--- title: "Velden automatisch invullen voor beheerders - Payhawk Help Center" slug: "automatic-population-of-expense-field-data" description: "Ontdek hoe Payhawk velden voor je invult: de tool voor gegevensextractie leest bonnen, en Payhawk AI, standaardwaarden of leveranciers stellen de rest voor." updated: 2026-10-27T14:52:20Z published: 2026-10-27T14:52:20Z canonical: "payhawk.com/automatic-population-of-expense-field-data" --- > ## Documentation Index > Fetch the complete documentation index at: https://payhawk.com/help/llms.txt > Use this file to discover all available pages before exploring further. # Automatisch invullen van veldgegevens Met Payhawk automatiseer je je uitgavenbeheer en reduceer je handmatig werk bij het beoordelen en bevestigen van gegevens, of bij het betalen van bedrijfsuitgaven. Payhawk maakt gebruik van zijn tool voor gegevensextractie, die meer dan 65 talen kan lezen, waaronder Cyrillisch, evenals een geavanceerd AI-algoritme voor gegevensextractie en meerdere algoritmen voor machine learning (ML), om de gegevens te benutten en zoveel mogelijk uitgavenvelden automatisch in te vullen. ## Automatische gegevensextractie Optische tekenherkenning of -lezer (OCR) is het elektronische proces waarbij afbeeldingen van getypte of afgedrukte tekst worden omgezet in machineleesbare tekst, of het nu gaat om een gescand document of een foto. De tool voor gegevensextractie van Payhawk haalt onkostengegevens automatisch uit afbeeldingen en gescande documenten die met de mobiele Payhawk-app zijn vastgelegd. Zodra er tekst is herkend, haalt het systeem de belangrijkste gegevens eruit, zoals het totaalbedrag, het factuurnummer, de documentdatum en andere informatie die nodig is voor het categoriseren van onkosten. Daarna gebruikt Payhawk zijn AI-gestuurde algoritme voor gegevensextractie, dat de relevante gegevens in geüploade facturen en bonnen herkent en ophaalt, en de bijbehorende velden automatisch invult met de opgehaalde informatie. De tool voor gegevensextractie haalt de volgende gegevens uit onkosten- en betalingsdocumenten en vult de bijbehorende velden in: - leverancier (naam, btw-nummer, land) - Documentdatum - Documentnummer - Vervaldatum - Totaalbedrag - Belastingbedrag - Documentvaluta - Documenttype (factuur of ontvangstbewijs) Payhawk haalt ook de betalingskorting (Skonto) uit leveranciersfacturen. De korting wordt als bedrag van de factuur uitgelezen of berekend op basis van het vermelde percentage, samen met de vervaldatum van de korting. De geëxtraheerde **vervaldatum** is altijd de netto vervaldatum van de factuur, niet de kortingsdatum. Zie voor meer informatie over de tool voor gegevensextractie van Payhawk de blogpost [Slimme gegevensextractie vereenvoudigd met OCR-technologie van Trish Toovey](https://payhawk.com/nl/blog/gegevensextractie-versimpeld-met-ocr-technologie). ## Inzicht in het categoriseren van onkosten in Payhawk Het categoriseren van onkosten in Payhawk verwijst naar de essentiële stamgegevens die je bedrijf nodig heeft voor elke onkostenpost. Deze gegevens worden georganiseerd in specifieke velden, zoals **Documentdatum**, **Categorie**, **Kostenplaats** of **Project**. Sommige van deze gegevens kunnen [automatisch worden opgehaald door de automatiseringstool van Payhawk](/help/nl/automatic-population-of-expense-field-data#h_cb43b125bb) uit bijgevoegde bonnen of facturen, zoals de naam van de leverancier of de documentdatum. Niet alle vereiste informatie is echter beschikbaar in de onkostendocumenten. In dergelijke gevallen moeten de ontbrekende gegevens handmatig worden ingevoerd door de eigenaar of beoordelaar van de onkosten. ## Inzicht in suggestiestrategieën in Payhawk Om ervoor te zorgen dat je minder gegevens handmatig moet invoeren voor velden als bepaalde gegevens niet op bonnen of facturen staan (en dus niet kunnen worden geëxtraheerd), kunnen Payhawk-beheerders automatische methoden instellen. Deze worden suggestiestrategieën genoemd. Op basis hiervan stelt het systeem passende waarden voor voor niet-extraheerbare velden, zoals **Team**, **Categorie**, **Btw-code** en andere velden. ## De instellingen voor suggestiestrategieën plaatsen In Payhawk kunnen suggestiestrategieën worden gedefinieerd voor het veld **categorie**, evenals voor elk boekhoudkundig veld dat door de Payhawk-beheerders in je bedrijf is aangemaakt. De optie om een suggestiestrategie te definiëren, vind je op het tabblad **instellingen** van het veld. Om bijvoorbeeld een suggestiestrategie voor het veld **project** te definiëren, ga je naar **instellingen** > **veldenbibliotheek** > **project** > tabblad **instellingen** > **suggesties**. ![Tabblad Instellingen van het veld Project in de Veldbibliotheek, met Naam, Beschrijving, Voorwaardelijke weergave en Suggesties.](https://cdn.payhawk.com/GA%3AFields%20library/field_suggestions_settings_20261022_ai.png) ## Beschikbare suggestiestrategieën Payhawk ondersteunt de volgende soorten strategieën voor het automatisch voorstellen van veldgegevens: - [**None**](/help/nl/automatic-population-of-expense-field-data#h_d52c385835) - Laat het veld leeg zodat medewerkers het handmatig kunnen invullen. - [**Eén standaardwaarde**](/help/nl/automatic-population-of-expense-field-data#h_4612d3cbf1) - Stel het veld zo in dat het automatisch wordt gevuld met een standaardwaarde die tijdens de controle zelden wordt gewijzigd. - [**Payhawk AI**](/help/nl/automatic-population-of-expense-field-data#h_b8d00b6d41) - Het veld automatisch laten vullen door Payhawk AI op basis van historische gegevens voor je account. - [**Leverancier**](/help/nl/automatic-population-of-expense-field-data#h_1bfffea1ca) - Configureer het veld zodat het automatisch wordt ingevuld op basis van de geselecteerde leverancier, met specifieke waarden toegewezen aan elke leverancier. - [**Team/medewerker**](/help/nl/automatic-population-of-expense-field-data#h_0fba32f77f) - Zorg dat het veld automatisch wordt ingevuld op basis van elke medewerker of elk team, met overgenomen standaardinstellingen en terugvalopties. - [**Btw-tarief**](/help/nl/automatic-population-of-expense-field-data#h_3f4d61756a) - Stel automatisch het btw-tarief voor op basis van de leverancier of de categorie. Het wordt geconfigureerd op het tabblad **Uitgavencategorisatie** voor elke leverancier of in de eigenschappen van elke boekhoudcategorie. ### Automatisch invullen van velden uitschakelen Als **Suggesties** is ingesteld op **None**, wordt het veld niet automatisch ingevuld en blijft het leeg. In dit geval moeten medewerkers de vereiste gegevens voor het veld handmatig invoeren. ### Velden met vooraf gedefinieerde waarden automatisch invullen Als **Suggesties** is ingesteld op **Eén standaardwaarde**, moet je die standaardwaarde definiëren. Deze wordt dan voor elke onkostenpost of aanvraag automatisch ingevuld in het veld. > [!TIP] > Deze strategie van automatisch invullen is ideaal voor velden die in meer dan 90% van de gevallen dezelfde waarde hebben en die tijdens het controleproces zelden worden aangepast door het Finance-team. ![Suggesties ingesteld op Eén standaardwaarde, met Website Redesign als standaardwaarde voor Project.](https://cdn.payhawk.com/GA%3AFields%20library/suggestions_one_default_value_20261022_ai.png) ### Velden automatisch invullen op basis van historische accountgegevens Als **Suggesties** is ingesteld op **Payhawk AI**, wordt het veld automatisch ingevuld op basis van historische gegevens die het Payhawk-systeem voor je account heeft verzameld. De suggestiestrategie Payhawk AI wordt standaard toegepast op alle velden. Deze maakt gebruik van een geavanceerd machine learning-model dat rekening houdt met verschillende factoren, zoals de medewerker, leverancier, historische veldwaarden, winkelierscategorie (voor kaarttransacties) en andere relevante gegevens, om de meest geschikte waarde voor elk veld per onkostenpost te bepalen. > [!TIP] > Deze strategie is ideaal voor bedrijven die het categoriseren van onkosten willen automatiseren, vooral als er geen strikte regels zijn voor specifieke velden. De strategie is vooral effectief voor velden waar patronen bestaan, maar die te complex of variabel zijn om handmatig te definiëren. ![Suggesties ingesteld op Payhawk AI, met de toelichting over hoe suggesties van Payhawk AI werken.](https://cdn.payhawk.com/GA%3AFields%20library/suggestions_payhawk_ai_20261022_ai.png) ### Velden voor leveranciers automatisch invullen Als **Suggesties** is ingesteld op **Leverancier**, wordt het veld automatisch ingevuld op basis van de geselecteerde leverancier. > [!TIP] > Deze strategie van automatisch invullen is handig wanneer bepaalde velden, zoals **Categorie**, direct zijn gekoppeld aan specifieke leveranciers. Zo kan bijvoorbeeld **Uber** altijd worden gecategoriseerd als **Taxivergoeding**, en **Facebook Ads** als **Marketingadvertenties**. Als deze strategie is geselecteerd, kun je [aan elke leverancier een specifieke waarde toewijzen](/help/editing-the-supplier-expense-categorization): 1. Ga in het [Payhawk-webportaal](https://portal.payhawk.com) naar **Leveranciers**.. 2. Selecteer de gewenste leverancier en ga naar het tabblad **Categoriseren**. 3. Stel de gewenste waarde in voor het veld. Vanaf dat moment zal voor alle onkosten van die leverancier automatisch de geconfigureerde waarde worden ingevuld. ![Suggesties ingesteld op Leverancier, en het tabblad Categorisatie van onkosten van een leverancier met een standaardwaarde voor Project.](https://cdn.payhawk.com/GA%3AFields%20library/suggestions_supplier_defaults_20261022_ai.png) ### Stel een standaardwaarde in die automatisch wordt ingevuld voor alle leveranciers Je kunt ook een standaardwaarde voor alle leveranciers instellen in het uitklapmenu **Suggesties** > **Standaardwaarde voor alle leveranciers** voor het geval er aan een specifieke leverancier geen waarde is toegewezen. Als het veld **Locatie leverancier** bijvoorbeeld niet is ingesteld voor een leverancier, kun je deze standaard instellen op **Duitsland**. Hoe meer waarden je voor leveranciers configureert, hoe gemakkelijker je je onkosten automatisch kunt categoriseren. ![Suggesties ingesteld op Leverancier, met Website Redesign als standaardwaarde voor alle leveranciers.](https://cdn.payhawk.com/GA%3AFields%20library/suggestions_supplier_default_all_20261022_ai.png) ### Het automatisch invullen van velden voor alle medewerkers en teams Als **Suggesties** is ingesteld op **Team/medewerker** en uitgaven automatisch worden ingevuld, moet je een standaardwaarde toewijzen voor het geselecteerde veld voor elke medewerker of elk team. > [!TIP] > Deze strategie van automatisch invullen is handig voor velden die direct gekoppeld zijn aan de medewerker of het team, zoals **Kostenplaats**, **Afdeling**, of **Locatie**. Als deze suggestiestrategie is geselecteerd, kun je [waarden toekennen aan elk team en elke medewerker](/help/editing-the-employee-and-team-expense-categorization): 1. Ga in het [Payhawk-webportaal](https://portal.payhawk.com) naar **Medewerkers**.. 2. Selecteer de gewenste medewerker en ga naar het tabblad **Categoriseren**. 3. Stel de gewenste waarde in voor het veld. > [!TIP] > Standaard erft de medewerker de standaardwaarde van zijn team - in dit geval wordt de optie **Standaardwaarde team gebruiken** weergegeven in het gedeelte voor het categorisatie van onkosten. Als er geen waarde is ingesteld voor het team, controleert het systeem het bovenliggende team, enzovoort. > > Als het team **Marketing - Website** bijvoorbeeld is toegewezen aan **Project: Redesign website**, krijgen alle teamleden automatisch die waarde. Dankzij deze logica bespaar je tijd, hoef je minder gegevens handmatig in te stellen kun je de onkosten verspreid over de hele organisatie consistent categoriseren. ![Suggesties ingesteld op Team/medewerker, het tabblad Categorisatie van onkosten van een team met een waarde voor Project, en het tabblad van een medewerker met Standaardwaarde team gebruiken.](https://cdn.payhawk.com/GA%3AFields%20library/suggestions_team_employee_defaults_20261022_ai.png) Aanvullend kun je een standaardwaarde instellen voor alle teams en medewerkers die worden gebruikt als er geen specifieke waarde is toegewezen uit de **Suggesties** > **Standaardkostenplaatswaarde voor alle teams / medewerkers**. Als er bijvoorbeeld geen **Kostenplaats** is ingesteld voor een medewerker of diens team, kun je deze standaard instellen op **Uitgaven contractant**. ![Suggesties ingesteld op Team/medewerker, met Website Redesign als standaardwaarde voor Project voor alle teams en medewerkers.](https://cdn.payhawk.com/GA%3AFields%20library/suggestions_team_employee_default_all_20261022_ai.png) ### Het veld Btw-tarief automatisch invullen Het btw-tarief speelt een belangrijke rol bij het terugvorderen van belasting en bij het categoriseren van onkosten. In Payhawk ondersteunt het ingebouwde veld **Btw-tarief** de volgende suggestiestrategieën. #### Suggestie voor btw-tarieven per leverancier Je kunt aan elke leverancier een specifiek btw-tarief toewijzen, of het veld leeg laten en handmatig het tarief voor elk onkostenitem invoeren. Als je een btw-tarief per leverancier wilt instellen, ga je naar **Leveranciers** > **[Geselecteerde leverancier]** > **Kostencategorisatie** > **Btw-tarief**. Dit werkt op dezelfde manier als de [suggestiestrategie op basis van leverancier](/help/nl/automatic-population-of-expense-field-data#h_1bfffea1ca) voor andere velden. #### Suggestie voor btw-tarieven per suggestie Als alternatief kun je voor elke categorie een btw-tarief definiëren. In dat geval zal de geselecteerde categorie automatisch het bijbehorende tarief voorstellen. > [!WARNING] > Categoriegestuurde suggesties voor btw-tarieven zijn niet beschikbaar als je een live ERP-integratie hebt waarbij btw-tarieven en categorieën rechtstreeks vanuit je boekhoudsysteem worden beheerd. ## Een sjabloon voor het veld **Opmerking** definiëren Je kunt het veld **Opmerking** automatiseren door een sjabloon te maken. Je kunt ervoor kiezen om specifieke onkostengegevens weer te geven, zoals de Uitgaven-ID, het veld door Payhawk AI laten invullen op basis van historische gegevens, of beide opties combineren. Zie voor meer informatie het artikel over [het gebruik van slimme opmerkingssuggesties en sjablonen](/help/enabling-the-smart-expense-note). ## Handige bronnen - [De uitgavencategorisatie per medewerker en per team bewerken](/help/editing-the-employee-and-team-expense-categorization) - [De uitgavencategorisatie per leverancier bewerken](/help/editing-the-supplier-expense-categorization)