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title: "Aperçu des dépenses pour les comptables"
slug: "overview-of-expenses-for-accountants"
description: "Découvrez les types de dépenses dans Payhawk, leur cycle de vie de la soumission au paiement, l'extraction des données par OCR, les doublons et les couleurs."
updated: 2026-10-19T09:23:08Z
published: 2026-10-19T09:23:08Z
canonical: "payhawk.com/overview-of-expenses-for-accountants"
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> ## Documentation Index
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# Aperçu des dépenses pour les comptables

Payhawk offre des options efficaces pour surveiller et créer des rapports sur les dépenses de votre entreprise et utilise sa fonctionnalité de reconnaissance optique de caractères (OCR) en toute transparence pour extraire automatiquement les informations des accusés de réception et des factures associés.

> [!TIP]
> - Chaque employé peut [créer et importer des dépenses dans Payhawk](/help/creating-and-submitting-bills-reimbursements-and-company-cash).
> - Seuls les administrateurs Payhawk peuvent définir les paramètres pour les [types de dépenses](/help/expense-types) dans votre entreprise et les [workflows d'approbation](/help/workflow-conditions-and-custom-workflows) des demandes de dépenses et de paiements.

## Types de dépenses dans Payhawk

Payhawk permet aux employés de [créer les types de dépenses suivants](/help/overview-of-company-expenses-for-employees) :

- Dépense par carte
- Paiement de facture
- Trésorerie de l'entreprise
- Remboursement
- Kilométrage
- Indemnité journalière

## Cycle de vie des dépenses chez Payhawk

Le tableau suivant répertorie les onglets disponibles sous lesquels une dépense est renseignée en fonction de son statut et en fonction des workflows d'approbation requis par l'organisation.

| **Onglet** | **Détails du statut** |
| --- | --- |
| **À Envoyer** | L'onglet **Dépenses** > **À Envoyer** rassemble les dépenses pour lesquelles l'option **À Envoyer** pour le type de dépense dans les **Workflows** est activée et qui n'ont pas encore été soumises. Ces dépenses sont en attente que l'employé confirme explicitement la soumission des dépenses en cliquant sur le bouton **À Envoyer**. Si l'option **À Envoyer** pour tous les types de dépenses dans les **Workflows** est désactivée, l'onglet **À Envoyer** sera automatiquement masqué. À partir de là, les personnes ou les rôles autorisés dans l'entreprise ont également la possibilité de : - [Examiner les dépenses](/help/reviewing-expenses). - [Fusionner les dépenses](/help/merging-expenses). - [Séparer les dépenses en plusieurs éléments](/help/splitting-expenses-into-line-items-in-the-portal). - [Séparer les dépenses par carte en plusieurs dépenses](/help/splitting-card-expenses-into-multiple-expenses). - [Ajouter ou supprimer des dépenses dans les abonnements](/help/creating-and-deleting-subscriptions). - [(Pour les montants payés) Télécharger la confirmation de paiement](/help/downloading-payment-confirmations-for-expenses). - [Afficher l'historique des dépenses](/help/viewing-expense-activity). - [Supprimer les dépenses](/help/managing-expenses-in-the-portal). Une fois la dépense soumise : - Naviguez jusqu'à l'onglet **À Approuver** si la dépense nécessite une approbation. - Naviguez jusqu'à l'onglet **À Vérifier** si la dépense ne nécessite pas d'approbation. |
| **À Approuver** | L'onglet **Dépenses** > **À Approuver** rassemble toutes les dépenses pour lesquelles l'option **À Envoyer** du type de dépense dans les **Workflows** est activée et qui sont [en attente d'approbation](/help/approving-and-declining-expenses-from-the-expenses-app). - Si vous êtes un approbateur, vous pouvez les approuver directement dans **Dépenses**, soit une par une, soit en bloc. - Si vous n'êtes pas un responsable de l'approbation ou si un processus d'approbation pour tous les types de dépenses n'est pas requis, l'onglet **À Approuver** sera automatiquement masqué. À partir de là, les personnes ou les rôles autorisés dans l'entreprise ont également la possibilité de : - [Examiner les dépenses](/help/reviewing-expenses). - [Fusionner les dépenses](/help/merging-expenses). - [Renvoyer les dépenses aux employés](/help/approving-and-declining-expenses-from-the-expenses-app). - [Séparer les dépenses en plusieurs éléments](/help/splitting-expenses-into-line-items-in-the-portal). - [Séparer les dépenses par carte en plusieurs dépenses](/help/splitting-card-expenses-into-multiple-expenses). - [Créer des abonnements ou supprimer des dépenses des abonnements](/help/creating-subscriptions). - [(Pour les montants payés) Télécharger la confirmation de paiement](/help/downloading-payment-confirmations-for-expenses). - [Afficher l'historique des dépenses](/help/viewing-expense-activity). - [Rejeter des dépenses](/help/approving-and-declining-expenses-from-the-expenses-app). - [Supprimer les dépenses](/help/managing-expenses-in-the-portal). Lorsqu'une dépense est approuvée, elle est automatiquement déplacée sous l'onglet **À Vérifier**. |
| **À Vérifier** | L'onglet **Dépenses** > **À Vérifier** rassemble toutes les dépenses prêtes à être examinées. Il s'agit notamment des dépenses qui ne nécessitent pas de soumission et qui, par conséquent, ne passent pas par l'étape d'approbation lors de leur création. À partir de là, les personnes ou les rôles autorisés dans l'entreprise ont également la possibilité de : - [Examiner les dépenses de manière groupée](/help/reviewing-expenses) - [Fusionner les dépenses](/help/merging-expenses). - [Renvoyer les dépenses aux employés](/help/approving-and-declining-expenses-from-the-expenses-app). - [Créer des abonnements ou supprimer des dépenses des abonnements](/help/creating-subscriptions). - [(Pour les montants payés) Télécharger la confirmation de paiement](/help/downloading-payment-confirmations-for-expenses). - [Séparer les dépenses en plusieurs éléments](/help/splitting-expenses-into-line-items-in-the-portal). - [Séparer les dépenses par carte en plusieurs dépenses](/help/splitting-card-expenses-into-multiple-expenses). - [Afficher l'historique des dépenses](/help/viewing-expense-activity). - [Rejeter des dépenses](/help/approving-and-declining-expenses-from-the-expenses-app). - [Supprimer les dépenses](/help/managing-expenses-in-the-portal). Une fois la dépense examinée, elle est automatiquement déplacée sous l'onglet **À Payer**. En cas de dépense par carte, elle est directement déplacée sous **Toutes**. |
| **À Payer** > **Confirmer les coordonnées de paiement** | Les dépenses répertoriées sous l'onglet **Dépenses** > **À Payer** > **Confirmer les coordonnées de paiement** nécessitent la confirmation de leurs informations de paiement avant que le paiement ne soit initié. À partir de là, les personnes autorisées de votre entreprise peuvent : - [Renvoyer les dépenses pour examen](/help/returning-expenses-for-review). - [Créer des abonnements ou supprimer des dépenses des abonnements](/help/creating-subscriptions). - [Spécifiez si un virement bancaire doit être payé immédiatement après l'autorisation ou s'il sera programmé pour un paiement à une date précise ou une date d'échéance](/help/scheduling-payments-for-bills-and-reimbursables). - Marquer les dépenses comme payées. - [Afficher l'historique des dépenses](/help/viewing-expense-activity). - [Supprimer les dépenses](/help/managing-expenses-in-the-portal). Une fois l'opération effectuée, cliquez sur **Confirmer les coordonnées de paiement** et la dépense sera déplacée sous l'onglet **À Payer** > **Autoriser** . |
| **À Payer** > **Autoriser** | Les dépenses répertoriées sous l'onglet **Dépenses** > **À Payer** > **Autoriser** sont toutes celles qui nécessitent une autorisation pour qu'un paiement immédiat ou programmé soit émis. À partir de là, les personnes autorisées de votre entreprise peuvent : - [Renvoyer les dépenses pour examen](/help/returning-expenses-for-review). - [Autoriser les virements bancaires pour un paiement immédiat ou pour un paiement à une date spécifique ou d'échéance prévue.](/help/managing-scheduled-payments) - [Remplacer les paiements planifiés et les payer immédiatement](/help/managing-scheduled-payments). - [Reprogrammer les paiements planifiés](/help/managing-scheduled-payments). - Marquer les dépenses comme payées. - [Créer des abonnements ou supprimer des dépenses des abonnements](/help/creating-subscriptions). - [Afficher l'historique des dépenses](/help/viewing-expense-activity). - [Supprimer des dépenses](/help/deleting-expenses). |
| **À Payer** > **Planifiés** | L'onglet **Planifié** rassemble tous les virements bancaires qui ont été [planifiés à une date précise ou à leur date d'échéance](/help/scheduling-payments-for-bills-and-reimbursables). À partir de là, les personnes autorisées de votre entreprise peuvent : - [Renvoyer les dépenses pour examen](/help/returning-expenses-for-review). - [Remplacer les paiements planifiés et les payer immédiatement](/help/managing-scheduled-payments). - [Reprogrammer les paiements planifiés](/help/managing-scheduled-payments). - Marquer les dépenses comme payées. - [Créer des abonnements ou supprimer des dépenses des abonnements](/help/creating-subscriptions). - [Afficher l'historique des dépenses](/help/viewing-expense-activity). - [Supprimer des dépenses](/help/deleting-expenses). |
| **Toutes** | L'onglet **Dépenses** > **Toutes** rassemble toutes les dépenses quel que soit leur statut mentionné ci-dessus. À partir de là, pour les dépenses payées, les personnes autorisées de votre entreprise peuvent : - [(Pour les montants payés) Télécharger la confirmation de paiement](/help/downloading-payment-confirmations-for-expenses). - [Créer des abonnements ou supprimer des dépenses des abonnements](/help/creating-subscriptions). - [Afficher l'historique des dépenses](/help/viewing-expense-activity). |

## Extraction automatique des données avec l'OCR

Dans le cadre de sa solution de gestion des dépenses, Payhawk a développé un outil OCR natif qui extrait automatiquement les informations pertinentes des factures et des reçus téléchargés.

Pour plus d'informations sur les sujets suivants, consultez l'article sur [le renseignement automatique des champs de dépenses dans Payhawk](/help/automatic-population-of-expense-field-data) :

- Les données de dépenses lues et renseignées automatiquement par l'outil OCR.
- Les stratégies de suggestion que les administrateurs Payhawk peuvent configurer pour renseigner automatiquement le champ **Catégorie** et les champs personnalisés.

Pour plus d'informations sur la création d'un modèle pour le champ **Remarque** à partir de données de dépenses, le renseignement automatique à partir de données historiques, ou les deux, consultez l'article sur [l'utilisation des suggestions et modèles de notes intelligentes](/help/enabling-the-smart-expense-note).

## Vérification des dépenses en double

Payhawk détecte automatiquement les dépenses en double. Par exemple, si un employé soumet deux fois la même facture – une fois pour une transaction avec la carte Payhawk et une autre fois en tant que demande de remboursement – le système la signalera.

La vérification des doublons repose sur les critères suivants :

- Montant
- Fournisseur
- Date du document
- Numéro du document

Si le fournisseur et le numéro du document sont identiques, ou si trois de ces critères sont identiques, le système affichera un avertissement souple — par exemple, s'il y a une dépense avec le même fournisseur, le même montant et la même date de document.

![Notification concernant une dépense potentiellement en double avec le même fournisseur et les mêmes détails de montant.](https://storage.googleapis.com/payhawk-cdn/Acc%3AExpenses/duplication%20criteria.png)

Si les quatre critères sont identiques, le système autorisera la soumission mais affichera un avertissement strict pour le réviseur lors de [l'étape de révision](/help/reviewing-expenses).

![](https://cdn.payhawk.com/Help%20desk%20images%20moved/Overview_of_expenses_for_accountants_20250507_manual.jpg)

Si l’expéditeur modifie l’un des champs vérifiés, le réviseur sera informé, à condition que l’avertissement soit activé dans [l’assistant de révision](/help/enabling-and-disabling-warnings-for-expenses).

![](https://cdn.payhawk.com/Help%20desk%20images%20moved/Overview_of_expenses_for_accountants_2_20250507_manual.jpg)

## Icônes et navigation

Pour une navigation plus rapide et plus intuitive dans Payhawk, l'état actuel d'une dépense est indiquée par une icône et peut être l'un des éléments répertoriés dans le tableau suivant.

| **Icône** | **Indication** | **Informations** |
| --- | --- | --- |
| ![](https://cdn.payhawk.com/Help%20desk%20images%20moved/Overview_of_expenses_for_accountants_20250507_manual.png) | Il manque un document à la dépense. | Souvent, les dépenses sans documents ajoutés sont des paiements par carte qui attendent que le titulaire de la carte ajoute un reçu ou une facture. |
| ![](https://cdn.payhawk.com/Help%20desk%20images%20moved/Overview_of_expenses_for_accountants_20231129_manual.png) | La dépense est accompagnée d'un document joint ou est en cours d'examen. | - Pour les dépenses marquées avec cette icône et pour lesquelles un document de paiement est ajouté, les données comptables requises sont automatiquement extraites du reçu ou de la facture. - Les dépenses marquées avec cette icône peuvent avoir déjà été examinées par un comptable même en l'absence de document ajouté. |
| ![](https://cdn.payhawk.com/Help%20desk%20images%20moved/Overview_of_expenses_for_accountants_2_20250507_manual.png) | La dépense est archivée. | Les dépenses archivées sont en lecture seule et ne peuvent pas être modifiées. Elles peuvent cependant être consultées et exportées, leurs documents de paiement ajoutés et leur historique retracé. |

## Codes de couleur

Vous pouvez avoir un aperçu rapide de l'état des dépenses grâce aux codes de couleur suivants utilisés par le système :

- Rouge - Paiements en retard. La date d'échéance du document de dépense joint est dépassée.

![](https://cdn.payhawk.com/Help%20desk%20images%20moved/Overview_of_expenses_for_accountants_20181210_manual.jpg)
- Orange - Paiements échus. La date d'échéance figurant sur le document de dépense joint indique que le paiement est attendu ou prévu à une date spécifique.

![](https://cdn.payhawk.com/Help%20desk%20images%20moved/Overview_of_expenses_for_accountants_2_20181210_manual.jpg)
- Noir - Dépenses payées.

![](https://cdn.payhawk.com/Help%20desk%20images%20moved/Overview_of_expenses_for_accountants_3_20181210_manual.jpg)

## Ressources utiles

- [Définition des types de dépenses dans Payhawk](/help/expense-types)
- [Définition des workflows d'approbation personnalisés dans Payhawk](/help/workflow-conditions-and-custom-workflows)
- [Aperçu des dépenses pour les employés](/help/overview-of-company-expenses-for-employees)
- [Exportation des données de dépenses](/help/exporting-expenses-and-payments-on-demand)
- [Enregistrement et gestion des affichages filtrés](/help/saving-and-managing-expense-views)