--- title: "FAQ zu Anfragen und Bestellungen" slug: "faq-on-requests-and-purchase-orders" description: "Finden Sie Antworten zu Anfragen und Bestellungen, etwa zu Rechnungsabgleich, Datenextraktion, Schwellenwerten für Abweichungen, Genehmigungen und Lebenszyklus." updated: 2026-10-29T15:28:08Z published: 2026-10-29T15:28:08Z canonical: "payhawk.com/faq-on-requests-and-purchase-orders" --- > ## Documentation Index > Fetch the complete documentation index at: https://payhawk.com/help/llms.txt > Use this file to discover all available pages before exploring further. # FAQ zu Anfragen und Bestellungen In diesem Artikel finden Sie Antworten auf einige der am häufigsten gestellten Fragen (FAQ) im Zusammenhang mit Anfragen und Bestellungen in Payhawk. ## Kann ich die Payhawk-Mailbox für Rechnungen im Zusammenhang mit Anfragen nutzen? Wenn eine Rechnung die Nummer der Anfrage enthält und an die Payhawk-Mailbox gesendet wird, extrahiert das Datenextraktionstool von Payhawk die Daten und verknüpft die Rechnung automatisch mit der entsprechenden Anfrage. Sollte die Nummer des Auftrags aus irgendeinem Grund nicht lesbar sein, müssen Sie die [Rechnung manuell mit dem Auftrag verknüpfen](/help/de/viewing-and-uploading-invoices-for-requests). ## Können Anfragende Genehmigungsanfragen einreichen, wenn der Lieferant noch nicht ausgewählt wurde? Ja. Der vorgesehene Prozess in Payhawk sieht vor, dass der Lieferant erstellt und zur Anfrage hinzugefügt werden muss, bevor diese genehmigt wird. ## Kann ein Anfragender bei der Erstellung einer Anfrage einen Lieferanten zuweisen, der nicht in Payhawk vorhanden ist? Nein. Der Lieferant muss zunächst unter **Lieferanten** von einem Payhawk-Administrator im System angelegt werden. Weitere Informationen zur Erstellung von Lieferanten finden Sie im [FAQ-Artikel zu Lieferanten](/help/de/faq-on-suppliers). ## Kann die Anfrage-ID für die Ausgabe automatisch vom System extrahiert werden? Ja, das Datenextraktionstool von Payhawk extrahiert automatisch die ID und/oder die Bestellnummer, wenn sie in der hochgeladenen Rechnung enthalten ist. ## Können Payhawk Administratoren eine Anfrage löschen, nachdem sie genehmigt wurde? Anfragen können manuell vom Anfragenden oder von Payhawk-Buchhaltern und Payhawk-Administratoren geschlossen werden. Weitere Informationen finden Sie im Artikel zum Thema [Anfragen schließen](https://help.payhawk.com/de/articles/8548258-anfragen-schliessen). ## Müssen die Mitarbeitenden, die nicht eingereichte Anfragen löschen können, Payhawk-Administratoren sein? Nein. Weitere Informationen finden Sie im Artikel über [Bearbeiten und Löschen von Anfragen](https://help.payhawk.com/de/articles/8499083-kaufe-bearbeiten-und-loschen). ## Kann Payhawk mehrere Rechnungen mit einer einzigen Anfrage abgleichen? Ja. ## Kann Payhawk eine Rechnung mehreren Anfragen zuordnen? Ja. Wenn sich eine Rechnung auf mehrere Anfragen oder Bestellungen bezieht, müssen Sie sie nicht mehrmals hochladen. Teilen Sie die Ausgabe in Einzelposten auf und verknüpfen Sie jeden Einzelposten im Abschnitt **Betrag** mit der zugehörigen Anfrage. Einzelposten, die sich auf keine Anfrage beziehen, können ohne Anfrage bleiben. ## Unterstützt Payhawk einen 3-Wege-Abgleich? Ja. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt über das [Zwei- und Drei-Wege-Abrechnungsverfahren bei Payhawk vor der Zahlung](https://help.payhawk.com/de/articles/10163215-ubersicht-uber-die-anfragen-fur-buchhalter#h_e80c336649). ## Kann Payhawk Abweichungen automatisch erkennen? Ja. Payhawk gleicht hochgeladene Empfangsbestätigungen und Rechnungen automatisch mit Anfragen ab und benachrichtigt Sie bei Mengen- und/oder Preisabweichungen. Weitere Informationen finden Sie im Artikel über die [Festlegung von Schwellenwerten für Abweichungen bei Anfragen.](https://help.payhawk.com/de/articles/12701565-abweichungsregeln-fur-anfragen-festlegen) ## Wie können Benutzer die Schwellenwerte für Abweichungen und Workflows definieren? Sie können Abweichungsschwellenwerte unter **Einstellungen** > **Anfragen** > **[Anfragetyp]** > **Workflow** > **Zahlung**-Schritt festlegen. Weitere Informationen finden Sie im Artikel über die [Festlegung von Schwellenwerten für Abweichungen bei Anfragen.](https://help.payhawk.com/de/articles/12701565-abweichungsregeln-fur-anfragen-festlegen) Gleichzeitig können Sie unter **Einstellungen > Workflows > Ausgabenarten** > **Rechnungsworkflow** benutzerdefinierte Genehmigungsworkflows für den Fall von Abweichungen festlegen. Weitere Informationen finden Sie im Artikel über die [Definition von Workflows für Rechnungszahlungen mit Anfragen](/help/de/workflow-conditions-and-custom-workflows). ## Wie können Benutzer festlegen, wer Bestellungen einreichen darf? Benutzer können unter **Einstellungen** > **Anfragen** > **Bestellungen** festlegen, wer Anfragen einreichen darf. ## Können Benutzer eine benutzerdefinierte Nummerierung und ein Präfix für Bestellungen festlegen? Ja. Sie können die Daten unter **Einstellungen** > **Anfragen** > **Bestellungen** > **Anpassung** anpassen. ## Können Benutzer eine zentrale Rechnungs-E-Mail-Adresse für Bestellungen festlegen, an die die eingehenden Rechnungen gesendet werden? Ja. Sie können die E-Mail-Adresse im Feld **Einstellungen** > **Anfragen** > **Bestellungen** > **Anpassung** > **Zentrale Rechnungsadresse** einstellen. Die E-Mail-Adresse wird im Abschnitt **Käufer** jeder Bestellung angezeigt, damit Ihre Lieferanten wissen, wohin sie ihre Rechnungen senden sollen. Weitere Informationen finden Sie im Artikel über [Konfiguration der Grundeinstellungen für Anfragen](https://help.payhawk.com/de/articles/8537345-bestellungen-konfigurieren). ## Kann eine Anfrage von mehreren Personen genehmigt werden? Ja. Sie können die Workflows für die Genehmigung von Anfragen unter **Einstellungen** > **Workflows** > **Anfragen** anpassen. Dort können Sie eine bestimmte Rolle festlegen, z. B. Payhawk-Buchhalter oder Payhawk-Administrator; eine Person, wie beispielsweise einen Teammanager oder einen Manager eines benutzerdefinierten Ausgabenfeldes, oder [einen betragsbasierten benutzerdefinierten Genehmigungsworkflow auswählen](/help/de/workflow-conditions-and-custom-workflows). ## Was sind die Schritte im Lebenszyklus einer Anfrage? - Einreichen - Die Anfrage wurde nicht eingereicht oder an den Mitarbeitenden zurückgesandt. - Überprüfung - Die Anfrage wurde eingereicht, aber nicht überprüft, oder er wurde zur Überprüfung zurückgeschickt. - Genehmigen - Die Anfrage wurde geprüft, aber noch nicht genehmigt. - Empfangen - Die Anfrage ist genehmigt, aber noch nicht vollständig eingegangen. - Rechnung - Alle Posten sind vollständig eingegangen, aber die Anfrage ist noch nicht fakturiert. - Bezahlen - Alle Posten sind vollständig eingegangen und in Rechnung gestellt, aber eine oder mehrere Rechnungen sind noch nicht bezahlt. - Schließen - Alle Posten sind eingegangen und in Rechnung gestellt, jedoch ist die Anfrage noch nicht abgeschlossen. Alle Einzelheiten finden Sie im [Lebenszyklus von Anfragen bei Payhawk](https://help.payhawk.com/de/articles/10163215-ubersicht-uber-die-anfragen-fur-buchhalter#h_0c72e25874). ## Können Benutzer eine bereits genehmigte Anfrage archivieren oder löschen? Sie können die Anfrage nicht löschen, aber Sie können sie [schließen, wenn sie nicht mehr benötigt wird](https://help.payhawk.com/de/articles/8548258-anfragen-schliessen). ## Kann Payhawk Berichte für Anfragen auf der Grundlage bestimmter Kriterien erstellen? Ja. Um [Anfragen](https://help.payhawk.com/de/articles/10163215-ubersicht-uber-die-anfragen-fur-buchhalter) nach bestimmten Kriterien zu filtern, gehen Sie zur App **Anfragen** und wählen Sie die gewünschten Filter. ![Suche Filter hinzufügen in der Anfragenliste mit den Filtern Anfrage-ID, Anfragestatus und Anfragetyp.](https://cdn.payhawk.com/Adm%3ARequests/requests_list_filters_20261015_ai.png) ## Sind die erstellten Anfragen mit der ERP- oder Buchhaltungssoftware des Unternehmens verknüpft? Nein. ## Kann eine geschlossene Anfrage wieder geöffnet werden? Ja, [eine Anfrage kann von jeder Person wieder geöffnet werden](https://help.payhawk.com/de/articles/8548258-anfragen-schliessen#h_ac89019220), die auch die Berechtigung hat, sie zu schließen. Dies umfasst alle Benutzer, die die Anfrage in Payhawk einsehen können: den Eigentümer und Prüfer der Anfrage, den Teammanager des Eigentümers der Anfrage sowie die Payhawk-Buchhalter und Payhawk-Administratoren in Ihrem Unternehmen. ## Ich habe einen neuen Anfragetyp hinzugefügt, kann ihn aber nicht verwenden. Warum? Neue Anfragetypen sind standardmäßig deaktiviert. Sie müssen sie in **Einstellungen** > **Anfragen** manuell aktivieren, bevor Sie sie verwenden können. ## Wie funktionieren Kartenzahlungsanfragen mit dem monatlichen Kartenbudget? Wenn eine Kartenzahlungsanfrage genehmigt wird: - Geldmittel sind für diese Anfrage reserviert. - Monatliches Guthabenlimit zurücksetzen – Ihr Kartenlimit wird jeden Monat regulär zurückgesetzt, während die reservierten Geldmittel verfügbar bleiben. - Unzureichende Geldmittel – wenn der Betrag zu niedrig ist, bearbeiten Sie die Anfrage und senden Sie sie erneut. - Überschüssige Geldmittel – verbleibende Beträge werden automatisch entfernt, sobald die Anfrage geschlossen wird. ## Was sind Dokumentanforderungen? In Payhawk sind Dokumentanforderungen Rechnungen und Belege, die automatisch von externen Reiseplattformen wie Perk oder Egencia an Payhawk weitergeleitet wurden. Diese Elemente müssen überprüft werden, um sicherzustellen, dass alle Angaben korrekt sind, bevor sie offiziell in Payhawk importiert und zur Zahlung verarbeitet werden. Mit dem Filter für Dokumentanforderungen können Sie diese Einträge leicht identifizieren und verwalten, um eine fristgerechte Überprüfung und Bearbeitung sicherzustellen. ## Kann ich einen Mindestbetrag für die Erstellung von Bestellungen festlegen? Bestellungen können für jeden Betrag erstellt werden. Das Festlegen eines Mindestbetrags zur Einschränkung der Bestellerstellung wird derzeit nicht unterstützt. ## Kann ich einer Bestellung eine Lieferadresse hinzufügen? Ja. Ein Payhawk-Administrator kann einem Anfragetyp, dessen Workflow den Schritt **Bestellung erstellen** enthält, das Feld **Lieferadresse** hinzufügen. Sobald es aktiviert ist, wählt der Anfragesteller eine Lieferadresse aus den gespeicherten Adressen Ihres Unternehmens aus, und diese erscheint auf der erstellten Bestellung. ## Warum werden auf meiner Bestellung die Adresse oder die Steuernummer des Lieferanten nicht angezeigt? Der Abschnitt **Lieferant** der Bestellung zeigt die Daten, die in Payhawk für den Lieferanten gespeichert sind, darunter Name, Steuernummer, Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Fehlt eine Angabe auf dem Dokument, ist sie für den Lieferanten nicht gespeichert. Ein Payhawk-Buchhalter oder Payhawk-Administrator kann sie in den [allgemeinen Lieferantendaten](/help/de/editing-viewing-and-applying-supplier-details) ergänzen. Payhawk übernimmt die Lieferantendaten, wenn die Bestellung erstellt wird. Bestellungen, die erstellt wurden, bevor die Daten hinzugefügt wurden, behalten die Daten, die sie zu diesem Zeitpunkt hatten.