--- title: "Übersicht über die Felder für die Verwaltung - Payhawk Help Center" slug: "overview-of-expense-fields" description: "Lernen Sie die Standard- und benutzerdefinierten Ausgabenfelder in Payhawk kennen und erfassen Sie die richtigen Daten für Ihre Berichte und Ihre Buchhaltung." updated: 2026-10-26T08:49:09Z published: 2026-10-26T08:49:09Z canonical: "payhawk.com/overview-of-expense-fields" --- > ## Documentation Index > Fetch the complete documentation index at: https://payhawk.com/help/llms.txt > Use this file to discover all available pages before exploring further. # Übersicht über die Felder Die Felder in Payhawk liefern zusätzliche Informationen zu einer Ausgabe oder einer Anfrage, damit diese zugeordnet werden kann – zum Beispiel **Dokumentdatum** oder **Leistungszeitraum**. Bei den meisten Feldern können Sie festlegen, wer diese beim Öffnen einer Ausgabe oder Anfrage sehen kann (Sichtbarkeit), und ab welchem Schritt ein Wert in diesem Feld erforderlich ist: vor dem Einreichen der Ausgabe oder Anfrage oder vor der Überprüfung. Sie können ein Feld auch nur unter einer Bedingung als erforderlich festlegen, zum Beispiel nur für Ausgaben über einem bestimmten Betrag. ## Payhawk-Felder Die Payhawk-Felder werden vom System im Abschnitt **Einstellungen** > **Feldbibliothek** als Standardfelder für Ausgaben oder Anfragen bereitgestellt. Beispiele für solche Felder in Payhawk sind die Ausgabenkategorie, das Dokumentendatum, die Dokumentennummer und weitere. Die Informationen und Einstellungen, die Sie in diesen Feldern vornehmen können, variieren je nach Feld. Bei Ausgabenkategorien müssen Sie beispielsweise Werte festlegen, um deren Bezeichnungen (z. B. **Werbung und Marketing**), Kontocodes (**4501**) und Steuersätze (**12 %**) zu definieren, und bei Steuersätzen müssen Sie Werte festlegen, um deren Bezeichnungen (z. B. **Standard BG**), Steuernummern (**133**) und Steuersätze (**20 %**) festzulegen. ## Feldtypen und Einstellungen In diesem Abschnitt werden die verfügbaren Payhawk-Felder aufgeführt und es wird ein Überblick über deren Einstellungen gegeben. Weitere Informationen finden Sie in den Artikeln zu [Integrationen](/help/erp-systems). ### Kategorie Ausgabenkategorien helfen Unternehmen dabei, ihre Ausgaben besser zu strukturieren und das Ausgabenmanagement zu vereinfachen. Je nach den erworbenen Waren oder Dienstleistungen wird jede Ausgabe oder Anfrage einer bestimmten Kategorie zugeordnet – beispielsweise „betriebsbezogen“ oder „nicht betriebsbezogen“. Je nach den Anforderungen und Bedürfnissen Ihres Unternehmens können die Kategorien weiter in Unterkategorien unterteilt werden, die den internen Prozessen entsprechen. [In Payhawk können Sie für Ausgabenkategorien](/help/creating-editing-and-deleting-expense-categories) Werte für deren Bezeichnungen, Kontocodes und Steuersätze festlegen. Je nach der von Ihnen festgelegten Sichtbarkeit können Sie außerdem entscheiden, ob diese Angaben für die Einreichung und Überprüfung erforderlich sind, und die automatische Übernahme von Kategoriedaten aktivieren und konfigurieren. ### Anmerkung Im Feld **Anmerkung** geben die Angestellten den Grund oder den Zweck einer Ausgabe oder eines Antrags ein. Sie können festlegen, ob dieses Feld für die Einreichung und Überprüfung erforderlich ist. Standardmäßig ist **Anmerkung** ein Freitext-Eingabefeld. Sie können auch eine Vorlage erstellen, um festzulegen, welche Daten angezeigt werden sollen, oder das Feld so konfigurieren, dass Inhalte automatisch auf Basis historischer Daten generiert werden. Weitere Informationen finden Sie im Artikel unter [Verwendung der intelligenten Notizvorschläge und Vorlagen](/help/enabling-the-smart-expense-note). ### Dokument Das Feld **Dokument** erfordert einen hochgeladenen Dateianhang (Ausgabenbeleg) und ist für alle Angestellten stets sichtbar. Sie können festlegen, ob für die Einreichung und Überprüfung von Ausgaben oder Anfragen ein hochgeladenes Dokument erforderlich ist. ### Dokumentendatum Das Feld **Dokumentdatum** zeigt das Ausstellungsdatum des Dokuments an; die Daten werden automatisch ausgefüllt. Je nach der von Ihnen festgelegten Sichtbarkeit können Sie entscheiden, ob ein Dokumentdatum für die Einreichung und Überprüfung von Ausgaben oder Anfragen erforderlich ist. ### Fälligkeitsdatum Das Feld **Fälligkeitsdatum** zeigt den letzten Tag an, bis zu dem Sie die Rechnung begleichen müssen, um Verzugsgebühren oder Strafen zu vermeiden. **Fälligkeitsdatum** gilt nur für Rechnungszahlungen und ist daher nur bei diesen sichtbar. Je nach der von Ihnen festgelegten Sichtbarkeit können Sie entscheiden, ob ein Fälligkeitsdatum erforderlich ist, damit die Ausgabenverursacher ihre Ausgaben einreichen und die Prüfer diese bewerten können. ### Dokumenttyp Das Feld **Dokumentenart** zeigt die Art des hochgeladenen Dokuments: **Rechnung** oder **Beleg**, bei Rechnungen von Lieferanten auch **Proforma** oder **Gutschrift**. Die Daten werden automatisch eingetragen. Je nach der von Ihnen festgelegten Sichtbarkeit können Sie entscheiden, ob für die Einreichung und Überprüfung von Ausgaben oder Anfragen eine Belegart erforderlich ist. Sie können auch andere Felder nur für bestimmte Dokumentenarten anzeigen. Sie können zum Beispiel das Feld **Steuersatz** nur für Rechnungen anzeigen. Weitere Informationen finden Sie im Artikel zur [Verwaltung der Feldeinstellungen](/help/managing-the-settings-of-built-in-expense-fields). ### Dokumentennummer Das Feld **Dokumentennummer** zeigt die Nummer des Dokuments an, und die Daten werden automatisch ausgefüllt. Je nach der von Ihnen festgelegten Sichtbarkeit können Sie entscheiden, ob eine Dokumentennummer für die Einreichung und Überprüfung von Ausgaben oder Anfragen erforderlich ist. ### Leistungszeitraum Das Feld **Leistungszeitraum** gibt den Abrechnungszeitraum des Dokuments an; die Daten werden von der Finanzabteilung manuell eingetragen. ### Lieferant Das Feld **Lieferant** ist für die Überprüfung von Rechnungszahlungen stets ein Pflichtfeld, und die entsprechenden Daten werden automatisch ausgefüllt. Je nach der von Ihnen festgelegten Sichtbarkeit können Sie entscheiden, ob die Angabe des Lieferanten für die Überprüfung der Ausgaben erforderlich ist. ### Steuersatz Das [**Feld „Steuersatz“**](/help/creating-editing-and-deleting-default-tax-rates) zeigt die vom Staat auf die gekauften Waren- oder Dienstleistungsarten erhobenen Steuersätze an, beispielsweise die Mehrwertsteuer. In Payhawk können Sie für Steuersätze Werte festlegen, um deren Bezeichnungen, Steuernummern und Sätze zu definieren. Je nach der von Ihnen festgelegten Sichtbarkeit können Sie entscheiden, ob ein Steuersatz für die Überprüfung von Ausgaben oder Anfragen erforderlich ist. ### Skonto Das Feld **Skonto** zeigt den auf der Lieferantenrechnung angegebenen Skonto an. Payhawk erfasst den Skonto automatisch aus der Rechnung, entweder als Betrag oder berechnet aus dem angegebenen Prozentsatz. Solange sich die Rechnung innerhalb der Skontofrist befindet, wird der fällige Betrag um den Skonto reduziert. ### Team **Team** wird als Feld angezeigt, wenn die Option **Einstellungen** > **Teams** > **TeamOrganisation und Verwaltung** aktiviert wurde. Wenn ein Angestellter, der einem Team angehört, eine Spesenabrechnung erstellt, wird der Name seines Teams daher in dieser Spesenabrechnung in **Ausgaben** angezeigt. Außerdem werden der Teamname und die externe ID für jede Ausgabe beim Export über die **Export**-App sichtbar. Team-Manager und Payhawk Buchhalter können für Ausgaben, die von Mitarbeitern eingereicht werden, die nicht zu einem Team gehören, weiterhin das Team auswählen, auf das sich diese Ausgabe bezieht. ### Amortisation Ein zusammengesetztes Feld für Ausgaben, die über einen bestimmten Zeitraum verteilt werden – beispielsweise ein 12-monatiges Abonnement für eine Dienstleistung. Standardmäßig ist die Sichtbarkeit auf **Niemand** eingestellt, weshalb das Feld in den Spesenabrechnungen nicht verfügbar ist. Wenn die Sichtbarkeitseinstellungen aktualisiert wurden, werden in den Spesenabrechnungen und Bestellungen die folgenden Felder zur Abschreibung angezeigt: - **Amortisierungsplan** - **Startdatum Amortisation** (Datum) - **Enddatum Amortisation** (Datum) ## Buchhaltungsfelder Die [Buchhaltungsfelder](/help/overview-of-fields-library-at-payhawk) erfordern zusätzliche Informationen zu einer Ausgabe oder Anfrage, die speziell auf die Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten sind – zum Beispiel **Kostenstelle**. Sie können diese manuell unter **Einstellungen** > **Feldbibliothek** erstellen und konfigurieren. - Bei vordefinierten und dynamischen Listenfeldern können Sie deren Optionen (Werte) festlegen, um deren Bezeichnungen, externe IDs und Verantwortliche zu definieren. - Über Freitextfelder und Datumsfelder können Sie eine Beschreibung festlegen, die den Angestellten als Hinweis angezeigt wird. - Je nach festgelegter Sichtbarkeit können Sie zudem entscheiden, ob diese Angaben für die Einreichung und Überprüfung von Ausgaben oder Anfragen erforderlich sind. - Mit Ausnahme des Feldtyps „Datum“ (da die automatische Ausfüllung für die erforderlichen Daten nicht gilt) können Sie die Vorschlagsstrategie für die Daten dieses Feldes aktivieren und konfigurieren. Payhawk nutzt zudem Buchhaltungsfelder, um Klassen und Tracking-Kategorien aus ERP-Systemen und integrierten Buchhaltungsprogrammen abzubilden. ## Arten von Buchhaltungsfeldern Je nach Art des von Ihnen definierten Buchhaltungsfeldes stehen den Angestellten unterschiedliche Möglichkeiten zur Eingabe der erforderlichen Daten zur Verfügung: - Vordefinierte Listen – Beim Ausfüllen eines Buchhaltungsfeldes vom Typ „Vordefinierte Liste“ können Angestellte ausschließlich aus einer vordefinierten Auswahl an Optionen wählen. ![Geöffnete Dropdown-Liste Kostenstelle mit den Optionen None, Executive, Finance, Hardware, HR, Marketing, Other, Sales und Software.](https://cdn.payhawk.com/Help%20desk%20images%20moved/Overview_of_fields_20240920_manual.jpg) - Dynamische Listen – Beim Ausfüllen eines Buchhaltungsfeldes vom Typ „Dynamische Liste“ können Angestellte bei der Einreichung ihrer Spesenabrechnung Optionen aus der vordefinierten Liste auswählen oder einen eigenen Wert angeben. ![Feld Project Ontario mit dem eingegebenen Wert Ontario - NORTH und der Option, diesen neuen Wert zu erstellen.](https://cdn.payhawk.com/Help%20desk%20images%20moved/Overview_of_fields_2_20240920_manual.jpg) - Freitexteingabe – Beim Ausfüllen eines Buchhaltungsfeldes vom Typ „Freitexteingabe“ können Angestellte bei der Einreichung ihrer Spesenabrechnung Text in das Feld eingeben. ![Textfeld Location CA mit dem Wert Sonoma und der Beschreibung, die nach der besuchten Stadt in Kalifornien fragt.](https://cdn.payhawk.com/Help%20desk%20images%20moved/Overview_of_fields_3_20240920_manual.jpg) - Datum – Beim Ausfüllen eines Buchhaltungsfeldes vom Typ „Datum“ können Angestellte die gewünschten Daten über eine Datumsauswahl auswählen. ![Feld Delivery date mit geöffnetem Kalender für September 2024.](https://cdn.payhawk.com/Help%20desk%20images%20moved/Overview_of_fields_4_20240920_manual.jpg) ## Aktualisierungen auf bestehende Felder anwenden Aus Gründen der Rechnungsprüfung aktualisiert Payhawk die folgenden Felder grundsätzlich nicht rückwirkend: - Kategorien - Buchhaltungsfelder - Steuersätze - Teams - Lieferanten Um zu veranschaulichen, wie aktualisierte Werte in Konten vom System behandelt werden, nehmen wir an, Sie haben ein Feld **Projekt**mit dem Wert **MyProject**. Wenn Sie den Wert **MyProject** in 10 Spesenabrechnungen verwenden, wird der Wert **MyProject** in der Ausgaben oder Anfragen gespeichert. Wenn Sie jedoch unter **Einstellungen** > **Feldbibliothek** den Wert für **Projekt** von **MyProject** in **MyNEWProject** ändern, wird der neue Wert zwar auf zukünftige Ausgaben oder Anfragen für **Projekt** angewendet, jedoch nicht rückwirkend für diejenigen Ausgaben oder Anfragen aktualisiert, bei denen der Wert **MyProject** bereits verwendet wurde. ## Nützliche Ressourcen - [Automatische Befüllung von Felddaten](/help/automatic-population-of-expense-field-data) - [Buchhaltungsfelder in Payhawk verwenden](/help/overview-of-fields-library-at-payhawk) - [Ausgabenkategorien erstellen, bearbeiten und löschen](/help/creating-editing-and-deleting-expense-categories)