--- title: "Gestión de empleados para administradores - Payhawk Help Center" slug: "managing-employees" description: "Actualiza el rol de Payhawk, los equipos, el correo electrónico y los datos de reembolso de un empleado, activa su modo Fuera de la oficina y busca empleados." updated: 2026-10-27T14:52:09Z published: 2026-10-27T14:52:09Z canonical: "payhawk.com/managing-employees" --- > ## Documentation Index > Fetch the complete documentation index at: https://payhawk.com/help/llms.txt > Use this file to discover all available pages before exploring further. # Gestión de empleados Cuando el negocio se expande y tu organización tiene muchas contrataciones nuevas, puede llegar a ser difícil gestionar los registros de los empleados. Payhawk proporciona una opción para que puedas buscar rápidamente en los registros de los empleados, actualizar su tipo de perfil, equipo, dirección de correo electrónico, datos para reembolsos y mucho más en Payhawk. > [!TIP] > Los administradores de grupo de Payhawk solo se pueden editar a nivel de grupo. ## Actualización del rol y los datos de cuenta de un empleado Para actualizar el [tipo de perfil de Payhawk](/help/payhawk-roles) o el identificador externo de un empleado: 1. Inicia sesión en el [portal web de Payhawk](https://portal.payhawk.com). 2. Ve a **Empleados** > pestaña **Activo(s)**. 3. Haz clic en el nombre del empleado que quieras seleccionar. 4. Para actualizar el tipo de perfil de Payhawk del empleado, en la sección **Perfil** > **Cuenta**, selecciona el tipo de perfil que quieras en el menú desplegable **Tipo de perfil**. 5. Para actualizar el identificador externo del empleado, en la sección **Perfil** > **Cuenta**, escribe el identificador que quieras en el campo **ID externo**. ![Menú desplegable Tipo de perfil en la pestaña Perfil del registro de un empleado.](https://cdn.payhawk.com/Adm%3ASettings/employee_role_dropdown_20261015_ai.png) ## Añadido y eliminación de equipos para los empleados Puedes añadir y eliminar equipos para los usuarios activos de Payhawk: 1. Ve a **Empleados** > pestaña **Activo(s)**. 2. Haz clic en el nombre del empleado que quieras seleccionar. 3. En **Equipos**, haz clic en **Editar**. 4. En el panel que se abre, selecciona en el menú desplegable el equipo al que quieras añadir el empleado. 5. Alternativamente, para eliminar un equipo del que es miembro el empleado, sitúa el cursor sobre el equipo pertinente y haz clic en **X**. ![Sección Equipos del registro de un empleado y panel para editar sus equipos.](https://cdn.payhawk.com/Adm%3ASettings/employee_edit_teams_20261015_ai.png) Aquí solo puedes asignar empleados a los equipos como miembros de equipo. Para añadir empleados a equipos como responsables de equipo, consulta el artículo sobre [asignación de responsables de equipo a tu equipo](/help/assigning-team-managers-and-team-members). ## Actualización de los datos de reembolso de un empleado También puedes [actualizar los datos de reembolso de los empleados que son usuarios activos de Payhawk](/help/updating-employees-reimbursement-details), es decir, que se han registrado en Payhawk. ## Actualización de la dirección de correo electrónico de un empleado Al registrarse en Payhawk, cada empleado proporciona una dirección de correo electrónico con la que se identificará en el sistema y en la que recibirá notificaciones sobre la emisión de nuevas tarjetas, gastos devueltos, etc. ### Actualizar manualmente el correo electrónico de los empleados Como administradores, ahora podéis utilizar la configuración disponible y cambiar manualmente la dirección de correo electrónico de un empleado cuando sea necesario. Para actualizar la dirección de correo electrónico de un empleado: 1. Inicia sesión en el [portal web de Payhawk](https://portal.payhawk.com). 2. Ir a **Empleados**. 3. Haz clic en el empleado cuya dirección de correo electrónico quieras cambiar. 4. En el panel que se abre, haz clic en el menú de tres puntos y selecciona la opción **Cambiar e-mail**. 5. En el panel **Cambiar e-mail**, introduce la nueva dirección de correo electrónico del empleado. 6. Haz clic en **Guardar**. ![Opción Cambiar e-mail en el menú de tres puntos del registro de un empleado y panel Cambiar e-mail.](https://cdn.payhawk.com/Adm%3ASettings/employee_change_email_20261015_ai.png) > [!TIP] > Para cambiar la dirección de correo electrónico de un empleado que ha sido invitado pero aún no se ha registrado, debes eliminar la invitación pendiente y enviar una nueva a la dirección de correo electrónico correcta. ### Actualizar el correo electrónico de usuarios invitados Si el usuario ha sido invitado y aún no se ha registrado (estado Invitado), no puedes cambiar su correo electrónico directamente. En su lugar, debes eliminar la invitación pendiente y enviar una nueva a la dirección de correo electrónico correcta. ### Aspectos a tener en cuenta al actualizar el correo electrónico de un usuario Al actualizar el correo electrónico de los empleados, ten en cuenta lo siguiente: - Cada dirección de correo electrónico solo puede estar vinculada a un usuario o a una invitación. Si otro perfil de usuario o una invitación pendiente ya utiliza esa dirección, elimina ese perfil o esa invitación antes de asignarla. - Una dirección de correo electrónico solo puede pertenecer a una empresa de Payhawk. Si la dirección ya está registrada en otra empresa, primero elimina al usuario de esa empresa. Después, invítalo con esa dirección. Al eliminar a un usuario de una empresa, se desactivan todas las tarjetas de Payhawk que se le hayan emitido en ella. Podrás emitir tarjetas nuevas una vez que lo hayas vuelto a invitar. - El usuario debe registrarse de nuevo con la nueva dirección de correo electrónico. La invitación por sí sola no le da acceso. Debe completar el proceso de registro con la nueva dirección antes de poder iniciar sesión. ## Activación y desactivación de la funcionalidad Fuera de la oficina para los empleados Si un empleado está de vacaciones o enfermo, puedes activar el modo Fuera de la oficina en Payhawk y delegar sus responsabilidades en el compañero de equipo correspondiente. 1. Ve a **Empleados** > **Empleados**. 2. Haz clic en el empleado que quieras seleccionar. 3. Ve a la pestaña **Fuera de la oficina** y activa el botón de conmutación. 4. En la pestaña que se abre: 1. Elige la fecha de inicio y fin de la ausencia. 2. En el menú desplegable, selecciona el compañero de equipo que recibirá las solicitudes destinadas al empleado durante el periodo definido. Si has seleccionado erróneamente al empleado equivocado, sitúa el cursor sobre su nombre y haz clic en el botón **X**. ![El compañero de equipo seleccionado para recibir las solicitudes durante el periodo fuera de la oficina.](https://cdn.payhawk.com/Adm%3ASettings/employee_ooo_delegate_20261015_ai.png) Ten en cuenta que las solicitudes que estén pendientes de aprobación antes de la fecha de inicio en la que estarás fuera de la oficina se reenviarán a las personas en las que hayas delegado tus responsabilidades laborales. 3. Haz clic en **Guardar cambios**. ![Pestaña Fuera de la oficina con el botón desactivado y activado con el periodo, el compañero de equipo y Guardar cambios.](https://cdn.payhawk.com/Adm%3ASettings/employee_ooo_enable_20261015_ai.png) Al contrario, para desactivar el modo Fuera de la oficina para un empleado, vuelve a pulsar el botón de conmutación en la pestaña **Fuera de la oficina**. ## Búsqueda de empleados Puedes buscar empleados por su nombre o apellidos (si están activos o si se añadió su nombre al ser invitados), por correo electrónico y por tipo de perfil. Para buscar en la lista de empleados: 1. Inicia sesión en el [portal web de Payhawk](https://portal.payhawk.com). 2. Ve a **Empleados** > **Empleados**. 3. Haz clic en la barra de búsqueda (lupa) y escribe una palabra clave. Como resultado de ello, el sistema mostrará una lista de resultados relacionados, si los hubiera. ![Lista de empleados buscada por el tipo de perfil Contable.](https://cdn.payhawk.com/Adm%3ASettings/employee_search_20261015_ai.png) ## Recursos útiles - [Invitación y eliminación de empleados](/help/inviting-and-deleting-employees) - [Creación, edición y eliminación de equipos](/help/creating-editing-and-deleting-teams)