--- title: "Übersicht der Ausgaben für Buchhalter" slug: "overview-of-expenses-for-accountants" description: "Lernen Sie die Ausgabenarten in Payhawk kennen, den Ablauf von der Einreichung bis zur Zahlung, die Datenerfassung per OCR, Duplikatprüfung und Farbcodes." updated: 2026-10-19T09:23:16Z published: 2026-10-19T09:23:16Z canonical: "payhawk.com/overview-of-expenses-for-accountants" --- > ## Documentation Index > Fetch the complete documentation index at: https://payhawk.com/help/llms.txt > Use this file to discover all available pages before exploring further. # Übersicht der Ausgaben für Buchhalter Payhawk bietet leistungsstarke Optionen für die Überwachung und Berichterstattung über die Ausgaben Ihres Unternehmens und nutzt auf nahtlose Weise seine OCR-Funktionalität (optische Zeichenerkennung), um Ausgabeninformationen automatisch aus angehängten Quittungen und Rechnungen zu extrahieren. > [!TIP] > - Jeder Mitarbeiter kann in Payhawk [Ausgaben erstellen und hochladen](/help/creating-and-submitting-bills-reimbursements-and-company-cash). > - Nur Payhawk-Administratoren können die Einstellungen für die Ausgabentypen in Ihrem Unternehmen und die [Workflows](/help/workflow-conditions-and-custom-workflows) für die Genehmigung von Ausgabenanträgen und Zahlungen festlegen. ## Ausgabentypen in Payhawk Payhawk ermöglicht es Mitarbeitern, die folgenden [Ausgabentypen zu erstellen](/help/overview-of-company-expenses-for-employees): - Kartenausgabe - Rechnungszahlung - Barmittel des Unternehmens - Rückerstattung - Fahrtkostenerstattung - Tagespauschale ## Der Lebenszyklus von Ausgaben In der folgenden Tabelle sind die verfügbaren Registerkarten aufgeführt, auf denen eine Ausgabe abhängig von ihrem Status und auf der Grundlage der von der Organisation geforderten Genehmigungsworkflows positioniert wird. | **Registerkarte** | **Statusdetails** | | --- | --- | | **Einreichen** | Der Bereich unter **Ausgaben** > Registerkarte **Einreichen** enthält Ausgaben, für die die Option **Einreichen** in **Workflows** für den Ausgabentyp aktiviert ist und die noch nicht eingereicht wurden. Diese Ausgaben warten darauf, dass der Mitarbeiter die Ausgaben-Einreichung explizit bestätigt, indem er auf die Schaltfläche **Einreichen** klickt. Wenn die Option **Einreichen** in **Workflows** für alle Ausgabentypen deaktiviert ist, ist die Registerkarte **Einreichen** automatisch ausgeblendet. Von hier aus können die autorisierten Personen oder Rollen im Unternehmen auch: - [Ausgaben überprüfen](/help/reviewing-expenses). - [Ausgaben zusammenführen](/help/merging-expenses). - [Ausgaben in mehrere Einzelposten aufteilen](/help/splitting-expenses-into-line-items-in-the-portal). - [Kartenausgaben in mehrere Ausgaben aufteilen](/help/splitting-card-expenses-into-multiple-expenses). - [Hinzufügen oder Entfernen von Ausgaben aus Abonnements](/help/creating-and-deleting-subscriptions). - [(Für bezahlte Beträge) Download der Zahlungsbestätigung](/help/downloading-payment-confirmations-for-expenses). - [Den Ausgabenverlauf anzeigen](/help/viewing-expense-activity). - [Ausgaben löschen](/help/deleting-expenses). Sobald sie eingereicht wurde, wird die Ausgabe automatisch: - Auf die Registerkarte **Genehmigen** verschoben, wenn die Ausgabe eine Genehmigung erfordert. - Auf die Registerkarte **Überprüfen** verschoben, wenn die Ausgabe keine Genehmigung erfordert. | | **Genehmigen** | Der Bereich unter **Ausgaben** > Registerkarte **Genehmigen** enthält alle Ausgaben, für die die Option **Einreichen** des Ausgabentyps in **Workflows** aktiviert ist und deren Genehmigung aussteht. - Wenn Sie ein Genehmigender sind, können Sie sie direkt unter **Ausgaben** genehmigen, entweder einzeln oder in großen Mengen. - Wenn Sie kein Genehmiger sind oder wenn für keinen der Ausgabentypen ein Genehmigungsverfahren erforderlich ist, ist die Registerkarte **Genehmigen** automatisch ausgeblendet. Von hier aus können die autorisierten Personen oder Rollen im Unternehmen auch: - [Ausgaben überprüfen](/help/reviewing-expenses). - [Ausgaben zusammenführen](/help/merging-expenses) - [Ausgaben an Mitarbeiter zurückschicken](/help/approving-and-declining-expenses-from-the-expenses-app). - [Ausgaben in mehrere Einzelposten aufteilen](/help/splitting-expenses-into-line-items-in-the-portal). - [Kartenausgaben in mehrere Ausgaben aufteilen](/help/splitting-card-expenses-into-multiple-expenses). - [Abonnements erstellen oder Ausgaben aus Abonnements entfernen](/help/creating-subscriptions). - [(Für bezahlte Beträge) Download der Zahlungsbestätigung](/help/downloading-payment-confirmations-for-expenses). - [Den Ausgabenverlauf anzeigen](/help/viewing-expense-activity). - [Ablehnen von Ausgaben](/help/approving-and-declining-expenses-from-the-expenses-app). - [Ausgaben löschen](/help/deleting-expenses). Sobald eine Ausgabe genehmigt wurde, wird sie automatisch auf die Registerkarte **Überprüfen** verschoben. | | **Überprüfen** | Die Registerkarte **Ausgaben** > **Überprüfung** enthält alle Ausgaben, die zur Überprüfung bereitstehen. Dazu gehören die Ausgaben, die bei ihrer Erstellung keine Einreichung und damit auch keinen Genehmigungsschritt erfordern. Von hier aus können die autorisierten Personen oder Rollen im Unternehmen auch: - [Massenüberprüfungen von Ausgaben durchführen](/help/reviewing-expenses). - [Ausgaben zusammenführen](/help/merging-expenses). - [Ausgaben an Mitarbeiter zurückschicken](/help/approving-and-declining-expenses-from-the-expenses-app). - [Abonnements erstellen oder Ausgaben aus Abonnements entfernen](/help/creating-subscriptions). - [(Für bezahlte Beträge) Download der Zahlungsbestätigung](/help/downloading-payment-confirmations-for-expenses). - [Ausgaben in mehrere Einzelposten aufteilen](/help/splitting-expenses-into-line-items-in-the-portal). - [Kartenausgaben in mehrere Ausgaben aufteilen](/help/splitting-card-expenses-into-multiple-expenses). - [Den Ausgabenverlauf anzeigen](/help/viewing-expense-activity). - [Ablehnen von Ausgaben](/help/approving-and-declining-expenses-from-the-expenses-app). - [Ausgaben löschen](/help/deleting-expenses). Sobald die Ausgabe überprüft wurde, wird sie automatisch auf die Registerkarte **Zahlen** verschoben. Handelt es sich um eine Kartenausgabe, so wird sie direkt in **Alle** verschoben. | | **Zahlen** > **Details bestätigen** | Die Ausgaben im Bereich **Ausgaben** > **Zahlen** > **Details** **bestätigen** erfordern eine Bestätigung der Zahlungsdaten, bevor die Zahlung ausgelöst wird. Von hier aus können die autorisierten Personen im Unternehmen: - [Ausgaben zur Überprüfung zurücksenden](/help/returning-expenses-for-review). - [Abonnements erstellen oder Ausgaben aus Abonnements entfernen](/help/creating-subscriptions). - [Geben Sie an, ob eine Banküberweisung sofort nach der Autorisierung bezahlt werden muss oder ob die Zahlung für ein bestimmtes Datum oder ein Fälligkeitsdatum geplant wird](/help/scheduling-payments-for-bills-and-reimbursables) - Ausgaben als bezahlt markieren. - [Den Ausgabenverlauf anzeigen](/help/viewing-expense-activity). - [Ausgaben löschen](/help/deleting-expenses). Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf **Details bestätigen** und die Ausgabe wird in den Bereich **Zahlen** > Registerkarte **Autorisieren** verschoben. | | **Zahlen** > **Autorisieren** | Die Ausgaben im Bereich **Ausgaben** > **Zahlen** > **Autorisieren** sind alle Ausgaben, die eine Autorisierung für ihre sofortige oder geplante Zahlung erfordern. Von hier aus können die autorisierten Personen im Unternehmen: - [Ausgaben zur Überprüfung zurücksenden](/help/returning-expenses-for-review). - [Autorisieren Sie Banküberweisungen für eine sofortige Zahlung oder eine Zahlung zu einem bestimmten geplanten Datum oder zum Fälligkeitsdatum](/help/managing-scheduled-payments). - [Geplante Zahlungen außer Kraft setzen und diese sofort bezahlen](/help/managing-scheduled-payments) - [Geplante Zahlungen umplanen](/help/managing-scheduled-payments). - Ausgaben als bezahlt markieren. - [Abonnements erstellen oder Ausgaben aus Abonnements entfernen](/help/creating-subscriptions). - [Den Ausgabenverlauf anzeigen](/help/viewing-expense-activity). - [Ausgaben löschen](/help/deleting-expenses). | | **Zahlen** > **Geplant** | Die Registerkarte **Geplant** enthält alle Banküberweisungen, die [für ein bestimmtes Datum oder ihr Fälligkeitsdatum](/help/scheduling-payments-for-bills-and-reimbursables) eingeplant wurden. Von hier aus können die autorisierten Personen im Unternehmen: - [Ausgaben zur Überprüfung zurücksenden](/help/returning-expenses-for-review). - [Geplante Zahlungen außer Kraft setzen und diese sofort bezahlen](/help/managing-scheduled-payments). - [Geplante Zahlungen umplanen](/help/managing-scheduled-payments). - Ausgaben als bezahlt markieren. - [Abonnements erstellen oder Ausgaben aus Abonnements entfernen](/help/creating-subscriptions). - [Den Ausgabenverlauf anzeigen](/help/viewing-expense-activity). - [Ausgaben löschen](/help/deleting-expenses). | | **Alle** | Die Registerkarte **Ausgaben** > **Alle** enthält alle Ausgaben, unabhängig von ihren oben erwähnten Status. Von hier aus können die autorisierten Personen im Unternehmen für bezahlte Ausgaben: - [(Für bezahlte Beträge) Download der Zahlungsbestätigung](/help/downloading-payment-confirmations-for-expenses). - [Abonnements erstellen oder Ausgaben aus Abonnements entfernen](/help/creating-subscriptions). - [Den Ausgabenverlauf anzeigen](/help/viewing-expense-activity). | ## Automatische Datenextraktion mit OCR Als Teil seiner Ausgabenverwaltungslösung hat Payhawk ein natives OCR-Tool entwickelt, das automatisch die relevanten Informationen aus hochgeladenen Rechnungen und Quittungen extrahiert und an das Payhawk-System übermittelt. Weitere Informationen zu folgenden Themen finden Sie im Artikel [automatische Befüllung von Ausgabenfeldern in Payhawk](/help/automatic-population-of-expense-field-data): - Welche Ausgabendaten vom OCR-Tool automatisch gelesen und befüllt werden. - Die Vorschlagsstrategien, die Payhawk-Administratoren konfigurieren können, um das Feld **Kategorie** und benutzerdefinierte Felder automatisch zu befüllen. Weitere Informationen zum Erstellen einer Vorlage für das Feld **Ammeldung** auf Basis von Ausgabendaten, zur automatischen Befüllung aus historischen Ausgabendaten oder zu beidem finden Sie im Artikel [intelligente Notizvorschläge und Vorlagen verwenden](/help/enabling-the-smart-expense-note). ## Überprüfung auf doppelte Ausgaben Payhawk erkennt automatisch doppelte Ausgaben. Zum Beispiel, wenn ein Mitarbeiter dieselbe Rechnung zweimal einreicht – einmal als Transaktion mit der Payhawk-Karte und erneut als Erstattungsantrag – wird das System dies kennzeichnen. Die Prüfung auf Duplikate basiert auf den folgenden Kriterien: - Betrag - Anbieter - Belegdatum - Belegnummer Wenn Anbieter und Belegnummer identisch sind oder drei dieser Kriterien übereinstimmen, zeigt das System eine weiche Warnung an — zum Beispiel, wenn eine Ausgabe den gleichen Lieferanten, Betrag und das gleiche Belegdatum aufweist. ![Benachrichtigung über eine mögliche doppelte Ausgabe mit demselben Lieferanten und denselben Betragsdetails.](https://storage.googleapis.com/payhawk-cdn/Acc%3AExpenses/duplication%20criteria.png) Wenn alle vier dieser Kriterien übereinstimmen, lässt das System die Einreichung zu, zeigt jedoch während des [Prüfungsprozesses](/help/reviewing-expenses) eine strenge Warnung für den Prüfer an. ![](https://cdn.payhawk.com/Help%20desk%20images%20moved/Overview_of_expenses_for_accountants_20250507_manual.jpg) Wenn der Einreicher eines der geprüften Felder ändert, wird der Prüfer benachrichtigt, sofern die Warnung im [Prüfungsassistenten aktiviert ist](/help/enabling-and-disabling-warnings-for-expenses). ![](https://cdn.payhawk.com/Help%20desk%20images%20moved/Overview_of_expenses_for_accountants_2_20250507_manual.jpg) ## Symbole und Navigation Zur schnelleren und intuitiveren Navigation wird der aktuelle Status einer Ausgabe in Payhawk mit einem der in der folgenden Tabelle aufgeführten Symbole angezeigt. | **Symbol** | **Bedeutung** | **Details** | | --- | --- | --- | | ![](https://cdn.payhawk.com/Help%20desk%20images%20moved/Overview_of_expenses_for_accountants_20250507_manual.png) | Für die Ausgabe fehlt ein Dokument. | Bei Ausgaben ohne hochgeladene Dokumente handelt es sich oft um Kartenzahlungen, die darauf warten, dass der Karteninhaber eine Quittung oder Rechnung hinzufügt. | | ![](https://cdn.payhawk.com/Help%20desk%20images%20moved/Overview_of_expenses_for_accountants_20231129_manual.png) | Die Ausgabe hat ein angehängtes Dokument oder wird überprüft. | - Bei Ausgaben, die mit diesem Symbol gekennzeichnet sind und für die ein Zahlungsbeleg hochgeladen wurde, werden die erforderlichen Buchhaltungsdaten automatisch aus der Quittung oder der Rechnung extrahiert. - Ausgaben, die mit diesem Symbol gekennzeichnet sind, wurden möglicherweise bereits von einem Buchhalter geprüft, auch wenn sie über kein hochgeladenes Dokument verfügen. | | ![](https://cdn.payhawk.com/Help%20desk%20images%20moved/Overview_of_expenses_for_accountants_2_20250507_manual.png) | Die Ausgabe ist archiviert. | Archivierte Ausgaben sind schreibgeschützt und können nicht bearbeitet werden. Sie können jedoch eingesehen und exportiert werden, ihre Zahlungsbelege können heruntergeladen werden und ihr Verlauf kann nachvollzogen werden. | ## Farbcodes Sie können sich anhand der folgenden Farbcodes, die das System verwendet, einen schnellen Überblick über den Ausgabenstatus verschaffen: - Rot - Überfällige Zahlungen. Das Fälligkeitsdatum auf dem angehängten Spesenbeleg ist überschritten. ![](https://cdn.payhawk.com/Help%20desk%20images%20moved/Overview_of_expenses_for_accountants_20181210_manual.jpg) - Orange - Fällige Zahlungen. Das Fälligkeitsdatum auf dem angehängten Spesenbeleg zeigt an, dass die Zahlung zu einem bestimmten Datum erwartet wird oder für dieses Datum geplant ist. ![](https://cdn.payhawk.com/Help%20desk%20images%20moved/Overview_of_expenses_for_accountants_2_20181210_manual.jpg) - Schwarz - Bezahlte Ausgaben. ![](https://cdn.payhawk.com/Help%20desk%20images%20moved/Overview_of_expenses_for_accountants_3_20181210_manual.jpg) ## Nützliche Ressourcen - [Ausgabentypen in Payhawk festlegen](/help/expense-types) - [Benutzerdefinierte Genehmigungsworkflows in Payhawk definieren](/help/workflow-conditions-and-custom-workflows) - [Übersicht über Aufgaben für Mitarbeiter](/help/overview-of-company-expenses-for-employees) - [Ausgabendaten exportieren](/help/exporting-expenses-and-payments-on-demand) - [Gefilterte Ansichten speichern und verwalten](/help/saving-and-managing-expense-views)