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title: "Données avec NetSuite pour les administrateurs - Payhawk Help Center"
slug: "overview-of-shared-data-with-oracle-netsuite"
description: "Découvrez les données de base, champs personnalisés, dépenses vérifiées et paiements réglés échangés entre Payhawk et Oracle NetSuite, et leur export."
updated: 2026-10-20T07:42:26Z
published: 2026-10-20T07:42:26Z
canonical: "payhawk.com/overview-of-shared-data-with-oracle-netsuite"
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> ## Documentation Index
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# Aperçu des données partagées avec Oracle NetSuite

L'intégration directe entre Payhawk et Oracle NetSuite vous permet d'avoir un contrôle total sur les données échangées entre les deux systèmes.

Payhawk effectue la synchronisation des données lors de la première connexion à Oracle NetSuite. En option, les administrateurs de Payhawk peuvent déclencher la synchronisation des données à la demande.

L'intégration crée ou met en correspondance un compte bancaire pour chaque devise active dans Payhawk.

## Données de base et champs personnalisés

Le diagramme suivant montre les données de base et les champs personnalisés qui sont automatiquement synchronisés entre les systèmes.

![Vue d'ensemble de la structure des données de base et des champs personnalisés de Payhawk et Oracle NetSuite.](https://storage.googleapis.com/payhawk-cdn/Adm%3AIntegrations%3ANetSuite/master_data_netsuite_latest.jpg)

## Dépenses examinées et paiements réglés

Le diagramme suivant montre les données échangées concernant les dépenses examinées et les paiements réglés entre les systèmes Payhawk et Oracle NetSuite.

![Aperçu du processus des dépenses examinées et des paiements réglés de Payhawk, avec les transactions liées.](https://storage.googleapis.com/payhawk-cdn/Adm%3AIntegrations%3ANetSuite/expenses_payments_netsuite_latest.jpg)

## Transfert des paiements vers Oracle NetSuite

Pour des raisons comptables, Payhawk exporte uniquement les transactions réglées. Cela signifie que si un paiement a été autorisé, mais n'a pas encore été réglé, Payhawk ne l'exportera pas vers Oracle NetSuite.

Une fois qu'une transaction est réglée par la banque, sa date de règlement et son montant seront automatiquement exportés vers le compte bancaire Payhawk dans Oracle NetSuite en tant que ligne de relevé bancaire, qui comprend les transactions par carte et les virements bancaires.

Pour plus d'informations sur l'intégration des comptes Payhawk-Oracle NetSuite, consultez l'article [Synchronisation des comptes avec Oracle NetSuite](/help/synching-data-between-payhawk-and-oracle-netsuite).

## Transfert des dépôts vers Oracle NetSuite

Par défaut, une fois qu'un dépôt a été reçu, Payhawk transfère automatiquement la transaction de dépôt sous forme de transaction de dépôt dans Oracle NetSuite.

Parfois, l'exportation automatique des dépôts n'est pas souhaitée en raison des paramètres prédéfinis requis. Dans ce cas, contactez Payhawk pour désactiver la fonction d'exportation automatique des dépôts.

## Transfert des dépenses vers Oracle NetSuite

Une fois qu’une dépense est marquée comme examinée avec l’option **Marquer comme examinée**, Payhawk transfèrera cette dépense vers Oracle NetSuite.

Ces conventions s’appliqueront aux dépenses spécifiques suivantes :

- Les **dépenses par carte** et **les factures** seront exportées sous forme de **factures fournisseur**, **d'entrées dans le journal** ou de **Reporting de notes de frais**. Les dépenses effectuées avec des cartes Payhawk peuvent également être exportées en tant que **Credit Card Charges**.
- **Les remboursements** peuvent être exportés vers Oracle NetSuite en tant que **crédits de factures** ou **entrées de journal**. La partie paiement du remboursement est également exportée en tant qu'**entrée de journal**, et vous pouvez choisir si la partie paiement du remboursement sera rattachée soit au **crédit de factures**, soit à l'**entrée de journal** du remboursement. Notez que le paiement est toujours exporté en tant qu'**entrée de journal**, que la première partie de la dépense soit un **crédit de factures** ou une **entrée de journal**.

Lorsque vous exportez des dépenses par carte en tant que **Credit Card Charges**, Payhawk n'exporte la dépense qu'une fois la transaction par carte réglée. Un Credit Card Charge est un enregistrement unique qui comptabilise la dépense et le paiement en même temps ; Payhawk ne crée donc pas d'entrée de journal de paiement distincte pour cette dépense. Pour plus d'informations, consultez l'article [Exportation des transactions par carte en tant que Credit Card Charges dans Oracle NetSuite](/help/exporting-card-transactions-as-credit-card-charges-in-oracle-netsuite).

Lors de la connexion entre Payhawk et Oracle NetSuite, vous pouvez choisir d'exporter les **dépenses remboursables** en tant que **factures fournisseurs**, **entrées dans le journal** ou **reporting de notes de frais**. Cette configuration s'appliquera à l'ensemble des dépenses de remboursement, des frais kilométriques et des indemnités journalières.

- Si vous optez pour l'exportation des remboursements en tant que factures fournisseurs, Payhawk créera l'employé en tant que fournisseur et utilisera ce fournisseur pour toutes les dépenses remboursables.
- Si vous optez pour l’exportation des remboursements sous forme de rapports de dépenses, Payhawk recherchera dans les dossiers des employés d’Oracle NetSuite un employé portant le même ID externe lors de l’exportation.
  - Si l'employé n'a pas d'identifiant externe dans Payhawk, Payhawk effectuera une recherche dans Oracle NetSuite en fonction de l'adresse e-mail et du nom de l'employé.
  - Si l'employé est introuvable ou ne peut pas être mis en correspondance, vous recevrez un message d'erreur.

Payhawk prend en charge l'exportation de factures liées à l'autoliquidation pour la configuration fiscale standard et SuiteTax :

- Pour une configuration fiscale standard, les clients de Payhawk créent généralement des codes de taxe d'autoliquidation avec un taux de 0 % (zéro pour cent). Cela garantit que le montant total de la facture dans Oracle NetSuite correspond au montant net de la facture. Avec ces codes fiscaux, les clients définissent le pourcentage d'autoliquidation, qu'Oracle NetSuite applique automatiquement. En outre, deux comptes du grand livre, par exemple, les créances de TVA et les dettes de TVA, sont configurés dans les paramètres du code fiscal dans Oracle NetSuite pour garantir l'impact correct du grand livre pour les transactions d'autoliquidation.
- Pour la configuration de SuiteTax, Oracle NetSuite calcule automatiquement les écritures d'autoliquidation du grand livre. Lorsque Payhawk exporte une facture avec un code de taxe d'autoliquidation, il envoie le montant net en tant que montant net et total sur la facture sans le code de taxe et le montant de la taxe. Cela garantit qu'Oracle NetSuite ignore tout montant de taxe calculé par Payhawk et applique à la place sa propre logique fiscale et son impact sur le grand livre en fonction de la configuration de l'autoliquidation.

Quelle que soit la configuration fiscale, Payhawk synchronise les taux d'imposition et les codes fiscaux exactement de la manière définie dans Oracle NetSuite.

## Transmission des reportings de notes de frais vers Oracle NetSuite

Une fois qu'un reporting de notes de frais est vérifié, Payhawk transfère les dépenses de ce reporting de notes de frais vers Oracle NetSuite.

Vous pouvez exporter les dépenses d'un reporting de notes de frais de l'une des façons suivantes :

- Les dépenses d'un reporting de notes de frais peuvent être exportées en tant que dépenses individuelles vers Oracle NetSuite.
- L'intégralité du reporting de notes de frais peut être exportée vers Oracle NetSuite de manière agrégée. Dans ce cas, les dépenses du reporting de notes de frais seront exportées sous forme de lignes distinctes d’un même enregistrement de transaction dans Oracle NetSuite, par exemple une facture fournisseur, une entrée de journal ou un reporting de notes de frais. Notez que si une dépense du reporting de notes de frais comprend plusieurs lignes, chacune d’elles sera exportée vers Oracle NetSuite comme une ligne distincte.

Pour les exportations agrégées, la devise de l'en-tête de la transaction est déterminée par la devise de remboursement configurée pour l'employé (le propriétaire de la note de frais) dans Oracle NetSuite. Si aucune devise de remboursement n'est définie, Payhawk utilise par défaut la devise de base de la filiale Oracle NetSuite connectée. Toutes les dépenses en devises étrangères sont automatiquement converties dans cette devise d'en-tête.

Par exemple, si la devise de remboursement d'un employé dans Oracle NetSuite est définie sur EUR et qu'il soumet une note de frais contenant des dépenses en USD, GBP et EUR, la facture fournisseur résultante aura l'EUR comme devise d'en-tête. Les lignes en USD et GBP seront converties en EUR en conséquence.

Notez que cette conversion s'applique aux exportations agrégées telles que les factures fournisseur et les entrées de journal, où toutes les lignes s'alignent sur une seule devise d'en-tête. Les notes de frais d'Oracle NetSuite se comportent différemment — chaque ligne de dépense conserve sa propre devise d'origine.

## Association des factures aux paiements

Lorsqu'une facture d'achat sera enregistrée et si la dépense a été payée via Payhawk**,** Payhawk créera et associera automatiquement l'entrée du journal de paiement. Cela ne s'applique pas aux dépenses par carte exportées en tant que **Credit Card Charges**. Un Credit Card Charge comptabilise la dépense directement sur le compte du grand livre de la carte de crédit ; il n'y a donc aucune dette fournisseur ouverte à laquelle rattacher un paiement.

## Champs de données exportés vers Oracle NetSuite

Payhawk exporte les champs de données vers le système Oracle NetSuite suivants :

- **Fournisseur** - Si le fournisseur n'existe pas encore dans Oracle NetSuite, Payhawk informera l'utilisateur qu'il peut s'agir d'un nouveau fournisseur et affichera l'option de le créer à partir de Payhawk ou, si le rôle de l'utilisateur est employé Payhawk, d'en faire la demande à un administrateur Payhawk. Notez que Payhawk ne récupère que les détails généraux des fournisseurs à partir d'Oracle NetSuite et ne récupère pas les détails des paiements.
- **Catégorie** - Mise en correspondance avec le plan comptable Oracle NetSuite.
- **Numéro du document**
- **Date du document**
- **Période de service** (**Période comptable** dans Oracle NetSuite) - Par défaut, une fois qu'un administrateur de Payhawk aura modifié la date de la **Période de service** dans Payhawk, il écrasera la **Date du document** de la dépense enregistrée dans le système ERP, [sauf si l'option **Autoriser la date de transaction en dehors de la période comptable** dans Oracle NetSuite a été activée](/help/exporting-document-date-and-service-posting-period-into-oracle-netsuite).
- **Date d'échéance** - Pour toutes les dépenses bancaires, Payhawk exporte la date d'échéance. Si aucune date d'échéance n'a été introduite, Payhawk utilise la date de la dépense comme date d'échéance. Dans Oracle NetSuite, les Credit Card Charges ne comportent pas de champ **Date d'échéance**. Payhawk n'exporte donc pas la date d'échéance pour les dépenses par carte exportées en tant que Credit Card Charges.
- **Note** - Le champ **Note** de la dépense dans Payhawk est affiché dans le champ **Mémo** de la dépense dans Oracle NetSuite.
- **Image du document**
- **Montant** - Le montant total moins le taux d'imposition de la dépense.
- **Devise**
- **Taux de TVA** - Le taux de TVA fourni par Oracle NetSuite. Le taux de TVA est automatiquement synchronisé à partir d'Oracle NetSuite, mais il ne s'applique pas aux entités américaines car la TVA ne s'applique pas aux États-Unis.
- **Classifications** - Payhawk importe les classifications Oracle NetSuite et vous permet de les utiliser comme champs de dépenses.
- **Frais** - Lorsque la transaction est accompagnée d'un frais, ce frais crée une entrée de journal de paiement distincte dans le compte dédié lors de la connexion au système ERP.
- **Taux de change** – Lors de l'exportation de factures, Payhawk utilise le taux de change de Oracle NetSuite, alors que pour les paiements de factures, il utilise le taux de change de Payhawk.
- **Début de l’amortissement** (date) et **Fin de l’amortissement** (date) - Lorsque les deux systèmes sont connectés, les modèles d’amortissement d’Oracle NetSuite sont synchronisés avec les données du champ de dépenses intégré **Amortissement**.
  - Pour les entrées de journal au niveau de la ligne - La valeur sélectionnée **Plan d'amortissement** d'une dépense dans Payhawk sera envoyée à l'entrée de journal sous **Plan** **d'amortissement** uniquement sur la ligne de dépense (débit). Lors de l'exportation d'une dépense, les dates des deux champs de dépense **Début de l'amortissement** et **Fin de l'amortissement** seront envoyées respectivement aux champs de date **Début de l'amortissement** et **Fin de l'amortissement** dans Oracle NetSuite.
  - Pour les factures fournisseurs ou les crédits de facture au niveau de la ligne - La valeur sélectionnée **Plan d'amortissement** d'une dépense dans Payhawk sera envoyée à l'entrée de journal sous **Plan** **d'amortissement** uniquement sur la ligne de dépense (débit). Lors de l'exportation d'une dépense, les dates des deux champs de dépense **Début de l'amortissement** et **Fin de l'amortissement** seront envoyées respectivement aux champs de date **Début de l'amortissement** et **Fin de l'amortissement** dans Oracle NetSuite.
  - Pour les dépenses remboursables - Si une dépense remboursable est configurée pour être exportée en tant que rapport de dépenses dans Oracle NetSuite et que l’un des champs d'**Amortissement** (calendrier, date de début ou date de fin) dans Payhawk est renseigné, ils seront ignorés de l’exportation, car le rapport de dépenses ne prend pas en charge les calendriers d’amortissement ou les dates de début et de fin de l’amortissement.
  - Pour les dépenses par carte exportées en tant que Credit Card Charges - Les Credit Card Charges ne prennent pas en charge les plans d'amortissement ni les dates de début et de fin d'amortissement. Payhawk ignore donc les champs d'**Amortissement** pour ces dépenses.

## Passer à SuiteTax

Si vous prévoyez d'activer SuiteTax dans Oracle NetSuite, l'intégration Payhawk continue de fonctionner sans aucune modification côté Payhawk. Les points suivants s'appliquent :

- Payhawk synchronise les taux et les codes de taxe tels qu'ils sont définis dans Oracle NetSuite. Après avoir activé SuiteTax et configuré vos nouveaux codes de taxe dans Oracle NetSuite, déclenchez une [synchronisation manuelle](/help/synching-data-between-payhawk-and-oracle-netsuite) dans Payhawk pour rendre les codes mis à jour disponibles.
- Lorsque SuiteTax est activé, Oracle NetSuite gère tous les calculs de taxes. Pour les factures avec un code de taxe en autoliquidation, Payhawk envoie le montant net à la fois comme montant net et comme montant brut, sans code de taxe ni montant de taxe ; Oracle NetSuite applique ensuite sa propre logique fiscale. Pour les factures standard (sans autoliquidation), Payhawk envoie le code de taxe sélectionné sur la dépense et Oracle NetSuite calcule le montant de la taxe en conséquence.
- Les dépenses exportées avant la migration vers SuiteTax ne sont pas affectées. Le changement s'applique uniquement aux nouveaux exports effectués après l'activation de SuiteTax.

## Étapes suivantes

- [Connexion du système Payhawk au logiciel ERP Oracle NetSuite](/help/connecting-payhawk-to-oracle-netsuite)
- [Application historique de mises à jour aux champs de dépenses existants](/help/overview-of-expense-fields)
- [FAQ sur l'intégration Payhawk-Oracle NetSuite](/help/faq-on-the-payhawk-oracle-netsuite-integration)