--- title: "Erste Schritte für Payhawk Administratoren" slug: "getting-started-for-payhawk-administrators" description: "Starten Sie als Payhawk-Administrator: Verwalten Sie Ausgaben, geben Sie Karten aus, legen Sie Richtlinien und Workflows fest und zahlen Sie Rechnungen." updated: 2026-10-27T14:31:54Z published: 2026-10-27T14:31:54Z canonical: "payhawk.com/getting-started-for-payhawk-administrators" --- > ## Documentation Index > Fetch the complete documentation index at: https://payhawk.com/help/llms.txt > Use this file to discover all available pages before exploring further. # Erste Schritte für Payhawk Administratoren Willkommen bei Payhawk! Wir freuen uns riesig, Sie an Bord zu haben, und hoffen, Ihnen mit unserer Plattform den Alltag zu erleichtern! - Das Payhawk Customer Success Team begleitet Sie kompetent durch den gesamten Prozess und steht Ihnen jederzeit unterstützend zur Seite. Darüber hinaus ist das Team montags bis freitags von 08:00 bis 18:00 Uhr MEZ über den Live-Chat für eine schnelle und proaktive Unterstützung erreichbar. - Falls Sie einige der am häufigsten gestellten Fragen nachlesen möchten, durchsuchen Sie bitte die Ressourcen im Payhawk [Help Center.](https://payhawk.com/help-center) ## Zielgruppe Dieser Leitfaden richtet sich an Mitarbeitende von Unternehmen mit Sitz im Vereinigten Königreich und im EWR, die über Payhawk-Administratorrechte verfügen und für die vollständige Verwaltung des Payhawk-Kontos ihres Unternehmens verantwortlich sind. Dazu gehören die Überwachung aller Unternehmensausgaben, die Verknüpfung und Ausgabe von Firmenkarten, die Festlegung von Ausgaberichtlinien und Kartenkontrollen, die Definition von Arbeitsabläufen, die Abwicklung von Rechnungszahlungen und Kostenerstattungen sowie die Einrichtung von Teams mit gemeinsamen Budgets. ## Zusammenfassung Diese Kurzanleitung führt Sie durch die grundlegenden Schritte zur Nutzung des Systems als Payhawk-Administrator und hilft Ihnen dabei, das Payhawk-Webportal und die mobile Payhawk-App in Betrieb zu nehmen: 1. [Schritt 1 – Registrieren Sie sich bei Payhawk und aktivieren Sie Ihr Konto](/help/getting-started-for-payhawk-administrators#h_5fbf3de3eb) 2. [Schritt 2 – Laden Sie Guthaben auf Ihr Payhawk-Konto](/help/getting-started-for-payhawk-administrators#h_d79332907c) 3. [Schritt 3 – Laden Sie Mitarbeitende ein und richten Sie Ihre Teams ein](/help/getting-started-for-payhawk-administrators#h_cab4469828) 4. [Schritt 4 – Stellen Sie Karten für Ihre Mitarbeitenden aus](/help/getting-started-for-payhawk-administrators#h_519c3fa565) 5. [Schritt 5 – Definieren Sie Ausgabenkategorien und benutzerdefinierte Felder](/help/getting-started-for-payhawk-administrators#h_884377d77e) 6. [Schritt 6 – Richten Sie Ihre Genehmigungs-Workflows ein](/help/getting-started-for-payhawk-administrators#h_7432330386) 7. [Schritt 7 – Synchronisieren Sie Ihr Payhawk-Konto mit Ihrem ERP-System](/help/getting-started-for-payhawk-administrators#h_c84005874a) 8. [Schritt 8 – Schließen Sie den Monat ab und archivieren Sie Ihre Ausgaben](/help/getting-started-for-payhawk-administrators#h_7371a5d921) **Starten Sie jetzt mit Ihrer Payhawk-Erfahrung!** --- ## Schritt 1 – Registrieren Sie sich bei Payhawk und aktivieren Sie Ihr Konto --- Um die Schritte in diesem Leitfaden befolgen zu können, müssen Sie zunächst: 1. [sich bei Payhawk über eine E-Mail-Einladung registrieren](/help/registering-to-payhawk-with-an-email-invite) oder [über Active Directory](/help/registering-to-payhawk-over-active-directory). 2. [Ihr persönliches Payhawk-Konto aktivieren](/help/activating-your-personal-payhawk-account). Weitere Informationen finden Sie in den Artikeln zum Thema [Konfiguration Ihrer persönlichen Payhawk-Profileinstellungen](/help/personal-profile). --- ## Schritt 2 – Laden Sie Guthaben auf Ihr Payhawk-Konto --- Das Aufladen Ihres Payhawk-Kontos ist so einfach wie eine Banküberweisung. So [laden Sie Guthaben auf Ihr Payhawk-Konto](/help/loading-funds-to-your-payhawk-account) von verknüpften Bankkonten in Großbritannien und im EWR auf: 1. Öffnen Sie den App-Umschalter oben links und gehen Sie zu **Geldmittel**. Klicken Sie in Ihren Kredit- oder Debitkonten auf die gewünschte Währung. 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche **+ Guthaben hinzufügen**, um eine Liste Ihrer verknüpften Konten anzuzeigen. ![Payhawk-Seite Geldmittel für das GBP-Debitkonto mit den Einzahlungsschritten und Bankdaten: Begünstigter, IBAN, BIC, Kontonummer und Bankleitzahl (Sort Code).](https://cdn.payhawk.com/Navigation%20images%20Desi_20261013/getting-started-for-payhawk-administrators-01_20261013_ai.png) 3. Klicken Sie auf das gewünschte Konto, um es als Einzahlungsquelle für die Aufladung des erforderlichen Guthabens festzulegen, und geben Sie den Betrag an. Klicken Sie auf **Guthaben hinzufügen**. 4. Sobald Sie die Zahlung autorisiert haben, wird die Einzahlung unter Ihrem entsprechenden Konto als „ausstehend“ angezeigt. Sobald die Einzahlung verbucht wurde, wird sie im Feld **Einzahlungsverlauf** des Kontos angezeigt. ![Payhawk-Bereich Geldmittel für ein EUR-Debitkonto mit den Einzahlungsschritten und SEPA-Überweisungsdaten: Begünstigter, IBAN und BIC.](https://cdn.payhawk.com/Navigation%20images%20Desi_20261013/getting-started-for-payhawk-administrators-02_20261013_ai.png) Alternativ können Sie Geld per Banküberweisung auf Ihr Payhawk-Konto einzahlen. Weitere Informationen finden Sie im Artikel über [Einzahlungswährungen und Zahlungsmethoden für verknüpfte Konten](/help/overview-of-deposits-and-payments-in-payhawk) sowie Banküberweisungen. Darüber hinaus müssen Sie sich bei Payhawk nicht jeden Tag bei der Anwendung anmelden, um lediglich den Kontostand Ihres Unternehmens im Blick zu behalten. [Legen Sie einen Schwellenwert fest](/help/overview-of-deposits-and-payments-in-payhawk). Sobald Ihr Kontostand unter diesen Betrag fällt, benachrichtigt Payhawk die Payhawk Administratoren in Ihrem Unternehmen automatisch per E-Mail. --- ## Schritt 3 – Laden Sie Mitarbeitende ein und richten Sie Ihre Teams ein --- Damit Ihre Mitarbeitenden Payhawk nutzen können, müssen Sie sie zunächst in das System einladen. Anschließend können Sie Ihre Teams zusammenstellen. Teams in Payhawk müssen nicht unbedingt der hierarchischen Struktur Ihres Unternehmens entsprechen. Sie können auch anhand anderer Kriterien gebildet werden, beispielsweise anhand bestimmter Projekte oder Aufgabenbereiche, an denen die Mitarbeitenden arbeiten. ### Payhawk-Rollen und -Berechtigungen Jedem Mitarbeitenden, den Sie zu Payhawk einladen, muss eine Rolle zugewiesen werden. Sie können entweder eine der in Payhawk integrierten Rollen verwenden oder eine eigene benutzerdefinierte Rolle erstellen. Darüber hinaus können Sie jeder Rolle bei Bedarf die Rollenerweiterung „Teammanager“ oder „Assistent der Geschäftsführung“ zuweisen. > [!TIP] > Payhawk-Administratoren können Teammitgliedern, die sich um Compliance-Unterlagen kümmern müssen (z. B. das Hochladen von Unternehmens- und Identitätsdokumenten, den Zugriff auf KYC-Formulare und den Empfang von KYC-Benachrichtigungen), die Rolle „Bevollmächtigter Vertreter“ zuweisen, ohne ihnen den vollen Payhawk-Administratorzugriff zu gewähren. Die grundlegenden Payhawk-Rollen sind „Payhawk Administrator“, „Payhawk Buchhalter“ und „Payhawk Angestellter“. Die weiteren integrierten Rollen „IT-Administrator“, „Senior AP Clerk“, „Bevollmächtigter“ und „Auditor“ basieren auf den Berechtigungen der Rolle „Payhawk Administrator“. - [Payhawk-Rollen](/help/payhawk-roles) - [Payhawk-Rollenerweiterungen](/help/payhawk-role-extensions) - [Benutzerdefinierte Rollen bei Payhawk](/help/custom-roles) ### Mitarbeitende zu Payhawk einladen So laden Sie Mitarbeitende zu Payhawk ein und weisen ihnen die erforderlichen Rollen zu: 1. Öffnen Sie den App-Umschalter oben links und gehen Sie zu **Mitarbeiter** und wählen Sie dann im linken Bereich **Mitarbeiter** aus. Klicken Sie auf **+ Neu**. 2. Um eine E-Mail-Einladung an die Mitarbeitenden zu versenden, geben Sie eine E-Mail-Adresse ein, wählen Sie die Rolle aus und klicken Sie auf **Einladen**. Daraufhin erhält der Mitarbeitende eine E-Mail mit einem Registrierungslink. ![Payhawk-Seite Mitarbeiter mit geöffnetem Bereich zum Einladen neuer Mitarbeitender mit E-Mail-Feld, Schalter für die Einladung per SMS und Rollenoptionen.](https://cdn.payhawk.com/virtual-qa/2026-10-08-37748806624-1/getting-started-for-payhawk-administrators-03.png) Um eine SMS-Einladung an die Mitarbeitenden zu versenden, geben Sie eine E-Mail-Adresse ein und aktivieren Sie den Schalter **Via SMS einladen**. Geben Sie den Namen und die Handynummer des Mitarbeitenden ein, wählen Sie die Rolle aus und klicken Sie auf **Einladen**. Daraufhin erhält der Mitarbeitende eine SMS mit einem Registrierungslink. ![Payhawk-Seite Mitarbeiter mit der Schaltfläche Neu und geöffnetem Bereich zum Einladen neuer Mitarbeitender mit E-Mail, Schalter für die Einladung per SMS, Name, Telefonnummer und Rollenoptionen.](https://cdn.payhawk.com/Getting%20started%20for%20Payhawk%20Administrators_20261008_ai/invite-employees-panel_20261008_ai.png) Die von Ihnen eingeladenen Teammitglieder erhalten E-Mails. Wenn sie auf die Schaltfläche **Payhawk nutzen** klicken, gelangen sie zur Seite, auf der sie ihr Payhawk-Konto erstellen können. ![Willkommens-E-Mail von Payhawk, die den Mitarbeitenden in das Konto einlädt, mit einer Schaltfläche zum Starten mit Payhawk.](https://cdn.payhawk.com/Getting%20started%20for%20Payhawk%20Administrators_20261008_ai/welcome-email_20261008_ai.jpg) Sobald sich die eingeladenen Mitarbeitenden [bei Payhawk registriert haben](/help/registering-to-payhawk-with-an-email-invite), ändert sich der Status ihrer ausstehenden Einladung, und der Mitarbeitende wird unter der Registerkarte **Mitarbeiter** > **Mitarbeiter** > **Aktiv** angezeigt. Nachdem Sie Ihre Mitarbeitenden eingeladen haben, können Sie Ihre Teams und Mitarbeitenden zusammenstellen und verwalten, beispielsweise [Teams erstellen, bearbeiten und löschen](/help/creating-editing-and-deleting-teams), [die Angaben zur Kostenerstattung der Mitarbeitenden ändern](/help/managing-employees) oder [die E-Mail-Adressen der Mitarbeitenden bearbeiten](/help/managing-employees). Darüber hinaus unterstützt Payhawk auch die Integration mit verschiedenen Personalinformationssystemen (HRIS). Das bedeutet, dass SieMitarbeitende und deren Daten automatisch von unterstützten Plattformen importieren können. - [Integration von HR-Informationssystemen mit Payhawk](/help/hr-information-systems-hris) --- ## Schritt 4 – Stellen Sie Karten für Ihre Mitarbeitenden aus --- Nachdem Sie nun Geld auf Ihr Konto eingezahlt haben, können Sie damit beginnen, physische oder virtuelle Karten für Ihre Mitarbeitenden auszustellen. - Die virtuellen Karten von Payhawk sind für Online-Zahlungen vorgesehen. Sie können jedoch auch zu einer digitalen Wallet hinzugefügt und für Zahlungen an POS-Terminals verwendet werden. - Physische Payhawk-Karten (Kunststoff- und Premium-Metallkarten) sind für Online- und POS-Zahlungen vorgesehen, beispielsweise für geschäftliche Einkäufe vor Ort oder auf Reisen weltweit. ### Einzelne Limits und Richtlinien für Ausgabenkarten Sie können außerdem einzelne Karten für Mitarbeitende ausstellen oder Teamkarten (gemeinsame Budgets) erstellen. In Payhawk können Sie für eine Einzel- oder Teamkarte ein individuelles Limit festlegen oder Ausgaberichtlinien definieren und diese den Karten zuweisen. - Einzelne Limits sind individuelle monatliche Limits für Unternehmenskarten, die entweder einer Einzelperson oder einem Team zugeordnet sind. Karten mit einzelnen Limits eignen sich für wiederkehrende Zahlungen, die leicht einzuschätzen sind und keine komplexen Genehmigungsverfahren erfordern. - [Limits auf der Grundlage der Ausgabenrichtlinien des Unternehmens](/help/spend-policies) eignen sich dazu, Karteninhaber anhand ihres Ausgabeverhaltens in verschiedene Kategorien einzuteilen. So können Sie beispielsweise eine Richtlinie für die oberste Führungsebene festlegen, die ein hohes Ausgabenlimit vorsieht. ### Ausstellung von Kunststoff- und hochwertigen Metallkarten Die physischen Karten werden innerhalb von weniger als 5 Werktagen nach der Ausstellung zugestellt. Jede Kunststoff- oder Premium-Metallkarte ist einem einzelnen Mitarbeitenden zugeordnet, und [jeder Karteninhaber muss seine physische Karte über die mobile Payhawk-App](/help/activating-your-payhawk-card) aktivieren: 1. Öffnen Sie den App-Umschalter oben links und gehen Sie zu **Karten** und wählen Sie dann im linken Bereich **Alle Karten** aus. Klicken Sie auf die Schaltfläche **+ Neu**. 2. Wählen Sie im sich öffnenden Dialogfeld die Option **Physisch** (für eine Plastikkarte) oder **Metall** (für eine Premium-Metallkarte) aus und wählen Sie den Mitarbeitenden aus, dem die Firmenkarte zugewiesen ist. - [Sie können die Karte bei Bedarf später benennen](/help/naming-cards-for-employees). - [Ihre Mitarbeitenden können ihren Karten ebenfalls Namen zuweisen](/help/naming-and-renaming-your-payhawk-card). 3. Wählen Sie unter **Limits**, [zwischen einem eigenständigen monatlichen Limit und einem monatlichen Limit auf der Grundlage einer bestehenden Ausgabenrichtlinie des Unternehmens](/help/setting-spend-limits-and-advanced-card-controls-for-employee-cards). 4. Bei Karten mit individuellen Limits wählen Sie bitte die Währung und das monatliche Limit aus. Bei Karten, die bestehenden Ausgabenrichtlinien des Unternehmens unterliegen, wählen Sie bitte die Währung und die Richtlinie aus, der Sie die Karte zuordnen möchten. 5. Wählen Sie die Lieferadresse für die Karte aus. Der Schalter für Ihre Firmenadresse ist standardmäßig aktiviert. Wenn Sie möchten, dass die Karte an eine andere Adresse geliefert wird, deaktivieren Sie den Schalter und geben Sie die erforderlichen Adressdaten ein. 6. Klicken Sie auf **Karte ausstellen**, um Ihre Auswahl zu bestätigen. ![Payhawk-Seite Karten mit der Schaltfläche Neu und geöffnetem Bereich zum Ausstellen einer neuen physischen Metallkarte mit Karteninhaber, Unterschrift, Limits und Lieferadresse.](https://cdn.payhawk.com/Getting%20started%20for%20Payhawk%20Administrators_20261008_ai/issue-physical-card_20261008_ai.png) ### Virtuelle Karten ausstellen Virtuelle Karten werden automatisch aktiviert, und Ihr Team kann sie direkt nach der Ausstellung nutzen: 1. Öffnen Sie den App-Umschalter oben links und gehen Sie zu **Karten** > **Alle Karten**. Klicken Sie auf **+ Neu**. 2. Wählen Sie im sich öffnenden Dialogfeld die Option **Virtuell** aus und wählen Sie den Mitarbeitenden aus, dem die Firmenkarte zugewiesen ist. 3. Wählen Sie unter **Limits**, [zwischen einem eigenständigen monatlichen Limit und einem monatlichen Limit auf der Grundlage einer bestehenden Ausgabenrichtlinie des Unternehmens](/help/setting-spend-limits-and-advanced-card-controls-for-employee-cards). 4. Bei Karten mit individuellen Limits wählen Sie bitte die Währung und das monatliche Limit aus. Bei Karten, die bestehenden Ausgabenrichtlinien des Unternehmens unterliegen, wählen Sie bitte die Währung und die Richtlinie aus, der Sie die Karte zuordnen möchten. 5. Klicken Sie auf **Karte ausstellen**, um Ihre Auswahl zu bestätigen. ![Payhawk-Seite Karten mit der Schaltfläche Neu und geöffnetem Bereich zum Ausstellen einer neuen virtuellen Karte mit Karteninhaber, Kartentitel, Limits, Finanzierungsquelle und Monatslimit.](https://cdn.payhawk.com/Getting%20started%20for%20Payhawk%20Administrators_20261008_ai/issue-virtual-card_20261008_ai.png) --- ## Schritt 5 – Definieren Sie Ausgabenkategorien und benutzerdefinierte Felder --- [Die Ausgabenkategorien von Payhawk](/help/creating-editing-and-deleting-expense-categories) sowie [benutzerdefinierte Ausgabenfelder](/help/overview-of-expense-fields) sind in Kombination äußerst leistungsstarke Werkzeuge, da sie eine schnellere und einfachere Finanzkontrolle ermöglichen. ### Payhawk-Ausgabenkategorien Ausgabenkategorien sind benutzerfreundliche Bezeichnungen für Ausgaben, die Mitarbeitende über die mobile Payhawk-App oder das Payhawk-Webportal einreichen können. Die Mitarbeitenden können die entsprechenden Kategorien einsehen und schnell die passende Kategorie für eine Ausgabe auswählen. Jede Kategorie ist mit einem optionalen Kontocode aus Ihrem Kontenplan oder anderen Buchhaltungssystemen verknüpft. Bitte beachten Sie, dass die Kontocodes nur in Ihrem Monatsbericht angezeigt werden. So legen Sie eine Ausgabenkategorie an: 1. Öffnen Sie im [Payhawk-Webportal](https://portal.payhawk.com) den App-Umschalter oben links und gehen Sie zu **Einstellungen** > **Felderbibliothek**. 2. Klicken Sie auf **Kategorie** und anschließend auf die Schaltfläche **+ Kategorie hinzufügen*.*** 3. Geben Sie den Namen der neuen Kategorie, den Kontocode und gegebenenfalls den Standard-Mehrwertsteuersatz ein. Klicken Sie auf **Speichern**.![Ausgabenkategorien mit Optionen zum Hinzufügen, Bearbeiten und Verwalten der Sichtbarkeitseinstellungen für Nutzer.](https://cdn.payhawk.com/Adm%3AIntegrations%3ALeftImages/fieldsandvalues-image2.png) ### Benutzerdefinierte Ausgabenfelder in Payhawk Neben der Ausgabenkategorie können Sie mit Payhawk zu jeder Unternehmensausgabe weitere Details hinzufügen, wie beispielsweise Kostenstelle, Projekt-ID und vieles mehr. So erstellen Sie ein benutzerdefiniertes Ausgabenfeld in Payhawk: 1. Öffnen Sie den App-Umschalter oben links und gehen Sie zu **Einstellungen** > **Felderbibliothek**. 2. Klicken Sie auf **+ Feld hinzufügen**, um das neue benutzerdefinierte Feld hinzuzufügen. 3. Geben Sie im Dialogfeld **Feld hinzufügen** die erforderlichen Angaben ein: Feldname, Rollen, ob das benutzerdefinierte Ausgabensfeld für bestimmte Ausgabenkategorien angezeigt werden soll, ob das benutzerdefinierte Ausgabensfeld bei der Einreichung obligatorisch ist und ob das benutzerdefinierte Ausgabensfeld bei der Prüfung obligatorisch ist. 4. Klicken Sie auf **Hinzufügen**. ![Feldbibliothek mit Optionen zum Hinzufügen von Feldern und Filtern für Ausgaben.](https://cdn.payhawk.com/Adm%3AIntegrations%3ALeftImages/fieldsandvalues-image3.jpg) --- ## Schritt 6 – Richten Sie Ihre Genehmigungs-Workflows ein --- Je nach Abteilung, Betrag, Ausgabenart und Anfrageart sind unter Umständen separate Genehmiger erforderlich, bevor eine Rechnung oder Zahlung abgeschlossen werden kann. Mit Payhawk können Sie [benutzerdefinierte Genehmigungs-Workflows](/help/workflow-conditions-and-custom-workflows) erstellen, die auf die Struktur Ihres Unternehmens zugeschnitten sind. ### Bedingungen, Genehmiger und benutzerdefinierte Workflows Sie können Workflows für Kartenanfragen und Kartentransaktionen, Erstattungen (einschließlich Tagespauschalen und Kilometergeld), Rechnungen, Anfragen, Bestellungen sowie weitere Ausgaben- und Anfragearten definieren. Genehmigungsschritte können [Standardrollen](/help/payhawk-roles) (wie z. B. „Payhawk Buchhalter“ oder „Payhawk Administrator“), [benutzerdefinierte Rollen](/help/custom-roles) oder bestimmte Mitarbeitende. Sie können auch Teamleiter, Sachkontenmanager oder benutzerdefinierter Feldmanager hinzufügen, um Genehmigungen auf der Grundlage von Teams, Ausgabenkategorien oder von Ihnen festgelegten Werten abzuwickeln. Die Workflows in Payhawk sind äußerst flexibel. Sie können Bedingungen wie Betragsgrenzen festlegen und aufeinanderfolgende oder parallele Genehmigungsschritte entwerfen, die den Richtlinien und Ausgabenprozessen Ihres Unternehmens entsprechen. ### Workflows für Rechnungen definieren Nehmen wir für dieses Beispiel einmal an, Sie hätten bislang noch keine Workflows für Rechnungen (ausgehende Banküberweisungen) definiert und möchten nun einen Genehmigungs-Workflow für Banküberweisungen ohne Bestellungen anlegen: 1. Öffnen Sie im [Payhawk-Webportal](https://portal.payhawk.com) den App-Umschalter oben links und gehen Sie zu **Einstellungen** > **Workflows** > Registerkarte **Ausgabenarten**. 2. Klicken Sie im Feld **Rechnungen** auf **Workflow bearbeiten**. 3. Klicken Sie auf **Einreichen** und wählen Sie die Option **Einreichen per** aus, damit Mitarbeitende Ausgaben einreichen können, die per Banküberweisung erstattet werden. 4. Klicken Sie auf **Änderungen speichern**. ![Workflow-Editor mit geöffnetem Bereich für die Details des Schritts Einreichen mit den Optionen Submit On und Submit Off.](https://cdn.payhawk.com/Getting%20started%20for%20Payhawk%20Administrators_20261008_ai/workflow-submit-details_20261008_ai.png) 5. Für den Genehmigungsschritt der Rechnungsart „Ausgaben“ wählen Sie die Option **Kein Antrag** und klicken Sie auf **+ Genehmigungsschritt hinzufügen**. Sie können entweder eine benutzerdefinierte Genehmigung hinzufügen oder die vorgeschlagene Standardvorlage verwenden. Klicken Sie in diesem Beispiel auf **+ Benutzerdefiniert**. Die Option **Vorlage** zeigt alle zuvor für Ihr Unternehmen definierten benutzerdefinierten Rollen an, beispielsweise „Teammanager“, sodass Sie diese nicht manuell aus der Dropdown-Liste der verfügbaren Genehmiger auswählen müssen. 6. Benennen Sie den Schritt im sich öffnenden Dialogfeld, indem Sie auf das **Bleistift-Symbol** (Bearbeiten) klicken. Geben Sie den Inhalt ein und klicken Sie auf die Schaltfläche **✔**. ![Drei Schritte im Workflow-Editor: Öffnen des Menüs Genehmigungsschritt hinzufügen, Bearbeiten des Schrittnamens im Bereich mit den Schrittdetails und der umbenannte Genehmigungsschritt Team manager approval.](https://cdn.payhawk.com/Getting%20started%20for%20Payhawk%20Administrators_20261008_ai/workflow-approval-step_20261008_ai.png) 7. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste der verfügbaren Genehmiger die Rolle **Teammanager** aus. Legen Sie anschließend die gewünschte Bedingung fest, indem Sie auf **+ Bedingung hinzufügen** klicken, zum Beispiel **Betrag**. 8. Um den Betrag festzulegen, ab dem eine Genehmigung erforderlich ist, legen Sie die Mengenbegrenzung über das Dropdown-Menü fest, beispielsweise „kleiner oder gleich“ (**<=**). Geben Sie in der nächsten Zeile den Betrag ein – beispielsweise **200**. 9. Klicken Sie auf **Speichern**. ![Vier Ansichten des Bereichs Genehmigungen: Auswahl eines Genehmigers wie Team Manager, Hinzufügen einer Bedingung, Auswahl des Betragsoperators und Eingabe des Werts 200.](https://cdn.payhawk.com/Getting%20started%20for%20Payhawk%20Administrators_20261008_ai/workflow-approver-conditions_20261008_ai.png) Um [einstufige, mehrstufige sequenzielle oder nicht-sequenzielle Genehmigungsverfahren](/help/workflow-conditions-and-custom-workflows) zu definieren, befolgen Sie bitte die Richtlinien und wenden Sie die gleichen Schritte wie oben beschrieben an. 10. Um die Berechtigungen für die Prüfung von Ausgaben festzulegen, klicken Sie auf den Schritt **Prüfen**. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü **Prüfen** den jeweiligen Mitarbeitenden oder die Rolle aus, die in Ihrem Unternehmen zur Prüfung der Rechnungen berechtigt sein soll, beispielsweise alle Payhawk Buchhalter. Klicken Sie auf **Speichern**. ![Drei Schritte für die Prüfphase: der Schritt Prüfen, die Liste der Personen und Rollen, die prüfen können, und der Prüfbereich mit ausgewähltem beliebigem Buchhalter.](https://cdn.payhawk.com/Getting%20started%20for%20Payhawk%20Administrators_20261008_ai/bank-review-step_20261008_ai.png) 11. Um die Berechtigungen für die Bestätigung von Ausgabendetails festzulegen, klicken Sie auf den Schritt **Details bestätigen**. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü **Details bestätigen** den jeweiligen Mitarbeitenden oder die Rolle aus, die in Ihrem Unternehmen berechtigt sein soll, die Ausgabendetails und die Zahlungsausführungsmethoden zu bestätigen, beispielsweise einen beliebigen Payhawk Buchhalter. Klicken Sie auf **Speichern**. ![Drei Schritte für die Phase Details bestätigen: der Schritt Details bestätigen, die Liste der Personen und Rollen, die Zahlungsdetails bestätigen können, und der Bereich mit ausgewähltem beliebigem Buchhalter.](https://cdn.payhawk.com/Getting%20started%20for%20Payhawk%20Administrators_20261008_ai/bank-confirm-details-step_20261008_ai.png) 12. Um die Berechtigungen für die Autorisierung von Zahlungen festzulegen, klicken Sie auf den Schritt **Autorisieren** . Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü **Autorisieren** den jeweiligen Mitarbeitenden oder die Rolle aus, der bzw. die Rechnungen für sofortige oder geplante Zahlungen autorisieren (begleichen) darf, sofern keine Bestellungen damit verknüpft sind, beispielsweise einen beliebigen Payhawk Administrator. Klicken Sie auf **Speichern**. ![Drei Schritte für die Phase Autorisieren: der Schritt Autorisieren, die Liste der Personen und Rollen, die die Zahlung autorisieren können, und der Bereich mit ausgewähltem beliebigem Administrator.](https://cdn.payhawk.com/Getting%20started%20for%20Payhawk%20Administrators_20261008_ai/bank-authorize-step_20261008_ai.png) Weitere Informationen finden Sie unter [So definieren Sie Workflows für Anfragen und Bestellungen](/help/setting-workflows-for-requests-and-purchase-orders) sowie unter [Kartenanfragen](/help/setting-approval-workflows-for-card-requests). Nachdem Sie Ihre Workflows definiert haben, können Ihre Mitarbeitenden [Ausgabenanfragen einreichen](/help/overview-of-company-expenses-for-employees), [Kartenanfragen](/help/submitting-and-canceling-card-requests) sowie [andere Anfragen](/help/creating-and-submitting-requests) einreichen, während die Genehmigenden in Ihrem Unternehmen diese [genehmigen oder ablehnen können](/help/approving-and-declining-expense-requests-from-the-payhawk-inbox). --- ## Schritt 7 – Synchronisieren Sie Ihr Payhawk-Konto mit Ihrem ERP-System --- Payhawk unterstützt die Live-Integration mit ERP-Systemen wie [DATEV (DUO)](/help/datev), [Exact Online](/help/exact-online), [Sage Intacct](/help/sage-intacct), [MS Business Central](/help/ms-business-central), [Oracle NetSuite](/help/oracle-netsuite), [Xero](/help/xero) sowie weitere. Basierend auf der Integration werden die für das ERP-System spezifischen Stamm- und benutzerdefinierten Buchhaltungsdaten automatisch zwischen Payhawk und der Buchhaltungssoftware ausgetauscht. Weitere Informationen dazu, welche Ausgaben- und Zahlungsdaten täglich übertragen werden, finden Sie in den Artikeln zu den gemeinsam genutzten Daten für die von Ihnen benötigte Integration – zum Beispiel [gemeinsam genutzte Daten zwischen Payhawk und DATEV (DUO](/help/overview-of-shared-data-with-duo)), [Exact Online](/help/overview-of-shared-data-with-exact-online), [MS Business Central](/help/overview-of-shared-data-with-exact-online), [Sage Intacct](/help/overview-of-shared-data-with-sage-intacct), [Oracle NetSuite](/help/overview-of-shared-data-with-oracle-netsuite), [Xero](/help/overview-of-shared-data-with-xero) und weitere. - [Payhawk-Integrationen](/help/erp-systems) Neben der Anbindung an ERP-Systeme unterstützt Payhawk auch die Anbindung an Reisemanagementsysteme wie [Egencia](/help/egencia), was ein nahtloses Geschäftsreisemanagement ermöglicht. --- ## Schritt 8 – Schließen Sie den Monat ab und archivieren Sie Ihre Ausgaben --- Mit Payhawk können Sie [bestimmte Zeiträume abschließen und archivieren](/help/closing-the-month-and-archiving-expenses), was insbesondere für Unternehmen mit Sitz in Spanien und Deutschland von großer Bedeutung ist. Die Funktion zur Archivierung von Ausgaben entspricht den spanischen Steuervorschriften sowie der GoBD-Richtlinie und ermöglicht Ihnen eine papierlose Buchführung. Sie können auch zwei oder mehr Monate archivieren. Beachten Sie beim Monatsabschluss und bei der Archivierung folgende Besonderheiten: - Sie können alle Ausgaben eines bestimmten Monats abschließen und archivieren, aber Sie können keine einzelne Ausgabe archivieren. - Nachdem Sie einen Zeitraum abgeschlossen und archiviert haben, können Sie auf jede archivierte Ausgabe zugreifen, diese einsehen und exportieren. Sie können archivierte Ausgaben jedoch weder ändern noch löschen. - Sie können eine Buchungsperiode erst abschließen, wenn alle Ausgaben für diese Periode geprüft wurden. - Payhawk archiviert alle Ausgaben mit einem Leistungszeitraumdatum für den ausgewählten Zeitraum. So schließen Sie einen einzelnen Monat ab und archivieren Ihre Ausgaben für einen bestimmten Monat: 1. Öffnen Sie den App-Umschalter oben links, gehen Sie zu **Ausgaben** und wählen Sie dann im linken Bereich **Archiv** aus. 2. Bewegen Sie den Mauszeiger über den Monat, den Sie abschließen möchten, und aktivieren Sie das Kontrollkästchen, sobald es erscheint. Aktivieren Sie anschließend das Kontrollkästchen für die Bestätigungsoption. 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche **Archiv 1 Monat**. ![Seite Archiv mit ausgewähltem September 2021 und dem Bereich zum Archivieren der Ausgaben für 1 Monat mit dem Bestätigungskästchen und der Schaltfläche zum Archivieren von 1 Monat.](https://cdn.payhawk.com/Getting%20started%20for%20Payhawk%20Administrators_20261008_ai/archive-expenses_20261008_ai.png)