--- title: "Aperçu des champs pour les administrateurs - Payhawk Help Center" slug: "overview-of-expense-fields" description: "Découvrez les champs de dépenses par défaut et personnalisés dans Payhawk : collectez les bonnes données pour vos rapports et gardez vos dépenses bien classées." updated: 2026-10-26T08:49:08Z published: 2026-10-26T08:49:08Z canonical: "payhawk.com/overview-of-expense-fields" --- > ## Documentation Index > Fetch the complete documentation index at: https://payhawk.com/help/llms.txt > Use this file to discover all available pages before exploring further. # Aperçu des champs Dans Payhawk, les champs fournissent des informations supplémentaires sur une note de frais afin qu'elle puisse être catégorisée – par exemple, **Date du document** ou **Période du service**. La plupart des champs vous permettent de définir qui peut les voir à l'ouverture d'une note de frais ou d'une demande (leur visibilité) et à partir de quelle étape une valeur est obligatoire dans ce champ : avant la soumission de la note de frais ou de la demande, ou avant sa vérification. Vous pouvez également rendre un champ obligatoire uniquement lorsqu'une condition est remplie, par exemple uniquement pour les notes de frais au-delà d'un certain montant. ## Champs Payhawk Les champs Payhawk sont fournis comme des champs de notes de frais ou de demandes par défaut par le système dans la section **Paramètres** > **Bibliothèque de champs**. Des exemples de tels champs dans Payhawk sont la catégorie de notes de frais, la date du document, le numéro du document, etc. Les informations et les paramètres que vous pouvez appliquer à ces champs varient en fonction du champ. Par exemple, les catégories de notes de frais nécessitent que vous définissiez des valeurs pour pouvoir définir leurs noms (par exemple, **Publicité et marketing**), leurs codes de compte (**4501**) et leurs taux d'imposition(**12 %**) et les taux d'imposition nécessitent que vous définissiez des valeurs pour pouvoir définir leurs noms (par exemple, **BG Standard**), les codes de taxe (**133**) et les taux (**20 %**). ## Types et paramètres pour les champs Cette section répertorie les champs Payhawk disponibles et offre un aperçu de leurs paramètres. Pour en savoir plus, consultez les articles consacrés aux [intégrations](/help/erp-systems). ### Catégorie Les catégories de notes de frais aident les entreprises à mieux structurer leurs dépenses et à simplifier leur processus de gestion des notes de frais. Selon les biens ou les services achetés, chaque note de frais ou demande est attribuée à une catégorie spécifique – par exemple, opérationnelle ou hors exploitation. En fonction des exigences et des besoins de votre organisation, les catégories peuvent être divisées en sous-catégories pour correspondre à vos processus internes. [Dans Payhawk, les catégories de notes de frais](/help/creating-editing-and-deleting-expense-categories) vous permettent de définir des valeurs pour les noms, les codes de compte et les taux d'imposition. En fonction de la visibilité définie, vous pouvez également définir si elles seront requises pour la soumission et la révision, et activer et configurer le remplissage automatique des données des catégories. ### Note Le champ **Remarque** permet aux employés d'indiquer le motif ou l'objet d'une note de frais ou d'une demande. Vous pouvez définir si ce champ est obligatoire pour la soumission et la révision. Par défaut, le champ **Note** est un champ de saisie de texte libre. Vous pouvez également créer un modèle pour définir les données qu’il affiche, ou le configurer pour qu’il génère automatiquement du contenu à partir des données historiques. Pour en savoir plus, consultez l’article sur l'[utilisation des suggestions et des modèles de notes intelligentes](/help/enabling-the-smart-expense-note). ### Document Le champ **Document** nécessite le téléchargement d'une pièce jointe (document de note de frais) et reste toujours visible par tous les employés. Vous pouvez décider si un document téléchargé sera requis pour la soumission et l'examen des notes de frais ou des demandes. ### Date du document Le champ **Date du document** affiche la date d'émission du document de dépense et ses données sont automatiquement renseignées. En fonction de la visibilité définie, vous pouvez décider si une date de document sera requise pour la soumission et la vérification des notes de frais ou demandes. ### Date d'échéance Le champ **Date d'échéance** indique la date limite à laquelle vous devez régler la facture pour éviter des frais de retard ou des pénalités. La **Date d'échéance** ne s'applique qu'aux paiements de factures et n'est donc visible que pour ceux-ci. En fonction des paramètres de visibilité que vous définissez, vous pouvez décider si une date d'échéance doit être renseignée par les responsables des notes de frais pour les soumettre, et par les responsables de la révision. ### Type de document Le champ **Type de document** indique le type du document téléchargé : **Facture** ou **Reçu**, et pour les factures fournisseurs également **Proforma** ou **Note de crédit**. Les données sont automatiquement renseignées. En fonction de la visibilité définie, vous pouvez décider si un type de document sera requis pour la soumission et la révision des dépenses et des demandes. Vous pouvez également afficher d'autres champs uniquement pour des types de documents spécifiques. Par exemple, vous pouvez afficher le champ **Taux d'imposition** uniquement pour les factures. Pour plus d'informations, consultez l'article sur la [gestion des paramètres des champs](/help/managing-the-settings-of-built-in-expense-fields). ### Numéro du document Le champ **Numéro du document** affiche le numéro du document et ses données sont automatiquement renseignées. En fonction de la visibilité définie, vous pouvez décider si un numéro de document sera requis pour la soumission et la révision des notes de frais ou demandes. ### Période de service Le champ **Période de service** indique la période comptable du document et ses données sont renseignées manuellement par l'équipe financière. ### Fournisseur Le champ **Fournisseur** reste toujours obligatoire pour réviser les paiements de factures et ses données sont automatiquement renseignées. En fonction de la visibilité définie, vous pouvez décider si le fournisseur sera requis pour la révision des notes de frais. ### Taux d'imposition Le [**champ Taux d'imposition**](/help/creating-editing-and-deleting-default-tax-rates) affiche les taux d'imposition imposés par l'État sur les types de biens ou de services achetés, comme la TVA par exemple. Dans Payhawk, les taux d'imposition vous permettent de définir des valeurs pour déterminer leurs noms, leurs codes de taxe et leurs taux. En fonction de la visibilité définie, vous pouvez décider si un taux d'imposition sera requis pour la révision des notes de frais ou demandes. ### Remise Le champ **Remise** affiche l'escompte pour paiement anticipé (Skonto) indiqué sur la facture fournisseur. Payhawk extrait automatiquement l'escompte de la facture, soit sous forme de montant, soit en le calculant à partir du pourcentage indiqué. Tant que la facture se trouve dans la période d'escompte, le montant dû est réduit du montant de l'escompte. ### Équipe Le champ **Équipe** sera visible sous forme de champ intégré si l'option **Paramètres** > **Équipes** > **Organisation et gestion d'équipe** a été activée. Par conséquent, chaque fois qu'un employé faisant partie d'une équipe crée une note de frais, le nom de son équipe sera reflété sur cette note de frais dans **Dépenses**. Par ailleurs, le nom de l'équipe et l'identifiant externe seront visibles pour chaque note de frais lors de l'exportation initiée depuis l'application **Exporter**. Les Responsables d'équipe et les Comptables Payhawk pourront toujours sélectionner l'équipe à laquelle se rapporte cette note de frais pour les notes de frais soumises par des employés qui ne font pas partie d'une équipe. ### Amortissement Un champ composite destiné aux notes de frais étalées sur une certaine période — par exemple, un abonnement de 12 mois à un service. Par défaut, sa visibilité est définie sur **Personne** et, par conséquent, le champ n'est pas disponible dans les dépenses. Si les paramètres de visibilité ont été mis à jour, les notes de frais et les bons de commande afficheront les champs suivants relatifs à l'amortissement : - **Calendrier d’amortissement** - **Début de l'amortissement** (date) - **Fin de l'amortissement** (date) ## Champs comptables Les champs comptables nécessitent des informations supplémentaires pour une note de frais ou une demande spécifique aux besoins de votre entreprise — par exemple, le **Centre de coûts**. Vous pouvez les créer et les configurer manuellement depuis **Paramètres** > **Bibliothèque de champs**. - Les champs de liste prédéfinis et dynamiques vous permettent de configurer leurs options (valeurs) afin de définir leurs libellés, leurs identifiants externes et leurs gestionnaires. - Les champs de saisie libre et de date vous permettent de définir une description qui s'affichera sous forme d'astuce à l'intention des employés. - En fonction de la visibilité définie, vous pouvez également décider si ces éléments seront obligatoires pour la soumission et la révision des notes de frais ou des demandes. - À l'exception du type de champ « date » (car le remplissage automatique ne s'applique pas aux données obligatoires), vous pouvez activer et configurer la stratégie de suggestion pour les données de ce champ. Payhawk utilise également des champs comptables pour cartographier les classes et les catégories de suivi à partir des systèmes d'ERP et des intégrations de logiciels de comptabilité. ## Types de champs comptables En fonction du type de domaine comptable que vous définissez, les employés disposeront de différentes options pour saisir les données requises : - Listes prédéfinies - Lorsqu'ils remplissent un champ comptable de type « liste prédéfinie », les employés ne pourront choisir que parmi un ensemble d'options prédéfinies. ![Liste déroulante Centre de coûts ouverte avec les options Aucun, Executive, Finance, Hardware, HR, Marketing, Other, Sales et Software.](https://cdn.payhawk.com/Help%20desk%20images%20moved/Overview_of_fields_20240920_manual.jpg) - Listes dynamiques - Lorsqu'ils remplissent un champ comptable de type « liste dynamique », les employés peuvent choisir une option parmi la liste prédéfinie ou saisir leur propre valeur lors de la déclaration de leurs dépenses. ![Champ Project Ontario avec la valeur Ontario - NORTH saisie et l'option pour créer cette nouvelle valeur.](https://cdn.payhawk.com/Help%20desk%20images%20moved/Overview_of_fields_2_20240920_manual.jpg) - Saisie de texte libre - Lorsqu'ils remplissent un champ comptable de type « saisie de texte libre », les employés peuvent ajouter du texte dans ce champ au moment de valider leurs dépenses. ![Champ de texte Location CA avec la valeur Sonoma et la description qui demande la ville de Californie visitée.](https://cdn.payhawk.com/Help%20desk%20images%20moved/Overview_of_fields_3_20240920_manual.jpg) - Date - Lorsqu'ils remplissent un champ comptable de type « date », les employés peuvent sélectionner les dates souhaitées à l'aide d'un sélecteur de date. ![Champ Delivery date avec le calendrier de septembre 2024 ouvert.](https://cdn.payhawk.com/Help%20desk%20images%20moved/Overview_of_fields_4_20240920_manual.jpg) ## Application des mises à jour aux champs existants À des fins d'audit, Payhawk ne met généralement pas à jour les champs suivants : - Catégories - Champs comptables - Taux d'imposition - Équipes - Fournisseurs Pour illustrer la manière dont le système traite les valeurs mises à jour des champs comptables, supposons que vous disposiez d’un champ **Projet** dont la valeur est **MonProjet**. Lorsque vous utilisez la valeur **MonProjet** dans 10 notes de frais, la valeur **MonProjet** sera enregistrée sur la note de frais ou la demande. Toutefois, si, depuis **Paramètres** > **Bibliothèque de champs**, vous modifiez la valeur du champ **Projet** en remplaçant **MonProjet** par **MonNOUVEAUProjet**, la nouvelle valeur s’appliquera aux futures notes de frais ou demandes associées au champ **Projet**, mais ne sera pas appliquée rétroactivement aux notes de frais ou demandes ayant déjà utilisé la valeur **MonProjet**. ## Ressources utiles - [Remplissage automatique des données des champs](/help/automatic-population-of-expense-field-data) - [Utilisation des champs comptables dans Payhawk](/help/before-after-role-selectors-and-visibility) - [Création, modification et suppression des catégories de notes de frais](/help/creating-editing-and-deleting-expense-categories)