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title: "Verwaltung der Buchhaltungsexportvorlagen"
slug: "managing-the-accounting-templates"
description: "Fügen Sie Buchhaltungsvorlagen hinzu, benennen Sie sie um, archivieren oder löschen Sie sie, ordnen Sie externe IDs zu und stellen Sie Versionen wieder her."
updated: 2026-10-19T12:28:28Z
published: 2026-10-19T12:28:28Z
canonical: "payhawk.com/managing-the-accounting-templates"
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> ## Documentation Index
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# Verwaltung der Buchhaltungsexportvorlagen

Finanzteams können Ausgaben- und Zahlungsdaten abgeschlossener Transaktionen über die App **Exportieren** exportieren und diese Daten dann für Buchhaltungszwecke nutzen, um sie mit externen ERP-Systemen und Buchhaltungssoftware zu teilen.

Damit das Finanzteam eine Buchhaltungsvorlage in der App **Exportieren** auswählen und verwenden kann, müssen Payhawk Administratoren sie im Payhawk-Konto der jeweiligen Einheit aktivieren.

> [!TIP]
> Wenn Sie bereits Excel- oder CSV-Vorlagen angepasst haben, sind einige Funktionen der vordefinierten Buchhaltungsvorlagen möglicherweise nicht verfügbar.

## Neue Vorlagen hinzufügen

So aktivieren Sie die gewünschte Buchhaltungs-Exportvorlage:

1. Öffnen Sie im Payhawk-Webportal den App-Umschalter oben links und gehen Sie zu **Einstellungen**. Wählen Sie dann im linken Bereich **Exporte** (unter **SONSTIGE**) aus und öffnen Sie die Registerkarte **Vorlagen**.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche **+ Vorlage hinzufügen**.
3. Suchen Sie im sich öffnenden Bereich die gewünschte Vorlage und klicken Sie auf **Dies verwenden**. Sie können nach einer Vorlage suchen oder die Liste nach **Alle**, **ERP-Systeme** oder **Buchhaltungstools** filtern.
4. Geben Sie einen Namen für die Vorlage ein und klicken Sie auf **Hinzufügen**.

Sobald Sie die Auswahl bestätigen, wird die Buchhaltungsvorlage der Liste der Vorlagen im Abschnitt **AKTIV** hinzugefügt.

![Seite Exporte mit der Schaltfläche Vorlage hinzufügen, dem Bereich mit vorgefertigten Vorlagen und den Schaltflächen Dies verwenden sowie dem Schritt für den Vorlagennamen mit der Schaltfläche Hinzufügen](https://cdn.payhawk.com/Navigation%20images%20Desi_20261009/add_new_template_4_20261009_ai.png)

## Konten für Buchhaltungsvorlagen zuordnen

Damit Sie die Buchhaltungsdaten aus der angegebenen Exportvorlage an das externe ERP-System oder die Buchhaltungssoftware übertragen können, die Sie verwenden, müssen Sie die externen ID-Werte eingeben, damit die Konten der beiden Systeme einander zugeordnet werden können.

1. Öffnen Sie den App-Umschalter oben links und gehen Sie zu **Einstellungen** > **Exporte** > Registerkarte **Kontenzuordnung**.
2. Geben Sie für die aufgeführten Ausgabenarten, Bankkonten, Payhawk-spezifischen Konten und Namen der Einheiten die entsprechenden externen IDs ein.

![Registerkarte Kontenzuordnung mit Feldern für externe IDs für Ausgabenarten, Bankkonten und Payhawk-spezifische Konten](https://cdn.payhawk.com/Navigation%20images%20Desi_20261009/accounts_mapping_4_20261009_ai.png)
3. Füllen Sie unter **Custom mappings** alle benutzerdefinierten Felder aus, die Sie in Payhawk erstellt haben und mit der Buchhaltungsvorlage exportieren möchten. Um weitere benutzerdefinierte Felder hinzuzufügen, verwenden Sie die Schaltfläche **+ Hinzufügen**.
4. Klicken Sie anschließend auf **Speichern**, damit die Zuordnungsdaten auf die Vorlage angewendet werden können.

![Abschnitt Custom mappings mit der Schaltfläche Hinzufügen und der Schaltfläche Speichern](https://cdn.payhawk.com/Navigation%20images%20Desi_20261009/custom_mappings_4_20261009_ai.png)

## Buchhaltungsvorlagen archivieren

Wenn Sie eine Buchhaltungsvorlage nicht mehr benötigen, können Sie sie archivieren.

1. Öffnen Sie den App-Umschalter oben links und gehen Sie zu **Einstellungen** > **Exporte** > **Vorlagen**.
2. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü der Buchhaltungsvorlage, die Sie archivieren möchten, und wählen Sie die Option **Archivieren**.

Die archivierte Vorlage wird daraufhin in den Abschnitt **Einstellungen** > **Exporte** > **Vorlagen** > **ARCHIVIERT** verschoben.

![Vorlagenliste mit dem Drei-Punkte-Menü einer Vorlage und der Option Archivieren](https://cdn.payhawk.com/Navigation%20images%20Desi_20261009/archive_template_4_20261009_ai.png)

Alternativ:

1. Öffnen Sie den App-Umschalter oben links und gehen Sie zu **Einstellungen** > **Exporte** > **Vorlagen**.
2. Wählen Sie die gewünschte Vorlage aus, indem Sie darauf klicken.
3. Klicken Sie oben rechts auf das Drei-Punkte-Menü und wählen Sie **Archivieren**.

![Vorlagenseite mit geöffnetem Drei-Punkte-Menü und der Option Archivieren](https://cdn.payhawk.com/Navigation%20images%20Desi_20261009/archive_template_page_3_20261009_ai.png)

## Buchhaltungsvorlagen reaktivieren

Auch wenn Sie eine Buchhaltungsvorlage archiviert haben, können Sie sie wieder aktivieren, wenn Sie sie erneut verwenden müssen:

1. Öffnen Sie den App-Umschalter oben links und gehen Sie zum Abschnitt **Einstellungen** > **Exporte** > **Vorlagen** > **ARCHIVIERT**.
2. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü der Buchhaltungsvorlage, die Sie aktivieren möchten, und wählen Sie die Option **Reaktivieren**.

Die wiederhergestellte Vorlage wird daraufhin in den Abschnitt **Einstellungen** > **Exporte** > **Vorlagen** > **AKTIV** verschoben.

![Archivierte Vorlage mit dem Drei-Punkte-Menü und der Option Reaktivieren](https://cdn.payhawk.com/Navigation%20images%20Desi_20261009/reactivate_template_3_20261009_ai.png)

## Buchhaltungsvorlagen umbenennen

So benennen Sie eine Buchhaltungsvorlage um:

1. Öffnen Sie den App-Umschalter oben links und gehen Sie zu **Einstellungen** > **Exporte** > **Vorlagen**.
2. Wählen Sie die gewünschte Vorlage aus, indem Sie darauf klicken.
3. Klicken Sie oben rechts auf das Drei-Punkte-Menü und wählen Sie **Umbenennen**.
4. Ändern Sie im sich öffnenden Bereich den Namen und klicken Sie auf **Umbenennen**.

![Drei-Punkte-Menü der Vorlagenseite mit der Option Umbenennen und das Fenster Vorlage umbenennen mit dem neuen Namen](https://cdn.payhawk.com/Navigation%20images%20Desi_20261009/rename_template_3_20261009_ai.png)

## Buchhaltungsvorlagen löschen

> [!TIP]
> Wenn Sie eine Buchhaltungsvorlage löschen möchten, die für den [geplanten Export](/help/managing-scheduled-email-reports) verwendet wird, müssen Sie eine andere Vorlage für den geplanten Export konfigurieren.

So entfernen Sie eine Buchhaltungsvorlage dauerhaft:

1. Öffnen Sie den App-Umschalter oben links und gehen Sie zu **Einstellungen** > **Exporte** > **Vorlagen**.
2. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü der gewünschten Vorlage und wählen Sie die Option **Löschen**.
3. Aktivieren Sie im sich öffnenden Dialogfeld das Kontrollkästchen und klicken Sie auf **Vorlage löschen**.

![Vorlagenliste mit dem Drei-Punkte-Menü einer Vorlage und das Dialogfeld Exportvorlage löschen mit aktiviertem Kontrollkästchen](https://cdn.payhawk.com/Navigation%20images%20Desi_20261009/delete_template_list_3_20261009_ai.png)

Alternativ:

1. Öffnen Sie den App-Umschalter oben links und gehen Sie zu **Einstellungen** > **Exporte** > **Vorlagen**.
2. Wählen Sie die gewünschte Vorlage aus, indem Sie darauf klicken.
3. Klicken Sie oben rechts auf das Drei-Punkte-Menü und wählen Sie **Löschen**.
4. Aktivieren Sie im sich öffnenden Dialogfeld das Kontrollkästchen und klicken Sie auf **Vorlage löschen**.

![Drei-Punkte-Menü der Vorlagenseite mit der Option Löschen und das Dialogfeld Exportvorlage löschen mit aktiviertem Kontrollkästchen](https://cdn.payhawk.com/Navigation%20images%20Desi_20261009/delete_template_page_3_20261009_ai.png)

## Vorlagen veröffentlichen und aktivieren

Damit die Payhawk Buchhalter in Ihrem Unternehmen Buchhaltungsvorlagen verwenden können, müssen Sie diese veröffentlichen, damit ihre neueste Version in der App **Exportieren** verfügbar ist.

1. Öffnen Sie den App-Umschalter oben links und gehen Sie zu **Einstellungen** > **Exporte** > **Vorlagen**.
2. Wählen Sie die gewünschte Vorlage aus, indem Sie darauf klicken.
3. Klicken Sie auf **Vorlage veröffentlichen**. Diese Schaltfläche wird nur angezeigt, wenn die Vorlage nicht veröffentlichte Änderungen enthält, erkennbar an der Kennzeichnung **Nicht veröffentlichte Änderungen** neben dem Vorlagennamen. Daraufhin wird über der Liste der Blätter oder Dateien eine Bestätigungsmeldung angezeigt.

![Vorlage mit nicht veröffentlichten Änderungen und der Schaltfläche Vorlage veröffentlichen sowie die Bestätigung, dass die Vorlagenänderung veröffentlicht wurde](https://cdn.payhawk.com/Navigation%20images%20Desi_20261009/publish_template_3_20261009_ai.png)

## Verlauf der Vorlagenaktualisierungen anzeigen

Alle Änderungen, die Payhawk Administratoren an einer Buchhaltungsvorlage vornehmen, sind im Verlauf dieser Vorlage einsehbar.

1. Öffnen Sie den App-Umschalter oben links und gehen Sie zu **Einstellungen** > **Exporte** > **Vorlagen**.
2. Wählen Sie die gewünschte Vorlage aus, indem Sie darauf klicken.
3. Klicken Sie oben rechts auf das Drei-Punkte-Menü und wählen Sie **Historie anzeigen**. Daraufhin öffnet sich der Bereich **Vorlagenverlauf**.

![Drei-Punkte-Menü der Vorlagenseite mit der Option Historie anzeigen und der Bereich Vorlagenverlauf mit den Versionen](https://cdn.payhawk.com/Navigation%20images%20Desi_20261009/view_template_history_3_20261009_ai.png)

Von hier aus können Sie eine frühere Version wiederherstellen oder eine frühere Version duplizieren und diese als neue Vorlage festlegen.

### Frühere Vorlagenversionen wiederherstellen

Klicken Sie im Bereich **Vorlagenverlauf** auf das Drei-Punkte-Menü der Version, die Sie wiederherstellen möchten, und wählen Sie die Option **Diese Version wiederherstellen**. Die Version wird als nicht veröffentlichte Änderungen geladen. Um sie zur aktuellen Version zu machen, klicken Sie auf **Vorlage veröffentlichen**. Die wiederhergestellte Version wird dann als neue Version zum Verlauf hinzugefügt.

![Option Diese Version wiederherstellen im Bereich Vorlagenverlauf und die Vorlage mit nicht veröffentlichten Änderungen und der Schaltfläche Vorlage veröffentlichen](https://cdn.payhawk.com/Navigation%20images%20Desi_20261009/restore_template_version_3_20261009_ai.png)

### Buchhaltungsvorlagen duplizieren

Sie können eine vorhandene Buchhaltungsvorlage als Grundlage für eine neue verwenden. In diesem Fall können Sie die vorhandene Vorlage duplizieren.

Klicken Sie im Bereich **Vorlagenverlauf** auf das Drei-Punkte-Menü der Version, die Sie duplizieren möchten, und wählen Sie die Option **Duplicate as new template**. Daraufhin wird eine Kopie dieser Version mit der Ziffer 1 nach ihrem Namen zur Liste der aktiven Vorlagen hinzugefügt und ihre Seite geöffnet.

![Option Duplicate as new template im Versionsmenü des Bereichs Vorlagenverlauf](https://cdn.payhawk.com/Navigation%20images%20Desi_20261009/duplicate_template_version_4_20261009_ai.png)

## Nützliche Ressourcen

- [Formatierung der Vorlagen](/help/formatting-the-accounting-templates)
- [Verwalten der Vorlagendateien und -blätter](/help/managing-the-template-files-and-sheets)
- [Konfigurieren von Zeilen, Spalten und Zellen in Dateien und Blättern](/help/configuring-rows-columns-and-cells-in-files-and-sheets)