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title: "Configuration des workflows d'approbation pour les types de dépenses"
slug: "setting-approval-workflows-for-expense-types"
description: "Configurez des workflows d'approbation pour les dépenses remboursables, les dépenses par carte, les factures et les achats dans Payhawk, selon vos règles."
updated: 2026-10-29T15:31:36Z
published: 2026-10-29T15:31:36Z
canonical: "payhawk.com/setting-approval-workflows-for-expense-types"
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> ## Documentation Index
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# Configuration des workflows d'approbation pour les types de dépenses

Vous pouvez définir un workflow spécifique pour chaque type de dépense – par exemple, factures avec ou sans bons de commande – ou définir des [conditions personnalisées](/help/fr/workflow-conditions-and-custom-workflows) pour les transactions par carte, les indemnités journalières ou les dépenses kilométriques.

En définissant des seuils et un responsable d'approbation spécifique, vous pouvez entièrement personnaliser les processus pour les différentes étapes du [cycle de vie des dépenses](/help/fr/overview-of-expenses-for-accountants).

## Spécificités des workflows par type de dépense

- L'étape **Soumettre** nécessite que les employés soumettent leurs dépenses avant qu'elles ne soient approuvées, vérifiées et payées.
- Si l'étape **Soumettre** est désactivée (option **Désactiver "À Envoyer"** sélectionnée), l'étape **Approuver** est également désactivée et la dépense passe directement à l'onglet **Vérifier** dès sa création.

![Le workflow avec l'étape Soumettre désactivée, suivie des étapes Vérifier et Rembourser attribuées à N'importe quel comptable ou administrateur.](https://cdn.payhawk.com/Help%20desk%20images%20moved/Setting_approval_workflows_for_spend_types_20240507_manual.png)
- Pour pouvoir définir un workflow d'approbation des dépenses de votre entreprise, vous devez activer l'étape **Soumettre**.

![Un workflow avec les étapes Soumettre, Approbation du responsable d'équipe avec plusieurs approbateurs et conditions de montant, Vérifier et Rembourser.](https://cdn.payhawk.com/Help%20desk%20images%20moved/Setting_approval_workflows_for_spend_types_2_20240507_manual.png)
- Pour les étapes **Vérifier**, **Payer** > **Confirmer les détails** et **Payer** > **Autoriser**, vous pouvez sélectionner des employés, des rôles ou des extensions de rôle spécifiques.

## Remarques concernant l'approbation des factures

Vous pouvez mettre en place des approbations pour les paiements de factures en définissant des workflows pour les factures liées ou non à des bons de commande. En fonction de l'approbation déclenchée, le workflow appliqué peut être l'un des suivants :

- Un workflow pour les factures associées aux bons de commande pour lequel le montant approuvé et facturé, et la quantité approuvée et livrée correspondent.
- Un workflow pour les factures associées aux bons de commande pour lequel le montant approuvé et facturé, et la quantité approuvée et livrée ne correspondent pas.
- Un workflow pour les factures non associées à des bons de commande.

> [!TIP]
> Payhawk applique ces workflows à chaque ligne d'une facture. Si les lignes d'une facture sont associées à différents bons de commande, ou si seules certaines d'entre elles sont associées, chaque ligne suit son propre workflow. Par exemple, si une ligne est associée à un bon de commande correspondant et qu'une autre n'est associée à aucun bon de commande, la facture doit être approuvée simultanément par les deux workflows.

## Application de la séparation des tâches

Vous pouvez appliquer la séparation des tâches lors de la configuration des flux d'approbation pour les paiements de factures dans Payhawk. Cela signifie que les employés qui confirment les détails de paiement d'une dépense ne peuvent pas également autoriser son paiement, même s'ils disposent des autorisations nécessaires définies dans le flux de travail.

> [!WARNING]
> Actuellement, l'option de séparation des tâches est disponible par défaut uniquement pour les paiements de factures. Pour l'activer pour les remboursements, les indemnités kilométriques ou les per diem, vous devez d'abord désactiver la confirmation automatique des détails de paiement pour ces types de dépenses.

Si un employé ayant confirmé les détails de paiement tente de payer cette dépense en masse avec d'autres, il doit d'abord désélectionner les dépenses restreintes pour procéder à l'autorisation des paiements restants. Cette restriction soutient le principe des quatre yeux et contribue à prévenir les fraudes potentielles.

Par défaut, l'option de séparation des tâches est activée et est disponible au niveau individuel et au niveau du groupe.

## Définition des workflows pour les paiements de factures

Pour cet exemple, supposons que vous n'avez pas encore défini de workflows pour les paiements de factures (factures) et que vous souhaitez créer une approbation pour les paiements de factures sans bons de commande :

1. Sur le [portail Web Payhawk](https://portal.payhawk.com), accédez à l'onglet **Paramètres** > **Workflows** > **Types de dépenses**.
2. Dans le champ **Factures**, cliquez sur **Modifier le workflow**.
3. Cliquez sur **Soumettre** et sélectionnez l'option **Activer "À Envoyer"** pour permettre aux employés de soumettre les dépenses qui seront payées par virement bancaire.
4. Cliquez sur **Enregistrer**.

![Le générateur de workflow avec les branches Pas de bon de commande, Bon de commande correspondant et Bon de commande avec écart, chacune avec Ajouter une étape d'approbation, et le panneau Détails de l'étape Soumettre avec Activer et Désactiver.](https://cdn.payhawk.com/Help%20desk%20images%20moved/Setting_approval_workflows_for_spend_types_20240425_manual.png)
5. Pour l'étape d'approbation du type de dépense Facture, suivez l'option **Pas de bon de commande** et cliquez sur **+ Ajouter une étape d'approbation**. Choisissez d'ajouter votre approbation personnalisée ou d'utiliser le modèle proposé par défaut. Pour cet exemple, cliquez sur **+ Personnalisé**.

L'option **Modèle** affiche les rôles déjà définis pour votre entreprise, par exemple Responsable de champ personnalisé, pour que vous n'ayez pas à les sélectionner manuellement dans la liste déroulante des approbateurs disponibles.
6. Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, nommez l'étape en cliquant sur l'icône **Crayon** (modifier). Remplissez le contenu et cliquez sur le bouton **✔**.

![Générateur de workflow Payhawk : le panneau Détails de l'étape avec le nom de l'étape et l'icône Crayon, et le nom de l'étape en cours de modification avec le bouton coche.](https://cdn.payhawk.com/Navigation%20images%20Desi_20261001/workflow_step_name.png)
7. Dans la liste déroulante des approbateurs disponibles, sélectionnez l'extension de rôle **Responsable d'équipe**. Définissez ensuite la condition souhaitée en cliquant sur **+ Ajouter une condition** – par exemple, **Montant**.
8. Pour spécifier le montant à partir duquel une approbation sera nécessaire, définissez la limite de quantité dans la liste déroulante – par exemple, inférieure ou égale à (**<=**). Sur la ligne suivante, définissez le montant – par exemple, **200**.
9. Cliquez sur **Enregistrer**.

![Le panneau Approbations : la sélection de l'approbateur Responsable d'équipe dans la liste déroulante, l'ajout d'une condition de montant avec l'opérateur inférieur ou égal, puis la valeur 200 et le bouton Enregistrer.](https://cdn.payhawk.com/Help%20desk%20images%20moved/Setting_approval_workflows_for_spend_types_20250507_manual.png)

Pour définir des approbations [en une seule étape, séquentielles en plusieurs étapes ou non séquentielles](/help/fr/workflow-conditions-and-custom-workflows), suivez les directives et appliquez les mêmes étapes que précédemment.
10. Pour définir les droits de vérification des dépenses, cliquez sur l'étape **Vérifier**. Dans le menu déroulant **Vérifier**, sélectionnez l'employé, le rôle ou l'extension de rôle qui pourra vérifier les paiements de factures de votre entreprise – par exemple, n'importe quel Comptable Payhawk. Cliquez sur **Enregistrer**.

![Générateur de workflow Payhawk : l'étape Vérifier, le panneau Vérifier avec la liste déroulante des rôles ouverte, et le panneau Vérifier avec Tout comptable sélectionné et le bouton Enregistrer.](https://cdn.payhawk.com/Navigation%20images%20Desi_20261001/workflow_review_step.png)
11. Pour définir les droits de confirmation des détails des dépenses, cliquez sur l'étape **Confirmer les détails**. Dans le menu déroulant **Confirmer les détails**, sélectionnez l'employé, le rôle ou l'extension de rôle qui pourra confirmer les détails des dépenses et les modes d'exécution des paiements dans votre entreprise – par exemple, n'importe quel Comptable Payhawk. Cliquez sur **Enregistrer**.

![Générateur de workflow Payhawk : l'étape Confirmer les détails, le panneau Confirmer les détails avec la liste déroulante des rôles ouverte, et le panneau avec Tout comptable sélectionné et le bouton Enregistrer.](https://cdn.payhawk.com/Navigation%20images%20Desi_20261001/workflow_confirm_details_step.png)
12. Pour définir les droits d'autorisation des paiements, cliquez sur l'étape **Autoriser**. Dans le menu déroulant **Autoriser**, sélectionnez l'employé, le rôle ou l'extension de rôle qui pourra autoriser (payer) les virements bancaires pour les paiements de factures immédiats ou programmés auxquels aucun bon de commande n'est associé – par exemple, n'importe quel Administrateur Payhawk.
13. Choisissez d'appliquer l'option **Séparation des tâches** en laissant le bouton activé, ou non, en le désactivant.
14. Cliquez sur **Enregistrer**.

![Le panneau Détails de l'étape Autoriser avec les rôles sélectionnés et le bouton Séparation des tâches activé, avec Enregistrer et Annuler.](https://storage.googleapis.com/payhawk-cdn/Adm%3AWorkflows/segregation%20of%20duties%20workflow.jpg)
15. Cliquez sur **Publier le workflow** pour appliquer toutes les modifications que vous avez apportées.

Vous pouvez également définir des workflows d'approbation pour les factures à partir du type de dépense **Facture** :

1. Accédez à **Paramètres** > **Dépenses** > **Types de dépenses** > **Facture**.
2. Accédez à l'onglet **Workflow**.
3. Cliquez sur **Modifier le workflow**.

## Définition des workflows pour d'autres types de dépenses

Vous pouvez définir des approbations pour les transactions par carte, les indemnités kilométriques, les indemnités journalières, les remboursements et la trésorerie de l'entreprise de la même manière que pour les factures, à l'exception des **Paiements par carte** et de la **Trésorerie de l'entreprise**.

Les dépenses par carte sont payées au moment de la transaction (lorsque la carte est utilisée), et la trésorerie de l'entreprise est versée directement en espèces. Par conséquent, les approbations des **Paiements par carte** et de la **Trésorerie de l'entreprise** ne comprennent que les étapes **Soumettre** et **Vérifier**, sans l'étape de paiement supplémentaire requise pour les autres types de dépenses.

## Bonnes pratiques pour la configuration des workflows

- Ignorez les étapes d'approbation automatique dont vous n'avez pas besoin. Si une dépense ne nécessite pas d'approbation, vous n'avez pas à ajouter d'étape d'approbation automatique. Lorsqu'une dépense ne remplit pas les conditions d'approbation, elle passe directement à l'étape **Vérifier**.
- Renommez les étapes d'approbation pour plus de clarté. Lorsque vous créez des étapes ou des rôles personnalisés, renommez chaque bloc d'étape d'approbation afin de faciliter la lecture du workflow.
- Appuyez-vous sur les mécanismes de secours. Payhawk applique par défaut des [mécanismes de secours](/help/fr/workflow-fallbacks) lorsqu'un approbateur n'est pas disponible, afin qu'aucune demande ne reste sans approbation, par exemple lorsqu'aucun responsable d'équipe n'est assigné ou qu'un approbateur a quitté l'entreprise.
- Activez la séparation des tâches. L'option des quatre yeux de l'étape **Autoriser** garantit que la personne qui confirme les détails de paiement ne peut pas également autoriser ce paiement. Assignez au moins deux approbateurs, ou un groupe, à l'étape **Autoriser** pour éviter les blocages.
- N'oubliez pas les workflows de cartes et de demandes. Vous pouvez exiger une approbation avant l'émission d'une carte dans **Demandes de cartes**. Les workflows de demandes et de bons de commande s'exécutent avant le workflow de dépenses : lorsqu'une demande ou un bon de commande est actif, le workflow de dépenses ne démarre qu'une fois que la demande génère une dépense.

## Ressources utiles

- [Définition des workflows d'approbation personnalisés](/help/fr/workflow-conditions-and-custom-workflows)
- [Cycle de vie des dépenses chez Payhawk](/help/fr/overview-of-expenses-for-accountants)