---
title: "Medewerkers beheren voor beheerders - Payhawk Help Center"
slug: "managing-employees"
description: "Werk de Payhawk-rol, teams, het e-mailadres en de terugbetaalgegevens van een medewerker bij, zet de afwezigheidsmodus aan en zoek medewerkers in je lijst."
updated: 2026-10-27T14:52:13Z
published: 2026-10-27T14:52:13Z
canonical: "payhawk.com/managing-employees"
---

> ## Documentation Index
> Fetch the complete documentation index at: https://payhawk.com/help/llms.txt
> Use this file to discover all available pages before exploring further.

# Medewerkers beheren

Als je bedrijf groeit en je organisatie veel nieuwe medewerkers heeft, kan het lastig worden om je personeelsdossiers goed bij te houden. Met Payhawk kun je snel je personeelsdossiers doorzoeken en onder andere de Payhawk-rol, het team, e-mailadressen en terugbetaalgegevens bijwerken.

> [!TIP]
> Groepsbeheerders in Payhawk kunnen alleen op groepsniveau worden bewerkt.

## Rol en accountgegevens van een medewerker bijwerken

Werk als volgt de [Payhawk-rol](/help/payhawk-roles) of externe ID van een medewerker bij:

1. Log in op het [Payhawk-webportaal](https://portal.payhawk.com).
2. Ga naar **werknemers** > tabblad **actief**.
3. Selecteer de gewenste medewerker door op zijn of haar naam te klikken.
4. Werk de Payhawk-rol van de medewerker bij door in de sectie **profiel** > **account** de gewenste rol te selecteren in het drop-downmenu **rol**.
5. Werk de externe ID van de medewerker bij door in de sectie **profiel** > **account** de gewenste ID in te vullen in het veld **externe ID**.

![Drop-downmenu rol op het tabblad profiel van het record van een medewerker.](https://cdn.payhawk.com/Adm%3ASettings/employee_role_dropdown_20261015_ai.png)

## Teams voor medewerkers toevoegen en verwijderen

Je kunt teams voor actieve Payhawk-gebruikers toevoegen en verwijderen:

1. Ga naar **werknemers** > tabblad **actief**.
2. Selecteer de gewenste medewerker door op zijn of haar naam te klikken.
3. Klik onder **afdelingen** op **bewerken**.
4. Selecteer in het drop-downmenu in het paneel het team waar je de medewerker aan toe wilt voegen.
5. Ook kun je een team waar een medewerker lid van is verwijderen door je muis naar het gewenste team te bewegen en op **X** te klikken.

![Sectie teams in het record van een medewerker en het paneel om de teams te bewerken.](https://cdn.payhawk.com/Adm%3ASettings/employee_edit_teams_20261015_ai.png)

Hier kun je medewerkers alleen als teamleden toewijzen aan teams. Om medewerkers aan teams toe te voegen als teammanagers, zie het artikel over [teammanagers toewijzen aan je team](/help/assigning-team-managers-and-team-members).

## De terugbetaalgegevens van een medewerker bijwerken

Je kunt ook de [terugbetaalgegevens bijwerken van medewerkers die actieve Payhawk-gebruikers zijn](/help/updating-employees-reimbursement-details), dat wil zeggen, die zich hebben geregistreerd bij Payhawk.

## Het e-mailadres van een werknemer bijwerken

Als een medewerker zich registreert bij Payhawk, moet hij of zij een e-mailadres opgeven waarmee men in het systeem wordt geïdentificeerd en waar men meldingen ontvangt over het uitgeven van nieuwe betaalkaarten, teruggestuurde uitgaven, enzovoort.

### E-mailadressen van medewerkers handmatig bijwerken

Je kunt als Payhawk-beheerder de e-mailadressen van [Payhawk-boekhouders en -medewerkers](/help/assigning-team-managers-and-team-members) zo nodig handmatig wijzigen:

1. Ga naar **werknemers** > **werknemers**.
2. Selecteer de gewenste medewerker door erop te klikken.
3. Klik in het paneel op het optiemenu (drie stippen) en selecteer de optie **e-mail wijzigen**.
4. Voer in het volgende paneel het nieuwe e-mailadres van de medewerker in.
5. Klik op **opslaan**.

![Optie e-mail wijzigen in het menu met drie stippen van het record van een medewerker en het paneel e-mail wijzigen.](https://cdn.payhawk.com/Adm%3ASettings/employee_change_email_20261015_ai.png)

> [!TIP]
> Om het e-mailadres te wijzigen van een medewerker die is uitgenodigd maar zich nog niet heeft geregistreerd, moet je de openstaande uitnodiging verwijderen en een nieuwe sturen naar het juiste e-mailadres.

### E-mailadressen van uitgenodigde gebruikers bijwerken

Als de gebruiker is uitgenodigd maar zich nog niet heeft geregistreerd (status Uitgenodigd), kun je het e-mailadres niet rechtstreeks wijzigen. Verwijder in plaats daarvan de openstaande uitnodiging en stuur een nieuwe naar het juiste e-mailadres.

### Aandachtspunten bij het bijwerken van het e-mailadres van een gebruiker

Houd bij het bijwerken van e-mailadressen van medewerkers rekening met het volgende:

- Elk e-mailadres kan aan slechts één gebruiker of uitnodiging gekoppeld zijn. Als een ander gebruikersprofiel of een openstaande uitnodiging het e-mailadres al gebruikt, verwijder dan dat profiel of die uitnodiging voordat je het e-mailadres toewijst.
- Een e-mailadres kan maar bij één Payhawk-bedrijf horen. Als het e-mailadres al in een ander bedrijf is geregistreerd, verwijder de gebruiker dan eerst uit dat bedrijf. Nodig de gebruiker daarna uit met dat e-mailadres. Als je een gebruiker uit een bedrijf verwijdert, worden alle Payhawk-kaarten gedeactiveerd die daar aan die gebruiker zijn uitgegeven. Je kunt nieuwe kaarten uitgeven zodra je de gebruiker opnieuw hebt uitgenodigd.
- De gebruiker moet zich opnieuw registreren met het nieuwe e-mailadres. De uitnodiging alleen geeft nog geen toegang. De gebruiker moet de registratie met het nieuwe e-mailadres voltooien voordat die kan inloggen.

## Afwezigheidsmodus voor medewerkers in- en uitschakelen

Je kunt namens een medewerker die op vakantie of ziek is de afwezigheidsmodus inschakelen en zijn of haar verantwoordelijkheden delegeren naar een ander teamlid:

1. Ga naar **werknemers** > **werknemers**.
2. Selecteer de gewenste medewerker door erop te klikken.
3. Ga naar het tabblad **afwezig** en schakel de knop in.
4. In het tabblad dat wordt geladen:
  1. Kies je de start- en einddatum van de afwezigheid.
  2. Selecteer je in het drop-downmenu het teamlid dat gedurende de gedefinieerde periode verzoeken gericht aan de afwezige medewerker zal ontvangen.

Als je per ongeluk de verkeerde medewerker hebt geselecteerd, beweeg je je muis naar de naam en klik je op de knop **X**.

![Het teamlid dat tijdens de afwezigheid de verzoeken ontvangt.](https://cdn.payhawk.com/Adm%3ASettings/employee_ooo_delegate_20261015_ai.png)

Houd er rekening mee dat aanvragen die goedgekeurd moeten worden op de startdatum van de afwezigheid, opnieuw verzonden worden naar de medewerkers waar je de werkverantwoordelijkheden aan hebt gedelegeerd.
  3. Klik op **wijzigingen opslaan**.

![Tabblad afwezig met de knop uit, en ingeschakeld met de periode, het teamlid en wijzigingen opslaan.](https://cdn.payhawk.com/Adm%3ASettings/employee_ooo_enable_20261015_ai.png)

Om de afwezigheidsmodus voor een medewerker uit te schakelen, schakel je de knop in het tabblad **afwezig** uit.

## Medewerkers zoeken

Je kunt medewerkers zoeken op voor- of achternaam (zolang het gaat om een actieve medewerker of zolang de naam ten tijde van de uitnodiging is toegevoegd), op e-mailadres en op de rol.

Zoek als volgt in de medewerkerslijst:

1. Log in op het [Payhawk-webportaal](https://portal.payhawk.com).
2. Ga naar **werknemers** > **werknemers**.
3. Klik op de zoekbalk (vergrootglas) en voer je zoekterm in. Het systeem geeft nu een lijst weer van alle relevante resultaten.

![Lijst met werknemers doorzocht op de rol boekhouder.](https://cdn.payhawk.com/Adm%3ASettings/employee_search_20261015_ai.png)

## Handige bronnen

- [Medewerkers uitnodigen en verwijderen](/help/inviting-and-deleting-employees)
- [Teams aanmaken, bewerken en verwijderen](/help/creating-editing-and-deleting-teams)