---
title: "Veldinstellingen beheren voor beheerders - Payhawk Help Center"
slug: "managing-the-settings-of-built-in-expense-fields"
description: "Bepaal wie elk Payhawk-veld ziet, vanaf welke stap het verplicht is en onder welke voorwaarde, en toon velden alleen voor specifieke typen documenten."
updated: 2026-10-27T14:58:06Z
published: 2026-10-27T14:58:06Z
canonical: "payhawk.com/managing-the-settings-of-built-in-expense-fields"
---

> ## Documentation Index
> Fetch the complete documentation index at: https://payhawk.com/help/llms.txt
> Use this file to discover all available pages before exploring further.

# De instellingen van velden beheren

Je kunt voor elk Payhawk-veld de zichtbaarheid instellen en de stap vanaf welke het verplicht is, altijd of alleen als aan een voorwaarde is voldaan.

## Beschikbare zichtbaarheidsinstellingen voor velden

De beschikbare zichtbaarheidsopties voor de velden verschillen als volgt naargelang het veld en de functie ervan:

| Veld | Zichtbaarheidsinstellingen |
| --- | --- |
| **Categorie** | - Vooraf geselecteerde rollen: **Accountant** en **Beheerder** (niet te wijzigen). - Je kunt daarnaast elke Payhawk-rol behalve **Medewerker** zichtbaarheid geven door de rol aan de zichtbaarheidsinstellingen toe te voegen. Die rollen kunnen het veld dan bekijken. |
| **Opmerking** | - Vooraf geselecteerde rollen: **Accountant** en **Beheerder** (niet te wijzigen). - Je kunt elke Payhawk-rol aan de zichtbaarheidsinstellingen toevoegen, zodat die rollen het veld kunnen bekijken. Het veld **Opmerking** ondersteunt sjablonen op basis van uitgavengegevens, automatisch invullen op basis van eerdere uitgaven, of beide. Zie voor meer informatie het artikel over het [gebruik van slimme notitiesuggesties en sjablonen](/help/enabling-the-smart-expense-note). |
| **Document** | - Kan niet worden uitgeschakeld. - Vooraf geselecteerde rollen: alle Payhawk-rollen (niet te wijzigen). |
| **Documentdatum** | - Kan niet worden uitgeschakeld. - Vooraf geselecteerde rollen: **Accountant** en **Beheerder** (niet te wijzigen). - Je kunt elke Payhawk-rol aan de zichtbaarheidsinstellingen toevoegen, zodat die rollen het veld kunnen bekijken. |
| **Vervaldatum** | - Kan niet worden uitgeschakeld. - Vooraf geselecteerde rollen: **Accountant** en **Beheerder** (niet te wijzigen). - Je kunt elke Payhawk-rol aan de zichtbaarheidsinstellingen toevoegen, zodat die rollen het veld kunnen bekijken. |
| **Documenttype** | - Vooraf geselecteerde rollen: **Accountant** en **Beheerder** (niet te wijzigen). - Je kunt elke Payhawk-rol aan de zichtbaarheidsinstellingen toevoegen, zodat die rollen het uitgavenveld kunnen bekijken. |
| **Documentnummer** | - Vooraf geselecteerde rollen: **Accountant** en **Beheerder** (niet te wijzigen). - Je kunt elke Payhawk-rol aan de zichtbaarheidsinstellingen toevoegen, zodat die rollen het veld kunnen bekijken. |
| **Serviceperiode** | - Vooraf geselecteerde rollen: **Accountant** en **Beheerder** (niet te wijzigen). - Je kunt elke Payhawk-rol behalve **Medewerker** aan de zichtbaarheidsinstellingen toevoegen, zodat die rollen het veld kunnen bekijken. |
| **Leverancier** | - Kan niet worden uitgeschakeld. - Vooraf geselecteerde rollen: **Accountant** en **Beheerder** (niet te wijzigen). - Je kunt elke Payhawk-rol aan de zichtbaarheidsinstellingen toevoegen, zodat die rollen het veld kunnen bekijken. |
| **Belastingtarief** | - Vooraf geselecteerde rollen: **Accountant** en **Beheerder** (niet te wijzigen). - Je kunt elke Payhawk-rol aan de zichtbaarheidsinstellingen toevoegen, zodat die rollen het veld kunnen bekijken. |
| **Korting** | - Vooraf geselecteerde rollen: **Accountant** en **Beheerder** (niet te wijzigen). - Je kunt elke Payhawk-rol behalve **Medewerker** aan de zichtbaarheidsinstellingen toevoegen, zodat die rollen het veld kunnen bekijken. |
| **Afschrijving** | - Vooraf geselecteerde rollen: **Accountant** en **Beheerder** (niet te wijzigen). - Je kunt elke Payhawk-rol behalve **Medewerker** aan de zichtbaarheidsinstellingen toevoegen, zodat die rollen het veld kunnen bekijken. |
| **Team** | - Vooraf geselecteerde rollen: **Accountant** en **Beheerder** (niet te wijzigen). - Je kunt elke Payhawk-rol aan de zichtbaarheidsinstellingen toevoegen, zodat die rollen het veld kunnen bekijken. - Als een gebruiker bij meerdere teams hoort, is het veld voor die gebruiker zichtbaar. |

## De zichtbaarheid van velden instellen

Door de zichtbaarheidsinstellingen voor de velden te configureren, kun je bepalen welke rollen binnen je bedrijf ze kunnen bekijken.

In dit voorbeeld wijzig je de instellingen voor de zichtbaarheid van het onkostenveld **Documentdatum**:

1. Open in het [Payhawk-webportaal](https://portal.payhawk.com) de app-switcher linksboven en ga naar **Instellingen** > **Uitgaven** > **Uitgaventypen** > **[Uitgaventype]** > **Velden**.
2. Selecteer **Documentdatum**.
3. Selecteer in uitklapmenu **Zichtbaarheid** de rollen die je toegang wilt geven tot dat veld - bijvoorbeeld **Senior AP Specialist** en **Auditor**.
4. Klik op **Wijzigingen opslaan**.

![Instellingen van het veld Documentdatum voor het uitgaventype Rekening, met Senior AP Specialist toegevoegd aan de rollen onder Zichtbaarheid, Indienen geselecteerd onder Vereist en de knop Wijzigingen opslaan.](https://cdn.payhawk.com/GA%3AFields%20library/Managing_the_settings_of_fields_document_date_20261021_ai.png)

## Instellen vanaf welke stap velden verplicht zijn

Als Payhawk-beheerder kun je bepalen vanaf welke stap van de workflow een veld verplicht is. Als een verplicht veld leeg blijft, kan de uitgave niet verder dan die stap. Je kunt dit, en voorwaarden, zowel op groepsniveau als voor een afzonderlijke entiteit instellen.

Selecteer onder **Vereist** een van de volgende opties:

- **Optioneel** - Het veld is niet verplicht.
- **Indienen** - Het veld moet worden ingevuld voordat de uitgave wordt ingediend. Het blijft verplicht bij de beoordeling, zodat de waarde later niet kan worden verwijderd.
- **Beoordelen** - Het veld moet worden ingevuld voordat de uitgave wordt beoordeeld. De eigenaar van de uitgave kan de uitgave zonder dit veld indienen.

> [!TIP]
> Sommige velden zijn altijd verplicht. Voor die velden kun je dus alleen **Indienen** of **Beoordelen** selecteren, bijvoorbeeld voor **Documentdatum**, en voor **Leverancier** bij rekeningen.
> 
> Als je **Indienen** of **Beoordelen** selecteert, kun je ook een voorwaarde toevoegen, bijvoorbeeld om het veld alleen verplicht te maken voor uitgaven boven een bedrag dat je onder **Drempelbedrag** instelt. Zie de volgende sectie voor meer informatie.

Bijvoorbeeld om eigenaars van uitgaven te verplichten de documentdatum in te vullen voordat ze een uitgave indienen:

1. Open in het [Payhawk-webportaal](https://portal.payhawk.com) de app-switcher linksboven en ga naar **Instellingen** > **Uitgaven** > **Uitgaventypen** > **[Uitgaventype]** > **Velden**.
2. Selecteer **Documentdatum**.
3. Selecteer onder **Vereist** de optie **Indienen** in het uitklapmenu.
4. Klik op **Wijzigingen opslaan**.

![Instellingen van het veld Documentdatum voor het uitgaventype Rekening van een afzonderlijke entiteit, met het uitklapmenu Vereist open en Indienen geselecteerd; de andere optie is Beoordelen.](https://cdn.payhawk.com/GA%3AFields%20library/Managing_the_settings_of_fields_required_step_entity_20261021_ai.png)

## Velden alleen verplicht maken als aan een voorwaarde is voldaan

Een verplicht veld is altijd verplicht, tenzij je een voorwaarde toevoegt. Met een voorwaarde is het veld alleen in specifieke gevallen verplicht, bijvoorbeeld alleen voor uitgaven boven een bepaald bedrag.

Je kunt de voorwaarde baseren op de volgende parameters:

- **Drempelbedrag** - Het veld is verplicht voor uitgaven boven het bedrag dat je invoert.
- **Documenttype** - Het veld is verplicht als het documenttype een van de waarden is die je selecteert.
- Een ander veld met een lijst met waarden, zoals een aangepast veld - Het veld is verplicht als dat andere veld een van de waarden heeft die je selecteert.

Bijvoorbeeld om een document alleen te verplichten voor uitgaven boven 50 EUR:

1. Open in het [Payhawk-webportaal](https://portal.payhawk.com) de app-switcher linksboven en ga naar **Instellingen** > **Uitgaven** > **Uitgaventypen** > **[Uitgaventype]** > **Velden**.
2. Selecteer **Document**.
3. Selecteer onder **Vereist** de optie **Indienen** in het uitklapmenu.
4. Klik op **Voorwaarde toevoegen** en selecteer **Drempelbedrag**.
5. Voer het bedrag in, bijvoorbeeld **50**.
6. Klik op **Wijzigingen opslaan**.

![Instellingen van het veld Document voor het uitgaventype Rekening van een groep, met Indienen geselecteerd onder Vereist en de voorwaarde Vereist indien Drempelbedrag is boven 50,00 EUR.](https://cdn.payhawk.com/GA%3AFields%20library/Managing_the_settings_of_fields_condition_group_20261021_ai.png)

Om een voorwaarde te verwijderen, klik je op de **X** ernaast en sla je je wijzigingen op.

## Velden alleen voor specifieke documenttypen weergeven

Je kunt een veld alleen voor specifieke documenttypen weergeven, zodat gebruikers alleen de velden zien die relevant zijn voor het document dat ze uploaden. Dit kan voor ingebouwde velden, zoals **Belastingtarief** of **Documentnummer**, en voor aangepaste velden.

Bijvoorbeeld om het veld **Belastingtarief** alleen voor facturen en creditnota's weer te geven:

1. Open in het [Payhawk-webportaal](https://portal.payhawk.com) de app-switcher linksboven en ga naar **Instellingen** > **Veldenbibliotheek**.
2. Klik op **Belastingtarief** om het te selecteren.
3. Open het tabblad **Instellingen**.
4. Selecteer onder **Voorwaardelijke weergave**, naast **Toon als**, de optie **Documenttype** in het uitklapmenu.
5. Selecteer in het uitklapmenu eronder **Factuur** en **Creditnota**.
6. Klik op **Wijzigingen opslaan**.

Hierdoor wordt het veld verborgen in een uitgave als er geen documenttype is geselecteerd, of als het documenttype niet een van de geselecteerde typen is. Als je het veld **Belastingtarief** verbergt, worden ook het **Nettobedrag** en het **Belastingbedrag** van de uitgave verborgen.

![Tabblad Instellingen van het veld Belastingtarief in de Veldenbibliotheek, met Voorwaardelijke weergave ingesteld op Toon als Documenttype is Factuur of Creditnota, en de knop Wijzigingen opslaan.](https://cdn.payhawk.com/GA%3AFields%20library/Managing_the_settings_of_fields_tax_rate_document_type_20261022_ai.png)

> [!WARNING]
> Als Payhawk is gekoppeld aan je ERP-systeem, verberg dan geen velden die het ERP-systeem nodig heeft. Anders mislukt de export van de uitgave en toont het ERP-systeem een foutmelding.

## Instellingen voor onkostencategorieën

Uitgavencategorieën bieden extra opties voor suggestiestrategieën voor het automatisch invullen van uitgavegegevens in het categorieveld van de uitgave of aanvraag. Zie het artikel over [suggestiestrategieën voor uitgavencategorieën en velden](/help/automatic-population-of-expense-field-data) voor meer informatie.

## Handige bronnen

- [Automatische gegevensinvoer voor velden](/help/automatic-population-of-expense-field-data)
- [Onkostencategorieën aanmaken, bewerken en verwijderen](/help/creating-editing-and-deleting-expense-categories)
- [Onkostencategorieën importeren en exporteren in bulk](/help/creating-editing-and-deleting-expense-categories)