--- title: "Vorbereitung auf Ihre erste Ausgabe - Payhawk Help Center" slug: "setup-steps-guided-by-the-setup-ai-agent" description: "Erfahren Sie, wie der Implementation AI Agent Sie zur ersten Ausgabe führt: Buchhaltungssystem verbinden, Konto aufladen, Karten ausgeben, Genehmigungen." updated: 2026-11-04T15:58:47Z published: 2026-11-04T15:58:47Z canonical: "payhawk.com/setup-steps-guided-by-the-setup-ai-agent" --- > ## Documentation Index > Fetch the complete documentation index at: https://payhawk.com/help/llms.txt > Use this file to discover all available pages before exploring further. # Vorbereitung auf Ihre erste Ausgabe > [!TIP] > Der Implementation AI Agent wird derzeit schrittweise eingeführt und steht noch nicht allen Kunden zur Verfügung. Der Implementation AI Agent hilft Ihnen bei den wichtigsten Einrichtungsschritten, damit Sie Payhawk schnell nutzen können. Er führt Sie durch Aufgaben wie: - Anbindung an Ihr Buchhaltungssystem - Einzahlung auf Ihr Konto - Ausstellen von Karten - Einrichtung von Genehmigungen - Die ersten Ausgaben tätigen Der KI-Agent passt die Konfiguration entsprechend Ihrem Abonnement und Ihrem Konto-Status an, sodass Sie nur die für Ihr Unternehmen relevanten Schritte sehen. Ihr Unternehmen muss die KYC-Prüfung abschließen, bevor Sie Geld auf Ihr Konto einzahlen oder Karten ausstellen können. Dies kann bis zu 5 Werktage dauern. Während Sie warten, zeigt Ihnen der Implementation AI Agent weitere Aufgaben an, die Sie in der Zwischenzeit erledigen können. Sobald die Prüfung abgeschlossen ist, werden die nächsten Schritte automatisch freigeschaltet. Falls das Compliance-Team von Payhawk weitere Informationen von Ihnen benötigt, wird der KI-Agent Sie darüber informieren und Ihnen dabei helfen. Der Implementation AI Agent verfolgt Ihren Fortschritt und gibt Empfehlungen, womit Sie als Nächstes fortfahren sollten. Sie können seine Vorschläge, beispielsweise die Buchhaltungscodes bei der Anbindung Ihres ERP-Systems, im Chat anpassen. Das folgende Bild zeigt einen Beispiel-Einrichtungsplan. Der Implementation AI Agent erstellt diesen Plan auf Grundlage der Informationen, die Payhawk bei der Anmeldung über Ihr Unternehmen gesammelt hat, sowie der für Ihr Konto sinnvollen Einstellungen. ![Plan für den Einstieg in Payhawk im Dashboard mit den Einrichtungsschritten bis zur ersten Ausgabe und der geschätzten Dauer.](https://cdn.payhawk.com/AI%20Office/Getting_ready_for_your_first_spend_1_20261023_ai.png) ## Einrichtung Ihres Kontos für eine einzelne Entität Dies sind die wichtigsten Schritte, die Sie von der Einrichtung bis zu Ihrer ersten Ausgabe führen. Sie sehen nur die Schritte, die für Ihr Abonnement und Ihr Konto relevant sind. - [Buchhaltungssystem verbinden](/help/setup-steps-guided-by-the-setup-ai-agent#step-1-verify-your-account) - [Einzahlung auf Ihr Konto](/help/setup-steps-guided-by-the-setup-ai-agent#step-3-fund-your-account) - [Erste Karte ausstellen](/help/setup-steps-guided-by-the-setup-ai-agent#step-4-issue-your-first-card) - [Ihre Karten verknüpfen](/help/setup-steps-guided-by-the-setup-ai-agent#step-5-link-your-cards) - [Genehmigungs-Workflows einrichten](/help/setup-steps-guided-by-the-setup-ai-agent#step-6-set-up-approval-workflows) - [Erste Ausgabe tätigen](/help/setup-steps-guided-by-the-setup-ai-agent#step-7-make-your-first-spend) ### Buchhaltungssystem verbinden **Geschätzte Zeit: ~25 Min.** Um sicherzustellen, dass Ihre Ausgabenkategorien, Steuernummern und Kontenzuordnungen bereitstehen, bevor Sie mit den Ausgaben beginnen, wird empfohlen, zunächst Ihre ERP-Integration einzurichten. > [!TIP] > Dieser Schritt wird angezeigt, wenn Sie ein ERP-System verwenden. Ihre Aufgaben: 1. Verbinden Sie Payhawk mit Ihrem ERP-System, indem Sie den Verbindungsassistenten verwenden, um Ihr Buchhaltungssystem anzubinden. 2. Ordnen Sie Ihren Kontenplan zu, indem Sie Ihre Ausgabenkategorien mit Ihrem Kontenplan abgleichen. Der Implementation AI Agent schlägt Ihnen Zuordnungen vor, die auf Ihren Kontonamen und gängigen Mustern basieren. Wenn Sie keine ERP-Integration nutzen, leitet Sie der KI-Agent zu den **Einstellungen** weiter. 3. Überprüfen Sie die Verbindung und stellen Sie sicher, dass Payhawk und Ihr ERP-System korrekt synchronisiert sind. Der Implementation AI Agent schlägt vor, eine Test-Erstattung zu erstellen, um sicherzustellen, dass alles funktioniert. Sie können diesen Schritt bei Bedarf überspringen, ohne dass dies Ihre Einrichtung behindert. Die folgende Abbildung zeigt, was Sie sehen werden, wenn der Implementation AI Agent Sie durch die Verbindung mit Ihrem ERP-System führt. ![Der Implementation AI Agent im Seitenbereich AI Office hilft dabei, Kategorien dem Kontenplan zuzuordnen.](https://cdn.payhawk.com/AI%20Office/Getting_ready_for_your_first_spend_2_20261023_ai_v2.png) ### Einzahlung auf Ihr Konto **Geschätzte Zeit: ~10 Min.** Um Kartenzahlungen vornehmen zu können, müssen Sie zunächst Geldmittel auf Ihr Payhawk-Konto einzahlen. > [!TIP] > Dieser Schritt erscheint, nachdem Ihr Unternehmen die KYC-Prüfung bestanden hat und nur, wenn Sie über ein Prepaid-Konto verfügen. ### Erste Karte ausstellen **Geschätzte Zeit: ~5 Min.** Damit Sie so schnell wie möglich mit den Ausgaben beginnen können, unterstützt Sie der Implementation AI Agent bei der Ausstellung Ihrer ersten Karte. Er sorgt für einen unkomplizierten Ablauf, indem er sich auf das konzentriert, was Sie gerade benötigen. Kartenlimits und Kontrollfunktionen werden nur angezeigt, wenn sie für Ihre Konfiguration relevant sind. Dieser Schritt wird angezeigt, wenn Ihr Abonnement Karten umfasst und Sie sich außerhalb der USA befinden. Die folgende Abbildung zeigt, was Sie sehen, wenn der Implementation AI Agent Sie durch die Ausgabe einer Karte führt. ![Der Implementation AI Agent listet neben der Seite Karten die Schritte zum Ausstellen einer ersten Karte auf.](https://cdn.payhawk.com/AI%20Office/Getting_ready_for_your_first_spend_3_20261023_ai_v2.png) ### Ihre Karten verknüpfen **Geschätzte Zeit: ~20 Min.** Um Ihre bestehenden Firmenkarten weiterhin in Payhawk verwenden zu können, können Sie diese von Ihrem aktuellen Anbieter verknüpfen. Der Implementation AI Agent identifiziert Ihren Kartenanbieter anhand Ihres Kontos und führt Sie durch den Verknüpfungsprozess. > [!TIP] > Dieser Schritt wird für Kunden in den USA anstelle des Schritts zur Ausstellung neuer Karten angezeigt. ### Genehmigungs-Workflows einrichten **Geschätzte Zeit: ~15 Min.** Der Implementation AI Agent unterstützt Sie bei der Konfiguration von Genehmigungs-Workflows, damit Sie die Genehmigung von Ausgaben in Ihrem Unternehmen steuern können. Er fragt Sie, wer Ausgaben genehmigen soll und ob ab bestimmten Beträgen ein zweiter Genehmiger erforderlich ist, und schlägt Ihnen einige Optionen für den Einstieg vor. Der Implementation AI Agent empfiehlt eine Genehmigungsstruktur, die auf der Art und Weise basiert, wie Ihr Unternehmen Ausgaben verwaltet. Standardmäßig richtet er eine einfache Genehmigung durch den Teammanager ein und sorgt so für einen unkomplizierten Ablauf, es sei denn, Sie benötigen komplexere Regeln. Der Ablauf gilt zunächst für alle Ausgabenarten. Sie können diese später an Ihre spezifischen Anforderungen anpassen. Die folgende Abbildung zeigt, wie der Implementation AI Agent Sie durch die Konfiguration von Genehmigungs-Workflows für Rechnungen führt. Wenn Sie eine Rolle wie „Projektmanager“ angeben, wird diese der am besten passenden Rolle in Ihrem Unternehmen zugeordnet. ![Der Implementation AI Agent schlägt auf der Seite Workflows einen Genehmigungs-Workflow für Rechnungen vor.](https://cdn.payhawk.com/AI%20Office/Getting_ready_for_your_first_spend_4_20261023_ai.png) ### Erste Ausgabe tätigen **Geschätzte Zeit: ~15 Min.** Zur Bestätigung, dass alles ordnungsgemäß funktioniert, führt Sie der Implementation AI Agent durch die eigentliche Transaktion, sobald Ihre Karten bereit sind und genügend Guthaben auf Ihrem Konto vorhanden ist. > [!TIP] > Dieser Schritt erscheint nur, wenn Ihr Abonnement Karten beinhaltet. ![Der Implementation AI Agent schlägt eine erste Ausgabe vor, mit einem QR-Code zum Herunterladen der Payhawk Mobile App.](https://cdn.payhawk.com/AI%20Office/Getting_ready_for_your_first_spend_5_20261023_ai_v2.png) ## Einrichtung Ihres Gruppenkontos Wenn Ihr Vertrag mehr als eine Entität umfasst, fasst Payhawk diese bei der Registrierung Ihrer ersten Entität in einer Kundengruppe zusammen. Der Implementation AI Agent erstellt dann einen Plan für die gesamte Gruppe, sodass die gemeinsame Einrichtung der Entitäten nur einmal erfolgt. Der Einrichtungsplan Ihrer Gruppe ist in die folgenden Meilensteine unterteilt: 1. Die Entitäten Ihrer Gruppe registrieren und verifizieren - Jede Entität in Ihrem Vertrag registriert sich und durchläuft die Verifizierung. 2. Die erste Entität der Gruppe live schalten - Die Schritte für die Entität, in der Sie arbeiten, von der Einrichtung der Buchhaltung bis zur ersten Ausgabe. 3. Den Rest der Gruppe einrichten - Die Schritte für die gesamte Gruppe, wie Gruppenadministratoren und Mitarbeitende. Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Schritte, die Ihre Gruppe von der Einrichtung bis zur ersten Ausgabe führen. Sie sehen nur die Schritte, die für Ihr Abonnement und Ihr Konto gelten. - [Ihre Entitäten hinzufügen und verifizieren](/help/setup-steps-guided-by-the-setup-ai-agent#group-step-1-add-and-verify-your-entities) - [Buchhaltungssystem für die Gruppe verbinden](/help/setup-steps-guided-by-the-setup-ai-agent#group-step-2-connect-your-accounting-system) - [Erste Ausgabe Ihrer ersten Entität tätigen](/help/setup-steps-guided-by-the-setup-ai-agent#group-step-3-get-your-first-entity-spending) - [Den Rest der Gruppe einrichten](/help/setup-steps-guided-by-the-setup-ai-agent#group-step-4-set-up-the-rest-of-the-group) ### Ihre Entitäten hinzufügen und verifizieren **Geschätzte Zeit: ~10 Min., danach bis zu 5 Werktage für die Verifizierung** Jede Entität in Ihrem Vertrag registriert sich über das Payhawk-Registrierungsformular und wird automatisch der Gruppe hinzugefügt. Der Schritt zeigt, wie viele Entitäten bereits zur Gruppe gehören, zum Beispiel **Ihre Entitäten hinzufügen (1 von 2)**. Anschließend muss jede Entität die Verifizierung bestehen, bevor Geld eingezahlt werden kann. Während Payhawk eine Entität prüft, können Sie mit der restlichen Einrichtung fortfahren. Sobald die Entität genehmigt ist, startet der Implementation AI Agent einen neuen Chat, um Sie zu informieren. ![Einrichtungskarte im Gruppen-Dashboard mit den Phasen Gruppe, Buchhaltung, Personen und Rollen sowie Ausgabenrichtlinien und dem Schritt Ihre Entitäten hinzufügen.](https://cdn.payhawk.com/AI%20Office/Getting_ready_for_your_first_spend_6_20261104_ai.png) ### Buchhaltungssystem für die Gruppe verbinden **Geschätzte Zeit: ~15 Min. pro Entität** > [!TIP] > Derzeit ist eine Gruppenverbindung für Oracle NetSuite, Sage Intacct und SAP S/4HANA® verfügbar. Dieser Schritt funktioniert wie [die Anbindung des Buchhaltungssystems einer einzelnen Entität](/help/setup-steps-guided-by-the-setup-ai-agent#step-1-verify-your-account), mit zwei Unterschieden: - Bevor Sie Ihr ERP-System anbinden, fragt der AI Agent, ob die Entität die Verbindung der Gruppe nutzt, die Sie einmal für die gesamte Gruppe konfigurieren, oder ein eigenes ERP-System anbindet. Ihre Auswahl bestimmt, wohin die Ausgaben der Entität exportiert werden und welchem Kontenplan sie zugeordnet werden. - Die Kategorien, die Sie für Ihre erste Entität erstellen, werden zu den Kategorien der Gruppe. Für jede weitere Entität schlägt der AI Agent die eigenen Kontocodes dieser Entität für die Kategorien der Gruppe vor, und die anderen Entitäten behalten ihre. ![Der Implementation AI Agent fragt, ob Oracle NetSuite für die Gruppe oder ein separates System für die Entität angebunden werden soll.](https://cdn.payhawk.com/AI%20Office/Getting_ready_for_your_first_spend_7_20261103_ai.png) ### Erste Ausgabe Ihrer ersten Entität tätigen **Geschätzte Zeit: ~35 Min.** Sobald Ihre erste Entität die Verifizierung bestanden hat, führt Sie der AI Agent wie bei einer einzelnen Entität durch [die Einzahlung auf das Konto](/help/setup-steps-guided-by-the-setup-ai-agent#step-3-fund-your-account), [die Ausstellung Ihrer ersten Karte](/help/setup-steps-guided-by-the-setup-ai-agent#step-4-issue-your-first-card) und [Ihre erste Ausgabe](/help/setup-steps-guided-by-the-setup-ai-agent#step-7-make-your-first-spend). Vor der ersten Karte hilft er Ihnen, Ausgabenrichtlinien zu konfigurieren, damit die Karte diese bereits einhält. Wenn die erste Überweisung eingeht und wenn die Entität ihre erste Ausgabe tätigt, startet der AI Agent einen neuen Chat, um Sie zu informieren. ![Plan für den Einstieg in Payhawk einer Entität der Gruppe neben dem Implementierungsplan im AI Office.](https://cdn.payhawk.com/AI%20Office/Getting_ready_for_your_first_spend_8_20261104_ai.png) ### Den Rest der Gruppe einrichten **Geschätzte Zeit: ~35 Min.** Diese Schritte erledigen Sie einmal für die gesamte Gruppe: - **Gruppenadministratoren einladen** - Geben Sie die E-Mail-Adressen der Personen an, die die Gruppe gemeinsam mit Ihnen verwalten, prüfen Sie die Vorschau und klicken Sie auf **Administratoren einladen**. Jede Person erhält eine Einladungs-E-Mail. - **Mitarbeiter hinzufügen** - Listen Sie die Personen im Chat mit Namen, E-Mail-Adressen, Rollen und Entitäten auf oder laden Sie eine CSV- oder Excel-Datei hoch und klicken Sie auf **Diese Personen hinzufügen**. Sie werden ohne Einladungs-E-Mail hinzugefügt, sodass Sie sie später über **Mitarbeiter** oder über den AI Agent einladen können. Alternativ können Sie auch Ihr HR-System anbinden. - **Genehmigungs-Workflows einrichten** - Beschreiben Sie Ihre Genehmigungsregel in eigenen Worten, zum Beispiel **Jede Ausgabe über 100 muss von einem Administrator genehmigt werden**. Prüfen Sie die Vorschau und klicken Sie auf **Änderungen anwenden**. Der Workflow gilt für jede Entität, die den Workflows der Gruppe folgt, und der AI Agent kann ihn auf Ihre anderen Ausgabenarten kopieren. ![Gruppen-Workflows mit dem Implementation AI Agent, der eine Vorschau einer Genehmigungsregel für die gesamte Gruppe zeigt.](https://cdn.payhawk.com/AI%20Office/Getting_ready_for_your_first_spend_9_20261104_ai.png) ### Mit der nächsten Entität fortfahren Sobald Ihre erste Entität Ausgaben tätigt, klicken Sie auf **Einrichtung für [Name der Entität] fortsetzen**, um das Dashboard der nächsten Entität zu öffnen und dort mit der Einrichtung fortzufahren. Die für die Gruppe erledigten Schritte werden nicht wiederholt. Jede weitere Entität durchläuft trotzdem die Verifizierung, legt fest, wie sie an Ihr ERP-System angebunden wird, und erhält ihre eigenen Kontocodes. ![Der Implementation AI Agent gratuliert zur ersten Ausgabe und bietet an, die Einrichtung bei der nächsten Entität der Gruppe fortzusetzen.](https://cdn.payhawk.com/AI%20Office/Getting_ready_for_your_first_spend_10_20261104_ai.png) ## Wie der Implementation AI Agent Schritte priorisiert Der Implementation AI Agent führt Sie in der richtigen Reihenfolge durch die Einrichtung: 1. Der Agent legt die Reihenfolge der Schritte fest, die erforderlich sind, um schneller mit den Ausgaben beginnen zu können. Die Anbindung Ihres Buchhaltungssystems, die Ausstellung von Karten und die Bereitstellung von Guthaben auf Ihrem Konto haben Vorrang, da sie unmittelbar die Möglichkeit zum Bezahlen freischalten. 2. Sollten bestimmte Schritte eine Genehmigung erfordern, wie beispielsweise die KYC-Prüfung, hilft Ihnen der Agent dabei, mit dem Rest der Einrichtung fortzufahren, während Sie warten. 3. Unnötige Schritte werden übersprungen – Wenn Ihr Abonnement keine Karten beinhaltet, werden die Schritte im Zusammenhang mit Karten nicht angezeigt. Wenn Sie ein Konto mit Guthaben haben, sind keine Geldmittel erforderlich. ## Nützliche Ressourcen - [Übersicht über den Implementation AI Agent](/help/overview-of-the-setup-ai-agent) - [Arbeiten mit den Payhawk KI-Agenten](/help/working-with-payhawk-ai-agents)