--- title: "Resumen de los campos para administradores - Payhawk Help Center" slug: "overview-of-expense-fields" description: "Conoce los campos de gastos predeterminados y personalizados de Payhawk y recopila los datos correctos para tus informes y la categorización de tus gastos." updated: 2026-10-26T08:49:10Z published: 2026-10-26T08:49:10Z canonical: "payhawk.com/overview-of-expense-fields" --- > ## Documentation Index > Fetch the complete documentation index at: https://payhawk.com/help/llms.txt > Use this file to discover all available pages before exploring further. # Resumen de los campos Los campos de Payhawk proporcionan información adicional sobre un gasto o solicitud para poder categorizarlo, por ejemplo, **Fecha del documento** o **Período del servicio**. La mayoría de los campos te permiten definir quién puede verlos al abrir un gasto o solicitud (su visibilidad) y a partir de qué paso es obligatorio un valor en ese campo: antes de enviar el gasto o la solicitud, o antes de revisarlo. También puedes hacer que un campo sea obligatorio solo cuando se cumple una condición, por ejemplo, solo en los gastos que superen un importe determinado. ## Campos de Payhawk Los campos de Payhawk se proporcionan como campos predeterminados de gasto o solicitud por el sistema en la sección **Ajustes** > **Biblioteca de campos**. Algunos ejemplos de estos campos en Payhawk son la categoría de gasto, la fecha del documento y el número de documento, entre otros. La información y la configuración que puedes aplicar a estos campos varían según el tipo de campo. Por ejemplo, las categorías de gastos requieren que definas valores para establecer sus nombres (por ejemplo, **Publicidad y marketing**), códigos de cuenta (**4501**) y tipos impositivos (**12 %**). Por su parte, los tipos impositivos requieren que definas valores para establecer sus nombres (por ejemplo, **Estándar BG**), códigos fiscales (**133**) y tasas (**20 %)**. ## Tipos y configuración de los campos Esta sección muestra los campos disponibles de Payhawk y ofrece una visión general de su configuración. Para más información, consulta los artículos sobre [integraciones](/help/erp-systems). ### Categoría Las categorías de gastos ayudan a las empresas a estructurar mejor sus gastos y a simplificar su proceso de gestión de gastos. En función de los bienes o servicios adquiridos, cada gasto o solicitud se asigna a una categoría específica, por ejemplo, operativa o no operativa. Según los requisitos y las necesidades de tu organización, las categorías pueden subdividirse en subcategorías que se correspondan con los procesos internos. [En Payhawk, las categorías de gastos](/help/creating-editing-and-deleting-expense-categories) te permiten definir valores para sus nombres, códigos de cuenta y tipos impositivos. En función de la visibilidad que configures, también puedes decidir si serán obligatorias en el envío y en la revisión, así como habilitar y configurar el rellenado automático de los datos de la categoría. ### Nota El campo **Nota** es donde los empleados introducen el motivo o la finalidad de un gasto o solicitud. Puedes configurar si este campo es obligatorio en el envío y en la revisión. De forma predeterminada, **Nota** es un campo de texto libre. También puedes crear una plantilla para definir qué datos muestra o configurarlo para que genere contenido automáticamente basándose en datos históricos. Para más información, consulta el artículo sobre el [uso de las sugerencias inteligentes de notas y las plantillas](/help/enabling-the-smart-expense-note). ### Documento El campo **Documento** requiere que se adjunte un archivo (documento de gasto) y siempre es visible para todos los empleados. Puedes decidir si será obligatorio adjuntar un documento para el envío y la revisión del gasto o la solicitud ### Fecha del documento El campo **Fecha del documento** muestra la fecha de emisión del documento y sus datos se rellenan automáticamente. En función de la visibilidad que definas, puedes decidir si la fecha del documento será obligatoria para el envío y la revisión del gasto o la solicitud. ### Fecha de vencimiento El campo **Fecha de vencimiento** muestra el último día en el que debes pagar la factura para evitar recargos o penalizaciones. La **Fecha de vencimiento** solo se aplica a los pagos de facturas y, por tanto, únicamente es visible en ese caso. En función de la visibilidad que definas, puedes decidir si la fecha de vencimiento será obligatoria para que los responsables del gasto envíen los gastos y para que los revisores los aprueben. ### Tipo de documento El campo **Tipo de documento** muestra el tipo del documento subido: **Factura** o **Recibo**, y en las facturas de proveedores también **Proforma** o **Nota de crédito**. Sus datos se rellenan automáticamente. En función de la visibilidad que definas, puedes decidir si el tipo de documento será obligatorio para el envío y la revisión del gasto o la solicitud. También puedes mostrar otros campos solo para determinados tipos de documento. Por ejemplo, puedes mostrar el campo **Tipo impositivo** solo en las facturas. Para más información, consulta el artículo sobre [cómo gestionar la configuración de los campos](/help/managing-the-settings-of-built-in-expense-fields). ### Número de documento El campo **Número de documento** muestra el número del documento y sus datos se rellenan automáticamente. En función de la visibilidad que definas, puedes decidir si el número de documento será obligatorio para el envío y la revisión del gasto o la solicitud. ### Período del servicio El campo **Período del servicio** indica el período contable del documento y el equipo de Finanzas introduce los datos de forma manual. ### Proveedor El campo **Proveedor** siempre es obligatorio para la revisión de pagos de facturas y sus datos se rellenan automáticamente. En función de la visibilidad que definas, puedes decidir si el proveedor será obligatorio para la revisión del gasto. ### Tipo impositivo El campo [**Tipo impositivo**](/help/creating-editing-and-deleting-default-tax-rates) muestra los tipos de impuestos establecidos por el estado sobre los bienes o servicios adquiridos, por ejemplo, el IVA. En Payhawk, los tipos impositivos te permiten definir valores para sus nombres, códigos fiscales y tasas. En función de la visibilidad que definas, puedes decidir si el tipo impositivo será obligatorio para la revisión del gasto o la solicitud. ### Descuento El campo **Descuento** muestra el descuento por pronto pago (Skonto) indicado en la factura del proveedor. Payhawk extrae el descuento de la factura automáticamente, ya sea como importe o calculándolo a partir del porcentaje indicado. Mientras la factura está dentro del período de descuento, el importe pendiente se reduce en el importe del descuento. ### Equipo El campo **Equipo** se mostrará como un campo si se ha activado la opción **Organización y gestión de equipos** en **Ajustes** > **Equipos** > **Equipo**. Como resultado, cada vez que un empleado que forma parte de un equipo cree un gasto, el nombre de su equipo aparecerá reflejado en ese gasto en **Gastos**. Además, el nombre del equipo y el ID externo serán visibles en cada gasto durante la exportación desde la aplicación **Exportar**. Los responsables de equipo y los contables de Payhawk podrán seguir seleccionando el equipo al que corresponde el gasto en aquellos gastos enviados por empleados que no formen parte de ningún equipo. ### Amortización Un campo compuesto para gastos que se difieren a lo largo de un período de tiempo, por ejemplo, una suscripción de 12 meses a un servicio. De forma predeterminada, su visibilidad está establecida como **Nadie** y, por tanto, el campo no está disponible en los gastos. Si se han actualizado los ajustes de visibilidad, los gastos y las órdenes de compra mostrarán los siguientes campos relacionados con la amortización: - **Calendario de amortización** - **Inicio de la amortización** (fecha) - **Fin de la amortización** (fecha) ## Campos de contabilidad Los [campos de contabilidad](/help/overview-of-fields-library-at-payhawk) requieren información adicional para un gasto o solicitud específica según las necesidades de tu empresa, por ejemplo, **Centro de costes**. Puedes crearlos y configurarlos manualmente desde **Ajustes** > **Biblioteca de campos**. - Los campos de lista predefinida y dinámica te permiten definir sus opciones (valores) para establecer sus etiquetas, ID externos y responsables. - Los campos de texto libre y fecha te permiten definir una descripción que se mostrará como ayuda para los empleados. - En función de la visibilidad definida, también puedes decidir si serán obligatorios para el envío y la revisión del gasto o la solicitud. - Excepto en el tipo de campo de fecha (ya que el rellenado automático no se aplica a los datos obligatorios), puedes activar y configurar la estrategia de sugerencias para los datos de ese campo. Payhawk también utiliza los campos de contabilidad para asignar clases y categorías de seguimiento procedentes de sistemas ERP e integraciones con programas de contabilidad. ## Tipos de campos de contabilidad En función del tipo de campo de contabilidad que definas, los empleados tendrán distintas opciones para completar los datos requeridos: - Listas predefinidas: al rellenar un campo de contabilidad del tipo lista predefinida, los empleados solo podrán elegir entre un conjunto de opciones predefinidas. ![Lista desplegable Centro de costes abierta con las opciones None, Executive, Finance, Hardware, HR, Marketing, Other, Sales y Software.](https://cdn.payhawk.com/Help%20desk%20images%20moved/Overview_of_fields_20240920_manual.jpg) - Listas dinámicas: al rellenar un campo de contabilidad de tipo lista dinámica, los empleados pueden seleccionar opciones de la lista predefinida o crear su propio valor al enviar su gasto. ![Campo Project Ontario con el valor Ontario - NORTH introducido y la opción para crear ese nuevo valor.](https://cdn.payhawk.com/Help%20desk%20images%20moved/Overview_of_fields_2_20240920_manual.jpg) - Texto libre: al rellenar un campo de contabilidad de tipo texto libre, los empleados pueden añadir texto en el campo al enviar su gasto. ![Campo de texto Location CA con el valor Sonoma y la descripción que pide la ciudad de California visitada.](https://cdn.payhawk.com/Help%20desk%20images%20moved/Overview_of_fields_3_20240920_manual.jpg) - Fecha: al rellenar un campo de contabilidad de tipo fecha, los empleados pueden seleccionar las fechas requeridas en un selector de fechas. ![Campo Delivery date con el calendario de septiembre de 2024 abierto.](https://cdn.payhawk.com/Help%20desk%20images%20moved/Overview_of_fields_4_20240920_manual.jpg) ## Aplicar actualizaciones a campos existentes Por motivos de auditoría, Payhawk no actualiza los siguientes campos de forma retroactiva: - Categorías - Campos de contabilidad - Tipos impositivos - Equipos - Proveedores Como ejemplo de cómo el sistema trata los valores actualizados de los campos de contabilidad, supongamos que tienes un campo **Proyecto**con el valor **MyProject**. Si utilizas el valor **MyProject** en 10 gastos, ese **valor** se guardará en el gasto o la solicitud. Sin embargo, si desde **Ajustes** > **Biblioteca de campos** cambias el valor del **Proyecto** de **MyProject** a **MyNEWProject**, el nuevo valor se aplicará a los futuros gastos o solicitudes del campo **Proyecto**, pero no se actualizará de forma retroactiva en los gastos o solicitudes que ya hayan utilizado el valor **MyProject**. ## Recursos útiles - [Rellenado automático de datos de campos](/help/automatic-population-of-expense-field-data) - [Usar los campos de contabilidad en Payhawk](/help/overview-of-fields-library-at-payhawk) - [Crear, editar y eliminar categorías de gastos](/help/creating-editing-and-deleting-expense-categories)