--- title: "Se préparer à la première dépense - Payhawk Help Center" slug: "setup-steps-guided-by-the-setup-ai-agent" description: "Découvrez comment l'Implementation AI Agent vous guide jusqu'à la première dépense : système comptable, approvisionnement du compte, cartes et approbations." updated: 2026-11-04T13:34:28Z published: 2026-11-04T13:34:28Z canonical: "payhawk.com/setup-steps-guided-by-the-setup-ai-agent" --- > ## Documentation Index > Fetch the complete documentation index at: https://payhawk.com/help/llms.txt > Use this file to discover all available pages before exploring further. # Se préparer à la première dépense > [!TIP] > L’Implementation AI Agent est actuellement en cours de déploiement progressif et n'est pas encore disponible pour tous les clients. L’Implementation AI Agent vous aide à compléter les étapes clés de l'installation nécessaires pour commencer à utiliser Payhawk rapidement. Il vous guide dans des tâches telles que : - La connexion de votre système comptable - L'approvisionnement de votre compte - L'émission des cartes - La mise en place des approbations - Les premières dépenses L'AI Agent adapte la configuration en fonction de votre abonnement et de l'état de votre compte, de sorte que vous ne voyez que les étapes pertinentes pour votre entreprise. Votre entreprise doit procéder à une vérification KYC avant que vous puissiez approvisionner votre compte ou émettre des cartes. Cela peut prendre jusqu'à 5 jours ouvrables. Pendant que vous attendez, l’Implementation AI Agent vous indiquera d'autres tâches que vous pouvez effectuer dans l'intervalle. Une fois la vérification terminée, les étapes suivantes se débloqueront automatiquement. Si l'équipe de conformité de Payhawk a besoin de plus d'informations de votre part, l'AI Agent vous le fera savoir et vous aidera. L’Implementation AI Agent suivra vos progrès et vous recommandera ce que vous devez faire ensuite. Vous pouvez ajuster ses suggestions, telles que les codes comptables lors de la connexion à votre ERP, en discutant avec lui. L'image suivante montre un exemple de plan d'installation. L’Implementation AI Agent construit ce plan en se basant sur ce que Payhawk a appris sur votre entreprise lors de l'inscription et sur ce qui est logique pour votre compte. ![Plan de démarrage avec Payhawk sur le Tableau de bord, avec les étapes de configuration jusqu'à la première dépense et leur durée estimée.](https://cdn.payhawk.com/AI%20Office/Getting_ready_for_your_first_spend_1_20261023_ai.png) ## Configuration de votre compte à entité unique Voici les principales étapes qui vous mèneront de l'installation à votre première dépense. Vous ne verrez que celles qui s'appliquent à votre abonnement et à votre compte. - [La connexion de votre système comptable](/help/setup-steps-guided-by-the-setup-ai-agent#step-1-verify-your-account) - [L'approvisionnement de votre compte](/help/setup-steps-guided-by-the-setup-ai-agent#step-3-fund-your-account) - [L'émission de votre première carte](/help/setup-steps-guided-by-the-setup-ai-agent#step-4-issue-your-first-card) - [L'association de vos cartes](/help/setup-steps-guided-by-the-setup-ai-agent#step-5-link-your-cards) - [La mise en place de vos workflows d'approbation](/help/setup-steps-guided-by-the-setup-ai-agent#step-6-set-up-approval-workflows) - [Vos premières dépenses](/help/setup-steps-guided-by-the-setup-ai-agent#step-7-make-your-first-spend) ### Connexion de votre système comptable **Temps estimé : ~25 min** Pour vous assurer que vos catégories de dépenses, codes fiscaux et mappages de comptes sont prêts avant de commencer à dépenser, il est recommandé de connecter d'abord votre intégration ERP. . > [!TIP] > Cette étape apparaît si vous utilisez un ERP. Ce que vous ferez : 1. Connectez Payhawk à votre ERP, en utilisant l'assistant de connexion pour relier votre système comptable. 2. Établissez votre plan comptable en faisant correspondre vos catégories de dépenses à votre plan comptable. L’Implementation AI Agent vous proposera des correspondances basées sur les noms de vos comptes et les modèles courants. Si vous n'utilisez pas d'intégration ERP, l'AI Agent vous dirigera vers **Paramètres** pour procéder directement au rapprochement des comptes. 3. Vérifiez la connexion, en vous assurant que Payhawk et votre ERP se synchronisent correctement. L’Implementation AI Agent vous proposera de créer un remboursement test pour confirmer que tout fonctionne. Vous pouvez sauter cette étape si nécessaire et cela ne bloquera pas votre installation. L'image suivante montre ce que vous verrez lorsque l’Implementation AI Agent vous guidera dans la connexion de votre ERP. ![L'Implementation AI Agent dans le panneau latéral AI Office, qui aide à faire correspondre les catégories au plan comptable.](https://cdn.payhawk.com/AI%20Office/Getting_ready_for_your_first_spend_2_20261023_ai_v2.png) ### L'approvisionnement de votre compte **Temps estimé : ~10 min** Pour commencer à effectuer des paiements par carte, vous devez ajouter des fonds à votre compte Payhawk. > [!TIP] > Cette étape apparaît après que votre entreprise ait passé la vérification KYC et seulement si vous avez un compte prépayé. ### Émission de la première carte **Temps estimé : ~5 min** Pour commencer à dépenser le plus rapidement possible, l’Implementation AI Agent vous aidera à émettre votre première carte. Il simplifiera les choses en se concentrant sur ce dont vous avez besoin dans l'immédiat. Les limites et les contrôles des cartes ne seront affichés que s'ils sont pertinents pour votre configuration. Cette étape apparaîtra si votre abonnement comprend des cartes et que vous êtes en dehors des États-Unis. L'image suivante montre ce que vous verrez lorsque l’Implementation AI Agent vous guidera dans l'émission d'une carte. ![L'Implementation AI Agent liste les étapes pour émettre une première carte, à côté de la page Cartes.](https://cdn.payhawk.com/AI%20Office/Getting_ready_for_your_first_spend_3_20261023_ai_v2.png) ### L'association de vos cartes **Temps estimé : ~20 min** Pour continuer à utiliser vos cartes d'entreprise existantes dans Payhawk, vous pouvez les associer à votre fournisseur actuel. L’Implementation AI Agent identifiera votre fournisseur de cartes en fonction de votre compte et vous guidera tout au long du processus d'association. > [!TIP] > Cette étape apparaît pour les clients américains à la place de l'étape relative à l'émission de nouvelles cartes. ### La mise en place de vos workflows d'approbation **Temps estimé : ~15 min** Pour contrôler la manière dont les dépenses sont approuvées dans votre entreprise, l’Implementation AI Agent vous aidera à configurer les workflows d'approbation. Il vous demandera qui doit approuver les dépenses, si vous avez besoin d'un deuxième responsable d'approbation au-delà de certains montants, et vous proposera quelques options pour commencer. L’Implementation AI Agent recommande une structure d'approbation basée sur la façon dont votre organisation gère les dépenses. Par défaut, il met en place une simple approbation du Responsable d'équipe et s'en tient à des règles simples, à moins que vous n'ayez besoin de règles plus complexes. Le workflow s'applique initialement à tous les types de dépenses. Vous pouvez les personnaliser ultérieurement pour répondre à des besoins spécifiques. L'image suivante montre comment l’Implementation AI Agent vous guide dans la configuration des workflows d'approbation des factures. Si vous mentionnez un rôle tel que Responsable de projet, l'agent le fera correspondre au rôle le plus proche dans votre entreprise. ![L'Implementation AI Agent propose un workflow d'approbation pour les factures sur la page Workflows.](https://cdn.payhawk.com/AI%20Office/Getting_ready_for_your_first_spend_4_20261023_ai.png) ### Vos premières dépenses **Temps estimé : ~15 min** Pour confirmer que tout fonctionne correctement, l’Implementation AI Agent vous guidera pour effectuer une transaction réelle une fois que vos cartes seront prêtes et que votre compte sera approvisionné. > [!TIP] > Cette étape n'apparaît que si votre abonnement comprend des cartes. ![L'Implementation AI Agent suggère une première dépense, avec un code QR pour télécharger l'application Payhawk Mobile.](https://cdn.payhawk.com/AI%20Office/Getting_ready_for_your_first_spend_5_20261023_ai_v2.png) ## Configuration de votre compte de groupe Si votre contrat comprend plusieurs entités, Payhawk les réunit dans un groupe client lors de l'inscription de votre première entité. L'Implementation AI Agent établit ensuite un plan unique pour l'ensemble du groupe, afin que la configuration commune aux entités ne soit effectuée qu'une seule fois. Le plan de configuration de votre groupe est divisé en plusieurs étapes clés : 1. Enregistrer et vérifier les entités de votre groupe - Chaque entité de votre contrat s'inscrit et passe la vérification. 2. Rendre opérationnelle la première entité du groupe - Les étapes pour l'entité dans laquelle vous travaillez, de sa configuration comptable à sa première dépense. 3. Configurer le reste du groupe - Les étapes pour l'ensemble du groupe, comme les Administrateurs de groupe et les employés. Voici les principales étapes qui mèneront votre groupe de la configuration à sa première dépense. Vous ne verrez que celles qui s'appliquent à votre abonnement et à votre compte. - [Ajout et vérification de vos entités](/help/setup-steps-guided-by-the-setup-ai-agent#group-step-1-add-and-verify-your-entities) - [Connexion de votre système comptable pour le groupe](/help/setup-steps-guided-by-the-setup-ai-agent#group-step-2-connect-your-accounting-system) - [Premières dépenses de votre première entité](/help/setup-steps-guided-by-the-setup-ai-agent#group-step-3-get-your-first-entity-spending) - [Configuration du reste du groupe](/help/setup-steps-guided-by-the-setup-ai-agent#group-step-4-set-up-the-rest-of-the-group) ### Ajout et vérification de vos entités **Temps estimé : ~10 min, puis jusqu'à 5 jours ouvrés pour la vérification** Chaque entité de votre contrat s'inscrit via le formulaire d'inscription Payhawk et rejoint automatiquement le groupe. L'étape indique combien d'entités font déjà partie du groupe, par exemple **Ajouter vos entités (1 sur 2)**. Chaque entité doit ensuite passer la vérification avant de pouvoir être approvisionnée. Pendant que Payhawk vérifie une entité, vous pouvez poursuivre le reste de la configuration. Lorsque l'entité est approuvée, l'Implementation AI Agent ouvre une nouvelle conversation pour vous en informer. ![Carte de configuration du tableau de bord du groupe, avec les phases Groupe, Comptabilité, Personnes et rôles et Règles de dépenses, et l'étape Ajouter vos entités.](https://cdn.payhawk.com/AI%20Office/Getting_ready_for_your_first_spend_6_20261104_ai.png) ### Connexion de votre système comptable pour le groupe **Temps estimé : ~15 min par entité** Cette étape fonctionne comme [la connexion du système comptable d'une entité unique](/help/setup-steps-guided-by-the-setup-ai-agent#step-1-verify-your-account), avec deux différences : - Avant que vous connectiez votre ERP, l'AI Agent vous demande si l'entité utilise la connexion du groupe, que vous configurez une seule fois pour l'ensemble du groupe, ou si elle connecte son propre ERP. Votre choix détermine où les dépenses de l'entité sont exportées et à quel plan comptable elles sont associées. - Les catégories que vous créez pour votre première entité deviennent les catégories du groupe. Pour chaque entité suivante, l'AI Agent suggère les codes comptables propres à cette entité pour les catégories du groupe, et les autres entités conservent les leurs. ![L'Implementation AI Agent demande s'il faut connecter Oracle NetSuite pour le groupe ou un système distinct pour l'entité.](https://cdn.payhawk.com/AI%20Office/Getting_ready_for_your_first_spend_7_20261103_ai.png) ### Premières dépenses de votre première entité **Temps estimé : ~35 min** Une fois que votre première entité a passé la vérification, l'AI Agent vous guide dans [l'approvisionnement du compte](/help/setup-steps-guided-by-the-setup-ai-agent#step-3-fund-your-account), [l'émission de votre première carte](/help/setup-steps-guided-by-the-setup-ai-agent#step-4-issue-your-first-card) et [vos premières dépenses](/help/setup-steps-guided-by-the-setup-ai-agent#step-7-make-your-first-spend), comme pour une entité unique. Avant la première carte, il vous aide à configurer les politiques de dépenses, afin que la carte les respecte déjà. Lorsque le premier virement arrive et lorsque l'entité effectue sa première dépense, l'AI Agent ouvre une nouvelle conversation pour vous en informer. ![Plan de démarrage avec Payhawk d'une entité du groupe, à côté du plan d'implémentation dans AI Office.](https://cdn.payhawk.com/AI%20Office/Getting_ready_for_your_first_spend_8_20261104_ai.png) ### Configuration du reste du groupe **Temps estimé : ~35 min** Ces étapes sont effectuées une seule fois pour l'ensemble du groupe : - **Inviter des administrateurs de groupe** - Indiquez les adresses e-mail des personnes qui gèrent le groupe avec vous, vérifiez l'aperçu et cliquez sur **Inviter les administrateurs**. Chaque personne reçoit un e-mail d'invitation. - **Ajouter des employés** - Indiquez dans le chat les noms, adresses e-mail, rôles et entités des personnes, ou importez un fichier CSV ou Excel, puis cliquez sur **Ajouter ces personnes**. Elles sont ajoutées sans e-mail d'invitation, vous pouvez donc les inviter plus tard depuis **Employés** ou en le demandant à l'AI Agent. Vous pouvez aussi connecter votre système RH à la place. - **Configurer les workflows d'approbation** - Décrivez votre règle d'approbation avec vos propres mots, par exemple **Toute dépense supérieure à 100 doit être approuvée par un Administrateur**. Vérifiez l'aperçu et cliquez sur **Appliquer les modifications**. Le workflow s'applique à chaque entité qui suit les workflows du groupe, et l'AI Agent peut le copier vers vos autres types de dépense. ![Workflows du groupe, avec l'Implementation AI Agent qui affiche l'aperçu d'une règle d'approbation pour l'ensemble du groupe.](https://cdn.payhawk.com/AI%20Office/Getting_ready_for_your_first_spend_9_20261104_ai.png) ### Passage à l'entité suivante Lorsque votre première entité effectue des dépenses, cliquez sur **Continuer la configuration de [nom de l'entité]** pour ouvrir le tableau de bord de l'entité suivante et y poursuivre sa configuration. Les étapes effectuées pour le groupe ne sont pas répétées. Chaque entité suivante doit tout de même passer la vérification, choisir comment elle se connecte à votre ERP et recevoir ses propres codes comptables. ![L'Implementation AI Agent félicite pour la première dépense et propose de poursuivre la configuration sur l'entité suivante du groupe.](https://cdn.payhawk.com/AI%20Office/Getting_ready_for_your_first_spend_10_20261104_ai.png) ## Comment l’Implementation AI Agent hiérarchise les étapes L’ImplementationAI Agent vous guide dans l'installation dans le bon ordre : 1. L'agent donne la priorité aux étapes nécessaires pour commencer à dépenser plus tôt. La connexion de votre système comptable, l'émission de cartes et l'approvisionnement de votre compte sont prioritaires parce qu'ils débloquent directement la capacité de dépenser. 2. Si certaines étapes nécessitent une approbation, comme la vérification KYC, l'agent vous aide à poursuivre le reste de l'installation pendant que vous attendez. 3. Des étapes inutiles sont sautées – Si votre abonnement n'inclut pas les cartes, les étapes liées aux cartes ne sont pas affichées. Si vous disposez d'un compte de crédit, le financement n'est pas nécessaire. ## Ressources utiles - [Aperçu de l’Implementation AI Agent](/help/overview-of-the-setup-ai-agent) - [Travailler avec les AI Agents de Payhawk](/help/working-with-payhawk-ai-agents)