--- title: "US-Tagespauschalsätze für die Verwaltung - Payhawk Help Center" slug: "using-the-us-rates-for-per-diem-calculations" description: "Erfahren Sie, wie Payhawk US-Tagespauschalen anhand der M&IE-Sätze der GSA und des Außenministeriums berechnet und jedes Reiseziel einem Satz zuordnet." updated: 2026-10-22T13:42:09Z published: 2026-10-22T13:42:09Z canonical: "payhawk.com/using-the-us-rates-for-per-diem-calculations" --- > ## Documentation Index > Fetch the complete documentation index at: https://payhawk.com/help/llms.txt > Use this file to discover all available pages before exploring further. # US-Pauschalsätze für die Berechnung der Tagespauschale verwenden Payhawk unterstützt US-Tagespauschalen nativ. Wenn Ihre Tagespauschalenrichtlinie die Vereinigten Staaten als Regulierungsland verwendet, berechnet Payhawk die Pauschalen nach dem US-Bundesmodell für Tagespauschalen anstelle der in anderen Ländern verwendeten Tages- (Kalendertage) oder Stundenmodelle. Die [Excel Vorlagendatei mit US-Tagespauschalsätzen](/help/using-the-us-rates-for-per-diem-calculations#the-us-template) basiert auf den offiziellen Sätzen, die von der U.S. General Services Administration (GSA) für die kontinentalen Vereinigten Staaten, vom U.S. Department of State für ausländische Orte und vom Department of Defense für nicht-ausländische Orte außerhalb der kontinentalen USA wie Alaska, Hawaii und Puerto Rico veröffentlicht werden. Diese sind als Standardwerte festgelegt und können an Ihre eigene Richtlinie angepasst werden. > [!WARNING] > Die vorgeschlagenen Tagespauschalsätze in der US-Standardvorlage für jedes Land basieren auf öffentlich verfügbaren Quellen und dienen lediglich als allgemeine Orientierung. Diese Vorschläge stellen keine Rechts-, Steuer- oder Finanzberatung dar. Unternehmen sind allein dafür verantwortlich, Richtlinien zu prüfen und an ihren spezifischen Kontext anzupassen, und müssen Rechts-, Steuer- oder Personalberater konsultieren, bevor sie sich darauf verlassen oder diese umsetzen. ## Was die US-Tagespauschale abdeckt Das US-Bundesmodell unterteilt eine Tagespauschale in zwei Teile: Unterkunft und M&IE (Mahlzeiten und Nebenkosten). Payhawk berechnet und erstattet den M&IE-Anteil der Reisekostenpauschale. Unterkunftskosten können Sie als reguläre Ausgaben erstatten, mit einer Firmenkarte bezahlen oder über den [Travel AI Agent](/help/overview-of-the-travel-agent) buchen. ## So funktioniert die US-Berechnung Payhawk unterteilt die Reise in Kalendertage, ermittelt für jeden Tag den M&IE-Satz des Reiseziels und wendet anschließend die folgenden Regeln an: - **Erster und letzter Reisetag.** Für den ersten und letzten Reisetag werden gemäß der GSA-Regelung zur anteiligen Berechnung für Reisetage 75 % des M&IE-Satzes gezahlt. - **Tage dazwischen.** Jeder Tag zwischen dem ersten und letzten Tag wird zum vollständigen M&IE-Satz für das Reiseziel am jeweiligen Tag vergütet. - **Tagesreisen.** Eine Reise, die am selben Kalendertag beginnt und endet, wird mit 75 % des M&IE-Satzes vergütet. Anders als beim deutschen Modell gibt es beim US-Modell keine Mindestdauer von 8 Stunden, sodass auch kurze Tagesreisen zu einerTagespauschale berechtigen. - **Bereitgestellte Mahlzeiten.** Wenn eine Mahlzeit Reisenden kostenlos bereitgestellt wird, markieren Mitarbeitende dies in der Tagespauschale, und Payhawk zieht den für diese Mahlzeit festgelegten Betrag für diesen Kalendertag ab. Die Pauschale eines Tages wird jedoch höchstens auf null reduziert. Wenn eine Reise mehr als ein Reiseziel umfasst, wird jeder Kalendertag anhand des Reiseziels berechnet, an dem sich die Mitarbeitenden an diesem Tag befanden. Der Anreisetag an einem neuen Reiseziel wird nach dem neuen Reiseziel berechnet. ## Beispiel Ein/eine Mitarbeitende/r reist für drei Tage von Austin nach Chicago. Für Chicago gilt ein M&IE-Satz von 92 $, mit Abzügen von 23 $ für Frühstück und 38 $ für Abendessen. Das Hotel stellt am zweiten Tag Frühstück bereit. | Tag | Angewendeter Satz | Abzug | Betrag | | --- | --- | --- | --- | | Tag 1 (Anreise) | 75 % von 92 $ | Keine | 69,00 $ | | Tag 2 (voller Tag) | 92 $ | Frühstück −23 $ | 69,00 $ | | Tag 3 (Abreise) | 75 % von 92 $ | Keine | 69,00 $ | | **Gesamtbetrag** | | | **207,00 $** | ## Die US-Vorlage für Tagespauschalen Die US-Vorlage für Tagespauschalen in Payhawk enthält eine Zeile pro Ort. Sie müssen die Kopfzeile unverändert beibehalten, da das System die Spalten anhand ihres Namens zuordnet. Der Import schlägt fehl, wenn die Spalte `locationdefined`, `county`, `name`, `state`, `country` oder `meals` fehlt. Eine Datei kann bis zu 10.000 Zeilen enthalten. > [!TIP] > Die Sätze in der US-Vorlage werden in der Basiswährung Ihres Kontos berechnet, und die Vorlage enthält keine Währungsspalte. Wenn Ihre Basiswährung nicht US-Dollar ist, rechnen Sie die Werte um, bevor Sie die Datei importieren. Die Vorlage enthält die folgenden Spalten: - `locationdefined` – Der Ort genau wie in den Quelltabellen veröffentlicht, zum Beispiel „Birmingham / Jefferson“ oder „Kabul, AFGHANISTAN“. Erforderlich. - `county` – Der Bezirk oder das Gebiet innerhalb des Reiseziels. Alles nach dem ersten Komma wird ignoriert. Erforderlich. - `name` – Der Stadtname. Erforderlich. Wenn ein Satz mehrere Städte abdeckt, trennen Sie diese durch einen Schrägstrich, zum Beispiel „Phoenix / Scottsdale“. Payhawk erstellt dann für jede Stadt einen Satz. - `state` – Der zweistellige Bundesstaatencode für Orte in den USA. Erforderlich. Lassen Sie das Feld für ausländische Orte leer. - `country` – Der dreistellige Ländercode des Ortes. Lassen Sie das Feld für Orte in den USA leer, dann behandelt Payhawk die Zeile als Vereinigte Staaten. Verwenden Sie `other` für die globale Ausweichzeile. - `meals` – Der vollständige M&IE-Satz pro Tag für den Ort. Diesen Wert verwendet Payhawk zur Berechnung der Tagespauschale. Es handelt sich um einen einzelnen Wert pro Ort, der daher nicht monatlich variieren kann. Erforderlich. - `breakfast`, `lunch`, `dinner`, `incidental expenses` – Der Betrag, der von der Tagespauschale abgezogen wird, wenn die Mahlzeit oder die Nebenkosten den Reisenden kostenlos bereitgestellt werden. Abzüge in der US-Vorlage sind feste Beträge, keine Prozentsätze. ![Sätze der Richtlinie US Per Diem Template in den Einstellungen, mit US-Städten wie Aberdeen, MD und Albany, NY, jeweils mit einem Satz für Mahlzeiten und den Abzügen für Frühstück, Mittagessen, Abendessen und Nebenkosten.](https://storage.googleapis.com/payhawk-cdn/Adm%3AExpense%20types%3APer%20diems/Using_the_US_rates_for_per_diem_calculations_2_20261020_ai.png) ## Reiseziele mit Sätzen abgleichen Wenn Mitarbeitende ein Reiseziel auswählen, füllt Payhawk Stadt, Bezirk und Bundesstaat automatisch aus der Ortssuche aus und ermittelt dann einen Satz in der folgenden Reihenfolge: 1. Die Stadt im Zielland. Wenn mehrere Zeilen denselben Stadtnamen enthalten, grenzt Payhawk die Übereinstimmung anhand des Bezirks ein. 2. Der Bezirk, wenn die Stadt keinen eigenen Satz hat. 3. Die Zeile Standardsatz des Bundesstaats, wenn weder die Stadt noch der Bezirk einen Satz hat. So veröffentlicht die GSA den Satz für alle nicht aufgeführten Orte in einem Bundesstaat. 4. Die Zeile Standardsatz des Landes, wenn der Bundesstaat keine Zeile Standardsatz hat. Für die Vereinigten Staaten ist dies der Standard-CONUS-Satz. 5. Die Zeile `other` am Ende der Vorlage, wenn das Zielland überhaupt nicht in der Vorlage enthalten ist. > [!TIP] > Da nicht aufgeführte Orte in eine Zeile Standardsatz geschoben werden, sollten Sie für jeden Bundesstaat eine Zeile Standardsatz, eine für die Vereinigten Staaten und eine für `other` beibehalten. ## Internationale Reisen US-Richtlinien für Tagespauschalen gelten auch für Auslandsreisen. Für ausländische Orte werden die M&IE-Sätze des Außenministeriums verwendet, mit Abzügen gemäß der Aufschlüsselung der Mahlzeiten des Außenministeriums. Orte außerhalb der kontinentalen Vereinigten Staaten, die nicht im Ausland liegen, wie Alaska, Hawaii, Puerto Rico, Guam, die Amerikanischen Jungferninseln und die Nördlichen Marianen, verwenden die Sätze des Verteidigungsministeriums. Alaska und Hawaii werden als US-Zeilen mit einem Bundesstaatscode aufgeführt, die Territorien mit ihrem eigenen Ländercode. Die meisten ausländischen Länder in der Vorlage haben eine Zeile Standardsatz, die für jeden Ort in diesem Land gilt, der keinen eigenen Satz hat. Länder mit nur einem aufgeführten Ort haben keine solche Zeile. > [!WARNING] > Die Zeile `other` wird nur für Länder verwendet, die vollständig in der Vorlage fehlen. Wenn ein Land in der Vorlage enthalten ist, das Reiseziel jedoch weder einem aufgeführten Ort noch einer Zeile Standardsatz für dieses Land entspricht, kann die Tagespauschale nicht berechnet werden und das System gibt einen Fehler aus. Um dieses Problem zu vermeiden, fügen Sie für jedes Land, in das Ihre Mitarbeitenden reisen, eine Zeile Standardsatz hinzu. ## US-Sätze einrichten Wenn Ihr Unternehmen in den Vereinigten Staaten registriert ist, wird jede neue Richtlinie für Tagespauschalen mit den gepflegten US-Sätzen und -Regeln vorausgefüllt. So ist ein vollständiger Satz von GSA- und Außenministeriumssätzen vorgegebn und sie müssen die Datei nicht selbst erstellen. Daher müssen Sie die allgemeine Payhawk-Vorlagendatei nicht herunterladen. Laden Sie stattdessen die Sätze der Richtlinie selbst herunter, prüfen Sie sie und reimportieren Sie Ihre bearbeitete Datei wieder. Weitere Informationen zum Erstellen der Richtlinie für Tagespauschalen finden Sie im Artikel zur [Konfiguration der Ausgabenart für Tagespauschalen](/help/configuring-the-per-diem-expense-type). ## Ihre Sätze immer auf dem neuesten Stand halten Die GSA veröffentlicht für jedes US-Haushaltsjahr, das vom 1. Oktober bis zum 30. September dauert, neue Sätze. Das Außenministerium aktualisiert die Auslandssätze monatlich. Da Payhawk diese Aktualisierungen nicht in Ihre bestehenden Richtlinien übernimmt, müssen Sie Ihre Sätze zu Beginn jedes Haushaltsjahres prüfen und entweder eine aktualisierte Datei in die bestehende Richtlinie importieren oder eine neue Richtlinie für den neuen Zeitraum erstellen. Wenn es unbezahlte Tagespauschalen gibt, für die die alten Sätze verwendet werden, berechnet Payhawk diese nach dem Import automatisch neu. ## Nützliche Ressourcen - [Überblick über die Richtlinien für Tagespauschalen](/help/overview-of-the-per-diem-policies) - [Konfiguration der Ausgabenart für Tagespauschalen](/help/configuring-the-per-diem-expense-type) - [Automatisierte Tagespauschalen für Reisen](/help/automated-per-diems-for-travel)