--- title: "Reiserichtlinien konfigurieren - Payhawk Help Center" slug: "configuring-travel-requests" description: "Richten Sie Reiserichtlinien in Payhawk ein: Obergrenzen für Flüge und Hotels, Erstattbarkeit, Buchungsvorlauf und zusätzliche Hinweise für jeden Reisetyp." updated: 2026-10-27T16:29:26Z published: 2026-10-27T16:29:26Z canonical: "payhawk.com/configuring-travel-requests" --- > ## Documentation Index > Fetch the complete documentation index at: https://payhawk.com/help/llms.txt > Use this file to discover all available pages before exploring further. # Reiserichtlinien konfigurieren Als Payhawk Administrator können Sie im Webportal von Payhawk Reiserichtlinien und Genehmigungsabläufe für Reiseanträge konfigurieren. Reiserichtlinien legen die Regeln fest, die Mitarbeiter bei der Einreichung von Reiseanträgen beachten müssen, wie beispielsweise Budget-Obergrenzen, zulässige Buchungsoptionen, die Mindestvorlaufzeit für Buchungen, Erstattungsbedingungen und die Kennzeichnung von Verstößen gegen die Richtlinien. Genehmigungsworkflows legen fest, wie es weitergeht: die Schritte, die Genehmiger und die Bedingungen, die bestimmen, wie jeder Antrag geprüft und genehmigt wird. Auf der Grundlage dieser Einstellungen erfasst der Travel AI Agent die erforderlichen Angaben von den Mitarbeitern, zeigt die verfügbaren Optionen an (wobei Optionen, die nicht den Richtlinien entsprechen, entsprechend gekennzeichnet werden) und leitet den Genehmigungsworkflow ein. ## Unterstützte Reiserichtlinien Standardmäßig schlägt Payhawk eine Reiserichtlinie vor, die Sie an die Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen können. Sobald Sie die gewünschte Reiserichtlinie konfiguriert haben, gilt diese für Ihr gesamtes Unternehmen oder Ihre Unternehmensgruppe. > [!TIP] > Wenn Ihr Unternehmen über Payhawk Sonderkonditionen für Hotels ausgehandelt hat, sind diese vollständig mit Ihrer Reiserichtlinie kompatibel. Die ausgehandelten Tarife werden bei der Hotelsuche automatisch angewendet, sodass die Mitarbeiter keine weiteren Schritte unternehmen oder Codes eingeben müssen. Die Regeln der Reiserichtlinie, wie beispielsweise Budget-Obergrenzen und Genehmigungsanforderungen, gelten weiterhin wie gewohnt, unabhängig davon, ob der Mitarbeiter einen ausgehandelten oder einen öffentlichen Tarif wählt. ### Flüge In Ihrer Reiserichtlinie können Sie die folgenden Flugdaten festlegen: - bevorzugte Fluggesellschaften, zum Beispiel Lufthansa und British Airways. - Das maximale Budget für Inlandsflüge beträgt beispielsweise bis zu 150 Euro, wobei unter Inlandsflügen Flüge innerhalb desselben Landes zu verstehen sind. - maximales Budget für internationale Kurzstrecken- oder Langstreckenflüge, beispielsweise bis zu 300 Euro für erstere und bis zu 1.000 Euro für letztere. - Wenn der Flug innerhalb derselben Region stattfindet und die Gesamtflugzeit aller Flugabschnitte zusammen bis zu 7 Stunden beträgt, gilt er als Kurzstreckenflug. Ein Langstreckenflug innerhalb derselben Region hat eine Gesamtflugzeit von mehr als 7 Stunden. - Wenn der Flug verschiedene Regionen durchquert und die Gesamtflugzeit über alle Flugabschnitte hinweg bis zu 6 Stunden beträgt, gilt er als Kurzstreckenflug. Ein Langstreckenflug über verschiedene Regionen hat eine Gesamtflugzeit von mehr als 6 Stunden. - maximaler Prozentsatz über dem Marktpreis, zum Beispiel bis zu 15 %. Flüge, deren Preis den Marktpreis für die Strecke um mehr als diesen Prozentsatz übersteigt, werden als nicht richtlinienkonform gekennzeichnet. Bei der Buchung oder Genehmigung einer Reise sehen Reisende und Genehmiger, wie die ausgewählte Option im Vergleich zu anderen Optionen für dieselbe Strecke abschneidet, einschließlich des günstigsten und des durchschnittlichen Preises, zusätzlich zu den Hinweisen zur Richtlinie. ### Hotels In Ihrer Reiserichtlinie können Sie die folgenden Hotelangaben festlegen: - Höchstpreis für Hotels, zum Beispiel bis zu 200 Euro pro Nacht. - bevorzugte Hotelkategorien, zum Beispiel ausschließlich 3-Sterne- oder 4-Sterne-Hotels. - bevorzugte Hotels, zum Beispiel nur Hotels der Ketten Hilton und Ibis. - länderspezifische Tarife, zum Beispiel bis zu 250 Euro pro Nacht in Frankreich oder bis zu 250 Pfund pro Nacht im Vereinigten Königreich. - Erstattungsbedingungen, zum Beispiel nur teilweise oder vollständig erstattungsfähige Tarife. - automatische Hotel-Neubuchung: Payhawk bucht erstattungsfähige Aufenthalte vor Ablauf der kostenlosen Stornierungsfrist zu einem günstigeren Preis neu. ### Tagesausgaben Die Tagesausgaben decken die laufenden Kosten einer Reise ab, wie beispielsweise Mahlzeiten und Nahverkehr, zusätzlich zum Budget für Flug und Hotel. Für jede Reiseart können Sie die Tagesausgaben auf eine von drei Optionen festlegen: - **Keine.** Mitarbeiter können für die Reise keine Tagesausgaben beantragen. - **Kartenguthaben.** Kartenguthaben. Payhawk lädt einen Bargeldbetrag auf die Karte des Reisenden, der zusammen mit der Reise genehmigt wird. - **Tagespauschale.** Payhawk wendet die Tagespauschalsätze aus Ihrer Richtlinie für Tagespauschalen an und erstattet dem Reisenden die Kosten nach der Reise. Das Kartenguthaben ist ein Ausgabenbudget für die Karte. Wenn der Reiseantrag genehmigt wird, erhöht sich das Kartenlimit um den Betrag des Guthabens, multipliziert mit der Anzahl der Reisetage. Beispielsweise erhöht ein Guthaben von 50 Euro bei einer viertägigen Reise das Kartenlimit um 200 Euro. Der Reisende kann das Reiseguthaben ab der Genehmigung bis zum letzten Reisetag ausgeben, und Payhawk zieht den nicht ausgegebenen Betrag nach Ende der Reise ab. Sie können das Reiseguthaben mit einem Höchstbetrag begrenzen, länderspezifische Obergrenzen festlegen oder diese unbegrenzt lassen. Reisende können den Betrag auf eigenen Wunsch anpassen. Die Tagespauschale ist eine erstattungsfähige Ausgabe, kein Kartenbudget. Payhawk berechnet anhand der Reisedaten und Reiseziele sowie der in Ihrer Tagespauschalen-Richtlinie festgelegten Sätze einen Tagespauschalbetrag und erstattet diesen dem Reisenden nach der Reise. Für die Tagespauschale ist eine aktive Tagespauschalen-Richtlinie erforderlich, die unter **Einstellungen** > **Ausgaben** > **Ausgabenarten** > **Tagespauschale** eingerichtet wird. Weitere Informationen finden Sie in den Artikeln zur [automatischen Berechnung von Reisetagespauschalen](/help/de/automated-per-diems-for-travel) und zur [Konfiguration der Ausgabenart „Tagespauschale“](/help/de/configuring-the-per-diem-expense-type). Die Tagespauschale verwendet für jede Reiseart dieselbe Tagespauschalen-Richtlinie, da Ihr Unternehmen jeweils nur eine aktive Tagespauschalen-Richtlinie haben kann. Wenn Sie für eine Reiseart einen anderen Tagesbetrag festlegen möchten, beispielsweise ein höheres Guthaben für Kundentermine, stellen Sie deren Tagesausgaben auf **Kartenguthaben** ein und legen Sie ein eigenes Limit fest. > [!TIP] > Wenn Tagespauschalen aktiviert sind und Sie über eine gültige Richtlinie für Tagespauschalen verfügen, legen Ihre Reiserichtlinien die Tagesausgaben standardmäßig auf Tagespauschale fest, sodass für Ihre Reisen automatisch Tagespauschalen erstellt werden. Jede Richtlinie, die Sie bereits auf ein festes Kartenguthaben eingestellt oder deren Tagesausgaben Sie deaktiviert haben, behält Ihre Einstellungen bei. ### Reisen Sie können festlegen, wie lange im Voraus Mitarbeiter eine Reise buchen müssen, zum Beispiel mindestens 7 Tage vor Reisebeginn. Reisen, die später beantragt oder bearbeitet werden, werden als nicht richtlinienkonform gekennzeichnet. ### Zusätzliche Hinweise Verwenden Sie zusätzliche Hinweise für alle Reiseregeln, die Sie nicht in den obigen Feldern festlegen können, zum Beispiel „Die Reise darf nicht länger als 10 Tage dauern“. Der Travel AI Agent liest diese Hinweise und berücksichtigt sie, wenn er während des Buchungsvorgangs Optionen vorschlägt. ## Reiserichtlinien konfigurieren So konfigurieren Sie eine Reiserichtlinie: 1. Gehen Sie im [Webportal von Payhawk](https://portal.payhawk.com) zu **Einstellungen** > **Reisen**. 2. Öffnen Sie die gewünschte Reiseart, indem Sie darauf klicken. 3. Wechseln Sie zur Registerkarte **Richtlinien**. 4. Legen Sie Ihre Richtlinienregeln in den strukturierten Feldern fest: 1. Legen Sie unter **Flüge** Obergrenzen für Inlandsflüge, internationale Kurzstreckenflüge, internationale Langstreckenflüge sowie alle sonstigen Flüge fest, jeweils mit einer Währung, und fügen Sie gegebenenfalls bevorzugte Fluggesellschaften hinzu. Legen Sie unter **Maximaler Prozentsatz über dem Marktpreis** einen Wert fest, um Flüge zu kennzeichnen, deren Preis zu weit über dem Marktpreis für die Strecke liegt. ![Richtlinieneinstellungen für Flüge mit Obergrenzen je Flugart, maximalem Prozentsatz über dem Marktpreis, maximaler Kabinenklasse und bevorzugten Fluggesellschaften.](https://cdn.payhawk.com/Trips%20and%20travel/flights_policy_20261020_ai.png) 2. Legen Sie unter **Hotels** den Höchstpreis pro Nacht, die maximale Sternebewertung, bevorzugte Hotels sowie gegebenenfalls länderspezifische Hotelpreise fest. Wählen Sie unter **Erstattungsbedingungen** aus, ob Tarife teilweise oder vollständig erstattungsfähig sein müssen. Aktivieren Sie den Schalter **Hotelaufenthalte automatisch neu buchen, wenn die Preise sinken**, damit Payhawk erstattungsfähige Aufenthalte vor Ablauf der Frist für die kostenlose Stornierung zu einem günstigeren Preis neu buchen kann. Der Reisende behält dasselbe Hotel, dasselbe Zimmer und dieselben Daten und erhält eine Benachrichtigung über die Einsparung. ![Richtlinieneinstellungen für Hotels mit Höchstpreis pro Nacht, Sternebewertung, Erstattungsbedingungen, bevorzugten Hotels, länderspezifischen Preisen und automatischer Neubuchung.](https://cdn.payhawk.com/Trips%20and%20travel/hotels_policy_20261020_ai.png) 3. Wählen Sie unter **Tagesausgaben** Folgendes aus: - **Es gibt keine Regelung**, die Mitarbeiter daran hindert, die Erstattung der Tagesausgaben für eine Dienstreise zu beantragen. - **Kartenlimit, mit dem** Mitarbeiter einen Bargeldbetrag auf ihre Karten anfordern können, der im Rahmen der Reise genehmigt wurde. Sie können ein Limit für das Kartenlimit festlegen sowie länderspezifische Obergrenzen für das Limit definieren. - **Tagespauschale**, um automatisch automatisch die Tagessätze aus Ihrer Richtlinie für Tagespauschalen anzuwenden. Weitere Informationen finden Sie unter [automatische Berechnung von Reisetagespauschalen](/help/de/automated-per-diems-for-travel). ![Optionen für tägliche Ausgaben auf Reisen, einschließlich Tagespauschale und Kartenzuschuss.](https://cdn.payhawk.com/Trips%20and%20travel/daily_spend_policy.png) 4. Legen Sie unter **Reisen** die **Mindestanzahl an Tagen für die Vorausbuchung** fest. ![Richtlinieneinstellung für die Mindestanzahl an Tagen, die eine Reise im Voraus gebucht werden muss.](https://cdn.payhawk.com/Trips%20and%20travel/trip_lead_time_policy_20261020_ai.png) 5. Beschreiben Sie unter **Zusätzliche Hinweise** alle weiteren Reiseregeln, die der Travel AI Agent befolgen soll. ![Feld für zusätzliche Hinweise mit Reiseregeln als Freitext für den Travel AI Agent.](https://cdn.payhawk.com/Trips%20and%20travel/additional_guidelines_policy_20261020_manual.png) 5. Klicken Sie auf **Änderungen speichern**. Alternativ können Sie eine Reiserichtlinie automatisch mit dem Implementation Agent konfigurieren: 1. Gehen Sie im [Webportal von Payhawk](https://portal.payhawk.com) zu **Einstellungen** > **Reisen**. 2. Öffnen Sie die gewünschte Reiseart, indem Sie darauf klicken. 3. Wechseln Sie zur Registerkarte **Richtlinien**. 4. Klicken Sie auf **Mit dem Implementation Agent bearbeiten**. 5. Fügen Sie im sich öffnenden Seitenbereich die Reiserichtlinie als PDF- oder Word-Dokument an oder fügen Sie den Text der Reiserichtlinie ein, den Sie für diese Reiseart verwenden möchten. Sobald Sie die Angaben gemacht haben, erstellt der Agent automatisch eine Vorschau der Richtlinie, die Sie prüfen können. 6. Klicken Sie auf **Änderungen speichern**. ![Einstellungen der Reiserichtlinie mit Ausgabenobergrenzen für Flüge neben dem Implementation Agent, der ein PDF der Richtlinie anfordert.](https://cdn.payhawk.com/Trips%20and%20travel/trip_policy_implementation_agent_20261020_ai.png) Das folgende Video bietet einen Überblick darüber, wie Sie eine Reiserichtlinie automatisch mit dem Implementation Agent konfigurieren: [Video](https://storage.googleapis.com/payhawk-cdn/Travel%20Policy%20.mp4) ## Nützliche Ressourcen - [Genehmigungs-Workflows für Reisen konfigurieren](/help/de/configuring-travel-workflows) - [Automatische Berechnung von Reisetagespauschalen](/help/de/automated-per-diems-for-travel)