--- title: "Workflows für Anfragen und Bestellungen festlegen" slug: "setting-workflows-for-requests-and-purchase-orders" description: "Richten Sie den Workflow je Anfrageart ein: Legen Sie Prüfer und Genehmiger fest, fügen Sie Bestell- und Empfangsschritte hinzu und wählen Sie Zahlungsmethoden." updated: 2026-10-29T15:32:58Z published: 2026-10-29T15:32:58Z canonical: "payhawk.com/setting-workflows-for-requests-and-purchase-orders" --- > ## Documentation Index > Fetch the complete documentation index at: https://payhawk.com/help/llms.txt > Use this file to discover all available pages before exploring further. # Workflows für Anfragen und Bestellungen festlegen Für alle Arten von Anfragen können Sie Rollen oder Mitarbeitende festlegen, die Anfragen und Bestellungen prüfen, genehmigen und abschließen können (sofern dies für Ihr Unternehmen aktiviert ist). Sie können auch festlegen, dass ein Genehmigungsschritt im Lebenszyklus für das Unternehmen nicht relevant oder erforderlich ist, beispielsweise der Prüfungsschritt. Die konfigurierten Genehmigungsworkflows für Anfragen können flexibel gestaltet werden und sich nach den Hierarchieebenen in Ihrem Unternehmen (z. B. Manager der zweiten Ebene), bestimmten Personen (z. B. Budgetverantwortliche von Kostenstellen und definierte Manager von Ausgabenkategorien) oder Payhawk-Rollen (Payhawk-Buchhalter und Payhawk-Administratoren) richten. ## Lebenszyklus von Workflows für Anfragen und Bestellungen Die Genehmigungs-Workflows für Anfragen und Bestellungen umfassen die folgenden Schritte und Besonderheiten: - Der Schritt **Einreichen** ist immer sichtbar. - Die **Überprüfungs**- und **Freigabeschritte** sind optional und können von Ihnen definiert werden. Wenn einer der Schritte oder beide für Ihre internen Abläufe nicht relevant sind, können Sie sie überspringen. - Der Schritt **Bestellung erstellen** ist sichtbar, wenn Bestellungen für das Payhawk-Konto Ihres Unternehmens aktiviert wurden. Sie können diesen Schritt zum Workflow eines Anfragetyps hinzufügen, damit Payhawk automatisch ein Bestelldokument erstellt und eine Bestellnummer vergibt, sobald eine Anfrage dieses Typs genehmigt wird. Wenn Sie den Schritt weglassen, wird für diesen Anfragetyp weder eine Bestellung noch eine Bestellnummer erstellt, auch wenn Bestellungen für Ihr Konto aktiviert sind. Informationen zur Einrichtung der Bestellnummerierung und weiterer Einstellungen finden Sie im Artikel [Bestellungen konfigurieren](/help/de/configuring-purchase-orders-1). - Der Schritt **Empfangen** kann für den spezifischen Genehmigungs-Workflow hinzugefügt, entfernt und konfiguriert werden. - Wählen Sie unter **Jede der folgenden Personen kann den Kauf erhalten** die Mitarbeitenden oder Rollen aus, die für Anfragen dieses Typs Belege hochladen können. Sie können auch **Antragsteller** auswählen, damit der Eigentümer der Anfrage sie empfangen kann. Standardmäßig ist der Schritt auf **Jeder** gesetzt. - Ausgewählte Mitarbeitende, die nicht alle Anfragen des Unternehmens sehen können, erhalten Lesezugriff auf Anfragen dieses Typs. - Aktivieren Sie **Nur für bestimmte Kategorien erforderlich**, um den Beleg nur für bestimmte Ausgabenkategorien als erforderlich festzulegen. - Aktivieren Sie die Kontrollkästchen für die Ausgabenkategorien und Unterkategorien, für die Sie einen Beleg benötigen. - Der **Zahlungs**-Schritt ermöglicht Ihnen, die verfügbaren Zahlungsmethoden für einen bestimmten Anfragetyp zu konfigurieren und eine automatische Abweichungserkennung zu aktivieren. - Sie können Zahlungsoptionen aktivieren, sodass Mitarbeitende ihre eingereichten Anfragen per Karte, Banküberweisung oder **Keine Zahlung erforderlich** bezahlen können. - Wenn Sie die Option **Rechnung** aktivieren: - Mitarbeitende können für eingereichte Anfragen dieser Art die Zahlungsmethode Banküberweisung auswählen. - Der Genehmigungs-Workflow für die Ausgabenart **Rechnungen** wird entsprechend aktualisiert, um die folgenden Genehmigungsszenarien zu unterstützen: **Keine Anfrage**, **Übereinstimmende Anfrage**, oder **Anfrage mit Abweichung**. - **Unter Anfrage mit Abweichung** können Sie die neue Bedingung **Betragsdifferenz** hinzufügen, um Rechnungsgenehmigungen anhand der Höhe der Abweichung zwischen der Anfrage und der Rechnung weiterzuleiten. - Wenn die Positionen einer Rechnung mit verschiedenen Anfragen verknüpft sind oder nur einige davon verknüpft sind, wendet Payhawk das Genehmigungsszenario auf jede Position separat an und fordert die Genehmigungen aus allen zutreffenden Szenarien gleichzeitig an. Weitere Informationen finden Sie unter [Genehmigungsworkflows für Ausgabenarten festlegen](/help/de/setting-approval-workflows-for-expense-types#h_69da88f91a). - Wenn ein Mitarbeitender die Option **Rechnung** wählt, kann die Anfrage erst später mit einer Rechnungsausgabe verknüpft werden. - Wenn Sie die Option **Karte** aktivieren: - Mitarbeitende können für eingereichte Anfragen dieser Art die Kartenzahlung wählen. Wenn die Option **Karte** ausgewählt wird, kann die Anfrage nur nachträglich mit einer **Kartenausgabe** verknüpft werden. - Der Genehmigungs-Workflow für die Ausgabenart **Kartenzahlungen** wird entsprechend aktualisiert, um die folgenden Genehmigungsszenarien zu unterstützen: **Keine Anfrage**, **Übereinstimmende Anfrage**, oder **Anfrage mit Abweichung**. - Wählt ein Mitarbeitender die Option Karte, kann er aus den ihm zugewiesenen Karten wählen oder eine Einmalkarte anfordern. Wird eine Karte zur einmaligen Verwendung ausgewählt, so wird sie automatisch auf den Namen des Anfragenden ausgestellt, sobald diese genehmigt wurde. - Hier können Sie die Finanzierungsquelle aller Einwegkarten ändern, die ausgestellt werden. Neue virtuelle Karten verwenden standardmäßig die Debit-Finanzierungsquelle. Wenn Ihr Unternehmen sowohl ein Kredit- als auch ein Debit-Payhawk-Konto in derselben Währung hat, können Sie eine bevorzugte Finanzierungsquelle auswählen, sodass eine neue virtuelle Karte in dieser Währung mit einer der beiden Finanzierungsquellen ausgestellt werden kann. Payhawk verwendet immer die bevorzugte Karte, sofern diese über ausreichend Guthaben verfügt. Reicht das Guthaben nicht aus, verwendet das System stattdessen die Karte mit der anderen Finanzierungsquelle. ![Bildschirm zur Auswahl der Zahlungsmethode mit Optionen für die Karten-Finanzierungsquelle und Einstellungen für die Diskrepanzgenehmigung.](https://cdn.payhawk.com/Help%20desk%20images%20moved/Setting_workflows_for_requests_and_purchase_orders_20260918_manual.png) - Wenn Sie die Option **Keine Zahlung erforderlich** aktivieren: - Diese Option bietet Flexibilität für Fälle, in denen eine Zahlung nicht erforderlich ist. Der Anfragende oder Prüfer kann entscheiden, ob die Anfrage per Karte, per Überweisung oder gar nicht bezahlt werden soll. - Eine Anfrage muss zum Beispiel nicht bezahlt werden, wenn die Positionen bereits gekauft wurden oder auf Lager sind. - Unter **Diskrepanzgenehmigung** können Sie festlegen, um wie viel eine Ausgabe den beantragten Betrag überschreiten darf, bevor eine zusätzliche Genehmigung erforderlich ist. Nur wenn Sie einen Prozentsatz und/oder einen bestimmten Betrag als zulässigen Schwellenwert wählen, wird das System einen Diskrepanz-Workflow für die entsprechenden Ausgaben auslösen, sobald der Ausgabenbetrag den beantragten Betrag übersteigt. Sie können Ihre Einstellungen auch testen, indem Sie Beispielwerte eingeben, um zu prüfen, ob ein Diskrepanz-Workflow auslöst wird. - Der Schritt **Schließen** ist stets sichtbar. Er ermöglicht es Ihnen, die Regeln für die automatische Schließung von Anfragen zu aktivieren und zu konfigurieren. Wenn Sie einen Workflow für einen Schritt im Lebenszyklus einer Anfrage festlegen müssen, können Sie die Schritte zum Definieren benutzerdefinierter Workflows anwenden. Alternativ können Sie, wenn einer der überspringbaren Schritte nicht erforderlich ist, diesen entfernen, indem Sie auf das Drei-Punkte-Menü klicken und **Löschen** auswählen. ## Workflows für Anfragen und Bestellungen aktualisieren Sie können einen Genehmigungsworkflow für einen Anfragetyp entweder über die Registerkarte **Einstellungen** > **Anfragen** > **[Anfragetyp]** > **Workflow** oder über **Einstellungen** > **Workflows** > **Anfragen** konfigurieren. So aktualisieren Sie den Workflow für eine bestimmte Art von Anfrage: 1. Navigieren Sie im Payhawk Web-Portal zu **Einstellungen** > **Anfragen**. 2. Wählen Sie die gewünschte Art von Anfrage aus. 3. Gehen Sie zur Registerkarte **Workflow** und klicken Sie auf **Workflow bearbeiten**. Alternativ klicken Sie auf **Zu Workflows wechseln**, und Sie werden zum Bildschirm **Einstellungen** > **Workflows** > **Anfragen** weitergeleitet. 4. Erstellen Sie einen Genehmigungs-Workflow, der Ihren Anforderungen entspricht, indem Sie [die Schritte zum Definieren benutzerdefinierter Workflows befolgen](/help/de/workflow-conditions-and-custom-workflows). 5. Klicken Sie auf **Workflow veröffentlichen**, um alle von Ihnen vorgenommenen Änderungen anzuwenden. ## Nützliche Ressourcen - [Betragsbasierte Genehmigungen definieren](/help/de/workflow-conditions-and-custom-workflows) - [Anfragen genehmigen und ablehnen](/help/de/approving-and-declining-requests)