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title: "Resumen de gastos para contables"
slug: "overview-of-expenses-for-accountants"
description: "Conoce los tipos de gastos en Payhawk, su ciclo de vida desde el envío hasta el pago, la extracción de datos con OCR, la detección de duplicados y los colores."
updated: 2026-10-19T09:23:24Z
published: 2026-10-19T09:23:24Z
canonical: "payhawk.com/overview-of-expenses-for-accountants"
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> ## Documentation Index
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# Resumen de gastos para contables

Payhawk ofrece potentes opciones para supervisar e informar sobre los gastos de su empresa y utiliza fácilmente la función de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para extraer de forma automática la información de los gastos a partir de las notas de entrega y albarán y de las facturas adjuntas.

> [!TIP]
> - Cada empleado puede [crear y cargar gastos en Payhawk](/help/creating-and-submitting-bills-reimbursements-and-company-cash).
> - Solo los administradores de Payhawk pueden definir la configuración de los [tipos de gastos](/help/expense-types) de la empresa y los flujos de [aprobación](/help/workflow-conditions-and-custom-workflows) de las solicitudes de gastos y pagos.

## Tipos de gastos en Payhawk

Payhawk permite que los [empleados creen los siguientes tipos de gastos](/help/overview-of-company-expenses-for-employees):

- Gasto de tarjeta
- Pago de factura
- Fondos de la empresa
- Reembolso
- Kilometraje
- Dietas

## Ciclo de vida de los gastos

La siguiente tabla enumera las pestañas disponibles en las que se posiciona un gasto dependiendo de su estado y en función de los flujos de aprobación requeridos por la organización.

| **Pestaña** | **Detalles del estado** |
| --- | --- |
| **Enviar** | La pestaña **Gastos** > **Enviar** contiene los gastos que tienen activada la opción **Enviar** para el tipo de gasto en **Workflows** y que no se han enviado todavía. Estos gastos esperan a que el empleado confirme explícitamente el envío del gasto haciendo clic en el botón **Enviar**. Si la opción **Enviar** de todos los tipos de gastos en **Workflows** está desactivada, la pestaña **Enviar** se ocultará automáticamente. Desde aquí, las personas o funciones autorizadas en la empresa también pueden: - [Revisar gastos](/help/reviewing-expenses). - [Combinar gastos](/help/merging-expenses). - [Dividir los gastos en varias partidas](/help/splitting-expenses-into-line-items-in-the-portal). - [Dividir los gastos de la tarjeta en varios gastos](/help/splitting-card-expenses-into-multiple-expenses). - [Añadir o eliminar gastos de suscripciones](/help/creating-and-deleting-subscriptions). - [(Para importes pagados) Descargar la confirmación de pago](/help/downloading-payment-confirmations-for-expenses). - [Ver el historial de gastos](/help/viewing-expense-activity). - [Eliminar gastos](/help/managing-expenses-in-the-portal). Una vez enviado, el gasto automáticamente: - Pasará a estar en la pestaña **Aprobar**, si el gasto requiere aprobación. - Pasará a estar en la pestaña **Revisar**, si el gasto no requiere aprobación. |
| **Aprobar** | La pestaña **Gastos** > **Aprobar** contiene todos los gastos que tienen activada la opción **Enviar** del tipo de gasto en **Workflows** y que están pendientes de aprobación. - Si usted es un aprobador, puede aprobarlos directamente en **Gastos**, ya sea uno por uno o en bloque. - Si no es un aprobador o si no se requiere un proceso de aprobación de todos los tipos de gastos, la pestaña **Aprobar** se ocultará automáticamente. Desde aquí, las personas o funciones autorizadas en la empresa también pueden: - [Revisar gastos](/help/reviewing-expenses). - [Combinar gastos](/help/merging-expenses). - [Devolver gastos a los empleados](/help/approving-and-declining-expenses-from-the-expenses-app). - [Crear suscripciones o eliminar gastos de suscripciones](/help/creating-subscriptions). - [Dividir los gastos en varias partidas](/help/splitting-expenses-into-line-items-in-the-portal). - [Dividir los gastos de la tarjeta en varios gastos](/help/splitting-card-expenses-into-multiple-expenses). - [(Para importes pagados) Descargar la confirmación de pago](/help/downloading-payment-confirmations-for-expenses). - [Ver el historial de gastos](/help/viewing-expense-activity). - [Rechazar gastos](/help/approving-and-declining-expenses-from-the-expenses-app). - [Eliminar gastos](/help/deleting-expenses). Una vez que se aprueba un gasto, este pasa automáticamente a la pestaña **Revisar**. |
| **Revisar** | La pestaña **Gastos** > **Revisar** contiene todos los gastos que están listos para ser revisados. Estos incluyen los gastos que no requieren envío y, por lo tanto, tampoco necesitan el paso de aprobación cuando se crean. Desde aquí, las personas o funciones autorizadas en la empresa también pueden: - [Revisar gastos de forma masiva](/help/reviewing-expenses). - [Combinar gastos](/help/merging-expenses). - [Devolver gastos a los empleados](/help/approving-and-declining-expenses-from-the-expenses-app). - [Crear suscripciones o eliminar gastos de suscripciones](/help/creating-subscriptions). - [(Para importes pagados) Descargar la confirmación de pago](/help/downloading-payment-confirmations-for-expenses). - [Dividir los gastos en varias partidas](/help/splitting-expenses-into-line-items-in-the-portal). - [Dividir los gastos de la tarjeta en varios gastos](/help/splitting-card-expenses-into-multiple-expenses). - [Ver el historial de gastos](/help/viewing-expense-activity). - [Rechazar gastos](/help/approving-and-declining-expenses-from-the-expenses-app). - [Eliminar gastos](/help/deleting-expenses). Una vez que se haya revisado el gasto, este pasará automáticamente a la pestaña **Pagar**. Si se trata de un gasto con tarjeta, pasará directamente a **Todo**. |
| **Pagar** > **Confirmar detalles** | Los gastos en la pestaña **Gastos** > **Pagar** > **Confirmar** **detalles** requieren la confirmación de los detalles del pago antes de iniciarlo. Desde aquí, las personas autorizadas en la empresa pueden: - [Devolver gastos para su revisión](/help/returning-expenses-for-review). - [Crear suscripciones o eliminar gastos de las suscripciones](/help/creating-subscriptions). - [Especificar si una transferencia bancaria debe pagarse inmediatamente después de su autorización o si se programará el pago para una fecha concreta o la de vencimiento](/help/scheduling-payments-for-bills-and-reimbursables). - Marcar gastos como pagados. - [Ver el historial de gastos](/help/viewing-expense-activity). - [Eliminar gastos](/help/deleting-expenses). Una vez hecho esto, haga clic en **Confirmar detalles** y el gasto pasará a la pestaña **Pagar** > **Autorizar**. |
| **Pagar** > **Autorizar** | Los gastos en la pestaña **Gastos** > **Pagar** > **Autorizar** son todos los que requieren autorización para su pago inmediato o programado. Desde aquí, las personas autorizadas en la empresa pueden: - [Devolver gastos para su revisión](/help/returning-expenses-for-review). - [Autorizar transferencias bancarias para el pago inmediato o para el pago en la fecha concreta o de vencimiento](/help/managing-scheduled-payments). - [Anular pagos programados y pagarlos inmediatamente](/help/managing-scheduled-payments). - [Reprogramar los pagos programados](/help/managing-scheduled-payments). - Marcar gastos como pagados. - [Crear suscripciones o eliminar gastos de suscripciones](/help/creating-subscriptions). - [Ver el historial de gastos](/help/viewing-expense-activity). - [Eliminar gastos](/help/deleting-expenses). |
| **Pagar** > **Programado** | La pestaña **Programado** contiene todas las transferencias bancarias que se han [programado para una fecha concreta o la de vencimiento](/help/scheduling-payments-for-bills-and-reimbursables). Desde aquí, las personas autorizadas en la empresa pueden: - [Devolver gastos para su revisión](/help/returning-expenses-for-review). - [Anular pagos programados y pagarlos inmediatamente](/help/managing-scheduled-payments). - [Reprogramar los pagos programados](/help/managing-scheduled-payments). - Marcar gastos como pagados. - [Crear suscripciones o eliminar gastos de suscripciones](/help/creating-subscriptions). - [Ver el historial de gastos](/help/viewing-expense-activity). - [Eliminar gastos](/help/deleting-expenses). |
| **Todo** | La pestaña **Gastos** > **Todo** contiene todos los gastos independientemente de sus estados, mencionados anteriormente. Desde aquí, para los gastos pagados, las personas autorizadas en la empresa pueden: - [(Para importes pagados) Descargar la confirmación de pago](/help/downloading-payment-confirmations-for-expenses). - [Crear suscripciones o eliminar gastos de suscripciones](/help/creating-subscriptions). - [Ver el historial de gastos](/help/viewing-expense-activity). |

## Extracción automática de datos con OCR

Como parte de la solución de gestión de gastos, Payhawk ha desarrollado una herramienta nativa de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), que extrae de forma automática la información relevante de las facturas y de las notas de entrega y albarán cargadas y la transfiere al sistema de Payhawk.

Para más información sobre los siguientes temas, consulta el artículo sobre [el autocompletado de los campos de gastos en Payhawk](/help/automatic-population-of-expense-field-data):

- Qué datos de gastos lee y rellena automáticamente la herramienta OCR.
- Las estrategias de sugerencia que los administradores de Payhawk pueden configurar para rellenar automáticamente el campo **Categoría** y los campos personalizados.

Para más información sobre cómo crear una plantilla para el campo **Nota** a partir de datos de gastos, rellenarlo automáticamente a partir de datos históricos, o ambas opciones, consulta el artículo sobre [el uso de sugerencias y plantillas de notas inteligentes](/help/enabling-the-smart-expense-note).

## Verificación de gastos duplicados

Payhawk detecta automáticamente los gastos duplicados. Por ejemplo, si un empleado envía la misma factura dos veces, una como transacción con la tarjeta Payhawk y otra como solicitud de reembolso, el sistema la marcará.

La verificación de duplicados se basa en los siguientes criterios:

- Monto
- Proveedor
- Fecha del documento
- Número del documento

Si el proveedor y el número del documento son iguales, o si tres de estos criterios son iguales, el sistema te mostrará una advertencia suave — por ejemplo, si hay un gasto con el mismo proveedor, importe y fecha de documento.

![Notificación sobre un posible gasto duplicado con el mismo proveedor y los mismos detalles de importe.](https://storage.googleapis.com/payhawk-cdn/Acc%3AExpenses/duplication%20criteria.png)

Si los cuatro criterios son iguales, el sistema permitirá el envío, pero mostrará una advertencia fuerte para el revisor durante el [proceso de revisión](/help/reviewing-expenses).

![](https://cdn.payhawk.com/Help%20desk%20images%20moved/Overview_of_expenses_for_accountants_20250507_manual.jpg)

Si quien envía el gasto modifica alguno de los campos verificados, se notificará al revisor, siempre y cuando la advertencia esté [activada en el asistente de revisión](/help/enabling-and-disabling-warnings-for-expenses).

![](https://cdn.payhawk.com/Help%20desk%20images%20moved/Overview_of_expenses_for_accountants_2_20250507_manual.jpg)

## Iconos y navegación

Para disfrutar de una navegación más rápida e intuitiva, el estado actual de un gasto en Payhawk se indica con un icono y puede ser cualquiera de los que aparecen en la siguiente tabla.

| **Icono** | **Indicación** | **Detalles** |
| --- | --- | --- |
| ![](https://cdn.payhawk.com/Help%20desk%20images%20moved/Overview_of_expenses_for_accountants_20250507_manual.png) | Al gasto le falta un documento. | A menudo, los gastos sin documentos cargados son pagos con tarjeta a la espera de que el titular añada una nota de entrega y albarán o una factura. |
| ![](https://cdn.payhawk.com/Help%20desk%20images%20moved/Overview_of_expenses_for_accountants_20231129_manual.png) | El gasto tiene un documento adjunto o se ha revisado. | - Los gastos marcados con este icono y que tienen un documento de pago cargado también tienen los datos contables necesarios extraídos automáticamente de la nota de entrega y albarán o de la factura. - Los gastos marcados con este icono puede que ya hayan sido revisados por un contable aunque no tengan un documento cargado. |
| ![](https://cdn.payhawk.com/Help%20desk%20images%20moved/Overview_of_expenses_for_accountants_2_20250507_manual.png) | El gasto está archivado. | Los gastos archivados son de solo lectura y no pueden editarse. Sin embargo, se pueden ver y exportar, descargar sus documentos de pago y seguir su historial. |

## Códigos de color

Puede tener una visión rápida del estado de los gastos basándose en los siguientes códigos de color que utiliza el sistema:

- Rojo - Pagos atrasados. La fecha de vencimiento en el documento de gasto adjunto ha pasado.

![](https://cdn.payhawk.com/Help%20desk%20images%20moved/Overview_of_expenses_for_accountants_20181210_manual.jpg)
- Naranja - Pagos vencidos. La fecha de vencimiento en el documento de gasto adjunto muestra que el pago está previsto o planificado para una fecha específica.

![](https://cdn.payhawk.com/Help%20desk%20images%20moved/Overview_of_expenses_for_accountants_2_20181210_manual.jpg)
- Negro - Gastos pagados.

![](https://cdn.payhawk.com/Help%20desk%20images%20moved/Overview_of_expenses_for_accountants_3_20181210_manual.jpg)

## Recursos útiles

- [Establecimiento de los tipos de gastos en Payhawk](/help/expense-types)
- [Definición de los flujos de aprobación personalizados en Payhawk](/help/workflow-conditions-and-custom-workflows)
- [Resumen de los gastos de los empleados](/help/overview-of-company-expenses-for-employees)
- [Exportación de datos de gastos](/help/exporting-expenses-and-payments-on-demand)
- [Guardado y gestión de vistas filtradas](/help/saving-and-managing-expense-views)