--- title: "De mailbox configureren" slug: "configuring-the-payhawk-mailbox" description: "Stel de groepsmailbox in Payhawk in: voeg de e-mailadressen toe die facturen doorsturen, kies wie meldingen krijgt en geef een entiteit een eigen mailbox." updated: 2026-10-27T16:03:51Z published: 2026-10-27T16:03:51Z canonical: "payhawk.com/configuring-the-payhawk-mailbox" --- > ## Documentation Index > Fetch the complete documentation index at: https://payhawk.com/help/llms.txt > Use this file to discover all available pages before exploring further. # De mailbox configureren De mailbox werkt op groepsniveau en biedt één uniek gecentraliseerd e-mailadres voor het ontvangen van doorgestuurde facturen. Standaard geldt de groepsmailbox voor alle entiteiten in de groep. Groepsbeheerders kunnen entiteiten daaruit halen, zodat ze hun eigen mailbox gebruiken. ## Voordelen - Bespaar tijd en moeite door het goedkeuringsproces voor onkosten te versnellen tot slechts enkele muisklikken. - Vermijd het bewerkelijke en lastige handmatig downloaden van betalingsdocumenten, het uploaden naar je persoonlijke Payhawk-account en het toevoegen ervan aan de gemaakte onkosten. ## De mailbox voor de groep configureren Zo configureer je de mailbox: 1. Ga in het [Payhawk-webportaal](https://portal.payhawk.com) op het groepsdashboard naar **instellingen** > **mailbox**. 2. Klik op **+ E-mailadres toevoegen** en voer het e-mailadres in vanwaar je documenten doorstuurt, bijvoorbeeld [facturen@jouw-bedrijf.com](mailto:invoices@yourcompany.com). De adressen die je hier toevoegt, zijn je goedgekeurde afzenders (whitelist): Payhawk accepteert doorgestuurde documenten alleen van deze adressen. 3. Payhawk genereert automatisch een uniek e-mailadres voor je bedrijf. Documenten worden naar dat adres doorgestuurd. ![Mailboxinstellingen van de groep, met onder het adres het aantal gekoppelde entiteiten.](https://cdn.payhawk.com/Adm%3AMailbox/Mailbox_group_settings_connected_entities_20261021_ai.png) > [!WARNING] > Volg de instructies in [facturen doorsturen vanuit Gmail](/help/nl/forwarding-invoices-to-the-receipts-mailbox-on-gmail) en [facturen doorsturen vanuit Outlook](/help/nl/forwarding-invoices-to-the-receipts-mailbox-on-outlook) om automatisch doorsturen in te stellen. Andere configuraties worden niet aanbevolen en kunnen onverwachte problemen veroorzaken. ## Mailboxmeldingen Voor elk e-mailadres dat je aan de mailbox toevoegt, selecteer je ook wie de facturen behandelt die daarnaar worden verzonden. Je kunt afzonderlijke gebruikers, een rol of een combinatie van beide selecteren. Als je een rol selecteert, ontvangt elke gebruiker met die rol een melding van elke factuur die op dat adres binnenkomt, en niet alleen van de facturen die hij of zij zelf heeft doorgestuurd. Als je bijvoorbeeld **Medewerker** selecteert, ontvangen alle medewerkers in de groep een melding voor elke factuur die naar het adres wordt verzonden. Tijdens het configureren toont Payhawk een waarschuwing en word je gevraagd te bevestigen voordat je opslaat. ![Bevestigingsmelding die waarschuwt dat iedereen met de geselecteerde rol een melding ontvangt voor elke factuur die naar het mailboxadres wordt verzonden.](https://storage.googleapis.com/payhawk-cdn/Adm%3AMailbox/Mailbox_role_notification_confirmation_20260917_ai.png) > [!TIP] > Selecteer alleen de gebruikers die deze facturen moeten behandelen, of een rol met weinig leden, om het aantal meldingen beperkt te houden. ## Een entiteit een eigen mailbox geven Standaard geldt de groepsmailbox voor alle entiteiten in de groep. Als groepsbeheerder kun je entiteiten uit de groepsmailbox halen. Elke uitgesloten entiteit krijgt een eigen mailboxadres en eigen goedgekeurde afzenders, en facturen die naar het groepsadres worden gestuurd, gaan niet meer naar de mailbox van deze entiteit. Zo geef je entiteiten een eigen mailbox: 1. Ga in het [Payhawk-webportaal](https://portal.payhawk.com) op het groepsdashboard naar **instellingen** > **mailbox**. 2. Klik onder het mailboxadres op **Verbonden met X van de Y entiteiten**. ![Mailboxadres van de groep met daaronder de link naar de gekoppelde entiteiten (4 van de 6).](https://cdn.payhawk.com/Adm%3AMailbox/Mailbox_group_connected_entities_20261020_ai.png) 3. Schakel in het venster **Entiteiten die deze mailbox gebruiken** het selectievakje uit van elke entiteit die een eigen mailbox nodig heeft. Standaard zijn alle entiteiten geselecteerd. ![Venster met de entiteiten die de groepsmailbox gebruiken, waarvan enkele zijn uitgevinkt.](https://cdn.payhawk.com/Adm%3AMailbox/Mailbox_entities_using_this_mailbox_20261020_ai.png) 4. Klik op **Opslaan**. Elke uitgesloten entiteit krijgt zo een eigen mailboxadres. Je ziet het in **instellingen** > **mailbox** van de entiteit, samen met de melding **Deze entiteit heeft een eigen mailbox**. ![Mailboxinstellingen van een entiteit, met de melding dat ze een eigen mailbox heeft en haar eigen adres.](https://cdn.payhawk.com/Adm%3AMailbox/Mailbox_entity_own_mailbox_20261020_ai.png) Wil je een entiteit terugzetten naar de groepsmailbox, schakel dan het selectievakje opnieuw in in het venster **Entiteiten die deze mailbox gebruiken** en klik op **Opslaan**. Het eigen adres van de entiteit wordt uitgeschakeld maar blijft bewaard, en e-mails die ernaar worden gestuurd, worden geweigerd totdat je de entiteit opnieuw uitsluit. ## Nuttige bronnen - [Overzicht van de mailbox](/help/nl/overview-of-the-mailbox) - [Facturen doorsturen naar de mailbox van Payhawk vanuit Gmail](/help/nl/forwarding-invoices-to-the-receipts-mailbox-on-gmail) - [Facturen doorsturen naar de mailbox van Payhawk in Outlook](/help/nl/forwarding-invoices-to-the-receipts-mailbox-on-outlook)