--- title: "Introducción para contables - Payhawk Help Center" slug: "getting-started-for-payhawk-accountants" description: "Empieza con Payhawk para contables: gestiona gastos, supervisa límites de tarjetas, controla proveedores, programa pagos y exportaciones." updated: 2026-10-27T14:17:05Z published: 2026-10-27T14:17:05Z canonical: "payhawk.com/getting-started-for-payhawk-accountants" --- > ## Documentation Index > Fetch the complete documentation index at: https://payhawk.com/help/llms.txt > Use this file to discover all available pages before exploring further. # Introducción para contables en Payhawk ¡Bienvenido a Payhawk! - El equipo de atención al cliente de Payhawk está disponible para guiarte durante todo el proceso. También puedes encontrarlo en el chat en directo de lunes a viernes, de 08:00 a 18:00 CET, para recibir asistencia proactiva. - Si necesitas consultar algunas de las preguntas más frecuentes, busca entre los recursos del [centro de ayuda](https://payhawk.com/help-center) de Payhawk. ## Audiencia Esta guía está dirigida a los empleados de la empresa que tienen derechos de Contable de Payhawk para gestionar y exportar todos los gastos de la empresa, revisar las operaciones con tarjetas corporativas y supervisar a los proveedores. ## Antes de empezar Para poder seguir los pasos de esta guía, primero debes: 1. [Registrarte en Payhawk con una invitación por correo electrónico](/help/registering-to-payhawk-with-an-email-invite) o [a través de Active Directory](/help/registering-to-payhawk-over-active-directory). 2. [Activar tu cuenta personal de Payhawk](/help/activating-your-personal-payhawk-account). Para más información, consulta los artículos sobre la [configuración de los ajustes de tu perfil personal de Payhawk](/help/personal-profile). ## Resumen Esta guía de inicio rápido te guiará a través de los pasos básicos para utilizar el sistema como Contable de Payhawk y te ayudará a ponerte en marcha con el portal web de Payhawk y la aplicación móvil de Payhawk cuando sea necesario. [Paso 1 - Gestionar los gastos de tu empresa](/help/es/getting-started-for-payhawk-accountants#h_1aa2bdfc06) [Paso 2 - Supervisar los límites de las tarjetas y las políticas de gasto](/help/es/getting-started-for-payhawk-accountants#h_e600cd283f) [Paso 3 - Crear y editar los datos de proveedores, y exportar proveedores](/help/es/getting-started-for-payhawk-accountants#h_2ba6a408ee) [Paso 4 - Programar pagos bancarios](/help/es/getting-started-for-payhawk-accountants#h_8c3f89c616) [Paso 5 - Exportar gastos bajo petición y programar exportaciones por correo electrónico](/help/es/getting-started-for-payhawk-accountants#h_d39ec14d31) [Paso 6 - Aprobar y rechazar solicitudes de gastos](/help/es/getting-started-for-payhawk-accountants#h_4efb3d3925) **¡Empecemos con tu experiencia en Payhawk!** --- ## Paso 1 - Gestionar los gastos de tu empresa --- Puedes gestionar, supervisar y pagar rápidamente todos los gastos de tu empresa en **Gastos**. Solo tienes que iniciar sesión en tu cuenta del portal web de Payhawk, abrir el selector de aplicaciones en la esquina superior izquierda e ir a **Gastos**. ### Resumen de los gastos para Contables de Payhawk Los gastos en Payhawk pueden ser de cualquiera de los siguientes tipos, según la fuente de financiación: - El pago de facturas es un gasto pendiente o pagado desde la cuenta de Payhawk de tu empresa o desde una cuenta bancaria externa. - El efectivo de la empresa es un gasto que se ha pagado con efectivo de la empresa. - El reembolso es un gasto que se ha pagado con fondos personales (del empleado). Los gastos reembolsables también incluyen las dietas y el kilometraje. - Los gastos con tarjeta se crean automáticamente cada vez que un empleado paga con su tarjeta corporativa. Para más información, consulta los artículos sobre [gastos para Contables de Payhawk](/help/overview-of-expenses-for-accountants) y [pagos con tarjeta autorizados y liquidados](/help/authorized-and-settled-transactions). La gestión de los gastos de tu empresa puede incluir las siguientes acciones: - [Crear y enviar gastos desde el portal web de Payhawk](/help/creating-and-submitting-card-expenses) - [Crear y enviar gastos desde la aplicación móvil de Payhawk](/help/submitting-expenses-in-bulk) - [Editar y eliminar gastos desde el portal web de Payhawk y la aplicación móvil de Payhawk](/help/managing-expenses-in-the-portal) - [Cargar documentos de gastos y utilizar la cámara y el OCR](/help/managing-receipts-and-invoices-in-the-app) - [Cerrar el mes y archivar gastos](/help/closing-the-month-and-archiving-expenses) - [Filtrar](/help/searching-and-filtering-expenses-and-payments) y [descargar gastos](/help/downloading-expenses) - [Ver el historial de gastos](/help/viewing-expense-activity) ### Guardar y gestionar vistas filtradas Si sueles buscar y filtrar por un tipo concreto de gasto (por ejemplo, por categoría, empleado o importe total), guardar esa vista filtrada te ahorrará tiempo. Puedes guardar y gestionar las vistas de tus gastos filtrados en Payhawk. 1. Filtra los gastos que quieras según los criterios necesarios. ![Lista de Gastos filtrada por estado de aprobación con No enviado y Aprobación pendiente seleccionados.](https://cdn.payhawk.com/Navigation%20images%20Desi_20261002/filtering%20expenses.png) 2. Selecciona un nombre adecuado para tu vista. ![Panel para gestionar las vistas con el nombre de una nueva vista introducido para la lista de Gastos filtrada.](https://cdn.payhawk.com/Navigation%20images%20Desi_20261002/saving%20expense%20filters.png) 3. Gestiona tus vistas filtradas guardadas desde el panel de la izquierda: en **Vistas guardadas**, haz clic en el menú de tres puntos junto a la vista que quieras. ![Vista guardada en el panel izquierdo de Gastos con su menú de tres puntos, que muestra Editar y Eliminar.](https://cdn.payhawk.com/Navigation%20images%20Desi_20261002/expense%20req%20%281%29.png) Selecciona **Editar** para actualizar la vista y, a continuación, guarda los cambios, o selecciona **Eliminar** para eliminarla. Para más información: - [Filtrar gastos](/help/searching-and-filtering-expenses-and-payments) - [Guardar y gestionar vistas filtradas](/help/saving-and-managing-expense-views) ### Pagar los gastos de la empresa Puedes pagar los gastos de la empresa directamente desde Payhawk en menos de 30 segundos. De este modo, tu organización obtiene una visión global de sus pagos, ya que combina los pagos con tarjeta, en efectivo y bancarios en un único proceso. 1. Ve a **Gastos** y haz clic en el botón **+ Nuevo** para crear un gasto. 2. Selecciona **Factura** y carga la factura que quieras pagar. 3. Comprueba que todos los datos del gasto son correctos y marca el gasto como revisado. ![Cuadro de diálogo de confirmación que pregunta si quieres marcar una factura como revisada sin aprobación.](https://cdn.payhawk.com/Navigation%20images%20Desi_20261002/gs%20acc%201.png) 4. En **Gastos** > **Todo el gasto**, ve a la pestaña **Pagar** > **Confirmar detalles**, selecciona el gasto recién creado y haz clic en el botón **Confirmar detalles**. ![Pestaña Pagar de Gastos con Confirmar detalles seleccionado y una factura abierta que muestra el botón Confirmar detalles. Los gastos que forman parte de un informe de gastos muestran el icono de informe junto a su importe.](https://cdn.payhawk.com/recurring-request-icon_20261021_ai/getting-started-for-payhawk-accountants-05_20261021_ai.png) 5. Ve a la pestaña **Pagar** > **Autorizar** y haz clic en el botón **Autorizar** para iniciar la ejecución del pago. Ten en cuenta que, para las facturas en GBP, Payhawk utiliza el esquema de pago Faster Payments y, para las facturas en EUR, los esquemas de pago SEPA y SEPA Instant. ![Pestaña Pagar de Gastos con Autorizar seleccionado y un gasto abierto que muestra el botón Autorizar.](https://cdn.payhawk.com/Navigation%20images%20Desi_20261002/Screenshot%202024-02-13%20at%2016_13_45.png) 6. Recibirás una solicitud de confirmación en la aplicación móvil de Payhawk. Para continuar, haz clic en **Confirmar**. Una vez confirmado desde el móvil, el estado del gasto cambia automáticamente a en proceso y, cuando el banco lo procesa, el estado cambia a pagado. Cuando hayas añadido los datos de pago de un proveedor, Payhawk aplicará y utilizará automáticamente los datos de la cuenta para los pagos a ese mismo proveedor, de modo que puedas pagar la factura directamente después de revisarla. Además, Payhawk guardará la información de pago, es decir, el IBAN, la referencia, la fecha y la fuente de pago, y te la proporcionará en tu archivo de exportación. Para más información: - [Crear, archivar y buscar proveedores](/help/creating-archiving-and-searching-for-suppliers) - [Editar, ver y aplicar los datos de proveedores](/help/editing-viewing-and-applying-supplier-details) - [Programar pagos](/help/scheduling-payments-for-bills-and-reimbursables) - [Gestionar pagos programados](/help/managing-scheduled-payments) --- ## Paso 2 - Supervisar los límites de las tarjetas y las políticas de gasto --- A veces, vigilar todas las tarjetas corporativas puede ser complicado, y supervisar los límites de las tarjetas y las políticas de gasto que afectan a una tarjeta concreta puede requerir mucho tiempo y esfuerzo. En Payhawk, las tarjetas corporativas pueden verse afectadas por límites independientes, políticas de gasto y tarjetas de equipo. Aunque, como Contable de Payhawk, no puedes definir políticas de gasto, emitir tarjetas corporativas individuales ni crear tarjetas de equipo, sí puedes [supervisarlas, así como las tarjetas afectadas por presupuestos compartidos o políticas de gasto](/help/viewing-spend-policies-and-affected-cards). ### Límites independientes En Payhawk, un límite independiente es un límite mensual recurrente definido para una tarjeta corporativa. Para más información, consulta el artículo sobre la [emisión de tarjetas para empleados](/help/issuing-physical-cards). ### Políticas de gasto Las políticas de gasto de la empresa incluyen límites predefinidos y otros ajustes para los titulares de tarjetas cuyas tarjetas están incluidas en esa política de gasto. Las políticas de gasto ayudan a los Administradores de Payhawk a gestionar varias tarjetas mediante una política de empresa en la que pueden configurar los límites y los ajustes de las tarjetas para directivos, responsables y empleados por igual. Las políticas de gasto también ofrecen opciones para definir controles de tarjetas a nivel de grupo (por ejemplo, límites recurrentes, retiradas de efectivo en cajeros automáticos y la cadena de aprobación de solicitudes) y gestionar todas las tarjetas en bloque sin necesidad de ocuparse de los controles de cada tarjeta. Para más información: - [Descripción general de las políticas de gasto](/help/overview-of-spend-policies) - [Ver las políticas de gasto y las tarjetas afectadas](/help/viewing-spend-policies-and-affected-cards) ### Tarjetas de equipo Por lo general, las tarjetas de equipo son presupuestos compartidos que se aplican a las tarjetas de dos o más titulares dentro de la empresa. Para más información: - [Crear y cerrar tarjetas de equipo](/help/creating-and-closing-team-cards) - [Ver las tarjetas de equipo y sus detalles](/help/viewing-team-cards-and-details) --- ## Paso 3 - Crear y editar los datos de proveedores, y exportar proveedores --- Payhawk te permite introducir la información del proveedor una sola vez, almacenarla y aplicarla a los gastos que se deben a un proveedor concreto. Para más información: - [Resumen de la solución de gestión de proveedores de Payhawk](/help/overview-of-suppliers-for-accountants) - [Flujos de gestión de gastos afectados](/help/workflows-affected-by-supplier-management) - [Mensajes de advertencia y error en la gestión de proveedores](/help/warning-and-error-messages-for-supplier-management) ### Crear proveedores Puedes crear un nuevo proveedor de varias formas. Sin embargo, esta guía muestra cómo crear un proveedor desde la aplicación **Proveedores**: 1. Inicia sesión en el [portal web de Payhawk](https://portal.payhawk.com). 2. Abre el selector de aplicaciones en la esquina superior izquierda y ve a **Proveedores**. 3. Haz clic en el botón **+ Nuevo**. 4. En el panel que se abre, rellena los datos disponibles y haz clic en **Guardar**. Tu proveedor aparecerá en la pestaña **Proveedores** > **Activos**. ![Panel Añadir proveedor abierto desde el botón + Nuevo en Proveedores.](https://cdn.payhawk.com/Navigation%20images%20Desi_20261002/creating%20supliers%20suppliers%20app.png) Para más información: - [Crear, archivar y buscar proveedores](/help/creating-archiving-and-searching-for-suppliers) - [Editar, ver y aplicar los datos de proveedores](/help/editing-viewing-and-applying-supplier-details) - [Editar la categorización de gastos del proveedor](/help/editing-the-supplier-expense-categorization) ### Archivar proveedores Si se ha añadido un proveedor incorrecto a la lista de proveedores activos, un proveedor existente ha quedado obsoleto o sus datos son inexactos y prefieres dejarlo fuera de uso en lugar de eliminarlo, puedes moverlo a la pestaña **Proveedores** > **Archivados**. 1. Ve a **Proveedores** > pestaña **Activos**. 2. Selecciona el proveedor que quieras haciendo clic en él. 3. Haz clic en su menú de tres puntos y selecciona la opción **Archivar**. El proveedor pasará a la pestaña **Archivados**. ![Registro de un proveedor con su menú de tres puntos, que muestra la opción Archivar.](https://cdn.payhawk.com/Navigation%20images%20Desi_20261002/archiving%20suppliers.png) Para más información, consulta el artículo sobre [crear, archivar y buscar proveedores](/help/creating-archiving-and-searching-for-suppliers). ### Importar proveedores manualmente Puedes importar manualmente tus proveedores existentes con el archivo de plantilla de Excel y, del mismo modo, exportar tu base de datos de proveedores existente desde Payhawk. Ten en cuenta que no podrás importar proveedores manualmente si tienes una [integración ERP activa con Payhawk](/help/erp-systems). 1. Ve a **Proveedores**. 2. Haz clic en el menú de tres puntos, selecciona la opción **Importar proveedores** y haz clic en el enlace **el archivo de plantilla** para descargar el archivo de plantilla en tu equipo. 3. Rellena en el archivo los datos necesarios para la importación de proveedores, vuelve a Payhawk y carga el archivo con los datos de tus proveedores. Haz clic en **Continuar**. 4. En la siguiente pantalla se mostrará un resumen de los datos cargados. Confirma la importación en el sistema y haz clic en **Importar**. ![Página para importar proveedores desde un archivo de Excel con el enlace al archivo de plantilla y la zona de carga.](https://cdn.payhawk.com/Navigation%20images%20Desi_20261002/importing%20suppliers%20%281%29.png) Para más información: - [Importar y exportar proveedores manualmente](/help/manually-importing-and-exporting-suppliers) - [Sincronizar proveedores entre Payhawk y los sistemas ERP](/help/syncing-suppliers-between-payhawk-and-erp-systems) --- ## Paso 4 - Programar pagos bancarios --- Las personas con derechos para confirmar datos en la empresa pueden programar pagos de facturas para que se ejecuten en la fecha de vencimiento del gasto, en una fecha específica o inmediatamente después de su autorización. Además, la programación puede hacerse para gastos individuales, uno por uno, o para varios gastos en bloque. Para programar el pago de una sola factura por transferencia bancaria: 1. Abre el selector de aplicaciones en la esquina superior izquierda y ve a **Gastos** > **Todo el gasto**, abre la pestaña **Pagar** > **Confirmar detalles** y selecciona el gasto que quieras. 2. En el menú desplegable **Ejecución del pago**, selecciona la opción de pago: - **Pagar ahora** para ejecutar el pago de la factura inmediatamente después de su autorización por parte de las personas correspondientes de tu empresa. - **Fecha límite de pago** para ejecutar el pago de la factura en la fecha de vencimiento del gasto detectada por la herramienta de extracción de datos de Payhawk. Ten en cuenta que las fechas de vencimiento solo pueden establecerse en el futuro. ![Ejecución del pago de una factura configurada en Fecha límite de pago, con una advertencia de que no se pueden programar pagos en fechas pasadas.](https://cdn.payhawk.com/Navigation%20images%20Desi_20261002/Screenshot%202024-02-13%20at%2012.35.53.png) - **Fecha específica** para ejecutar el pago de la factura en una fecha que selecciones en el calendario. Ten en cuenta que las fechas pasadas estarán desactivadas. ![Ejecución del pago de una factura configurada en Fecha específica, con el calendario abierto para elegir una fecha de ejecución.](https://cdn.payhawk.com/Navigation%20images%20Desi_20261002/Screenshot%202024-02-13%20at%2012.36.39.png) 3. Cuando termines de confirmar los detalles del gasto, haz clic en **Confirmar detalles**. El gasto pasará a la pestaña **Pagar** > **Autorizar** para que las personas autorizadas de tu empresa procedan al pago o lo confirmen para programarlo. Para más información: - [Programar pagos bancarios en bloque](/help/scheduling-payments-for-bills-and-reimbursables) - [Gestionar pagos programados](/help/managing-scheduled-payments) - [Resumen de los gastos para contables](/help/overview-of-expenses-for-accountants) --- ## Paso 5 - Exportar gastos bajo petición y programar exportaciones por correo electrónico --- Como Contable de Payhawk, puedes exportar tus datos con fines contables. La exportación bajo petición de Payhawk te permite obtener exactamente los datos que necesitas, analizarlos como quieras y tener tus cifras bajo control. Para los informes de datos de gastos, Payhawk admite por defecto los siguientes formatos: - Excel - CSV con y sin imágenes de documentos - Extracto de cuenta completo en PDF - CAMT.053 Los informes de gastos bajo petición en Excel y CSV incluyen los siguientes datos: - Estado de saldo - Pagos - Gastos impagados - Pagos externos - Depósitos ### Exportar datos contables en Excel Exportar datos contables desde Payhawk es un proceso sencillo y fácil de usar. Ten en cuenta que todos los informes bajo petición se descargan directamente en el navegador y que, en el momento de la descarga del archivo, también recibirás un correo electrónico con un enlace de descarga que, por motivos de seguridad, solo es válido durante 12 horas. 1. Inicia sesión en el [portal web de Payhawk](https://portal.payhawk.com). 2. Abre el selector de aplicaciones en la esquina superior izquierda y ve a la aplicación **Exportar**. Haz clic en el botón **Exportar**. Aparecerá el cuadro de diálogo **Exportación bajo petición**. 3. En el cuadro de diálogo, en la lista desplegable **Período**, selecciona un período predefinido o elige la opción **Período personalizado** para definir un intervalo de fechas específico. 4. Selecciona el formato en el que quieres generar tu informe de gastos haciendo clic en el campo correspondiente, por ejemplo, **Excel**. El botón **Exportar** se activará y mostrará el número de gastos que se incluirán en el informe de Excel. 5. Haz clic en el botón **Exportar ([número])** para descargar el informe en tu ordenador. ![Panel Exportación bajo petición en Exportar con el formato Excel seleccionado.](https://cdn.payhawk.com/Navigation%20images%20Desi_20261002/export%20on%20demand.png) ### Programar informes por correo electrónico Puedes programar tus informes de gastos en formato CSV, Excel y CAMT.053 y definir la frecuencia con la que se te enviarán a ti o a tu equipo por correo electrónico. 1. Inicia sesión en el [portal web de Payhawk](https://portal.payhawk.com). 2. Abre el selector de aplicaciones en la esquina superior izquierda y ve a **Exportar** > **Exportaciones programadas**. 3. Haz clic en el botón **Crear exportación programada**. 4. Selecciona el miembro del equipo que recibirá el informe programado, su formato y su frecuencia. 5. Haz clic en **Programar exportación** para confirmar tu elección. ![Interfaz para programar exportaciones con opciones de plantilla, período y entrega.](https://cdn.payhawk.com/Acc%3AGetting%20started-Dec25/scheduling%20reports_step5.jpg) Para más información: - [Exportar datos de gastos bajo petición](/help/exporting-expenses-and-payments-on-demand) - [Exportar el informe de emisiones de carbono](/help/enabling-the-carbon-emissions-tracking) - [Crear, editar y eliminar informes programados por correo electrónico](/help/managing-scheduled-email-reports) --- ## Paso 6 - Aprobar y rechazar solicitudes de gastos --- Si tu empresa utiliza un flujo de aprobación de gastos y formas parte de la cadena de aprobación, podrás aprobar y rechazar solicitudes de gastos. Como aprobador, recibirás las solicitudes de gastos en tu **Bandeja de entrada**. Todas las solicitudes que tengas que revisar estarán en la pestaña **Pendiente**. Cuando las apruebes o rechaces, las solicitudes pasarán a la pestaña **Todos**. Al rechazar y eliminar solicitudes de gastos, ten en cuenta lo siguiente: - Si rechazas y eliminas una solicitud de un gasto con tarjeta, no se eliminará el gasto, sino que se mostrará al Contable de Payhawk el motivo del rechazo. - Si rechazas y eliminas una solicitud de cualquier otro gasto, también se eliminará el gasto. ### Aprobar gastos en el portal web de Payhawk Para [aprobar solicitudes de gastos en el portal web de Payhawk](/help/approving-and-declining-expense-requests-from-the-payhawk-inbox): 1. Abre el selector de aplicaciones en la esquina superior izquierda, ve a **Bandeja de entrada** > **Me solicitan** y selecciona la solicitud que quieras revisar. 2. Revisa la información relacionada con el gasto y el documento de gasto cargado. 3. Si quieres continuar con la aprobación, haz clic en **Aprobar**. Así, los Contables de Payhawk podrán continuar con su proceso de revisión. ![Bandeja de entrada, Me solicitan, con una solicitud de gasto pendiente abierta y los botones Aprobar y Rechazar.](https://cdn.payhawk.com/Navigation%20images%20Desi_20261001/gs%20acc13_v2.png) Si quieres [rechazar la solicitud de gasto](/help/approving-and-declining-expense-requests-from-the-payhawk-inbox), haz clic en el botón **Rechazar**. En el cuadro de diálogo que se abre, selecciona la opción **Devolver al empleado**, indica el motivo de tu decisión y haz clic en **Devolver**. También puedes [rechazar y eliminar la solicitud de gasto](/help/approving-and-declining-expense-requests-from-the-payhawk-inbox) seleccionando la opción **Rechazar**, indicando el motivo de tu decisión y haciendo clic en **Rechazar**. ### Aprobar gastos en la aplicación móvil de Payhawk Para [aprobar solicitudes de gastos en la aplicación móvil de Payhawk](/help/approving-and-declining-expense-requests-from-the-payhawk-inbox): 1. Ve a tu **Bandeja de entrada** y selecciona la solicitud que quieras revisar. 2. Revisa la información relacionada con el gasto y el documento de gasto cargado. 3. Si quieres continuar con la aprobación, pulsa **Aprobar**. Así, los Contables de Payhawk podrán continuar con su proceso de revisión. ![Bandeja de entrada de la aplicación móvil de Payhawk con la lista de solicitudes y una solicitud de gasto pendiente abierta con los botones Aprobar y Rechazar.](https://cdn.payhawk.com/Navigation%20images%20Desi_20261008/gs_acc14_2_20261008_ai.png) Si quieres [rechazar la solicitud de gasto](/help/approving-and-declining-expense-requests-from-the-payhawk-inbox), pulsa el botón **Rechazar**. En el cuadro de diálogo que se abre, selecciona la opción **Devolver al empleado**, indica el motivo de tu decisión y haz clic en **Devolver**. También puedes [rechazar y eliminar la solicitud de gasto](/help/approving-and-declining-expense-requests-from-the-payhawk-inbox) seleccionando la opción **Rechazar y eliminar**, indicando el motivo de tu decisión y pulsando **Rechazar**. Para más información: - [Aprobar y rechazar solicitudes de gastos](/help/approving-and-declining-expense-requests-from-the-payhawk-inbox) - [Aprobar y rechazar solicitudes de fondos](/help/approving-and-declining-fund-requests) - [Aprobar y rechazar solicitudes de retirada de efectivo en cajeros automáticos](/help/approving-and-declining-atm-withdrawal-requests)