--- title: "Genehmigungs-Workflows für Reisen konfigurieren - Payhawk Help Center" slug: "configuring-travel-workflows" description: "Richten Sie Genehmigungs-Workflows für Reiseanfragen in Payhawk ein: Prüf- und Genehmigungsschritte, 10 % Preispuffer und Abweichungen bei Tagespauschalen." updated: 2026-10-23T13:45:31Z published: 2026-10-23T13:45:31Z canonical: "payhawk.com/configuring-travel-workflows" --- > ## Documentation Index > Fetch the complete documentation index at: https://payhawk.com/help/llms.txt > Use this file to discover all available pages before exploring further. # Genehmigungs-Workflows für Reisen konfigurieren Im Payhawk-Webportal können Sie Genehmigungs-Workflows einrichten, die festlegen, wie Reiseanfragen von Mitarbeitenden geprüft und genehmigt werden. Ein Genehmigungs-Workflow definiert die Abfolge der Schritte, die eine Reiseanfrage nach der Einreichung durchläuft, einschließlich der genehmigenden Personen, der Bedingungen und der Maßnahmen in jedem Schritt. In Kombination mit Ihren [Reiserichtlinien-Einstellungen](/help/configuring-travel-requests) stellt der Workflow sicher, dass jede Reiseanfrage den Unternehmensprozess von der Einreichung bis zur Genehmigung durchläuft. ## Reise-Workflows verstehen Beachten Sie beim Konfigurieren von Genehmigungs-Workflows für Reisen, wie das System mit bestimmten Situationen umgeht. ### Preisänderungen und Verfügbarkeit Das System enthält einen Puffer von 10 % auf Reiseanfragen, um Preisschwankungen während des Prüfungs- und Genehmigungsprozesses aufzufangen. Führt eine Verzögerung zu einer Preisänderung, deckt der Puffer die Differenz ab und der Mitarbeitende kann die Buchung ohne erneute Genehmigung fortsetzen. Genehmigende erhalten Erinnerungen, um den Prozess in Gang zu halten. Ist die ursprüngliche Option zum Zeitpunkt der Genehmigung der Reiseanfrage nicht mehr verfügbar, fordert der Travel AI Agent den Mitarbeitenden auf, einen neuen Flug (gleiche Daten und Ziel), ein Zimmer oder ein Hotel (im Umkreis von 5 km) auszuwählen, und bucht die bestätigte Wahl ohne erneute Genehmigung. Dieselbe Regel gilt, wenn eine Zahlung nach der Genehmigung fehlschlägt. Wählt ein Mitarbeitender einen Ersatzflug aus, ist keine erneute Genehmigung erforderlich, solange der neue Preis innerhalb des genehmigten Budgets zuzüglich des Puffers von 10 % bleibt. Ein höherer Preis erfordert eine erneute Genehmigung. Nimmt ein Mitarbeitender Preisänderungen an der Reiseanfrage vor, etwa durch Auswahl einer teureren Option, ist eine erneute Genehmigung erforderlich. ### Im Namen eines anderen Mitarbeitenden buchen Wenn ein Payhawk-Administrator oder ein Mitarbeitender mit den erforderlichen Berechtigungen im Namen eines anderen Mitarbeitenden bucht, folgt der Genehmigungsprozess den konfigurierten Genehmigungsregeln des Reisenden, nicht denen des Buchenden. Der Genehmigungs-Workflow richtet sich nach der Genehmigungskonfiguration des Reisenden, zum Beispiel Genehmigung durch den Vorgesetzten oder Prüfungsschritt durch den Travel Manager. Die Buchung wird genau so behandelt, als hätte der Reisende sie selbst eingereicht. Alle anderen Genehmigungsregeln, wie Budgetgrenzen, Richtlinienlimits und Eskalationsschritte, gelten wie gewohnt für die Anfrage des Reisenden. ## Reise-Workflows konfigurieren Sie können Genehmigungs-Workflows für die Reiseanfragen Ihrer Mitarbeitenden konfigurieren. Diese Genehmigungs-Workflows stehen ausschließlich Payhawk-Nutzern zur Verfügung. Jeder Reisetyp hat seinen eigenen Genehmigungs-Workflow. Um den Workflow für einen Typ zu konfigurieren, gehen Sie zu **Einstellungen** > **Reisen**, öffnen Sie den gewünschten Reisetyp und wechseln Sie zu dessen Registerkarte **Workflow**. So konfigurieren Sie Workflows: 1. Gehen Sie zur Registerkarte **Einstellungen** > **Reisen** > **[type]** > **Workflow**. 2. Klicken Sie auf **Workflow bearbeiten**. Alternativ können Sie auch auf **Zu Workflows gehen** klicken. Sie werden dann zum Bildschirm **Einstellungen** > **Workflows** weitergeleitet, um alle Reisenfrage-Workflows an einem Ort anzuzeigen und zu verwalten. 3. Erstellen Sie einen Genehmigungs-Workflow, der Ihren Anforderungen entspricht, indem Sie [die Schritte zur Definition von benutzerdefinierten Workflows](/help/workflow-conditions-and-custom-workflows) befolgen und die folgenden Besonderheiten beachten, die für Reiseanfragen gelten: - Der Schritt **Einreichen** ist immer vorhanden. In diesem Schritt muss der Travel AI Agent die erforderlichen Informationen sammeln, um alle Felder der Anfrage auszufüllen, eine Reiseanfrage zu erstellen und einzureichen. - Der Schritt **Überprüfung** ist optional. Sie können die zuständigen Personen in Ihrem Unternehmen als Prüfer festlegen. Dies sind in der Regel die Reisemanager, die Änderungen an den Flügen und Hotels vornehmen können. Dieser Schritt löst eine Benachrichtigung über eine Überprüfungsanfrage im Agenten aus - im Payhawk-Webportal, in der Payhawk Mobile App und in Slack. - Der Schritt **Genehmigen** ist von Ihnen zu definieren. Sie können zum Beispiel den entsprechenden Teammanager als Genehmigenden festlegen. Dieser Schritt löst eine Genehmigungsanfrage in seinem Payhawk-Webportal, seiner Payhawk Mobile App und in Slack aus. Dadurch können sie die Reiseanfrage im Agenten genehmigen - in Slack, im Payhawk-Webportal und in der Payhawk Mobile App. - Der **Zahlungsschritt** ist immer vorhanden. Sobald die Genehmigung erteilt wurde, erhöht der Travel AI Agent automatisch das Kartenlimit des Mitarbeitenden und bucht die Dienstreise. - Der Schritt **Schließen** ist ebenfalls standardmäßig immer sichtbar. Es enthält vordefinierte Regeln für das automatische Schließen von Anfragen, wenn die Option zum automatischen Schließen aktiviert ist, und legt außerdem die Standardrollen fest, die zum manuellen Schließen von Anfragen berechtigt sind. - Der Schritt **Ausgabenbericht erstellen** legt den Ausgabenberichtstyp fest, in dem die Ausgaben der Reise erfasst werden. Wenn Sie einen Reisetyp erstellen, erstellt Payhawk automatisch einen Ausgabenberichtstyp mit demselben Namen und weist ihn diesem Schritt zu. ### Genehmigungsbedingungen für Reiseanfragen Im Schritt **Genehmigen** können Sie Bedingungen hinzufügen, die festlegen, wann eine Reiseanfrage genehmigt werden muss. Sie können diese Bedingungen auf verschiedene Kriterien stützen. Zum Beispiel: - Der Betrag der Reiseanfrage - Legen Sie Schwellenwerte fest, damit Anfragen über einem definierten Betrag an einen bestimmten Genehmigenden, eine bestimmte Rolle oder eine bestimmte Rollenerweiterung weitergeleitet werden. - Ob die Reiseanfrage **Außerhalb der Richtlinie** ist - Sie können eine Genehmigung nur dann verlangen, wenn der gewählte Flug, das gewählte Hotel und/oder die gewählte Tagespauschale außerhalb Ihrer Reiserichtlinie liegt. ![Bedingungen des Schritts Genehmigen für eine Reiseanfrage im Workflow-Builder für Reisen](https://storage.googleapis.com/payhawk-cdn/Adm%3AWorkflows/Trip_request_approval_conditions_20260716_ai.png) Für betragsbasierte Bedingungen können Sie ein- und mehrstufige Schwellenwerte auf dieselbe Weise wie für [Ausgabenanfragen](/help/workflow-conditions-and-custom-workflows) definieren. Wenn eine Reise den Tagespauschalen-Modus verwendet, durchläuft eine eingereichte Tagespauschalen-Ausgabe, die höher ist als die genehmigte Tagespauschalen-Position, einen speziellen Genehmigungsschritt für Tagespauschalen-Abweichungen, und ein Payhawk-Buchhalter überprüft die Ausgabe vor der Auszahlung. ## Nützliche Ressourcen - [Travel AI Agent mit Slack verbinden](/help/enabling-and-configuring-the-travel-ai-agent)