--- title: "Übersicht über die Anfragen für Buchhalter" slug: "overview-of-requests-for-accountants" description: "Erfahren Sie, wie Anfragen und Bestellungen in Payhawk verwaltet werden: Prüfen Sie die Phasen, hängen Sie Dokumente an und ordnen Sie Rechnungen den Waren zu." updated: 2026-10-29T15:30:49Z published: 2026-10-29T15:30:49Z canonical: "payhawk.com/overview-of-requests-for-accountants" --- > ## Documentation Index > Fetch the complete documentation index at: https://payhawk.com/help/llms.txt > Use this file to discover all available pages before exploring further. # Übersicht über die Anfragen für Buchhalter Anfragen in Payhawk sind ein wesentlicher Bestandteil des gesamten Kreditorenbuchhaltungsprozesses innerhalb eines Unternehmens und unterstützen Unternehmen dabei, Transparenz bei der Verwaltung ihrer Ressourcen und Beziehungen zu Lieferanten zu gewährleisten. ## Besonderheiten - [Alle Mitarbeitenden mit Zugriff auf die Anfrage](https://help.payhawk.com/de/articles/8498753-ubersicht-uber-anfragen-fur-mitarbeitende) können: - Anfrageunterlagen beifügen - Hochladen und Verknüpfen von Rechnungen mit Anfragen - Kommentare zur Anfrage hinzufügen - Anfrageaktivität anzeigen - Einreichung der entsprechenden Ausgaben zur Genehmigung - [Payhawk Administratoren](https://help.payhawk.com/de/articles/8499775-ubersicht-uber-anfragen-fur-administratoren) verwalten die Arten von Anfragen, die für jede Art erforderlichen zusätzlichen Felder, die Nummerierungskonventionen für Bestellungen, Abweichungsregeln, Genehmigungsworkflows und Belegdokumentationsanforderungen für die Ausgabenkategorien der Arten von Anfragen. ## Lebenszyklus von Anfragen Jede Anfrage in Payhawk durchläuft verschiedene Phasen, die von bestimmten Personen oder Rollen verwaltet werden, basierend auf den von den Payhawk Administratoren Ihres Unternehmens festgelegten Workflows. Beispielsweise können einige Schritte, wie die Überprüfung oder Genehmigung, übersprungen werden. Die folgende Tabelle zeigt die Anfragephasen, die den jeweiligen Registerkarten in der App **Anfragen** entsprechen, die Aktionen, die in jeder Phase durchgeführt werden können, und wer dazu berechtigt ist. | **Registerkarte Phase & entsprechende Anfragen** | **Aktionen, Rollen und Verantwortlichkeiten** | | --- | --- | | **Einreichen** | Diese Registerkarte enthält Anfragen, die nicht eingereicht wurden oder an den Anfragenden zurückgeschickt wurden. Von hier aus können Anfragende, autorisierte Mitarbeitende und Rollen: - [Anfragen erstellen und einreichen](https://help.payhawk.com/de/articles/10248481-kaufe-erstellen-und-einreichen) - [Anfragen bearbeiten und löschen](https://help.payhawk.com/de/articles/8499083-kaufe-bearbeiten-und-loschen) - Fügen Sie Anfragedokumente bei (z. B. Angebote oder Verträge) - [Anfrageaktivität kommentieren und ansehen](https://help.payhawk.com/de/articles/9712292-kommentare-zu-kaufanfragen-und-bestellungen) - [Anfragen duplizieren](/help/de/creating-and-submitting-requests#duplicating-requests), unabhängig von ihrem Status, auch Anfragen anderer Mitarbeitender Nach dem Einreichen wird die Anfrage automatisch bearbeitet: - Bewegen Sie sich unter der Registerkarte **Überprüfen**, wenn die Anfrage so eingestellt ist, dass eine Überprüfung erforderlich ist. - Bewegen Sie sich unter der Registerkarte **Genehmigen**, wenn die Anfrage nicht überprüft werden muss. | | **Überprüfen** | Diese Registerkarte enthält Anfragen, die eingereicht, aber nicht geprüft wurden, oder die zur weiteren Prüfung an die Prüfer zurückgegeben wurden. Von hier aus können Prüfer, autorisierte Mitarbeitende und Rollen: - [Anfragen prüfen](https://help.payhawk.com/de/articles/10374475-kaufe-prufen) - [Anfragen bearbeiten und löschen](https://help.payhawk.com/de/articles/8499083-kaufe-bearbeiten-und-loschen) - [Anfrage an den Mitarbeitenden zurücksenden](https://help.payhawk.com/de/articles/8498949-kaufanfragen-genehmigen-und-ablehnen) - Anfrageunterlagen beifügen - [Anfrageaktivität kommentieren und ansehen](https://help.payhawk.com/de/articles/9712292-kommentare-zu-kaufanfragen-und-bestellungen) Nach der Prüfung wird die Anfrage automatisch bearbeitet: - Bewegen Sie sich unter der Registerkarte **Genehmigen**, wenn die Anfrage genehmigungspflichtig ist. - Bewegen Sie sich unter der Registerkarte **Empfangen** oder **Rechnung**, wenn die Anfrage nicht genehmigungspflichtig ist. | | **Genehmigen** | Diese Registerkarte enthält Anfragen, die geprüft, aber noch nicht genehmigt sind. Von hier aus können Genehmiger und befugte Mitarbeitende und Rollen: - [Anfragen genehmigen](https://help.payhawk.com/de/articles/8498949-kaufanfragen-genehmigen-und-ablehnen) - [Anfragen zur Überprüfung zurücksenden](https://help.payhawk.com/de/articles/8498949-kaufanfragen-genehmigen-und-ablehnen) - [Anfrage an den Mitarbeitenden zurücksenden](https://help.payhawk.com/de/articles/8498949-kaufanfragen-genehmigen-und-ablehnen) - [Anfragen löschen](https://help.payhawk.com/de/articles/8498949-kaufanfragen-genehmigen-und-ablehnen) - [Bearbeiten von Anfragen durch Hinzufügen eines Lieferanten und Aktualisieren der Kategorisierung der Anfragepositionen](https://help.payhawk.com/de/articles/8499083-kaufe-bearbeiten-und-loschen) - Anfrageunterlagen beifügen - [Anfrageaktivität kommentieren und ansehen](https://help.payhawk.com/de/articles/9712292-kommentare-zu-kaufanfragen-und-bestellungen) Nach der Genehmigung wird die Anfrage automatisch bearbeitet: - Bewegen Sie sich unter der Registerkarte **Empfangen**, wenn die Ausgabenkategorie der Anfrage so eingestellt ist, dass eine Empfangsbestätigung erforderlich ist. - Unter die Registerkarte **Rechnung** verschieben, wenn die Ausgabenkategorie der Anfrage keine Empfangsbestätigung erfordert. | | **Empfangen** | Diese Registerkarte enthält Anfragen, die eine Empfangsbestätigung erfordern und genehmigt, aber nicht (vollständig) empfangen wurden. Von hier aus können befugte Mitarbeitende und Rollen: - [Bearbeiten von Anfragen durch Hinzufügen eines Lieferanten und Aktualisieren der Kategorisierung der Anfragepositionen](https://help.payhawk.com/de/articles/8499083-kaufe-bearbeiten-und-loschen) - [Anfragen schließen](https://help.payhawk.com/de/articles/8548258-anfragen-schliessen) - [Anfragen zur Überprüfung zurücksenden](https://help.payhawk.com/de/articles/8498949-kaufanfragen-genehmigen-und-ablehnen) - Anfragedokumente, [Rechnungsbelege](https://help.payhawk.com/de/articles/8523783-anzeigen-und-hochladen-von-kaufbelegen) und [Rechnungen](https://help.payhawk.com/de/articles/8523786-anzeigen-und-hochladen-von-rechnungen-fur-einkaufe) beifügen - [Anfrageaktivität kommentieren und ansehen](https://help.payhawk.com/de/articles/9712292-kommentare-zu-kaufanfragen-und-bestellungen) Sobald der Empfangsstatus aller Anfragepositionen **N/A**, **Voll** oder **Abweichung** geworden ist, wird die Anfrage automatisch auf die Registerkarte **Rechnung** verschoben. | | **Rechnung** | Diese Registerkarte enthält Anfragen, deren Positionen vollständig eingegangen sind (d.h. den Status **N/A**, **Voll** oder **Abweichung** erhalten haben), aber die Anfrage ist noch nicht fakturiert. Von hier aus können autorisierte Mitarbeitende und Rollen die gleichen Aktionen durchführen, die auch im Schritt **Empfangen** verfügbar sind. Sobald der Rechnungsstatus aller Anfragepositionen **Voll** oder **Abweichung** geworden ist, wird die Anfrage automatisch unter die Registerkarte **Bezahlen** verschoben. | | **Bezahlung** | Diese Registerkarte enthält Anfragen, deren Posten vollständig eingegangen sind (d.h. den Status **N/A**, **Voll** oder **Abweichung** haben). erhalten) und fakturiert sind (d.h. den Status **Voll** oder **Abweichung** fakturiert haben), aber eine oder mehrere zugehörige Rechnungen noch nicht bezahlt sind. Von hier aus können autorisierte Mitarbeitende und Rollen die gleichen Aktionen durchführen, die auch im Schritt **Rechnung** verfügbar sind. Sobald der fakturierte Status aller Anfragepositionen **Voll** oder **Abweichung** geworden ist, wird die Anfrage automatisch eingestellt: - Wird geschlossen, wenn die Option zum automatischen Schließen aktiviert wurde und die Kriterien erfüllt sind. - Unter der Registerkarte **Schließen** für manuelles Schließen verschieben. | | **Schließen** | Diese Registerkarte enthält die Anfragen, deren Positionen eingegangen und fakturiert sind (d.h. den Status **Voll** oder **Abweichung** fakturiert haben), aber die Anfrage ist noch nicht [abgeschlossen](https://Closing%20requests). Von hier aus können autorisierte Mitarbeitende und Rollen die gleichen Aktionen durchführen, die auch im Schritt **Empfangen** und **Rechnung** verfügbar sind. Sobald die Anfrage manuell geschlossen wurde, wird sie automatisch auf die Registerkarte **Alle** verschoben. | | **Alle** | Diese Registerkarte enthält alle Anfragen, unabhängig von ihrem oben genannten Status. | ## Abgleich von Anfragen mit Empfangsbestätigungen und Rechnungen vor der Zahlung (Zwei- und Dreifachabgleich) Anfragen, für die eine Empfangsbestätigung für Waren oder Dienstleistungen erforderlich ist, erfordern eine Empfangsbestätigung in Form eines Empfangsscheins/Wareneingangsscheins (GRN) oder einer Empfangsbestätigung. Sobald die Empfangsbestätigung akzeptiert wurde, sendet der Lieferant dem Käufer eine Rechnung, in der er die Zahlung für die gelieferten Waren oder Dienstleistungen fordert. Die Rechnung wird automatisch mit der Anfrage oder Bestellung verknüpft, wenn das Automatisierungstool von Payhawk die ID aus der Rechnung extrahiert. Sollte die Anfrage- oder Bestell-ID nicht auf der Rechnung vorhanden sein, können Sie diese manuell hinzufügen, indem Sie die Anfrage im Feld **Anfrage** im Abschnitt **Details** der Ausgabe auswählen oder, bei einer Ausgabe mit Positionen, im Feld **Anfrage** der jeweiligen Position. Infolgedessen führt Payhawk automatisch einen dreifachen Abgleich durch, d. h., das System überprüft die Menge zwischen der Anfrage und dem Empfangsschein und anschließend den Betrag auf der Anfrage und der Rechnung des Lieferanten. Wenn eine Rechnung mehrere Anfragen oder Bestellungen abdeckt, führt Payhawk den Abgleich für jede verknüpfte Anfrage separat durch, basierend auf den damit verknüpften Positionen der Ausgabe. Positionen ohne Anfrage werden beim Abgleich nicht berücksichtigt. Anfragen, für die kein Empfangsschein/Wareneingangsschein (GRN) erforderlich ist, lösen einen 2-Wege-Abgleich aus. Das Payhawk-System prüft automatisch den Betrag der Anfrage und der Lieferantenrechnung. > [!TIP] > Je nach den internen Richtlinien Ihres Unternehmens kann es sein, dass die Organisation Empfangsscheine sowohl für Waren- als auch für Dienstleistungsanfrage verlangt. ## Nützliche Ressourcen - [Zuordnung von Anfragepositionen zu verschiedenen Rechnungen oder Rechnungspositionen](https://help.payhawk.com/de/articles/8498753-ubersicht-uber-anfragen-fur-mitarbeitende#h_d51907a00c) - [Wiederkehrende Anfragen](https://help.payhawk.com/de/articles/10164759-wiederkehrende-einkaufe)