--- title: "Aan de slag voor houders van een Payhawk-kaart in de VS" slug: "getting-started-for-payhawk-accountants-in-the-us" description: "Ga aan de slag met Payhawk als kaarthouder in de VS: registreer u, activeer uw account in de mobiele app, koppel uw kaart, dien uitgaven in en keur ze goed." updated: 2026-10-27T16:13:35Z published: 2026-10-27T16:13:35Z canonical: "payhawk.com/getting-started-for-payhawk-accountants-in-the-us" --- > ## Documentation Index > Fetch the complete documentation index at: https://payhawk.com/help/llms.txt > Use this file to discover all available pages before exploring further. # Aan de slag voor houders van een Payhawk-kaart in de VS Welkom bij Payhawk! Goed je hier te zien. We hopen dat je veel profijt zult hebben van ons platform! - Het Payhawk Customer Success Team staat klaar om je door het hele proces te begeleiden. Ze zijn ook elke maandag tot en met vrijdag van 8:00 uur tot 18:00 uur (Nederlandse tijd) via de chat beschikbaar voor als je live ondersteuning nodig hebt. - Als je de antwoorden op de meest voorkomende vragen wilt doornemen, doorzoek dan de bronnen in ons [Helpcentrum](/help/about-payhawk). ## Doelgroep Deze handleiding is bedoeld voor medewerkers in de VS die hun zakelijke kaarten gebruiken om zakelijke onkosten te betalen. Er staat ook in hoe je je Payhawk-account registreert en activeert, je bedrijfskaart koppelt en deze gaat gebruiken voor zakelijke aankopen. Je leert ook hoe je onkosten kunt aanmaken en indienen, en hoe je onkostendeclaraties van teamgenoten rechtstreeks in de Payhawk-webportal of mobiele app kunt goedkeuren of afwijzen, als je als goedkeurder bent aangewezen in een goedkeuringsworkflow. ## Samenvatting Deze snelle start begeleidt je door de basisstappen voor het gebruik van het systeem als medewerker en zal je helpen om je het Payhawk-webportaal en de Payhawk-app eigen te maken. 1. [Registreer je bij Payhawk via de uitnodiging die je Payhawk-beheerder je heeft gemaild](/help/nl/getting-started-for-payhawk-accountants-in-the-us#h_834255e633) 2. [Activeer je account in de Payhawk-app](/help/nl/getting-started-for-payhawk-accountants-in-the-us#h_f344369286) 3. [Koppel je zakelijke creditcard](/help/nl/getting-started-for-payhawk-accountants-in-the-us#h_1c88e80ec4) 4. [Betaal met je kaart](/help/nl/getting-started-for-payhawk-accountants-in-the-us#h_d7d6c0fff1) 5. [Upload je onkosten in de Payhawk-app](/help/nl/getting-started-for-payhawk-accountants-in-the-us#h_977021465f) 6. [Onkosten goedkeuren en afwijzen](/help/nl/getting-started-for-payhawk-accountants-in-the-us#h_d5ceee1db2) **Aan de slag met Payhawk!** --- ## Stap 1 - Registreren bij Payhawk via een e-mailuitnodiging --- De meest gebruikelijke manier om je persoonlijke Payhawk-account te registreren is via een e-mailuitnodiging die een Payhawk-beheerder in jouw bedrijf naar je heeft gestuurd: 1. Ga naar je **Postvak-IN** en open je **Hoofdmap**. 2. Open de uitnodigingsmail en klik op de knop **Registreren**. Je komt dan op het Payhawk-webportaal terecht. 3. Maak een wachtwoord aan voor je Payhawk-account en voer het nogmaals in om het te bevestigen (zie [wachtwoordvereisten](/help/registering-to-payhawk-with-an-email-invite)). Klik op **Account aanmaken**. 4. Vul op het volgende scherm je voornaam, achternaam en mobiele telefoonnummer in, inclusief de landcode beginnend met **+** (plus). Klik op **Doorgaan**. Je ontvangt nu een code in een sms'je op het opgegeven nummer. Daarmee kun je je registratie verifiëren. 5. In het venster **Telefoonnummer bevestigen** voer je de code uit de sms in en klik je op **Telefoonnummer verifiëren**. ![Registratie in het webportaal: een wachtwoord instellen, het gebruikersprofiel met een telefoonnummer instellen en het telefoonnummer bevestigen met de sms-code.](https://cdn.payhawk.com/Navigation%20images%20Desi_20261009/gs_acc1_2_20261009_ai.png) Voor meer informatie: - [Registreren bij Payhawk via een e-mailuitnodiging](/help/registering-to-payhawk-with-an-email-invite) - [Registreren bij Payhawk via Active Directory](/help/registering-to-payhawk-over-active-directory) --- ## Stap 2 - Je account in de Payhawk-app activeren --- Voordat je Payhawk kunt gaan gebruiken, moet je de Payhawk-app downloaden en daarin je Payhawk-account activeren. - c[Download Payhawk op je iPhone](https://apps.apple.com/gb/app/payhawk/id1440618802) - [Download Payhawk op andere mobiele apparaten](https://play.google.com/store/apps/details?id=com.payhawk) Je kunt je Payhawk-account alleen activeren met de Payhawk-app: 1. Open de Payhawk-app en voer het e-mailadres in waarmee je je al bij Payhawk hebt [geregistreerd](/help/registering-to-payhawk-with-an-email-invite). Klik op **Volgende**. 2. Voer het wachtwoord in dat je hebt aangemaakt toen je je registreerde en klik op **Inloggen**. 3. Als er al Payhawk-kaarten aan jou zijn toegewezen, moet je op het volgende scherm eenviercijferige beveiligingscode aanmaken. Daarmee bescherm je je virtuele en fysieke kaarten. Let op: deel de beveiligingscode nooit met anderen! 4. Je wordt automatisch doorgestuurd naar het volgende scherm. Voer de beveiligingscode opnieuw in. Je kunt nu aan de slag met Payhawk. ![Inloggen in de mobiele app: zakelijk e-mailadres en wachtwoord invoeren, een beveiligingscode instellen en bevestigen, daarna het startscherm.](https://cdn.payhawk.com/Navigation%20images%20Desi_20261009/gs_acc2_3_20261009_ai.png) Je kunt je beveiligingscode gemakkelijk wijzigen door rechtsboven op je profielfoto te tikken om **Instellingen** te openen en daarna op de optie **Beveiligingscode wijzigen** te tikken. ![Het startscherm van de mobiele app met de profielfoto rechtsboven, en de pagina Instellingen met de optie Beveiligingscode wijzigen.](https://cdn.payhawk.com/Navigation%20images%20Desi_20261009/gs_acc3_3_20261009_ai.png) Voor meer informatie: - [Je persoonlijke Payhawk-account activeren](/help/activating-your-personal-payhawk-account) - [Je persoonlijke Payhawk-account activeren met een eenmalig wachtwoord](/help/activating-your-personal-payhawk-account-with-a-one-time-password) --- ## Stap 3: Je bedrijfskaart koppelen of activeren --- Afhankelijk van het type bedrijfskaart dat op jouw naam is uitgegeven en het kaartprogramma dat hieraan gekoppeld is, moet je de kaart koppelen of activeren. ### Door het bedrijf uitgegeven zakelijke kaarten Als je een Mastercard- of Visa-kaart hebt die op jouw naam is uitgegeven, kun je deze direct aan Payhawk koppelen zodra een Payhawk-beheerder in jouw bedrijf de eerste kaart van dat type heeft gekoppeld. Als je bedrijf de gekoppelde kaarten van zijn medewerkers in bulk heeft aangemeld, staat je gekoppelde kaart al in de lijst. Zo niet, neem dan contact op met een Payhawk-beheerder in je bedrijf. Nadat je kaart is gekoppeld, verschijnen alle transacties die ermee worden gedaan automatisch in Payhawk. Zo kun je in real time bijhouden welke uitgaven er binnen je bedrijf gedaan worden. Je kaart verschijnt mogelijk pas in Payhawk nadat je er een transactie mee hebt gedaan. Zo koppel je je kaart: 1. Open in het [Payhawk-webportaal](https://portal.payhawk.com) de app-switcher linksboven en ga naar **Kaarten**. Selecteer daarna **Gekoppelde kaarten** in het linkerdeelvenster. 2. Klik op de knop **+** **Nieuw** en selecteer Mastercard of Visa. 3. Volg daarna de aanwijzingen van het Mastercard- of Visa-betaalnetwerk. Hieronder zie je welke stappen je precies moet zetten als je je zakelijke Mastercard- of Visa-kaarten wilt koppelen: - [Koppel je Mastercard-kaart aan Payhawk](/help/linking-your-mastercard-card-to-payhawk) - [Koppel je Visa-kaart aan Payhawk](/help/linking-your-visa-card-to-payhawk) ### American Express-kaarten De Payhawk-beheerders in je bedrijf kunnen virtuele American Express-kaarten uitgeven via Payhawk. Als je zo’n kaart hebt gekregen, moet je die activeren via de mobiele app of het webportaal. In de app: 1. Tik op **Kaarten**. 2. Tik op **Kaart activeren**. 3. Vul de vereiste persoonlijke gegevens in. 4. Tik op **Gegevens opslaan**. ![Een virtuele American Express-kaart activeren in de mobiele app: het scherm Kaarten, de formulieren met persoonlijke gegevens en de kaart die wordt geactiveerd.](https://cdn.payhawk.com/Navigation%20images%20Desi_20261009/gs_acc4_2_20261009_ai.png) In het webportaal: 1. Open de app-switcher linksboven en ga naar **Kaarten**. 2. Geef aan welke kaart je wilt activeren. De virtuele American Express-kaart die nog geactiveerd moet worden, heeft het label **GEGEVENS VEREIST**. 3. Klik op **Persoonlijke gegevens toevoegen**. 4. Vul de gevraagde persoonlijke gegevens in en klik op **Gegevens opslaan**. Het kaartlabel verandert in **ACTIEF** en je kunt de kaart meteen gebruiken binnen de bestedingslimiet en het beleid dat aan die kaart is gekoppeld. ![Lijst met kaarten in het webportaal naast de kaart van Robert Fox, het formulier met vereiste persoonlijke gegevens en de kaart die als actief wordt weergegeven.](https://cdn.payhawk.com/Navigation%20images%20Desi_20261001/gs%20acc5.png) Voor meer informatie: - [Je virtuele American Express-kaart activeren](/help/activating-your-virtual-american-express-card) - [Je virtuele American Express-kaart toevoegen aan mobiele betaalsystemen](/help/adding-your-virtual-american-express-card-to-mobile-payment-systems) ### Virtuele Payhawk-kaarten De virtuele Payhawk-kaarten worden direct uitgegeven op de telefoon van de kaarthouder en zijn meteen actief. Tik in de Payhawk-app op **Kaarten** om je virtuele Payhawk-kaart te openen. ### Fysieke Payhawk-kaarten Je kunt je fysieke Payhawk-kaart alleen in de Payhawk-app activeren: 1. Tik op **Kaarten**. 2. Vul de beveiligingscode van de Payhawk-app in. 3. Selecteer de kaart die je wilt activeren. Tik op **Kaart activeren** en je fysieke Payhawk-kaart is klaar voor gebruik! ![Een fysieke kaart activeren in de mobiele app: het scherm Kaarten met de kaart die op activering wacht en de knop Kaart activeren, daarna het scherm om de laatste 4 cijfers van het kaartnummer in te voeren.](https://cdn.payhawk.com/Navigation%20images%20Desi_20261009/gs_acc6_3_20261009_ai.png) Voor meer informatie: - [Je Payhawk-kaart activeren](/help/activating-your-payhawk-card) - [Je Payhawk-kaart toevoegen aan Google Wallet](/help/adding-your-payhawk-card-to-google-wallet) - [Je Payhawk-kaart toevoegen aan Apple Wallet en Apple Watch](/help/adding-your-payhawk-card-to-apple-wallet-and-apple-watch) --- ## Stap 4 - Betalen met je kaart --- We gaan nu wat geld besteden en betalen met je Payhawk-kaart! ### Betalen met je virtuele kaart Om toegang te krijgen tot je kaart, open je de Payhawk-app, tik je op **Kaarten** en selecteer je de kaart die je wilt bekijken. Vanaf daar kun je de details van je virtuele kaart zien en deze gebruiken voor betalingen online of in de winkel via digitale wallets zoals Google Pay of Apple Pay. - [Je virtuele American Express-kaart toevoegen aan mobiele betaalsystemen](/help/adding-your-virtual-american-express-card-to-mobile-payment-systems) - [Je Payhawk-kaart toevoegen aan Google Wallet](/help/adding-your-payhawk-card-to-google-wallet) - [Je Payhawk-kaart toevoegen aan Apple Wallet en Apple Watch](/help/adding-your-payhawk-card-to-apple-wallet-and-apple-watch) ![Kaartdetails openen in de mobiele app: het startscherm, de vraag om de beveiligingscode en het scherm Kaarten met Toevoegen aan Apple Wallet.](https://cdn.payhawk.com/Navigation%20images%20Desi_20261009/gs_acc7_3_20261009_ai.png) ### Betalen met je fysieke Payhawk-kaart [Nadat je je fysieke Payhawk-kaart hebt geactiveerd](/help/activating-your-payhawk-card), kun je deze gebruiken voor zakelijke aankopen in winkels. Ook kun je er reizen mee boeken! - Je kunt voor het eerst contactloos betalen met je fysieke Payhawk-kaart als het te betalen bedrag onder de limiet voor contactloos betalen valt die door de verkoper is ingesteld. - Als het bedrag boven deze limiet ligt, moet je je kaart in het pinapparaat steken en je pincode invoeren. > [!TIP] > Zowel de limiet voor contactloze betalingen als het bedrag waarboven je je pincode moet invoeren, hangen af van het beleid van de winkelier. Zo bekijk je je pincode: 1. Open de Payhawk-app en tik op **Kaarten**. 2. Selecteer de kaart en tik op de optie **Pincode bekijken**. De pincode verschijnt vijf seconden op het scherm. ![De pincode van de kaart bekijken in de mobiele app: het startscherm, de vraag om de beveiligingscode en het scherm Kaarten met de optie Pincode bekijken.](https://cdn.payhawk.com/Navigation%20images%20Desi_20261009/gs_acc8_3_20261009_ai.png) Voor meer informatie: - [Je Payhawk-kaart activeren](/help/activating-your-payhawk-card) - [Betalen met je Payhawk-kaart](/help/paying-with-your-payhawk-card) - [De pincode van je Payhawk-kaart bekijken en opnieuw instellen](/help/viewing-and-resetting-the-pin-for-your-payhawk-card) --- ## Stap 5: Je onkosten indienen via de mobiele app --- Via de Payhawk-app dien je onkosten die je met je kaart gemaakt hebt, maar ook facturen, declaraties, kilometer- en dagvergoeding en contant geld van je bedrijf in. - Kaartuitgaven zijn de uitgaven die je met je fysieke of virtuele kaart hebt betaald. - Betalingen van rekeningen zijn de uitgaven die verschuldigd zijn of al door je bedrijf zijn betaald door middel van een bankoverschrijving. - Vergoedingen zijn uitgaven die je met je eigen geld hebt betaald. Voor dit soort onkosten moet je worden terugbetaald. - Bedrijfscontanten zijn de onkosten die je hebt betaald met contant geld van je bedrijf. - De kilometervergoeding dekt de kosten voor zakelijke ritten met je eigen auto. - De dagvergoeding dekt de overige kosten gemaakt tijdens je zakenreis. ### Met kaart betaalde onkosten indienen Zodra je een kaartbetaling doet, wordt er automatisch een onkosten-item aangemaakt in **Uitgaven** en ontvang je een melding op je telefoon om de bon voor die uitgave in te dienen. 1. In de Payhawk-app ga je naar **Uitgaven** en selecteer je het onkosten-item. 2. Open de camera van je telefoon en scan het betalingsbewijs. Als je de factuur of bon per e-mail hebt ontvangen, kun je de afbeelding ook uploaden vanuit je galerij of als bestand uit je lokale map **Bestanden**. 3. Payhawk herkent automatisch de randen van het document, maakt de foto en voegt de bon toe aan het onkosten-item. 4. Op basis van de gegevens die zijn afgelezen van het betalingsbewijs, zal Payhawk de onkostengegevens uitlezen en de velden automatisch invullen. Het kan zijn dat je bepaalde velden zelf moet invullen als dat binnen jouw bedrijf vereist is, of de gegevens van het betalingsbewijs handmatig invoeren als het systeem ze om een of andere reden niet heeft kunnen uitlezen. ![Een kaartuitgave indienen in de mobiele app: het scherm Uitgaven, de uitgave zonder document, de foto van de bon en de uitgave klaar om in te dienen.](https://cdn.payhawk.com/Navigation%20images%20Desi_20261009/gs_acc9_2_20261009_ai.png) ### Facturen, vergoedingen en contant geld indienen Je kunt alle onkosten indienen die je moet betalen of al hebt betaald via een bankoverschrijving, contant geld van het bedrijf of met je eigen geld: 1. Open in de Payhawk-app het scherm **Uitgaven** en tik op het plusje **+** naast je profielfoto. 2. Selecteer het type onkosten dat je uploadt. 3. De camera van je telefoon wordt geopend en dankzij de tool voor gegevensextractie van Payhawk maakt het toestel automatisch een foto van de factuur of het kassabonnetje. 4. Controleer de valuta en het bedrag. 5. Voeg een beschrijving van de uitgave toe (bijvoorbeeld: diner met een klant). 6. Selecteer de onkostencategorie, het project, de reis of de kostenplaats (indien vereist). 7. Tik op **Indienen**. Je onkostendeclaratie wordt nu naar de betreffende goedkeurders verzonden. ![Een rekening indienen in de mobiele app: Rekening kiezen in het menu Toevoegen, de factuur fotograferen, valuta en bedrag invoeren, en de rekening klaar om in te dienen.](https://cdn.payhawk.com/Navigation%20images%20Desi_20261009/gs_acc10_2_20261009_ai.png) ### Gereden kilometers indienen Je kunt kilometervergoedingen aanmaken en deze indienen bij de betreffende goedkeurders: 1. Open in de Payhawk-app het scherm **Uitgaven** en tik op het plusje **+** naast je profielfoto. 2. Selecteer **Reiskosten** en voer de details van je reis in, waaronder de gegevens van het voertuig en de straatnaam en het straatnummer voor zowel je vertrekpunt als je bestemming. Heb je onlangs een reis gemaakt, dan worden de gegevens van je vorige reis opgeslagen onder op het tabblad **Recent**. Daarop kun je de gegevens hergebruiken en eventueel bijwerken. 3. Tik op **Kilometers toevoegen**, vul de vereiste gegevens in en tik op **Indienen**. Hierdoor wordt automatisch een onkostendeclaratie ingediend bij de betrokken goedkeurders binnen jouw bedrijf. ![Een kilometervergoeding toevoegen in de mobiele app: de adressen van de rit invoeren, de berekende afstand en het bedrag, en de kilometervergoeding klaar om in te dienen.](https://cdn.payhawk.com/Navigation%20images%20Desi_20261009/gs_acc11_3_20261009_ai.png) ### Dagvergoedingen indienen Je kunt dagvergoedingen aanmaken en deze indienen bij de betreffende goedkeurders: 1. Open in de Payhawk-app het scherm **Uitgaven** en tik op het plusje **+** naast je profielfoto. 2. Selecteer **Dagvergoeding** en voer de vereiste reisgegevens in. 3. Selecteer in het veld aftrekposten de maaltijden die bij de prijs zijn inbegrepen, indien van toepassing. 4. Tik op dagvergoeding maken. De betreffende goedkeurders bij je bedrijf ontvangen automatisch een uitgave-verzoek. ![Een dagvergoeding aanmaken in de mobiele app: Dagvergoeding kiezen in het menu Toevoegen en daarna de reisgegevens invoeren.](https://cdn.payhawk.com/Navigation%20images%20Desi_20261009/gs_acc12_2_20261009_ai.png) --- ## Stap 6 - Uitgave-verzoeken goedkeuren en afwijzen --- Als je deel uitmaakt van een goedkeuringsworkflow voor onkosten, kun je onkostenaanvragen goedkeuren, afwijzen en verwijderen, of terugsturen naar de aanvrager. Als goedkeurder ontvang je een melding in je **Postvak-IN** dat er een verzoek op jouw goedkeuring wacht. Alle verzoeken die je moet beoordelen, staan onder het tabblad **In behandeling**. Zodra je ze goedkeurt of afwijst, worden de verzoeken verplaatst naar het tabblad **Alle**. Houd rekening met het volgende bij het afwijzen en verwijderen van uitgave-verzoeken: - Als je een verzoek voor een kaartuitgave afwijst en verwijdert, wordt de uitgave niet verwijderd maar krijgt de Payhawk-boekhouder in plaats daarvan de reden van de afwijzing te zien. - Als je voor een andere uitgave een verzoek afwijst en verwijdert, wordt de uitgave wel verwijderd. ### Uitgaven goedkeuren via het webportaal Zo keur je uitgavenverzoeken goed in het Payhawk-webportaal: 1. Open de app-switcher linksboven en ga naar **Postvak-IN**, selecteer **Verzoeken aan mij** in het linkerdeelvenster en selecteer daarna de gewenste aanvraag. 2. Beoordeel de informatie gerelateerd aan het verzoek en het geüploade onkostendocument. 3. Als je de aanvraag wilt goedkeuren, klik dan op **Goedkeuren**. Daardoor kunnen de toegewezen beoordelaars doorgaan met het beoordelingsproces. ![Het Postvak-IN in het Payhawk-webportaal met Verzoeken aan mij geselecteerd en een openstaande onkostenaanvraag geopend, met de knoppen Goedkeuren en Afwijzen en de bijgevoegde factuur.](https://cdn.payhawk.com/Navigation%20images%20Desi_20261009/gs_acc13_v3_20261009_ai.png) Als je een onkosten-item wilt terugsturen naar de medewerker die het heeft ingediend, klik je op **Afwijzen**. Selecteer in het dialoogvenster dat verschijnt de optie **Terugsturen naar medewerker**, motiveer je beslissing en klik op **Terugsturen**. Als je onkostenverzoeken wilt afwijzen en onbetaalde onkosten wilt verwijderen, klik je op **Afwijzen**. Selecteer in het dialoogvenster dat verschijnt **Afwijzen en verwijderen**, motiveer je beslissing en klik op **Afwijzen en verwijderen**. ### Onkosten goedkeuren in de mobiele app Zo keur je onkostendeclaraties goed in de Payhawk-app: 1. Ga naar je **Postvak-IN** en geef aan welk verzoek je wilt beoordelen. 2. Beoordeel de informatie gerelateerd aan het verzoek en het geüploade onkostendocument. 3. Als je de aanvraag wilt goedkeuren, tik dan op **Goedkeuren**. Daardoor kunnen de Payhawk-boekhouders doorgaan met het beoordelingsproces. ![Een aanvraag goedkeuren in het Postvak-IN van de mobiele app: de lijst met openstaande aanvragen en de details van de aanvraag met de knoppen Goedkeuren en Afwijzen.](https://cdn.payhawk.com/Navigation%20images%20Desi_20261009/gs_acc14_3_20261009_ai.png) Als je een onkosten-item wilt terugsturen naar de medewerker die het heeft ingediend, tik je op **Afwijzen**. Selecteer in het dialoogvenster dat verschijnt de optie **Terugsturen naar medewerker**, motiveer je beslissing en tik op **Terugsturen**. Als je onkostendeclaraties wilt afwijzen en onbetaalde onkosten wilt verwijderen, tik je op **Afwijzen en verwijderen**. Geef op het volgende scherm de reden voor je beslissing op en tik op **Afwijzen**. Voor meer informatie: - [Onkostendeclaraties goed- of afkeuren](/help/approving-and-declining-expense-requests-from-the-payhawk-inbox) - [Saldoverzoeken goedkeuren en afwijzen](/help/approving-and-declining-fund-requests) - [Geldopname-aanvragen bij geldautomaten goedkeuren en weigeren](/help/approving-and-declining-atm-withdrawal-requests)