--- title: "FAQ zur Mailbox" slug: "faq-on-the-receipts-mailbox" description: "Finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen zur Verwendung des Payhawk-Belegpostfachs und zur Verwaltung von E-Mail-Anhängen." updated: 2026-10-27T16:28:40Z published: 2026-10-27T16:28:40Z canonical: "payhawk.com/faq-on-the-receipts-mailbox" --- > ## Documentation Index > Fetch the complete documentation index at: https://payhawk.com/help/llms.txt > Use this file to discover all available pages before exploring further. # FAQ zur Mailbox Dieser Artikel enthält Antworten auf einige der am häufigsten gestellten Fragen (FAQ) im Zusammenhang mit der Mailbox in Payhawk. ## Kann ich Weiterleitungsregeln für die Mailbox festlegen? Wenn Sie regelmäßig Rechnungen von einem Lieferanten erhalten, können Sie in Ihrem Posteingang Weiterleitungsregeln einrichten, damit Payhawk alle diese Rechnungen automatisch empfängt. Weitere Informationen finden Sie in den Artikeln zum Einrichten von Weiterleitungsregeln für die Payhawk-Mailbox unter [Gmail](/help/de/forwarding-invoices-to-the-receipts-mailbox-on-gmail) und [Outlook](/help/de/forwarding-invoices-to-the-receipts-mailbox-on-outlook). ## Kann ich Rechnungen aus einem freigegebenen Postfach weiterleiten? Ja. Fügen Sie die Adresse des freigegebenen Postfachs, zum Beispiel invoices@yourcompany.com, in den Mailbox-Einstellungen als zugelassenen Absender hinzu und richten Sie anschließend die automatische Weiterleitung von dieser Adresse ein. Weitere Informationen finden Sie in den Artikeln zur [Konfiguration der Mailbox](/help/de/configuring-the-payhawk-mailbox) und zur Weiterleitung von Rechnungen an die Mailbox aus [Gmail](/help/de/forwarding-invoices-to-the-receipts-mailbox-on-gmail) und [Outlook](/help/de/forwarding-invoices-to-the-receipts-mailbox-on-outlook). ## Was kann ich tun, wenn der Ausgabenbeleg nicht erfolgreich bearbeitet wird? Falls Ihr Ausgabenbeleg nicht erfolgreich verarbeitet wurde, können Sie ihn manuell bearbeiten. So bearbeiten Sie Ihre ausstehende **Mailbox-Anfrage** und Ihren Ausgabenbeleg manuell: 1. Öffnen Sie im [Payhawk-Webportal](https://portal.payhawk.com) den App-Umschalter oben links und gehen Sie zu **Posteingang**. Öffnen Sie in der mobilen Payhawk-App Ihren **Posteingang**. 2. Suchen Sie die **Mailbox-Anfrage** mit dem Dokument, das Sie bearbeiten müssen. Klicken Sie auf **An bestehende anhängen**. 3. Wählen Sie die Entität, in deren Namen die Ausgabe getätigt wurde. Klicken Sie auf **+ Als neu hinzufügen…** oder hängen Sie das Dokument an eine bestehende Ausgabe aus der Liste an. ![Bereich Zu Ausgabe hinzufügen mit der Liste bestehender Ausgaben und + Als neue Ausgabe hinzufügen, dann der Schritt Als neue Ausgabe hinzufügen mit der Zahlungsart und Ausgabe hinzufügen.](https://cdn.payhawk.com/Navigation%20images%20Desi_20261009/FAQ_2_mailbox_2_20261009_ai.png) 4. Wählen Sie die Zahlungsart für die Ausgabe aus. Wenn die Ausgabe beispielsweise aus eigenen Mitteln des Angestellten bezahlt wurde, markieren Sie **Erstattung** und klicken Sie auf **Hinzufügen**. Daraufhin wird das Dokument verarbeitet und erscheint auf der Registerkarte **Alle**, auf der Sie alle automatisch verarbeiteten Dokumente finden können. ## Wie kann ich feststellen, ob bei meiner Weiterleitungsregel ein Problem vorliegt? Um ein Problem bei der Weiterleitung an die Mailbox festzustellen, senden Sie versuchsweise zwei E-Mails an die Mailbox: - Eine E-Mail-Nachricht, die von Ihrer E-Mail-Adresse invoices@yourcompany.com direkt an die Mailbox gesendet wurde. - Eine E-Mail-Nachricht, die von Ihrer E-Mail-Adresse invoices@yourcompany.com über Ihre aktuelle Weiterleitungsregel an die Mailbox gesendet wurde. Falls nur die direkt gesendete E-Mail empfangen wird und im Payhawk-System als Ausgabe erfasst wird, liegt das Problem bei der automatischen Weiterleitung. Wenden Sie sich in diesem Fall an Ihre interne IT-Abteilung, um die DKIM-, SPF- und Postfachkonfigurationen zu überprüfen. ## Wie geht die Mailbox mit Rechnungen von Auftragnehmern um, die mehrere Anhänge enthalten? Wenn Sie eine E-Mail mit mehreren Anhängen an die Mailbox weiterleiten, behandelt das System jeden Anhang als separates Dokument, und die Anhänge werden nicht automatisch zu einer einzigen Datei zusammengefasst. Auch wenn dies das Datenextraktionstool von Payhawk nicht unbedingt beeinträchtigt, kann es zu einem fragmentierten Workflow und einem erhöhten manuellen Aufwand während der Überprüfungs- und Genehmigungsphase führen. Für optimale Effizienz und Kosteneffektivität wird empfohlen, Folgendes zu tun: - Verwenden Sie eine einzige Rechnung, in der Auftragnehmer eine zusammenfassende Position für alle ihre Ausgaben hinzufügen, anstatt für jede Ausgabe separate Dokumente zu versenden. - Fassen Sie die Belege in einer einzigen PDF-Datei zusammen, die als Begleitdokumentation für die Ausgabenposition auf der Hauptrechnung dient.