--- title: "Overzicht van de velden voor beheerders - Payhawk Help Center" slug: "overview-of-expense-fields" description: "Leer de standaard- en aangepaste uitgavenvelden in Payhawk kennen, vanaf welke stap ze verplicht zijn en hoe je de juiste gegevens voor rapportage verzamelt." updated: 2026-10-26T08:49:11Z published: 2026-10-26T08:49:11Z canonical: "payhawk.com/overview-of-expense-fields" --- > ## Documentation Index > Fetch the complete documentation index at: https://payhawk.com/help/llms.txt > Use this file to discover all available pages before exploring further. # Overzicht van de velden Met velden in Payhawk voeg je aanvullende informatie toe aan een uitgave of aanvraag, zodat deze kan worden gecategoriseerd, bijvoorbeeld **Documentdatum** of **Serviceperiode**. Bij de meeste velden kun je definiëren wie ze kan zien bij het openen van een uitgave of verzoek (de zichtbaarheid) en vanaf welke stap een waarde in dat veld verplicht is: voordat de uitgave of het verzoek wordt ingediend, of voordat het wordt beoordeeld. Je kunt een veld ook alleen verplicht maken als aan een voorwaarde is voldaan, bijvoorbeeld alleen voor uitgaven boven een bepaald bedrag. ## Payhawk-velden De Payhawk-velden worden door het systeem als standaardvelden voor uitgaven of aanvragen aangeboden in het gedeelte **Instellingen** > **Veldbibliotheek**. Voorbeelden van dergelijke velden in Payhawk zijn de onkostencategorie, de documentdatum, het documentnummer en nog veel meer. Welke informatie en instellingen je op deze velden kunt toepassen, verschilt per veld. Voor uitgavencategorieën moet je bijvoorbeeld waarden instellen voor de naam, zoals **Reclame en marketing**, de grootboekcode, zoals **4501**, en het belastingtarief, zoals **12%**. Voor belastingtarieven moet je waarden instellen voor de naam, zoals **Standaard BG**, de belastingcode, zoals **133**, en het tarief, zoals **20%**. ## Soorten velden en instellingen In dit gedeelte vind je de beschikbare Payhawk-velden en een overzicht van de bijbehorende Instellingen. Zie de artikelen over [Integraties](/help/erp-systems) voor meer informatie. ### Categorie Met uitgavencategorieën kunnen bedrijven hun uitgaven beter structureren en het beheer ervan eenvoudiger maken. Afhankelijk van de gekochte goederen of diensten valt elke uitgave of aanvraag in een specifieke categorie, bijvoorbeeld operationeel of niet-operationeel. Op basis van de vereisten en behoeften van je organisatie kunnen categorieën verder worden onderverdeeld in subcategorieën die aansluiten op interne processen. [Met uitgavencategorieën in Payhawk](/help/creating-editing-and-deleting-expense-categories) kun je waarden instellen voor namen, grootboekcodes en belastingtarieven. Afhankelijk van de zichtbaarheid die je definieert, kun je ook bepalen of deze verplicht zijn bij het indienen en beoordelen, en kun je het automatisch invullen van categoriegegevens inschakelen en configureren. ### Notitie In het veld **Notitie** voeren medewerkers de reden of het doel van een uitgave of aanvraag in. Je kunt configureren of het veld verplicht is voor indienen en beoordelen. Standaard is **Notitie** een invoerveld voor vrije tekst. Je kunt ook een sjabloon maken om te bepalen welke gegevens er worden weergegeven, of het zo instellen dat er automatisch inhoud wordt gegenereerd op basis van historische gegevens. Zie voor meer informatie het artikel over [gebruik van slimme notitiesuggesties en sjablonen](/help/enabling-the-smart-expense-note). ### Document Het veld **Document** vereist een geüploade bestandsbijlage (uitgavedocument) en is altijd zichtbaar voor alle medewerkers. Je kunt bepalen of een geüpload document verplicht is voor het indienen en beoordelen van uitgaven of aanvragen. ### Documentdatum In het veld **Documentdatum** staat de uitgiftedatum van het document. De gegevens worden automatisch ingevuld. Afhankelijk van de zichtbaarheid die je definieert, kun je bepalen of een documentdatum verplicht is voor het indienen en beoordelen van uitgaven of aanvragen. ### Vervaldatum In het veld **Vervaldatum** staat de laatste dag waarop je de rekening moet betalen om extra kosten of boetes te voorkomen. **Vervaldatum** is alleen van toepassing op, en dus alleen zichtbaar voor, rekeningbetalingen. Afhankelijk van de zichtbaarheid die je definieert, kun je bepalen of een vervaldatum verplicht is wanneer eigenaars uitgaven indienen en beoordelaars deze beoordelen. ### Documenttype Het veld **Documenttype** toont het type van het geüploade document: **Factuur** of **Ontvangstbewijs**, en voor rekeningen ook **Proforma** of **Creditnota**. De gegevens worden automatisch ingevuld. Afhankelijk van de zichtbaarheid die je definieert, kun je bepalen of een documenttype verplicht is voor het indienen en beoordelen van uitgaven of aanvragen. Je kunt ook andere velden alleen voor specifieke documenttypen weergeven. Je kunt bijvoorbeeld het veld **Belastingtarief** alleen voor facturen weergeven. Zie het artikel over [het beheren van de instellingen van velden](/help/managing-the-settings-of-built-in-expense-fields) voor meer informatie. ### Documentnummer In het veld **Documentnummer** staat het nummer van het document. De gegevens worden automatisch ingevuld. Afhankelijk van de zichtbaarheid die je definieert, kun je bepalen of een documentnummer verplicht is voor het indienen en beoordelen van uitgaven of aanvragen. ### Serviceperiode Het veld **Serviceperiode** geeft de boekingsperiode van het document aan. De gegevens worden handmatig ingevuld door het finance-team. ### Leverancier Het veld **Leverancier** is altijd verplicht voor het beoordelen van rekeningbetalingen. De gegevens worden automatisch ingevuld. Afhankelijk van de zichtbaarheid die je definieert, kun je bepalen of de leverancier verplicht is voor het beoordelen van uitgaven. ### Belastingtarief Het veld [**Belastingtarief**](/help/creating-editing-and-deleting-default-tax-rates) toont de belastingtarieven die door de overheid worden geheven op de soorten gekochte goederen of diensten, bijvoorbeeld btw. In Payhawk kun je met belastingtarieven waarden instellen voor namen, belastingcodes en tarieven. Afhankelijk van de zichtbaarheid die je definieert, kun je bepalen of een belastingtarief verplicht is voor het beoordelen van uitgaven of aanvragen. ### Korting Het veld **Korting** toont de betalingskorting (Skonto) die op de leveranciersfactuur staat. Payhawk haalt de korting automatisch uit de factuur, als bedrag of door deze te berekenen op basis van het vermelde percentage. Zolang de factuur binnen de kortingsperiode valt, wordt het verschuldigde bedrag verminderd met de korting. ### Team **Team** is zichtbaar als veld als de optie **Instellingen** > **Teams** > **Teamorganisatie en -beheer** is ingeschakeld. Wanneer een medewerker die deel uitmaakt van een team een uitgave aanmaakt, wordt de naam van het team daardoor weergegeven bij die uitgave in **Uitgaven**. Daarnaast zijn de teamnaam en externe ID zichtbaar voor elke uitgave bij export vanuit de app **Exporteren**. Teammanagers en Payhawk-boekhouders kunnen nog steeds het team selecteren waarop deze uitgave betrekking heeft voor uitgaven die zijn ingediend door medewerkers die geen deel uitmaken van een team. ### Afschrijving Een samengesteld veld voor uitgaven die over een bepaalde periode worden afgeschreven, bijvoorbeeld een abonnement van 12 maanden op een dienst. Standaard is de zichtbaarheid ingesteld op **Niemand**. Daarom is het veld niet beschikbaar in uitgaven. Als de zichtbaarheidsinstellingen zijn bijgewerkt, worden bij uitgaven en inkooporders de volgende velden met betrekking tot afschrijving weergegeven: - **Afschrijvingsschema** - **Begindatum afschrijving** - **Einddatum afschrijving** ## Boekingsvelden Met [boekingsvelden](/help/overview-of-fields-library-at-payhawk) voeg je aanvullende informatie toe aan een uitgave of aanvraag, afgestemd op de behoeften van je bedrijf, bijvoorbeeld **Kostenplaats**. Je kunt ze handmatig aanmaken en configureren via **Instellingen** > **Veldbibliotheek**. - Met velden voor vooraf gedefinieerde en dynamische lijsten kun je de betreffende opties (waarden) instellen om de labels, externe ID's en beheerders te definiëren. - Met velden voor vrije tekstinvoer en datum kun je een omschrijving instellen die als hint wordt weergegeven aan medewerkers. - Afhankelijk van de gedefinieerde zichtbaarheid, kun je ook beslissen of deze velden vereist zijn voor het indienen en beoordelen van uitgaven en verzoeken. - Met uitzondering van het veldtype 'datum' (aangezien automatisch invullen niet van toepassing is op vereiste gegevens), kun je de suggestie-strategie voor die veldgegevens inschakelen en instellen. Ook gebruikt Payhawk boekingsvelden om klassen en trackingcategorieën te mappen vanaf ERP-systemen en integraties met boekhoudsoftware. ## Soorten boekingsvelden Afhankelijk van het soort boekingsveld dat je definieert, hebben medewerkers verschillende opties voor het invullen van de vereiste gegevens: - Vooraf gedefinieerde lijsten — Bij het invullen van een boekingsveld van het type vooraf gedefinieerde lijst, kunnen medewerkers alleen kiezen uit een vooraf gedefinieerde lijst met opties. ![Geopende vervolgkeuzelijst Kostenplaats met de opties None, Executive, Finance, Hardware, HR, Marketing, Other, Sales en Software.](https://cdn.payhawk.com/Help%20desk%20images%20moved/Overview_of_fields_20240920_manual.jpg) - Dynamische lijsten — Bij het invullen van een boekingsveld van het type dynamische lijst, kunnen medewerkers opties selecteren uit de vooraf gedefinieerde lijst of hun eigen waarden aanmaken bij het indienen van hun uitgave. ![Veld Project Ontario met de ingevoerde waarde Ontario - NORTH en de optie om die nieuwe waarde aan te maken.](https://cdn.payhawk.com/Help%20desk%20images%20moved/Overview_of_fields_2_20240920_manual.jpg) - Vrije tekstinvoer — Bij het invullen van een boekingsveld van het type vrije tekstinvoer, kunnen medewerkers tekst invoeren in het veld bij het indienen van hun uitgave. ![Tekstveld Location CA met de waarde Sonoma en de beschrijving die vraagt naar de bezochte stad in Californië.](https://cdn.payhawk.com/Help%20desk%20images%20moved/Overview_of_fields_3_20240920_manual.jpg) - Datum — Bij het invullen van een boekingsveld van het type datum kunnen medewerkers de vereiste data selecteren in een datumkiezer. ![Veld Delivery date met de kalender van september 2024 geopend.](https://cdn.payhawk.com/Help%20desk%20images%20moved/Overview_of_fields_4_20240920_manual.jpg) ## Updates toepassen op bestaande velden Vanwege auditvereisten werkt Payhawk de volgende velden niet met terugwerkende kracht bij. - Categorieën - Boekingsvelden - Belastingtarieven - Teams - Leveranciers Stel, als voorbeeld van hoe het systeem omgaat met bijgewerkte waarden voor boekingsvelden, dat je een veld **Project** hebtmet de waarde **MyProject**. Als je de waarde **MyProject** gebruikt in 10 uitgaven, wordt de waarde **MyProject** opgeslagen bij de uitgave of aanvraag. Als je de waarde **Project** via **Instellingen** > **Veldbibliotheek** wijzigt van **MyProject** in **MyNEWProject**, wordt de nieuwe waarde toegepast op toekomstige uitgaven of aanvragen met **Project**, maar niet met terugwerkende kracht bijgewerkt voor uitgaven of aanvragen waarvoor de waarde **MyProject** al is gebruikt. ## Handige bronnen - [Automatische gegevensinvoer voor velden](/help/automatic-population-of-expense-field-data) - [Boekingsvelden gebruiken in Payhawk](/help/overview-of-fields-library-at-payhawk) - [Uitgavencategorieën aanmaken, bewerken en verwijderen](/help/creating-editing-and-deleting-expense-categories)