--- title: "Goedkeuringsworkflows voor reizen configureren - Payhawk Help Center" slug: "configuring-travel-workflows" description: "Stel goedkeuringsworkflows voor reisaanvragen in Payhawk in: stappen voor beoordelen en goedkeuren, de prijsbuffer van 10% en afwijkende dagvergoedingen." updated: 2026-10-23T13:45:13Z published: 2026-10-23T13:45:13Z canonical: "payhawk.com/configuring-travel-workflows" --- > ## Documentation Index > Fetch the complete documentation index at: https://payhawk.com/help/llms.txt > Use this file to discover all available pages before exploring further. # Goedkeuringsworkflows voor reizen configureren In het Payhawk-webportaal kun je goedkeuringsworkflows instellen die bepalen hoe reisaanvragen van medewerkers worden beoordeeld en goedgekeurd. Een goedkeuringsworkflow bepaalt de volgorde van stappen die een reisaanvraag na indiening doorloopt, inclusief wie deze goedkeurt, onder welke voorwaarden en wat er in elke fase gebeurt. In combinatie met uw [instellingen voor reisbeleid](/help/configuring-travel-requests) zorgt de workflow ervoor dat elke reisaanvraag het bedrijfsproces volgt, van indiening tot goedkeuring. ## De reisworkflows begrijpen Houd bij het configureren van goedkeuringsworkflows voor reizen rekening met hoe het systeem bepaalde situaties afhandelt. ### Prijswijzigingen en beschikbaarheid Het systeem hanteert een buffer van 10% op reisaanvragen om prijsschommelingen tijdens het beoordelings- en goedkeuringsproces op te vangen. Als een vertraging leidt tot een prijswijziging, dekt de buffer het verschil en kan de medewerker doorgaan met boeken zonder nieuwe goedkeuring. Goedkeurders ontvangen herinneringen om het proces op schema te houden. Als de oorspronkelijke optie niet meer beschikbaar is op het moment dat de reisaanvraag wordt goedgekeurd, vraagt de Travel AI Agent de medewerker een nieuwe vlucht (zelfde data en bestemming), kamer of hotel (binnen 5 km) te selecteren en boekt de bevestigde keuze zonder nieuwe goedkeuring. Dezelfde regel geldt als een betaling mislukt na de goedkeuring. Wanneer een medewerker een vervangende vlucht selecteert, is geen nieuwe goedkeuring nodig zolang de nieuwe prijs binnen het goedgekeurde budget plus de buffer van 10% blijft. Een hogere prijs vereist een nieuwe goedkeuring. Als een medewerker prijswijzigingen doorvoert in de reisaanvraag, zoals het kiezen van een duurdere optie, is een nieuwe goedkeuring vereist. ### Boeken namens een andere medewerker Wanneer een Payhawk-beheerder of een medewerker met de vereiste rechten een boeking doet namens een andere medewerker, volgt het goedkeuringsproces de geconfigureerde goedkeuringsregels van de reiziger, niet die van degene die de boeking maakt. De goedkeuringsworkflow wordt bepaald door de goedkeuringsconfiguratie van de reiziger, bijvoorbeeld goedkeuring door de manager of een beoordelingsstap door de Travel Manager. De boeking wordt precies zo behandeld alsof de reiziger deze zelf heeft ingediend. Alle andere goedkeuringsregels, zoals budgetdrempels, beleidslimieten en escalatiestappen, gelden zoals gebruikelijk voor de aanvraag van de reiziger. ## Reisworkflows configureren Je kunt goedkeuringsworkflows configureren voor de reisaanvragen van je medewerkers. Deze goedkeuringsworkflows zijn alleen beschikbaar voor Payhawk-gebruikers. Elk reistype heeft zijn eigen goedkeuringsworkflow. Om de workflow voor een type te configureren, ga je naar **instellingen** > **reizen**, open je het gewenste reistype en ga je naar het tabblad **workflow**. Zo configureer je workflows: 1. Ga naar **instellingen** > **reizen** > **[type]** > **workflow**. 2. Klik op **workflow bewerken** of op **ga naar workflows** en je wordt doorgestuurd naar het scherm **instellingen** > **workflows** om alle workflows voor reisaanvragen op één plek te bekijken en beheren. 3. Maak een goedkeuringsworkflow die past bij je vereisten door [de stappen te volgen voor het definiëren van aangepaste workflows](/help/workflow-conditions-and-custom-workflows) en de volgende specifieke kenmerken te noteren die gelden voor reisaanvragen: - De stap **Aanvragen** is altijd aanwezig. Tijdens deze stap moet de Travel AI Agent de benodigde informatie verzamelen om alle aanvraagvelden in te vullen, een reisaanvraag te creëren en in te dienen. - De stap **beoordelen** is optioneel. Je kunt binnen je bedrijf een aantal beoordelaars aanwijzen. Dit zijn meestal medewerkers of managers die wijzigingen in de vluchten en hotels kunnen aanbrengen. Deze stap activeert een verzoek tot beoordeling in de Agent - in het Payhawk-webportaal, de mobiele Payhawk-app en Slack. - Je kunt zelf bepalen wat de stap **goedkeuren** doet. Je kunt bijvoorbeeld de betreffende teammanager instellen als goedkeurder. Via deze stap activeer je een goedkeuringsverzoek in diens Payhawk-webportaal, de mobiele Payhawk-app en Slack. Hierdoor kan hij of zij de reisaanvraag goedkeuren in de Agent - in Slack, het Payhawk-webportaal en de mobiele Payhawk-app. - De stap **betalen** moet altijd aanwezig zijn. Zodra de aanvraag is goedgekeurd, verhoogt de Travel AI Agent automatisch het kaartlimiet van de medewerker en boekt de zakenreis. - De stap **sluiten** is standaard zichtbaar. Deze bevat vooraf gedefinieerde regels voor het automatisch sluiten van aanvragen als de optie 'automatisch sluiten' is geactiveerd en specificeert ook de standaardrollen die zijn geautoriseerd om aanvragen handmatig te sluiten. - De stap **onkostenrapport maken** stelt het onkostenrapporttype in dat de onkosten van de reis verzamelt. Wanneer je een reistype aanmaakt, maakt Payhawk automatisch een onkostenrapporttype met dezelfde naam aan en wijst dit toe aan deze stap. ### Goedkeuringsvoorwaarden voor reisaanvragen Bij de stap **Goedkeuren** kun je voorwaarden toevoegen die bepalen wanneer een reisaanvraag goedkeuring nodig heeft. Je kunt deze voorwaarden op verschillende criteria baseren. Bijvoorbeeld: - Het bedrag van de reisaanvraag - Stel drempelwaarden in zodat aanvragen boven een bepaald bedrag naar een specifieke goedkeurder, rol of roluitbreiding worden gestuurd. - Of de reisaanvraag **Buiten beleid** valt - Je kunt goedkeuring alleen vereisen wanneer de gekozen vlucht, het gekozen hotel en/of de gekozen dagvergoeding buiten je reisbeleid valt. ![Voorwaarden van de stap Goedkeuren voor een reisaanvraag in de workflowbuilder voor Reizen](https://storage.googleapis.com/payhawk-cdn/Adm%3AWorkflows/Trip_request_approval_conditions_20260716_ai.png) Voor bedragsgebaseerde voorwaarden kun je drempelwaarden met één stap en met meerdere stappen op dezelfde manier definiëren als voor [onkostenaanvragen](/help/workflow-conditions-and-custom-workflows). Wanneer een reis de dagvergoedingsmodus gebruikt, doorloopt een ingediende dagvergoeding die hoger is dan de goedgekeurde dagvergoedingsregel een aparte goedkeuringsstap voor dagvergoedingsafwijkingen, en een Payhawk-boekhouder controleert de onkosten vóór de uitbetaling. ## Handige bronnen - [De Travel AI Agent koppelen aan Slack](/help/enabling-and-configuring-the-travel-ai-agent)