--- title: "Konfiguration der Mailbox" slug: "configuring-the-payhawk-mailbox" description: "Richten Sie die Gruppen-Mailbox in Payhawk ein: Fügen Sie Absender für Rechnungen hinzu, wählen Sie Empfänger und geben Sie Entitäten eine eigene Mailbox." updated: 2026-10-27T16:03:33Z published: 2026-10-27T16:03:33Z canonical: "payhawk.com/configuring-the-payhawk-mailbox" --- > ## Documentation Index > Fetch the complete documentation index at: https://payhawk.com/help/llms.txt > Use this file to discover all available pages before exploring further. # Konfiguration der Mailbox Die Mailbox funktioniert auf Gruppenebene und stellt eine einzige zentrale E-Mail-Adresse für den Empfang weitergeleiteter Rechnungen bereit. Standardmäßig deckt die Gruppen-Mailbox alle Entitäten der Gruppe ab. Gruppenadministratoren können Entitäten davon ausnehmen, damit diese eine eigene Mailbox verwenden. ## Vorteile - Sparen Sie Zeit und Mühe, indem Sie den Genehmigungsprozess für Ausgaben dank weniger Klicks beschleunigen. - Vermeiden Sie das mühsame manuelle Herunterladen von Zahlungsbelegen und deren Hochladen in Ihr persönliches Payhawk-Konto, indem Sie sie an die getätigten Ausgaben anhängen. ## Konfiguration der Mailbox für die Gruppe So konfigurieren Sie die Mailbox: 1. Gehen Sie im [Payhawk-Webportal](https://portal.payhawk.com) auf dem Gruppen-Dashboard zu **Einstellungen** > **Mailbox**. 2. Klicken Sie auf **+ E-Mail-Adresse hinzufügen** und geben Sie die E-Mail-Adresse ein, von der aus Sie die Dokumente weiterleiten wollen, zum Beispiel [invoices@yourcompany.com](mailto:invoices@yourcompany.com). Die hier hinzugefügten Adressen sind Ihre zugelassenen Absender (Whitelist): Payhawk akzeptiert weitergeleitete Dokumente nur von diesen Adressen. 3. Payhawk generiert automatisch eine eindeutige E-Mail-Adresse für Ihr Unternehmen, an die die Dokumente weitergeleitet werden. ![Mailbox-Einstellungen der Gruppe, unter der Adresse die Anzahl der verbundenen Entitäten.](https://cdn.payhawk.com/Adm%3AMailbox/Mailbox_group_settings_connected_entities_20261021_ai.png) > [!WARNING] > Um die automatische Weiterleitung einzurichten, folgen Sie den Anweisungen unter [Rechnungen aus Gmail weiterleiten](/help/de/forwarding-invoices-to-the-receipts-mailbox-on-gmail) und [Rechnungen aus Outlook weiterleiten](/help/de/forwarding-invoices-to-the-receipts-mailbox-on-outlook). Andere Konfigurationen werden nicht empfohlen und können zu unerwarteten Problemen führen. ## Mailbox-Benachrichtigungen Für jede E-Mail-Adresse, die Sie zur Mailbox hinzufügen, legen Sie außerdem fest, wer die dort eingehenden Rechnungen bearbeitet. Sie können einzelne Benutzer, eine Rolle oder eine Kombination aus beidem auswählen. Wenn Sie eine Rolle auswählen, wird jeder Benutzer mit dieser Rolle über jede Rechnung benachrichtigt, die an dieser Adresse eingeht, und nicht nur über die Rechnungen, die er selbst weitergeleitet hat. Wenn Sie zum Beispiel **Mitarbeiter** auswählen, erhalten alle Mitarbeiter in der Gruppe eine Benachrichtigung für jede an die Adresse gesendete Rechnung. Während der Konfiguration zeigt Payhawk einen Warnhinweis an und bittet Sie vor dem Speichern um eine Bestätigung. ![Bestätigungsmeldung mit dem Hinweis, dass alle Personen mit der ausgewählten Rolle für jede an die Mailbox-Adresse gesendete Rechnung benachrichtigt werden.](https://storage.googleapis.com/payhawk-cdn/Adm%3AMailbox/Mailbox_role_notification_confirmation_20260917_ai.png) > [!TIP] > Um die Anzahl der Benachrichtigungen gering zu halten, wählen Sie nur die Benutzer aus, die diese Rechnungen bearbeiten müssen, oder eine Rolle mit wenigen Mitgliedern. ## Einer Entität eine eigene Mailbox geben Standardmäßig deckt die Gruppen-Mailbox alle Entitäten der Gruppe ab. Als Gruppenadministrator können Sie Entitäten aus der Gruppen-Mailbox ausnehmen. Jede ausgenommene Entität erhält eine eigene Mailbox-Adresse und eigene genehmigte Absender, und Rechnungen, die an die Adresse der Gruppe gesendet werden, gehen nicht mehr an die Mailbox dieser Entität. So geben Sie Entitäten eine eigene Mailbox: 1. Gehen Sie im [Payhawk-Webportal](https://portal.payhawk.com) auf dem Gruppen-Dashboard zu **Einstellungen** > **Mailbox**. 2. Klicken Sie unter der Mailbox-Adresse auf **Verbunden mit X von Y Entitäten**. ![Mailbox-Adresse der Gruppe, darunter der Link zu den verbundenen Entitäten (4 von 6).](https://cdn.payhawk.com/Adm%3AMailbox/Mailbox_group_connected_entities_20261020_ai.png) 3. Deaktivieren Sie im Bereich **Einheiten, die dieses Postfach nutzen** das Kontrollkästchen jeder Entität, die eine eigene Mailbox benötigt. Standardmäßig sind alle Entitäten ausgewählt. ![Bereich mit den Entitäten, die die Gruppen-Mailbox nutzen, einige davon abgewählt.](https://cdn.payhawk.com/Adm%3AMailbox/Mailbox_entities_using_this_mailbox_20261020_ai.png) 4. Klicken Sie auf **Speichern**. Jede ausgenommene Entität erhält so eine eigene Mailbox-Adresse. Sie finden sie unter **Einstellungen** > **Mailbox** der Entität, zusammen mit dem Hinweis **Diese Einheit hat ein eigenes Postfach**. ![Mailbox-Einstellungen einer Entität mit dem Hinweis, dass sie eine eigene Mailbox hat, und ihrer eigenen Adresse.](https://cdn.payhawk.com/Adm%3AMailbox/Mailbox_entity_own_mailbox_20261020_ai.png) Um eine Entität wieder in die Gruppen-Mailbox aufzunehmen, aktivieren Sie ihr Kontrollkästchen im Bereich **Einheiten, die dieses Postfach nutzen** erneut und klicken Sie auf **Speichern**. Die eigene Adresse der Entität wird deaktiviert, bleibt aber erhalten. E-Mails an diese Adresse werden zurückgewiesen, bis Sie die Entität erneut ausnehmen. ## Nützliche Ressourcen - [Übersicht über die Mailbox](/help/de/overview-of-the-mailbox) - [Weiterleitung von Rechnungen an Payhawk Mailbox in Gmail](/help/de/forwarding-invoices-to-the-receipts-mailbox-on-gmail) - [Rechnungen via Outlook an Payhawk Mailbox weiterleiten](/help/de/forwarding-invoices-to-the-receipts-mailbox-on-outlook)