählten Monaten und dem Fenster zum Archivieren von zwei Monaten.](https://cdn.payhawk.com/navigation-redesign-didi_20261009_ai/closing-the-month-and-archiving-expenses-02_20261009_ai.png)

## Nützliche Ressourcen

- [Verwendung der integrierten Ausgabenfelder in Payhawk](/help/overview-of-expense-fields)
- [Ausgaben für Payhawk-Verwalter](/help/expenses-1)
- [Ausgaben für Mitarbeiter](/help/expenses-2)