--- title: "E-Rechnung mit Payhawk" slug: "einvoicing-with-payhawk" description: "Erfahren Sie, wie Payhawk E-Rechnungen über Peppol, PPF und KSeF empfängt, prüft, genehmigt, bezahlt und exportiert und welche Formate es unterstützt." updated: 2026-10-19T12:49:38Z published: 2026-10-19T12:49:38Z canonical: "payhawk.com/einvoicing-with-payhawk" --- > ## Documentation Index > Fetch the complete documentation index at: https://payhawk.com/help/llms.txt > Use this file to discover all available pages before exploring further. # E-Rechnung mit Payhawk Europa steht vor der größten regulatorischen Umstellung seit der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), da alle Länder auf strukturierte, maschinenlesbare elektronische Rechnungen anstelle von PDF-Dateien umstellen. Die [EN 16931-Vorschrift zur E-Rechnung](https://eclear.com/knowledge/e-invoicing/eu-directive-en-16931/) definiert den semantischen und syntaktischen Standard hinter den XML-Formaten und ermöglicht Automatisierung, Genauigkeit und die Vorbereitung auf bevorstehende nationale Rahmenbedingungen. Um sich anzupassen, benötigen Unternehmen Technologien, die die Abläufe vereinfachen, die Datenqualität sicherstellen und die Finanzteams auf eine fragmentierte Landschaft von Formaten und Fristen vorbereiten. Payhawk arbeitet mit [Invopop](https://www.invopop.com/) zusammen, einem Peppol-zertifizierten Anbieter von Access Points (AP), der eine Vielzahl nationaler E-Rechnungsnetzwerke unterstützt. Payhawk baut auf [Peppol](/help/connecting-payhawk-to-peppol) (dem offenen, länderunabhängigen Netzwerk), PPF (Frankreich) und KSeF (Polen) auf, weitere folgen im Laufe der Zeit. Über diese Integrationen können Sie strukturierte E-Rechnungen empfangen, validieren, genehmigen, bezahlen und exportieren. Nachstehend ein Beispiel einer E-Rechnung im xRechnung XML-Format: ![XML-Quellcode einer strukturierten E-Rechnung gemäß EN 16931 / XRechnung 2.1 mit den Feldern für Rechnungskopf und Positionen](https://cdn.payhawk.com/Navigation%20images%20Desi_20261009/einvoicing_xml_example_20261009_ai.png) ## Wie behandelt Payhawk E-Rechnungen? Payhawk unterstützt derzeit die Verarbeitung von [mehreren E-Rechnungsformaten und -versionen](/help/supported-file-formats) über Invopop, darunter ZUGFeRD und XRechnung (Deutschland), Peppol BIS 3.0 (UBL), Factur-X (Frankreich) sowie UBL- und CII-Varianten. Eingehende strukturierte E-Rechnungen werden je nach Land anhand von Identifikatoren wie der Peppol-Teilnehmer-ID, der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder der SIRET weitergeleitet. ## Lebenszyklus der E-Rechnung in Payhawk Die Verarbeitung der strukturierten E-Rechnungen in Payhawk erfolgt in folgenden Schritten: - [Empfang von E-Rechnungen](/help/einvoicing-with-payhawk#erechnungen-empfangen) - [Datenextraktion & Validierung](/help/einvoicing-with-payhawk#daten-aus-erechnungen-extrahieren) - [Einhaltung des Genehmigungs-Workflows](/help/einvoicing-with-payhawk#befolgen-des-genehmigungsworkflows-für-erechnungen) - [Zahlungsausführung](/help/einvoicing-with-payhawk#zahlungsausführung-für-erechnungen) - [Export in ERP- oder Buchhaltungssysteme](/help/einvoicing-with-payhawk#eine-ausgabe-mit-einer-erechnung-exportieren) Obwohl die Schritte denen bei der Bearbeitung von PDF-Dateien ähneln, unterscheidet sich der zugrunde liegende Ablauf grundlegend, da XML-Rechnungen einer deterministischen Validierung unterzogen werden, länderspezifische Regeln durchgesetzt werden und qualitativ hochwertige strukturierte Daten für die Genehmigung, Zahlung und Abstimmung sichergestellt werden. ### E-Rechnungen empfangen Wenn Lieferanten strukturierte E-Rechnungen über das Netzwerk ihres Landes versenden, beispielsweise Peppol oder PDP/PPF, werden die Dokumente über die folgende Kette von Schritten an Payhawk übermittelt: 1. Anbieter 2. Access Point des Lieferanten 3. Netz, zum Beispiel [Peppol](/help/connecting-payhawk-to-peppol) oder PDP/PPF 4. Invopop 5. Payhawk Sobald die Rechnung bei Payhawk eingeht, überprüft das System, ob sie bereits per Karte bezahlt wurde. Ist dies der Fall, wird sie als Dokument zur entsprechenden Kartentransaktion hinzugefügt. Wenn sie noch bezahlt werden muss, wird sie als neue **Rechnung** angelegt und ist auf der Registerkarte **Einreichen** sichtbar. Wenn ein Lieferant sowohl eine E-Rechnung als auch eine PDF sendet oder ein Mitarbeiter etwas aus eigener Tasche bezahlt, müssen Sie möglicherweise die [Dokumente zusammenführen](/help/what-happens-when-an-e-invoice-arrives-in-payhawk), um Duplikate zu vermeiden. Die meisten strukturierten E-Rechnungen werden im XML-Format übermittelt. Payhawk erstellt automatisch eine PDF-Vorschau zur besseren Lesbarkeit und bewahrt die ursprüngliche XML-Datei für Audit- und Exportzwecke auf. Wenn Lieferanten hybride PDF-Dateien mit eingebettetem XML ausstellen, wie beispielsweise Factur-X in Frankreich oder ZUGFeRD in Deutschland, verwendet Payhawk die Original-PDF-Datei und verarbeitet das eingebettete XML, ohne eine zusätzliche Vorschaudatei zu generieren. ![Die PDF-Vorschau, die Payhawk aus einer XML-E-Rechnung erstellt, mit Verkäufer, Käufer, Positionen, Summen und Zahlungsdetails.](https://cdn.payhawk.com/Navigation%20images%20Desi_20261009/einvoicing_pdf_preview_20261009_ai.png) ### Daten aus E-Rechnungen extrahieren E-Rechnungen werden automatisch anhand der EN 16931-Regeln und des länderspezifischen Schemas überprüft. Ein weiterer wesentlicher Vorteil von E-Rechnungen ist ihr strukturiertes und standardisiertes Format, was Payhawk eine 100 % genaue Extraktion der Daten ermöglicht. Nach Extraktion der Daten werden zwecks einfacher Identifizierung automatisch aus der E-Rechnung ausgefüllte Felder mit einem blauen Symbol markiert. E-Rechnungen, die über [Peppol](/help/connecting-payhawk-to-peppol), [KSeF](/help/connecting-payhawk-to-ksef) oder andere unterstützte Netzwerke eingehen, werden automatisch dem richtigen Benutzer zugewiesen, wenn Payhawk den Benutzer als den auf der Rechnung genannten Käuferkontakt erkennt oder wenn die Rechnung einer offenen Bestellanforderung zugeordnet wird. Sie können die Ausgabendetails noch immer bearbeiten und direkt Text in der PDF auswählen – und zwar sowohl in der generierten Vorschau als auch im ursprünglichen Dokument – genau, wie Sie das mit jedem anderen Dokument in Payhawk auch können. ### Befolgen des Genehmigungsworkflows für E-Rechnungen Der Genehmigungs-Workflow für Ausgaben mit E-Rechnungen in Payhawk funktioniert genauso wie für reguläre Dokumente. Unabhängig von der Art des hochgeladenen Dokuments folgt Payhawk dem von Ihnen definierten Genehmigungsprozess. Der wesentliche Unterschied besteht darin, dass dank der klar strukturierten Daten weniger manuelle Korrekturen erforderlich sind. ### Zahlungsausführung für E-Rechnungen Nach der Genehmigung können E-Rechnungen direkt über Payhawk bezahlt werden. Auf diese Weise können Finanzteams den gesamten Kreditorenbuchhaltungsprozess in einem System verwalten, vom Empfang der strukturierten E-Rechnung über die Ausführung der Zahlung bis hin zum Abgleich. ### Eine Ausgabe mit einer E-Rechnung exportieren Der Export funktioniert genauso wie bei den anderen Ausgaben, enthält aber die strukturierten Datums- und Quelldateien: - Für XML-E-Rechnungen: Payhawk exportiert sowohl die ursprüngliche XML-Datei als auch die PDF-Vorschau. - Für hybrid strukturierte PDF-Dateien (Factur-X oder ZUGFeRD): Payhawk exportiert die Original-PDF-Datei mit dem eingebetteten XML-Code. Dies gilt unabhängig davon, ob Sie Daten in ein integriertes ERP- oder Buchhaltungssystem exportieren oder die Standard-Exportfunktion verwenden. ## Nützliche Ressourcen - [Unterstützte E-Rechnungsformate](/help/supported-file-formats)