---
title: "Aprobación y rechazo de las solicitudes de gastos desde la bandeja de entrada de Payhawk"
slug: "approving-and-declining-expense-requests-from-the-payhawk-inbox"
description: "Gestiona solicitudes de gastos en Payhawk: aprueba, devuelve o rechaza desde la bandeja de entrada sin interrumpir tu flujo de trabajo ni el de tu equipo."
updated: 2026-10-21T15:37:46Z
published: 2026-10-21T15:37:46Z
canonical: "payhawk.com/approving-and-declining-expense-requests-from-the-payhawk-inbox"
---

> ## Documentation Index
> Fetch the complete documentation index at: https://payhawk.com/help/llms.txt
> Use this file to discover all available pages before exploring further.

# Aprobación y rechazo de las solicitudes de gastos desde la bandeja de entrada de Payhawk

Según los [flujos de aprobación definidos en tu empresa](/help/es/workflow-conditions-and-custom-workflows), es posible que se te designe como responsable de la aprobación de los gastos enviados por tus compañeros de equipo.

Cada vez que se envíe un gasto que requiera tu aprobación, recibirás una solicitud de gasto en tu bandeja de entrada de Payhawk y una [notificación por correo electrónico](/help/es/submission-and-approval-notifications).

Desde tu bandeja de entrada de Payhawk, puedes realizar las siguientes acciones relacionadas con los gastos no pagados:

- Aprobar solicitudes de gastos
- Devolver las solicitudes de gastos a los respectivos empleados para su actualización
- Rechazar solicitudes de gastos y eliminar los gastos

## Especificaciones

- A efectos contables:
  - Los gastos solo se pueden devolver a los empleados antes de que se revisen.
  - Los gastos revisados solo se pueden devolver para una nueva revisión si no se han pagado.
  - Los gastos pagados no se pueden eliminar.
- Una vez que apruebes un gasto, se notificará a todos los aprobadores pertinentes según el flujo de trabajo definido para ese tipo de gasto.
- Si devuelves o eliminas un gasto, el solicitante recibirá una notificación automática en su teléfono y un correo electrónico.

![La sección Actividad de un gasto: filtrada por Comentarios, con el comentario de un aprobador que devolvió el gasto al empleado, y filtrada por Flujo de aprobación, con el historial de los pasos Creado, Presentado, Aprobado y Devuelto al empleado.](https://cdn.payhawk.com/Help%20desk%20images%20moved/Approving_and_declining_expense_requests_from_the_Payhawk_Inbox_20181216_manual.jpg)
  - También podrá ver el motivo de la acción en la notificación.
  - El motivo de tu acción se registra en la sección **Actividad** del gasto. Aparece como comentario cuando se selecciona **Comentarios** en el filtro **Mostrar**, y como entrada del flujo de aprobación cuando se selecciona **Flujo de aprobación**.
- La pestaña **Gastos** > **Aprobar** solo es visible si un Administrador de Payhawk ha permitido a los empleados presentar gastos. Podrás aprobar gastos si un Administrador de Payhawk te ha asignado un rol de aprobación en los flujos de aprobación de la empresa.
- Para los gastos de partidas divididas, los aprobadores recibirán solicitudes simultáneamente por los importes asignados, siguiendo los flujos de aprobación predefinidos de tu empresa. Cada aprobador puede ver también los detalles de las otras partidas y sus respectivos aprobadores.
- En **Gastos**, tanto los aprobadores como los usuarios autorizados sin derechos de aprobación pueden devolver un gasto a su propietario (el empleado que lo presentó).

## Acceso a las solicitudes de gasto para su aprobación

- Puedes acceder a una solicitud de gasto desde tu bandeja de entrada de Payhawk haciendo clic en el enlace proporcionado en la notificación de correo electrónico que has recibido.

![El correo electrónico de recordatorio de Payhawk que indica que una solicitud espera tu aprobación, con el enlace a la solicitud de gasto.](https://cdn.payhawk.com/Help%20desk%20images%20moved/Approving_and_declining_expense_requests_from_the_Payhawk_Inbox_20240719_manual.png)
- También puedes abrir el selector de aplicaciones en la esquina superior izquierda e ir a **Bandeja de entrada** y, después, a **Me solicitan** > **Pendiente**.

![Bandeja de entrada del portal web de Payhawk: Me solicitan, Pendiente, con una solicitud de gasto abierta y una advertencia sobre la discrepancia entre la orden de compra y el importe de la factura.](https://cdn.payhawk.com/Navigation%20images%20Desi_20261001/inbox_requests_to_me_portal_2.png)

> [!WARNING]
> - Los correos electrónicos de notificación de Payhawk proceden de `no-reply@payhawk.com`. Antes de hacer clic en un enlace de un correo electrónico, comprueba la dirección de correo electrónico completa del remitente, no solo su nombre.
> - Si no ves la solicitud del correo electrónico en **Bandeja de entrada** > **Me solicitan** > **Pendiente**, no hagas clic en ningún enlace del correo ni lo respondas. [Ponte en contacto con el soporte de Payhawk](/help/es/contacting-payhawk-support) a través del chat.

## Aprobación de solicitudes de gastos asociadas a compras

Al aprobar un pago de factura para una factura de proveedor vinculada a una compra, puedes recibir una advertencia sobre discrepancias en los importes. Esto se basa en el [proceso de doble y triple conciliación a nivel de partida](https://help.payhawk.com/es/articles/10163215-resumen-de-las-compras-para-los-contables#h_be28f3de75) de Payhawk y en el [reglamento para discrepancias](https://help.payhawk.com/es/articles/8537345-configuracion-de-los-datos-de-las-ordenes-de-compra-y-las-reglas-de-discrepancia) predefinido de tu empresa. El contenido del mensaje puede variar en consecuencia.

![Una solicitud de gasto con los detalles del presupuesto vinculado en el portal web de Payhawk y en la aplicación móvil de Payhawk, con los botones Aprobar y Rechazar.](https://cdn.payhawk.com/Help%20desk%20images%20moved/Approving_and_declining_expense_requests_from_the_Payhawk_Inbox_20250507_manual.png)

## Aprobación de solicitudes de gastos asociadas a presupuestos

Si eres un responsable del presupuesto en tu empresa, puedes ver los detalles del presupuesto en la solicitud de gasto y, desde allí, desplazarte tanto al presupuesto como al gasto para obtener más información.

![Las advertencias de presupuesto en una solicitud de gasto: riesgo de superar el presupuesto y presupuesto ya superado, con el importe utilizado, comprometido y disponible.](https://cdn.payhawk.com/Help%20desk%20images%20moved/Approving_and_declining_expense_requests_from_the_Payhawk_Inbox_20250507_manual.jpg)

Si corres el riesgo de salirte del presupuesto o ya lo has hecho, el sistema te mostrará una advertencia para que lo tengas en cuenta.

![Bandeja de entrada del portal web de Payhawk, Me solicitan, Pendiente: una lista de solicitudes de gastos y viajes pendientes con su importe, entidad y estado.](https://cdn.payhawk.com/Help%20desk%20images%20moved/Approving_and_declining_expense_requests_from_the_Payhawk_Inbox_2_20250507_manual.jpg)

## Aprobación de solicitudes de gastos

Para aprobar una solicitud de gasto desde la bandeja de entrada de Payhawk en la aplicación móvil:

1. Ve a **Bandeja de entrada** > **Solicitudes** > **Pendiente**.
2. Selecciona la solicitud de gasto que desees.
3. Pulsa **Aprobar**

![Aplicación móvil de Payhawk: Bandeja de entrada, Solicitudes, Pendiente con una solicitud de gasto pendiente, y los detalles de la solicitud con los botones Aprobar y Rechazar.](https://cdn.payhawk.com/Navigation%20images%20Desi_20261001/expense_request_approve_mobile_2.png)

Para aprobar una solicitud de gasto desde la bandeja de entrada de Payhawk en el portal web:

1. Ve a **Bandeja de entrada** > **Me solicitan** > **Pendiente**.
2. Selecciona el gasto que desees.
3. Haz clic en **Aprobar**.

![Bandeja de entrada del portal web de Payhawk: Me solicitan, Pendiente, con una solicitud de gasto pendiente abierta y los botones Aprobar y Rechazar.](https://cdn.payhawk.com/Navigation%20images%20Desi_20261001/expense_request_approve_portal.png)

## Devolver solicitudes de gasto al empleado

Para devolver un gasto no pagado al solicitante desde la bandeja de entrada de Payhawk en la aplicación móvil:

1. Ve a **Bandeja de entrada** > **Solicitudes** > **Pendiente**.
2. Selecciona la solicitud de gasto que desees y pulsa **Rechazar**.
3. En la pantalla que se abre:
  1. Selecciona **Devolver al empleado**.
  2. En **Nota**, introduce el motivo de tu acción y cualquier detalle que esperas que el empleado proporcione antes de volver a enviar el gasto.
  3. Pulsa **Devolver**.

![Aplicación móvil de Payhawk: una solicitud de gasto pendiente en la Bandeja de entrada, sus detalles con el botón Rechazar, y la pantalla de rechazo con Devolver al empleado seleccionado, una nota y el botón Devolver.](https://cdn.payhawk.com/Navigation%20images%20Desi_20261001/expense_request_return_mobile_2.png)

Para devolver un gasto no pagado al solicitante desde la bandeja de entrada de Payhawk en el portal web:

1. Ve a **Bandeja de entrada** > **Me solicitan** > **Pendiente**.
2. Selecciona la solicitud de gasto que desees y haz clic en **Rechazar**.
3. En la pantalla que se abre:
  1. Selecciona **Devolver al empleado**.
  2. En **Comentario**, introduce el motivo de tu acción y los datos que esperas que el empleado aporte antes de volver a presentar el gasto.
  3. Haz clic en **Devolver**.

![Bandeja de entrada del portal web de Payhawk: una solicitud de gasto pendiente con los botones Aprobar y Rechazar, y el panel Devolver al empleado con Devolver al empleado seleccionado, un comentario y el botón Devolver.](https://cdn.payhawk.com/Navigation%20images%20Desi_20261001/expense_request_return_portal.png)

## Rechazo de solicitudes de gastos y eliminación de los gastos no pagados

> [!WARNING]
> Al seleccionar **Rechazar**, se rechaza la solicitud y se elimina el gasto, con las siguientes particularidades:
> 
> - Cuando rechazas una solicitud de un gasto con tarjeta, el gasto no se elimina, pero el motivo de tu acción se muestra al Contable de Payhawk.
> - Cuando rechaces una solicitud de otro tipo de gastos, la solicitud se rechazará y se eliminará el gasto, a menos que ya se haya pagado sin una aprobación.

Para rechazar una solicitud de gasto y eliminar un gasto no pagado desde la bandeja de entrada de Payhawk en la aplicación móvil:

1. Ve a **Bandeja de entrada** > **Solicitudes** > **Pendiente**.
2. Selecciona la solicitud de gasto que desees y pulsa **Rechazar**.
3. En el cuadro de diálogo que se abre:
  1. Pulsa **Rechazar**.
  2. En **Nota**, introduce el motivo de tu acción.
  3. Marca la casilla para confirmar que entiendes que el gasto no pagado se eliminará y que esta acción no se puede deshacer.
  4. Pulsa **Rechazar**.

![Aplicación móvil de Payhawk: una solicitud de gasto pendiente en la Bandeja de entrada, sus detalles con el botón Rechazar, y la pantalla de rechazo con Rechazar seleccionado, una nota, la casilla de confirmación y el botón Rechazar.](https://cdn.payhawk.com/Navigation%20images%20Desi_20261001/expense_request_reject_mobile_2.png)

Para rechazar una solicitud de gasto y eliminar un gasto no pagado desde la bandeja de entrada de Payhawk en el portal web:

1. Ve a **Bandeja de entrada** > **Me solicitan** > **Pendiente**.
2. Selecciona la solicitud de gasto que desees y haz clic en **Rechazar**.
3. En el cuadro de diálogo que se abre:
  1. Selecciona **Rechazar**.
  2. En **Comentario**, introduce el motivo de tu acción.
  3. Marca la casilla para confirmar que entiendes que el gasto no pagado se eliminará y que esta acción no se puede deshacer.
  4. Haz clic en **Rechazar**.

![Bandeja de entrada del portal web de Payhawk: una solicitud de gasto pendiente con los botones Aprobar y Rechazar, y el panel Devolver al empleado con Rechazar seleccionado, un comentario, la casilla de confirmación y el botón Rechazar.](https://cdn.payhawk.com/Navigation%20images%20Desi_20261001/expense_request_reject_portal.png)

## Recursos útiles

- [Aprobar y rechazar solicitudes de fondos](/help/es/approving-and-declining-fund-requests)
- [Presentar y cancelar solicitudes de fondos](/help/es/submitting-and-canceling-fund-requests)
- [Presentar y cancelar solicitudes de retirada de efectivo en cajeros automáticos](/help/es/submitting-and-canceling-atm-withdrawal-requests)
- [Notificaciones de presentación y aprobación](/help/es/submission-and-approval-notifications)