--- title: "Verwaltung von Belegen und Rechnungen im Webportal" slug: "managing-receipts-and-invoices-in-the-portal" description: "Verwalten Sie Belege und Rechnungen im Payhawk-Webportal: Dokumente hochladen, drehen, verschieben, löschen oder herunterladen und Rechnungen zuordnen." updated: 2026-10-27T16:24:46Z published: 2026-10-27T16:24:46Z canonical: "payhawk.com/managing-receipts-and-invoices-in-the-portal" --- > ## Documentation Index > Fetch the complete documentation index at: https://payhawk.com/help/llms.txt > Use this file to discover all available pages before exploring further. # Verwaltung von Belegen und Rechnungen im Webportal Sie können Ihre Belege und Rechnungen auf verschiedene Weise direkt im Payhawk-Webportal verwalten, indem Sie die verfügbaren Optionen für Ausgabenbelege nutzen. ## Hochladen von Belegen für neue Ausgaben Beim Erstellen einer Ausgabe können Sie einen oder mehrere Ausgabenbelege im PDF-, JPG- und PNG-Format auf folgende Weise hochladen: - Durch Ziehen und Ablegen. - Durch Hochladen aus Ihrem Dateisystem. - Durch Einfügen aus der Zwischenablage. ![Dialog Hinzufügen mit ausgewählter Rechnung und dem Bereich Rechnung oder Beleg anhängen zum Ziehen und Ablegen, Einfügen oder Hochladen von Dateien, darunter die Option, die Rechnung per E-Mail weiterzuleiten.](https://cdn.payhawk.com/Emp%3AExpenses/add_expense_dialog_bill_20261005_manual.png) ## Hochladen mehrerer Belege oder Rechnungen für eine Ausgabe So laden Sie ein zusätzliches Dokument zu einer Ausgabe hoch: 1. Öffnen Sie im [Payhawk-Webportal](https://portal.payhawk.com) die Ausgabe. 2. Wählen Sie in den Dokumentoptionen **Hochladen**. 3. Wählen Sie eine Datei von Ihrem Computer aus und hängen Sie sie an. So können Sie bei Bedarf mehrere Belege oder Rechnungen zu einer einzigen Ausgabe hinzufügen. ![Menü mit den Dokumentoptionen im Webportal mit hervorgehobener Option Hochladen.](https://cdn.payhawk.com/Help%20desk%20images%20moved/Managing_receipts_and_invoices_in_the_Web_Portal_20250619_manual.png) > [!TIP] > Das Datenextraktionstool von Payhawk schlägt die Ausgabendetails auf Grundlage des ersten von Ihnen hochgeladenen Dokuments vor. Bei danach hochgeladenen Dokumenten findet das Datenextraktionstool von Payhawk alle Angaben in der Datei und erstellt für jede ein Textfeld. Um die Verarbeitung zu beschleunigen, klicken Sie auf das Feld und dann auf das gewünschte Textfeld, um dessen Wert zu kopieren und einzufügen. ## Herunterladen und Drucken von angehängten Belegen und Rechnungen Um das aktuell auf dem Bildschirm angezeigte Ausgabendokument herunterzuladen, wählen Sie die Option **Datei herunterladen**. Die Datei wird in Ihrem Ordner **Downloads** gespeichert, es sei denn, Sie haben einen anderen Standardspeicherort auf Ihrem Gerät festgelegt. > [!TIP] > Die Option **Datei herunterladen** bleibt auch nach dem Einreichen der Ausgabe verfügbar. ![Menü mit den Dokumentoptionen im Webportal mit hervorgehobener Option Datei herunterladen.](https://cdn.payhawk.com/Help%20desk%20images%20moved/Managing_receipts_and_invoices_in_the_Web_Portal_2_20250619_manual.png) Wenn Sie einen Beleg oder eine Rechnung drucken oder weiterleiten müssen, verwenden Sie **Datei herunterladen**, öffnen Sie die heruntergeladene Datei auf Ihrem Gerät und drucken oder teilen Sie sie von dort aus. ## Drehen von angehängten Belegen und Rechnungen Um das Ausgabendokument zu drehen, wählen Sie je nach gewünschter Richtung die Option **Nach links drehen** oder **Nach rechts drehen**. ![Menü mit den Dokumentoptionen im Webportal mit hervorgehobener Option Nach links drehen.](https://cdn.payhawk.com/Help%20desk%20images%20moved/Managing_receipts_and_invoices_in_the_Web_Portal_3_20250619_manual.png) ## Falsch angehängte Belege oder Rechnungen in die richtige Ausgabe verschieben Wenn ein Dokument an die falsche Ausgabe angehängt wurde und Sie es in die richtige verschieben müssen, wählen Sie die Option **In eine andere Ausgabe verschieben**. Im daraufhin angezeigten Dialogfeld können Sie entweder eine vorhandene Ausgabe auswählen, an die das Dokument angehängt werden soll, oder direkt eine neue erstellen. ![Menü mit den Dokumentoptionen im Webportal mit hervorgehobener Option In eine andere Ausgabe verschieben.](https://cdn.payhawk.com/Help%20desk%20images%20moved/Managing_receipts_and_invoices_in_the_Web_Portal_4_20250619_manual.png) ## Entfernen und Ersetzen von angehängten Belegen und Rechnungen So entfernen Sie einen Beleg oder eine Rechnung, die an eine Ausgabe angehängt ist: 1. Wählen Sie im [Payhawk-Webportal](https://portal.payhawk.com) die Option **Datei löschen**. 2. Aktivieren Sie im Bestätigungsdialog das Kontrollkästchen und klicken Sie zur Bestätigung auf **Löschen**. Sobald das Dokument entfernt ist, können Sie ein neues anhängen, indem Sie die Option **Hochladen** wählen und eine Datei von Ihrem Computer auswählen. ![Menü mit den Dokumentoptionen im Webportal mit hervorgehobener Option Datei löschen.](https://cdn.payhawk.com/Help%20desk%20images%20moved/Managing_receipts_and_invoices_in_the_Web_Portal_5_20250619_manual.png) ## Herunterladen von gelöschten Belegen und Rechnungen > [!TIP] > Sie können Belege und Rechnungen wiederherstellen, die nach dem 7. Oktober 2025 gelöscht wurden. So laden Sie ein gelöschtes Ausgabendokument herunter: 1. Gehen Sie im [Payhawk-Webportal](https://portal.payhawk.com) zu **Ausgaben**. 2. Wählen Sie die gewünschte Ausgabe aus, indem Sie darauf klicken. 3. Öffnen Sie im Abschnitt **Aktivität** das Dropdown-Menü **Anzeigen** und wählen Sie **Änderungen**. 4. Navigieren Sie zu dem Eintrag im Aktivitätsprotokoll mit dem gelöschten Ausgabendokument. 5. Klicken Sie auf die blaue Schaltfläche, um das Dokument herunterzuladen. ![Aktivitätsprotokoll der Ausgabe, gefiltert nach Änderungen an der Ausgabe, mit dem Eintrag zum gelöschten Dokument und seiner blauen Download-Schaltfläche.](https://cdn.payhawk.com/Emp%3AExpenses/activity_deleted_document_download_20261005_manual.png) > [!TIP] > Wenn die Ausgabe selbst gelöscht wurde, zum Beispiel bei doppelten Kartentransaktionen, können Payhawk-Buchhalter und Payhawk-Administratoren sie in der Ansicht **Gelöschte Ausgaben** unter **Ausgaben** öffnen und die dazu hochgeladenen Dokumente im Abschnitt **Aktivität** herunterladen. Weitere Informationen finden Sie im Artikel über das [Löschen und Anzeigen gelöschter Ausgaben](/help/de/deleting-expenses). ## Anzeigen mehrerer Belege oder Rechnungen, die an eine Ausgabe angehängt sind Wenn eine Ausgabe zwei oder mehr angehängte Dokumente hat, können Sie jede Datei einzeln anzeigen, indem Sie auf die Aufwärts- und Abwärtspfeile unter dem Dokumentbetrachter klicken. ![Symbolleiste des Dokumentbetrachters mit den Aufwärts- und Abwärtspfeilen und dem Dokumentzähler 1 von 2.](https://cdn.payhawk.com/Emp%3AExpenses/document_viewer_toolbar_1_of_2_20261005_manual.png) ## Ein- und Ausschalten der Computer Vision Das Datenextraktionstool von Payhawk ist ein KI-gestütztes Datenerkennungssystem, das Informationen aus Dokumenten liest, die auf die Plattform hochgeladen werden. Es extrahiert automatisch wichtige Ausgabendetails und trägt sie in die entsprechenden Felder ein, z. B. **Belegdatum**, **Belegnummer** und **Lieferant**. Die Funktion Computer Vision hebt die vom Datenextraktionstool von Payhawk gescannten Felder visuell hervor. Um diese Funktion ein- oder auszuschalten, klicken Sie auf die Option **Computer Vision** unter dem Ausgabendokument. > [!TIP] > Durch das Ausschalten der Computer Vision wird das Datenextraktionstool von Payhawk selbst nicht deaktiviert. Es werden nur die hervorgehobenen Textfelder ausgeblendet, sodass Sie den Inhalt des Dokuments ohne Überlagerungen betrachten können. ![Dieselbe Rechnung im Dokumentbetrachter mit ausgeschalteter und dann eingeschalteter Computer Vision, wobei die gescannten Felder blau umrandet sind.](https://cdn.payhawk.com/Emp%3AExpenses/computer_vision_off_on_20261005_manual.png) ## Ein- und Auszoomen von Belegen und Rechnungen Um ein Ausgabendokument zu vergrößern oder zu verkleinern, klicken Sie auf die Symbole **+** (Plus) oder **–** (Minus) unter dem Dokumentbetrachter. ![Symbolleiste des Dokumentbetrachters mit dem Zoom-Schieberegler zwischen den Minus- und Plus-Symbolen.](https://cdn.payhawk.com/Emp%3AExpenses/document_viewer_zoom_slider_20261005_manual.png) ## Ändern der Größe des Dokumentbetrachters Sie können festlegen, wie viel Platz der Dokumentbetrachter neben den Ausgabendetails auf dem Bildschirm einnimmt. Wählen Sie unter dem Dokumentbetrachter: - **Groß**, um den Dokumentbetrachter zu verbreitern und den Beleg oder die Rechnung detaillierter zu sehen. - **Klein**, um den Dokumentbetrachter zu verkleinern und mehr Platz für die Ausgabendetails zu lassen. Die ganze Seite des Dokuments passt in den kleineren Betrachter. Im kleineren Betrachter werden die Optionen **Groß** und **Klein** nur als Symbole angezeigt. ## Manuelles Zuordnen nicht zugeordneter Rechnungen zu Ausgaben Rechnungen, die an die Payhawk-[Mailbox](/help/de/overview-of-the-mailbox) gesendet werden, werden automatisch den entsprechenden Ausgaben zugeordnet. Wenn das System keine Übereinstimmung findet, müssen Sie den Ausgabenbeleg wie folgt manuell der Ausgabe zuordnen: 1. Prüfen Sie Ihren Payhawk-Posteingang auf nicht zugeordnete Rechnungen. 2. Ordnen Sie die Rechnung manuell der entsprechenden Ausgabe im System zu. 3. Bestätigen Sie, dass die Rechnung korrekt mit dem Ausgabendatensatz verknüpft ist. ![Anfragen im Webportal: eine Postfachanfrage mit Zu Ausgabe hinzufügen und Verwerfen, der Dialog zum Anhängen an eine vorhandene Ausgabe und die als Ausgabe hinzugefügte Anfrage.](https://cdn.payhawk.com/Help%20desk%20images%20moved/Managing_receipts_and_invoices_in_the_Web_Portal_20210904_manual.jpg) ## Nützliche Ressourcen - [Unterstützte Dateiformate](/help/de/supported-file-formats) - [Löschen von Ausgaben](/help/de/deleting-expenses)