--- title: "Erste Schritte für Payhawk Buchhalter in den USA" slug: "getting-started-with-payhawk-for-us-employees" description: "Richten Sie Payhawk als Buchhalter in den USA ein: Konto aktivieren, Ausgaben prüfen, Kartenlimits überwachen, Lieferanten verwalten und Zahlungen planen." updated: 2026-10-19T12:46:42Z published: 2026-10-19T12:46:42Z canonical: "payhawk.com/getting-started-with-payhawk-for-us-employees" --- > ## Documentation Index > Fetch the complete documentation index at: https://payhawk.com/help/llms.txt > Use this file to discover all available pages before exploring further. # Erste Schritte für Payhawk Buchhalter in den USA Willkommen bei Payhawk! Wir freuen uns sehr, Sie mit an Bord zu haben und hoffen, dass wir Ihnen mit unserer Plattform das Leben leichter machen können! - Das Payhawk Customer Success Team begleitet Sie durch den gesamten Prozess und steht Ihnen von Montag bis Freitag von 08:00-18:00 Uhr MEZ im Live-Chat für proaktive Unterstützung zur Verfügung. - Sollten Sie einige der häufigsten Fragen überprüfen müssen, suchen Sie in den Ressourcen des Payhawk-[Help-Centers](/help/about-payhawk). ## Zielgruppe Dieser Leitfaden richtet sich an Mitarbeitende mit Sitz in den USA, die über Payhawk Buchhalterberechtigungen verfügen und die Unternehmensausgaben innerhalb des Payhawk-Webportals verwalten und überwachen. Darin wird erläutert, wie Sie Payhawk verwenden können. Sie können Ausgaben, Zahlungen und Erstattungen überprüfen und überwachen, Lieferanten verwalten, Bestellungen und Ausgabenrichtlinien überwachen sowie Ausgabendaten exportieren und bearbeiten, um eine genaue Finanzberichterstattung sicherzustellen. ## Zusammenfassung Diese Kurzanleitung führt Sie durch die grundlegenden Schritte zur Nutzung des Systems als Payhawk-Buchhalter und hilft Ihnen dabei, das Payhawk-Webportal und die mobile Payhawk-App in Betrieb zu nehmen. 1. [Bei Payhawk registrieren und Ihr persönliches Payhawk-Konto aktivieren](/help/getting-started-with-payhawk-for-us-employees#schritt-1-–-bei-payhawk-registrieren-und-ihr-persönliches-payhawkkonto-aktivieren) 2. [Ihre Unternehmensausgaben verwalten](/help/getting-started-with-payhawk-for-us-employees#schritt-2-–-ihre-unternehmensausgaben-verwalten) 3. [Kartenlimits und Ausgaberichtlinien überwachen](/help/getting-started-with-payhawk-for-us-employees#schritt-3-–-kartenlimits-und-ausgaberichtlinien-überwachen) 4. [Lieferantendaten erstellen und bearbeiten sowie Lieferanten exportieren](/help/getting-started-with-payhawk-for-us-employees#schritt-4-–-lieferanten-anlegen-bearbeiten-und-exportieren) 5. [Bankzahlungen planen](/help/getting-started-with-payhawk-for-us-employees#schritt-5-–-bankzahlungen-planen) 6. [Ausgaben bei Bedarf exportieren und E-Mail-Exporte planen](/help/getting-started-with-payhawk-for-us-employees#schritt-6-–-ausgaben-bei-bedarf-exportieren-und-emailexporte-planen) **Die ersten Schritte in Payhawk!** --- ## Schritt 1 – Bei Payhawk registrieren und Ihr persönliches Payhawk-Konto aktivieren --- Bevor Sie die Schritte in diesem Leitfaden ausführen können, ist zunächst Folgendes erforderlich: 1. [Registrieren Sie sich bei Payhawk mit einer E‑Mail‑Einladung](/help/registering-to-payhawk-with-an-email-invite) oder [über Active Directory](/help/registering-to-payhawk-over-active-directory). 2. [Aktivieren Sie Ihr persönliches Payhawk-Konto](/help/activating-your-personal-payhawk-account). Weitere Informationen finden Sie in den Artikeln über die [Konfiguration Ihrer persönlichen Payhawk-Profileinstellungen](/help/personal-profile). --- ## Schritt 2 – Ihre Unternehmensausgaben verwalten --- Sie können alle Ausgaben Ihres Unternehmens in **Ausgaben** verwalten, überwachen und bezahlen. Melden Sie sich beim Payhawk-Webportal an, öffnen Sie den App-Umschalter oben links und gehen Sie zu **Ausgaben**. ### Ausgaben und Ausgabenarten Payhawk unterstützt die Ausgabenarten Karte, Rechnung, Erstattung, Tagespauschale, Kilometerpauschale und Bargeldausgaben des Unternehmens. Weitere Informationen finden Sie in den Artikeln über [Übersicht über Ausgaben für Buchhalter](/help/overview-of-expenses-for-accountants) und [autorisierte und abgerechnete Kartenzahlungen](/help/authorized-and-settled-transactions) finden Sie weitere Informationen. Die Verwaltung Ihrer Unternehmensausgaben kann die folgenden Maßnahmen umfassen: - [Ausgaben und Zahlungen suchen und filtern](/help/searching-and-filtering-expenses-and-payments) - [Ausgaben herunterladen](/help/downloading-expenses) - [Ausgabenaktivitäten anzeigen](/help/viewing-expense-activity) - [Monatsabschluss und Archivierung der Ausgaben](/help/closing-the-month-and-archiving-expenses) ### Gefilterte Ansichten speichern und verwalten Wenn Sie häufig nach einer bestimmten Art von Ausgaben suchen und danach filtern, z. B. nach Kategorie, Mitarbeitender oder Gesamtbetrag, dann können Sie durch das Speichern dieser gefilterten Ansicht Zeit sparen. 1. Filtern Sie die gewünschten Ausgaben nach den gewünschten Kriterien. ![Unternehmensausgaben in Ausgaben mit geöffnetem Filter Genehmigungsstatus und ausgewählten Optionen Nicht eingereicht und Ausstehende Genehmigung.](https://cdn.payhawk.com/Navigation%20images%20Desi_20261009/acc_gs1_20261009_ai.png) 2. Klicken Sie auf **Save view**, geben Sie einen Namen für Ihre Ansicht ein und klicken Sie auf **Speichern**. ![Bereich Manage views in Ausgaben mit einem eingegebenen Namen für eine neue gespeicherte Ansicht.](https://cdn.payhawk.com/Navigation%20images%20Desi_20261009/acc_gs2_20261009_ai.png) 3. Um eine gespeicherte Ansicht zu verwalten, gehen Sie zu **Ausgaben** > **Gespeicherte Ansichten**, klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü neben der Ansicht und wählen Sie **Bearbeiten** oder **Löschen**. ![Gespeicherte Ansichten im linken Bereich von Ausgaben mit geöffnetem Drei-Punkte-Menü mit Bearbeiten und Löschen sowie dem Bereich Manage views für die ausgewählte Ansicht.](https://cdn.payhawk.com/Navigation%20images%20Desi_20261009/acc_gs3_20261009_ai.png) Wenn Sie **Bearbeiten** auswählen, aktualisieren Sie die Ansicht im sich öffnenden Bereich **Manage views** und klicken Sie auf **Speichern**. Für weitere Informationen: - [Ausgaben filtern](/help/searching-and-filtering-expenses-and-payments) - [Gefilterte Ansichten speichern und verwalten](/help/saving-and-managing-expense-views) --- ## Schritt 3 – Kartenlimits und Ausgaberichtlinien überwachen --- In Payhawk können Firmenkarten durch eigenständige Limits, Ausgabenrichtlinien und Teamkarten beeinflusst werden. Als Payhawk Buchhalter können Sie zwar keine Ausgabenrichtlinien festlegen, keine individuellen Firmenkarten ausstellen und keine Teamkarten erstellen, jedoch können Sie diese sowie die Karten, die von gemeinsamen Budgets oder Ausgabenrichtlinien betroffen sind, überwachen. ### Eigenständige Limits In Payhawk ist ein [eigenständiges Limit](/help/setting-spend-limits-and-advanced-card-controls-for-employee-cards) ein monatlich wiederkehrendes Limit, das für eine Firmenkarte festgelegt wird. ### Ausgaberichtlinien [Ausgabenrichtlinien](/help/spend-policies) des Unternehmens umfassen vordefinierte Limits und andere Einstellungen für Karteninhaber, deren Karten in diese Ausgabenrichtlinie aufgenommen sind. Sie unterstützen Payhawk Administratoren bei der Verwaltung mehrerer Karten mithilfe einer Unternehmensrichtlinie, in der sie Limits und Karteneinstellungen für Führungskräfte, Manager und Mitarbeitende gleichermaßen einfach konfigurieren können. Richtlinien bieten zudem Optionen zur Definition von Kartenkontrollen auf Gruppenebene, beispielsweise wiederkehrende Limits, Abhebungen am Geldautomaten und Genehmigungsketten für Anfragen, sowie zur Verwaltung aller Karten in großen Mengen, ohne dass einzelne Kartenkontrollen bearbeitet werden müssen. - [Übersicht über Ausgabenrichtlinien](/help/overview-of-spend-policies) - [Ausgaberichtlinien und betroffene Karten anzeigen](/help/viewing-spend-policies-and-affected-cards) ### Teamkarten Teamkarten sind gemeinsame Budgets, die für die Karten von zwei oder mehr Karteninhabern im Unternehmen gelten. - [Teamkarten erstellen und schließen](/help/creating-and-closing-team-cards) - [Teamkarten und Details anzeigen](/help/viewing-team-cards-and-details) --- ## Schritt 4 – Lieferanten anlegen, bearbeiten und exportieren --- Payhawk ermöglicht es Ihnen, die Lieferanteninformationen einmal einzugeben, zu speichern und sie auf Ausgaben anzuwenden, die einem bestimmten Lieferanten zustehen. - [Übersicht über die Lieferantenmanagement-Lösung bei Payhawk](/help/overview-of-suppliers-for-accountants) - [Betroffene Workflows im Ausgabenmanagement](/help/workflows-affected-by-supplier-management) - [Warn- und Fehlermeldungen für das Lieferantenmanagement](/help/warning-and-error-messages-for-supplier-management) ### Lieferanten anlegen Sie können auf mehrere Arten einen neuen Lieferanten erstellen. Für die Zwecke dieser Anleitung erstellen wir einen Lieferanten über die **Lieferanten**-App: 1. Öffnen Sie im Payhawk-Webportal den App-Umschalter oben links und gehen Sie zu **Lieferanten**. 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche **+ Neu**. 3. Füllen Sie die verfügbaren Daten aus und klicken Sie auf **Speichern**. Dadurch wird Ihr Lieferant unter der Registerkarte **Lieferanten** > **Unternehmenslieferanten** > **Aktiv** aufgeführt. ![App Lieferanten mit geöffnetem Bereich zum Hinzufügen eines Lieferanten mit den Feldern Lieferantenname, Steuernummer, Land und Adresse.](https://cdn.payhawk.com/Navigation%20images%20Desi_20261009/acc_gs4_20261009_ai.png) Für weitere Informationen: - [Lieferanten anlegen, archivieren und suchen](/help/creating-archiving-and-searching-for-suppliers) - [Lieferantendaten bearbeiten, anzeigen und anwenden](/help/editing-viewing-and-applying-supplier-details) - [Lieferantenausgaben-Kategorisierung bearbeiten](/help/editing-the-supplier-expense-categorization) ### Lieferanten archivieren Wenn der Liste mit aktiven Lieferanten ein falscher Lieferant hinzugefügt wurde, ein vorhandener Lieferant veraltet ist oder die Lieferantendetails ungenau sind und Sie ihn lieber nicht mehr verwenden möchten, anstatt ihn zu löschen, können Sie den Lieferanten unter der Registerkarte **Lieferanten** > **Unternehmenslieferanten** > [**Archiviert**](/help/creating-archiving-and-searching-for-suppliers) verschieben. 1. Gehen Sie zur Registerkarte **Lieferanten** > **Unternehmenslieferanten** > **Aktiv** und wählen Sie den gewünschten Lieferanten aus, indem Sie darauf klicken. 2. Klicken Sie auf sein Drei-Punkte-Menü und wählen Sie die Option **Archivieren**. Daraufhin wird der Lieferant unter die Registerkarte **Archiviert** verschoben. ![Lieferantendatensatz in Lieferanten mit geöffnetem Drei-Punkte-Menü mit den Optionen zum Anzeigen der Ausgaben, des Verlaufs und zum Archivieren.](https://cdn.payhawk.com/Navigation%20images%20Desi_20261009/acc_gs5_20261009_ai.png) ### Manuelles Importieren von Lieferanten Sie können Ihre bestehenden Lieferanten manuell importieren, indem Sie die Excel-Vorlagendatei verwenden. Ebenso können Sie Ihre bestehende Lieferantendatenbank aus Payhawk exportieren. > [!TIP] > Wenn Sie eine [aktive ERP-Integration mit Payhawk haben](/help/erp-systems), können Sie keine Lieferanten manuell importieren. 1. Gehen Sie zu **Lieferanten** und klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü. 2. Wählen Sie die Option **Lieferanten importieren** und klicken Sie auf den Link **die Vorlagendatei**, um die Vorlagendatei lokal herunterzuladen. 3. Tragen Sie die erforderlichen Daten für den Lieferantenimport in die Datei ein und gehen Sie zurück zu Payhawk und laden Sie die Datei mit Ihren Lieferantendaten hoch. Klicken Sie auf **Weiter**. 4. Auf dem nächsten Bildschirm wird eine Zusammenfassung der hochgeladenen Daten angezeigt. Bestätigen Sie den Import im System und klicken Sie auf **Import**. ![Drei-Punkte-Menü der Unternehmenslieferanten mit dem Import von Lieferanten und der Seite zum Importieren von Lieferanten aus einer Excel-Datei mit dem Link zur Vorlagendatei und dem Upload-Bereich.](https://cdn.payhawk.com/Navigation%20images%20Desi_20261009/acc_gs6_20261009_ai.png) Für weitere Informationen: - [Manuelles Importieren und Exportieren von Lieferanten](/help/manually-importing-and-exporting-suppliers) - [Lieferanten zwischen Payhawk und ERP-Systemen synchronisieren](/help/syncing-suppliers-between-payhawk-and-erp-systems) --- ## Schritt 5 – Bankzahlungen planen --- Mitarbeitende mit Berechtigungen zur Bestätigung von Unternehmensausgaben können in Payhawk Rechnungszahlungen so planen, dass diese am Fälligkeitstag, an einem bestimmten Datum oder unmittelbar nach der Genehmigung ausgeführt werden. Die Zahlungsplanung kann für jede Ausgabe einzeln oder für mehrere Ausgaben gleichzeitig erfolgen, was eine flexible Verwaltung der ausgehenden Zahlungen auf der Grundlage des Cashflows und der Genehmigungsrichtlinien des Unternehmens ermöglicht. So planen Sie eine einzelne Rechnungszahlung: 1. Öffnen Sie den App-Umschalter oben links, gehen Sie zu **Ausgaben** > **Alle Ausgaben**, öffnen Sie die Registerkarte **Pay** und wählen Sie die gewünschte Rechnung aus. Öffnen Sie in der Rechnung die Registerkarte **Details bestätigen**. 2. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü **Zahlungsart** die Zahlungsoption aus: - **Bezahlen Sie jetzt**, um die Rechnungszahlung unmittelbar nach der Genehmigung durch die zuständigen Personen in Ihrem Unternehmen auszuführen. - **Fälligkeitsdatum** für die Ausführung der Rechnungszahlung zum Fälligkeitsdatum der Ausgaben, das vom Datenextraktionstool von Payhawk ermittelt wurde. Beachten Sie, dass Fälligkeitsdaten nur in der Zukunft festgelegt werden können. - **Konkretes Datum** für die Ausführung der Rechnungszahlung an einem von Ihnen im Kalender ausgewählten Tag. Beachten Sie, dass vergangene Daten deaktiviert sind. 3. Wenn Sie die Details bestätigt haben, klicken Sie auf **Details bestätigen**. Die Rechnung wechselt dann zu ihrer Registerkarte **Autorisieren**, wo die berechtigten Personen in Ihrem Unternehmen sie bezahlen oder für die Planung bestätigen können. Für weitere Informationen: - [Sammelüberweisungen planen](/help/scheduling-payments-for-bills-and-reimbursables) - [Geplante Zahlungen verwalten](/help/managing-scheduled-payments) - [Übersicht über die Ausgaben für Buchhalter](/help/overview-of-expenses-for-accountants) --- ## Schritt 6 – Ausgaben bei Bedarf exportieren und E-Mail-Exporte planen --- Als Payhawk Buchhalter haben Sie die Möglichkeit, Ihre Daten für Buchhaltungszwecke zu exportieren. Der Payhawk [On-Demand-Export](/help/exporting-expenses-and-payments-on-demand) erlaubt es Ihnen, genau die Daten zu erhalten, die Sie benötigen, diese nach Ihren Wünschen aufzuschlüsseln und den Überblick über Ihre Zahlen zu behalten. Für die Ausgabenabrechnung unterstützt Payhawk standardmäßig die folgenden Formate: - Excel - CSV mit und ohne Dokumentenbilder - PDF vollständiger Kontoauszug - CAMT.053 Die Excel- und CSV-Berichte zu Ausgaben auf Abruf enthalten die folgenden Daten: - Bilanzauszug - Zahlungen - UnbezahlteAusgaben - Externe Zahlungen - Einzahlungen ### Buchhaltungsdaten in Excel exportieren Der Export von Buchhaltungsdaten aus Payhawk ist ein unkomplizierter und benutzerfreundlicher Prozess. Beachten Sie, dass alle On-Demand-Berichte direkt im Browser heruntergeladen werden und dass Sie zum Zeitpunkt des Dateidownloads auch eine E-Mail mit einem Download-Link erhalten, der aus Sicherheitsgründen nur 12 Stunden lang gültig ist. 1. Öffnen Sie im Payhawk-Webportal den App-Umschalter oben links, gehen Sie zu **Export** und klicken Sie auf die Schaltfläche **Exportieren**. Daraufhin wird das Dialogfeld **Export auf Abruf** angezeigt. 2. In der Dropdown-Liste **Zeitraum** wählen Sie entweder einen vordefinierten Zeitraum aus oder wählen Sie die Option **Benutzerdefinierter Zeitraum**, um einen bestimmten Datumsbereich festzulegen***.*** 3. Wählen Sie das Format aus, in dem Sie Ihren Ausgabenbericht erstellen möchten, indem Sie auf das entsprechende Feld klicken, zum Beispiel **Excel**. Daraufhin wird die Schaltfläche **Exportieren** aktiv. 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche **Exportieren**, um den Bericht auf Ihren Computer herunterzuladen. ![Bereich Export auf Abruf in der App Export mit dem letzten Monat als Zeitraum und ausgewähltem Excel-Format.](https://cdn.payhawk.com/Navigation%20images%20Desi_20261009/acc_gs7_20261009_ai.png) ### E-Mail-Berichte planen Sie können Ihre Spesenabrechnungen in den Formaten CSV, Excel und CAMT.053 planen und die Häufigkeit festlegen, mit der sie per E-Mail an Sie oder Ihr Team gesendet werden. 1. Öffnen Sie im Payhawk-Webportal den App-Umschalter oben links und gehen Sie zu **Export** > **Geplante Exporte**. 2. Klicken Sie auf **Geplanten Export hinzufügen**. 3. Behalten Sie unter **Vorlage** das ausgewählte Format bei oder klicken Sie auf **Vorlage ändern**, um ein anderes auszuwählen. Wählen Sie dann den **Zeitraum** (wie oft der Bericht gesendet wird) und unter **Empfänger** ein Teammitglied aus oder geben Sie eine E-Mail-Adresse ein. 4. Klicken Sie auf **Export planen**, um Ihre Auswahl zu bestätigen. ![Bereich zum Planen eines Exports in der Ansicht Geplante Exporte der App Export mit der Excel-Vorlage, dem Zeitraum Monatlich und dem Feld Empfänger.](https://cdn.payhawk.com/Navigation%20images%20Desi_20261009/acc_gs8_20261009_ai.png) Für weitere Informationen: - [Ausgabendaten nach Bedarf exportieren](/help/exporting-expenses-and-payments-on-demand) - [CO₂-Emissionsbericht exportieren](/help/enabling-the-carbon-emissions-tracking) - [Geplante E-Mail-Berichte erstellen, bearbeiten und löschen](/help/managing-scheduled-email-reports)