--- title: "Aanvragen en inkooporders importeren in Payhawk" slug: "importing-requests-and-purchase-orders-in-payhawk" description: "Importeer aanvragen en inkooporders in Payhawk om inkoop te versnellen, audittrails inzichtelijk te houden en goedkeuringen sneller te laten verlopen." updated: 2026-10-27T16:07:18Z published: 2026-10-27T16:07:18Z canonical: "payhawk.com/importing-requests-and-purchase-orders-in-payhawk" --- > ## Documentation Index > Fetch the complete documentation index at: https://payhawk.com/help/llms.txt > Use this file to discover all available pages before exploring further. # Aanvragen en inkooporders importeren in Payhawk Je kunt meerdere aanvragen en inkooporders tegelijk importeren met behulp van een Excel-sjabloon dat door het systeem wordt gegenereerd op basis van het gewenste aanvraagtype. Dit is handig voor bedrijven die overstappen op Payhawk, integreren met externe systemen of op grote schaal meerdere gelijksoortige aanvragen of inkooporders aanmaken. ## Opmerkingen over het importeren van aanvragen en inkooporders - Voor elk aanvraagtype genereert het systeem een ander importsjabloon dat de vereiste velden bevat. - Bij geïmporteerde aanvragen en inkooporders zal de betaalmethode altijd op **Geen** staan, met uitzondering van deze specifieke velden kunnen alle velden die in het Payhawk-webportaal of met behulp van Payhawk's Developer API kunnen worden aangemaakt als sjabloon worden gegenereerd en vervolgens opnieuw worden geïmporteerd. - De functie voor het importeren van aanvragen en inkooporders is beschikbaar voor Payhawk-beheerders, die aanvragen direct met de status **Open** en namens elke medewerker kunnen importeren. Payhawk-medewerkers kunnen ook importeren, maar kunnen alleen aanvragen aanmaken met de status **Concept** en alleen namens zichzelf. - Je moet een sjabloon gebruiken dat je zelf hebt gegenereerd en gedownload. Als je een sjabloon uploadt dat door een andere medewerker is gegenereerd, mislukt de import met de foutmelding 'TemplateActorMismatch'. Om dit op te lossen, genereer en download je een nieuw sjabloon onder je eigen account, voeg je jouw gegevens toe aan dat bestand en upload je het. - Om aanvragen te importeren, heb je de machtiging **Aanvragen maken en bewerken** nodig. Om aanvragen direct met de status Open te importeren, moet ook het beleid **Aanvragen importeren met status Open** zijn ingeschakeld voor je rol. Dit beleid staat standaard aan voor Payhawk-beheerders. ## Aanvragen en inkooporders importeren Zo importeer je aanvragen en inkooporders: 1. Ga in het [Payhawk-webportaal](https://portal.payhawk.com) naar **Aanvragen**. 2. Selecteer de weergave **Alle verzoeken**. 3. Klik op het menu met de drie puntjes en selecteer **Importeren**. ![Het menu met de drie puntjes naast de knop Nieuw in de weergave Alle verzoeken, geopend met de optie Importeren.](https://storage.googleapis.com/payhawk-cdn/Adm%3ARequests/requests_import_three_dot_menu_20261006_manual.png) 4. Op het volgende scherm: 1. Selecteer het aanvraagtype voor het importsjabloon dat door het systeem wordt gegenereerd en klik op **Template genereren**. Als je het sjabloon al eerder hebt gegenereerd, klik dan op **Ik heb het sjabloon eerder gegenereerd**. Het gegenereerde sjabloon wordt vervolgens gedownload naar de map **Downloads** van je computer. ![Het dialoogvenster Import-template genereren met het veld Aanvraagtype, de knop Template genereren en de link Ik heb het sjabloon eerder gegenereerd.](https://cdn.payhawk.com/Help%20desk%20images%20moved/Importing_requests_and_purchase_orders_in_Payhawk_20251030_manual.jpg) 2. Vul in het gegenereerde bestand je gegevens in het gewenste formaat in. Ga vervolgens terug naar het Payhawk-webportaal, upload het gewijzigde bestand en klik op **Uploaden**. ![Het dialoogvenster Bestand uploaden met het ingevulde Excel-sjabloon bijgevoegd en de knop Uploaden.](https://cdn.payhawk.com/Help%20desk%20images%20moved/Importing_requests_and_purchase_orders_in_Payhawk_2_20251030_manual.jpg) 3. Nadat het systeem de gegevens voor de import heeft geanalyseerd, schakel je het selectievakje in en klik je op **Importeren**. ![De schermen Bestand wordt geanalyseerd en Voorbeeldweergave import, met het overzicht van nieuwe, bijgewerkte en ongewijzigde records en de knop Importeren.](https://cdn.payhawk.com/Help%20desk%20images%20moved/Importing_requests_and_purchase_orders_in_Payhawk_20270310_manual.jpg) 4. Zodra de import klaar is, verschijnt het bevestigingsscherm. Klik op **Gereed**. ![Het scherm Importeren voltooid met het overzicht van de verwerkte records en de knop Gereed.](https://cdn.payhawk.com/Help%20desk%20images%20moved/Importing_requests_and_purchase_orders_in_Payhawk_3_20251030_manual.jpg) ## Het sjabloonbestand Bij het importeren van verzoeken of inkooporders in Payhawk maakt het systeem een importsjabloon aan dat overeenkomt met de configuratie van je bedrijf voor het geselecteerde verzoektype. Het sjabloonbestand bevat alleen de velden die in je Payhawk-instellingen zijn gedefinieerd, zoals aangepaste of invoervelden die bij dat verzoektype horen. Velden die in Payhawk als verplicht zijn gemarkeerd, moeten ook in het Excel-sjabloon worden ingevuld. De importgegevens die je moet aanleveren staan in het tabblad Requests van het sjabloon en kunnen bijvoorbeeld de kolommen **Group ID** (**Groeps-ID**) en **PO Number** (**Inkoopordernummer**) bevatten: - Het veld **Groeps-ID** maakt het mogelijk om meerdere rijen te groeperen tot één verzoek of één inkooporder. Wanneer meerdere rijen dezelfde **Groeps-ID**-waarde delen (bijvoorbeeld **1234**), maakt Payhawk één verzoek of inkooporder met meerdere orderregels. Als je de **Groeps-ID** leeg laat, wordt elke rij als een afzonderlijk verzoek geïmporteerd. - Het veld **Inkoopordernummer** fungeert als identificatie voor inkooporders met een open status. Je kunt dit veld invullen als je wilt verwijzen naar of een bestaande order wilt bijwerken. Laat je het veld leeg, dan genereert Payhawk automatisch een PO-nummer op basis van het geconfigureerde voorvoegsel van je bedrijf. Omdat elk verzoektype verschillende velden kan bevatten, verschilt de structuur van het sjabloon afhankelijk van het type dat je selecteert voordat je de import start. Om te zien welke velden in het bestand verschijnen, kun je de instellingen van het betreffende verzoektype in het Payhawk-webportaal bekijken. Het importsjabloon fungeert als een alternatieve interface voor het in bulk aanmaken van verzoeken en volgt dezelfde datastructuur als het Payhawk-webportaal. Als er tijdens het importproces een fout optreedt, noteert Payhawk automatisch de details in het sjabloonbestand zodat je deze aan het einde van elke betreffende rij kunt bekijken, corrigeren en de gegevens opnieuw kunt uploaden.