---
title: "Overzicht van uitgaven voor boekhouders"
slug: "overview-of-expenses-for-accountants"
description: "Lees meer over de soorten uitgaven in Payhawk, de levenscyclus van indiening tot betaling, gegevensextractie met OCR, dubbele uitgaven en de kleurcodes."
updated: 2026-10-19T09:23:30Z
published: 2026-10-19T09:23:30Z
canonical: "payhawk.com/overview-of-expenses-for-accountants"
---

> ## Documentation Index
> Fetch the complete documentation index at: https://payhawk.com/help/llms.txt
> Use this file to discover all available pages before exploring further.

# Overzicht van uitgaven voor boekhouders

Payhawk biedt krachtige opties voor het bewaken en rapporteren van je bedrijfsuitgaven en maakt naadloos gebruik van de functionaliteit voor optische tekenherkenning (OCR) om automatisch informatie over uitgaven te extraheren uit bijgevoegde bonnetjes en facturen.

> [!TIP]
> - Elke medewerker bij je bedrijf kan [uitgaven aanmaken en indienen](/help/creating-and-submitting-bills-reimbursements-and-company-cash) in Payhawk.
> - Alleen Payhawk-beheerders kunnen de instellingen voor de [uitgaventypen](/help/expense-types) bij je bedrijf en de [workflows](/help/workflow-conditions-and-custom-workflows) voor het goedkeuren van uitgave-verzoeken en betalingen definiëren.

## Soorten uitgaven in Payhawk

Medewerkers kunnen de volgende [soorten uitgaven](/help/overview-of-company-expenses-for-employees) aanmaken:

- Kaartuitgave
- Rekeningbetaling
- Bedrijfscontanten
- Terugbetaling
- Kilometervergoeding
- Dagvergoeding

## Uitgavencyclus

In de onderstaande tabel staan de beschikbare tabbladen waaronder een uitgave wordt geplaatst, afhankelijk van de status en de goedkeuringsflows die de organisatie vereist.

| **tabblad** | **statusgegevens** |
| --- | --- |
| **Indienen** | Het tabblad **uitgaven** > **indienen** bevat uitgaven waarvoor de optie **indienen** voor het uitgavetype in **workflows** is ingeschakeld en die nog niet zijn ingediend. Deze uitgaven wachten op medewerkers (of degenen die namens hen zijn geautoriseerd) om de [uitgave-indiening een voor een of in bulk](/help/creating-and-submitting-card-expenses) te bevestigen door te klikken op de knop **indienen**. Als de optie **indienen** voor alle uitgavetypen in **workflows** is uitgeschakeld, wordt het tabblad **indienen** automatisch verborgen. Geautoriseerde medewerkers of rollen bij het bedrijf kunnen vanaf hier ook: - [Uitgaven beoordelen](/help/reviewing-expenses). - [Uitgaven samenvoegen](/help/merging-expenses). - [Uitgaven opsplitsen in meerdere items](/help/splitting-expenses-into-line-items-in-the-portal). - [Kaarttransacties opsplitsen in meerdere uitgaven](/help/splitting-card-expenses-into-multiple-expenses). - [Uitgaven aan abonnementen toevoegen of verwijderen](/help/creating-and-deleting-subscriptions). - [De betalingsbevestiging downloaden (voor betaalde bedragen)](/help/downloading-payment-confirmations-for-expenses). - [Uitgavengeschiedenis bekijken](/help/viewing-expense-activity). - [Uitgaven verwijderen](/help/managing-expenses-in-the-portal). Een ingediende uitgave wordt automatisch: - Verplaatst naar het tabblad **goedkeuren** als de uitgave goedgekeurd moet worden. - Verplaatst naar het tabblad **beoordelen** als de uitgave niet goedgekeurd hoeft te worden. |
| **Goedkeuren** | Het tabblad **uitgaven** > **goedkeuren** bevat alle uitgaven waarvoor de optie **indienen** van het uitgavetype onder **workflows** is ingeschakeld en die [in afwachting van goedkeuring](/help/approving-and-declining-expenses-from-the-expenses-app) zijn. - Als je een goedkeurder bent, kun je ze in **uitgaven** een voor een of in bulk goedkeuren. - Het tabblad **goedkeuren** wordt automatisch verborgen als je geen goedkeurder bent of als er voor geen van de uitgavetypen een goedkeuringsproces vereist is. Geautoriseerde medewerkers of rollen bij het bedrijf kunnen vanaf hier ook: - [Uitgaven beoordelen](/help/reviewing-expenses). - [Uitgaven samenvoegen](/help/merging-expenses). - [Uitgaven terugsturen naar medewerkers](/help/approving-and-declining-expenses-from-the-expenses-app). - [Uitgaven opsplitsen in meerdere items](/help/splitting-expenses-into-line-items-in-the-portal). - [Kaarttransacties opsplitsen in meerdere uitgaven](/help/splitting-card-expenses-into-multiple-expenses). - [Abonnementen aanmaken of uitgaven verwijderen uit abonnementen](/help/creating-subscriptions). - [De betalingsbevestiging downloaden (voor betaalde bedragen)](/help/downloading-payment-confirmations-for-expenses). - [Uitgavengeschiedenis bekijken](/help/viewing-expense-activity). - [Uitgaven afwijzen](/help/approving-and-declining-expenses-from-the-expenses-app). - [Uitgaven verwijderen](/help/managing-expenses-in-the-portal). Een goedgekeurde uitgaven wordt automatisch verplaatst naar het tabblad **beoordelen**. |
| **Beoordelen** | Het tabblad **uitgaven** > **beoordelen** bevat alle uitgaven die beoordeeld moeten worden. Hieronder vallen alle uitgaven die bij het aanmaken niet ingediend en dus ook niet goedgekeurd hoeven te worden. Geautoriseerde medewerkers of rollen bij het bedrijf kunnen vanaf hier ook: - [Uitgaven in bulk beoordelen](/help/reviewing-expenses). - [Uitgaven samenvoegen](/help/merging-expenses). - [Uitgaven terugsturen naar medewerkers](/help/approving-and-declining-expenses-from-the-expenses-app). - [Abonnementen aanmaken of uitgaven verwijderen uit abonnementen](/help/creating-subscriptions). - [De betalingsbevestiging downloaden (voor betaalde bedragen)](/help/downloading-payment-confirmations-for-expenses). - [Uitgaven opsplitsen in meerdere items](/help/splitting-expenses-into-line-items-in-the-portal). - [Kaarttransacties opsplitsen in meerdere uitgaven](/help/splitting-card-expenses-into-multiple-expenses). - [Uitgavengeschiedenis bekijken](/help/viewing-expense-activity). - [Uitgaven afwijzen](/help/approving-and-declining-expenses-from-the-expenses-app). - [Uitgaven verwijderen](/help/managing-expenses-in-the-portal). Een beoordeelde uitgave wordt automatisch verplaatst naar het tabblad **betalen**. Een kaartuitgave wordt direct verplaatst naar **alle**. |
| **Betalen** > **gegevens bevestigen** | Voor uitgaven onder het tabblad **uitgaven** > **betalen** > **gegevens** **bevestigen** moeten de betaalgegevens worden bevestigd voordat de betaling kan worden uitgevoerd. Geautoriseerde medewerkers bij je bedrijf kunnen vanaf hier: - [Uitgaven ter beoordeling terugsturen](/help/returning-expenses-for-review). - [Abonnementen aanmaken of uitgaven verwijderen uit abonnementen](/help/creating-subscriptions). - [Specificeren of een rekening direct na goedkeuring betaald moet worden of voor een bepaalde datum ingepland wordt](/help/scheduling-payments-for-bills-and-reimbursables). - [Uitgaven markeren als een voor een of in bulk betaald](/help/marking-expenses-as-paid). - [Uitgavengeschiedenis bekijken](/help/viewing-expense-activity). - [Uitgaven verwijderen](/help/managing-expenses-in-the-portal). Klik als je klaar bent op **gegevens bevestigen** en de uitgave wordt verplaatst naar het tabblad **betalen** > **autoriseren**. |
| **Betalen** > **autoriseren** | Uitgaven onder het tabblad **uitgaven** > **betalen** > **autoriseren** moeten allemaal worden geautoriseerd voor directe of ingeplande betaling. Geautoriseerde medewerkers bij je bedrijf kunnen vanaf hier: - [Uitgaven ter beoordeling terugsturen](/help/returning-expenses-for-review). - [Rekeningen autoriseren voor directe betaling of voor betaling op een specifieke datum of op de vervaldatum](/help/managing-scheduled-payments). - [Ingeplande betalingen direct betalen](/help/managing-scheduled-payments). - [Ingeplande of directe betalingen opnieuw inplannen](/help/managing-scheduled-payments). - [Uitgaven markeren als een voor een of in bulk betaald](/help/marking-expenses-as-paid). - [Abonnementen aanmaken of uitgaven verwijderen uit abonnementen](/help/creating-subscriptions). - [Uitgavengeschiedenis bekijken](/help/viewing-expense-activity). - [Uitgaven verwijderen](/help/managing-expenses-in-the-portal). |
| **Betalen** > **ingepland** | Het tabblad **ingepland** bevat alle rekeningen die zijn [ingepland voor betaling op een specifieke datum of op de vervaldatum](/help/scheduling-payments-for-bills-and-reimbursables). Geautoriseerde medewerkers bij je bedrijf kunnen vanaf hier: - [Uitgaven ter beoordeling terugsturen](/help/returning-expenses-for-review). - [Ingeplande betalingen direct betalen](/help/managing-scheduled-payments). - [Ingeplande of directe betalingen opnieuw inplannen](/help/managing-scheduled-payments). - [Uitgaven markeren als een voor een of in bulk betaald](/help/marking-expenses-as-paid). - [Abonnementen aanmaken of uitgaven verwijderen uit abonnementen](/help/creating-subscriptions). - [Uitgavengeschiedenis bekijken](/help/viewing-expense-activity). - [Uitgaven verwijderen](/help/managing-expenses-in-the-portal). |
| **Alle** | Het tabblad **uitgaven** > **alle** bevat alle uitgaven ongeacht de bovengenoemde statussen. Voor betaalde uitgaven kunnen geautoriseerde medewerkers bij je bedrijf vanaf hier: - [De betalingsbevestiging downloaden (voor betaalde bedragen)](/help/downloading-payment-confirmations-for-expenses). - [Abonnementen aanmaken of uitgaven verwijderen uit abonnementen](/help/creating-subscriptions). - [Uitgavengeschiedenis bekijken](/help/viewing-expense-activity). |

## Automatische gegevensextractie met OCR

Als onderdeel van zijn uitgavenbeheeroplossing heeft Payhawk een native OCR-tool ontwikkeld, die automatisch de relevante informatie uit geüploade facturen en ontvangstbewijzen haalt en deze overdraagt naar het Payhawk-systeem.

Voor meer informatie over de volgende onderwerpen, zie het artikel over [het automatisch invullen van uitgavenvelden in Payhawk](/help/automatic-population-of-expense-field-data):

- Welke uitgavengegevens automatisch worden gelezen en ingevuld door de OCR-tool.
- De suggestiestrategieën die Payhawk-beheerders kunnen configureren om het veld **Categorie** en aangepaste velden automatisch in te vullen.

Voor meer informatie over het maken van een sjabloon voor het veld **Opmerking** op basis van uitgavengegevens, automatische invulling vanuit historische uitgavengegevens, of beide, zie het artikel over [het gebruik van slimme opmerkingssuggesties en sjablonen](/help/enabling-the-smart-expense-note).

## Controleren op dubbele uitgaven

Payhawk detecteert dubbele uitgaven automatisch. Als een werknemer bijvoorbeeld twee keer dezelfde factuur indient (één keer voor een Payhawk-kaarttransactie en nog een keer als een terugbetaalverzoek), wordt deze door het systeem gemarkeerd.

De controle op dubbele uitgaven is gebaseerd op de volgende criteria:

- Bedrag
- Leverancier
- Documentdatum
- Documentnummer

Als de leverancier en het documentnummer hetzelfde zijn, of als drie van deze criteria hetzelfde zijn, zal het systeem een 'soft flag' weergeven — bijvoorbeeld als er een uitgave is met dezelfde leverancier, hetzelfde bedrag en dezelfde documentdatum.

![Melding over een mogelijke dubbele uitgave met dezelfde leverancier en hetzelfde bedragdetail.](https://storage.googleapis.com/payhawk-cdn/Acc%3AExpenses/duplication%20criteria.png)

Als alle vier deze criteria hetzelfde zijn, zal het systeem de indiening toestaan, maar een 'hard flag' waarschuwing weergeven voor de beoordelaar tijdens de [beoordelingsstap](/help/reviewing-expenses).![](https://cdn.payhawk.com/Help%20desk%20images%20moved/Overview_of_expenses_for_accountants_20250507_manual.jpg)

Als de indiener een van de aangevinkte velden bewerkt, wordt de beoordelaar hiervan op de hoogte gesteld, zolang de [waarschuwing in de beoordelingsassistent is ingeschakeld](/help/enabling-and-disabling-warnings-for-expenses) .

![](https://cdn.payhawk.com/Help%20desk%20images%20moved/Overview_of_expenses_for_accountants_2_20250507_manual.jpg)

## Iconen en navigatie

Voor snellere en intuïtievere navigatie wordt de huidige status van een uitgave in Payhawk aangegeven met een pictogram. De mogelijke statussen staan in de volgende tabel.

| **Icoon** | **Indicatie** | **Gegevens** |
| --- | --- | --- |
| ![](https://cdn.payhawk.com/Help%20desk%20images%20moved/Overview_of_expenses_for_accountants_20250507_manual.png) | Er ontbreekt een document bij de uitgave. | Vaak zijn uitgaven zonder geüploade documenten kaartbetalingen die wachten tot de kaarthouder een ontvangstbewijs of een factuur toevoegt. |
| ![](https://cdn.payhawk.com/Help%20desk%20images%20moved/Overview_of_expenses_for_accountants_20231129_manual.png) | De uitgave bevat een bijgevoegd document of is beoordeeld. | - Voor uitgaven die met dit icoon zijn gemarkeerd en waarvan een betalingsdocument is geüpload, worden de vereiste boekhoudkundige gegevens automatisch uit de bon of de factuur gehaald. - Uitgaven die met dit icoon zijn gemarkeerd, zijn mogelijk al door een boekhouder beoordeeld, ook al is er geen document geüpload. |
| ![](https://cdn.payhawk.com/Help%20desk%20images%20moved/Overview_of_expenses_for_accountants_2_20250507_manual.png) | De uitgave is gearchiveerd. | Gearchiveerde uitgaven zijn read-only en kunnen niet worden bewerkt. Je kunt ze wel weergeven en exporteren, de betreffende betalingsdocumenten downloaden en de geschiedenis nagaan. |

## Kleurcodes

Op basis van de volgende kleurcodes krijg je snel inzicht in de status van de uitgave:

- Rood - achterstallige betalingen. De vervaldatum op het bijgevoegde uitgavedocument is verlopen.

![](https://cdn.payhawk.com/Help%20desk%20images%20moved/Overview_of_expenses_for_accountants_20181210_manual.jpg)
- Oranje - verschuldigde betalingen. De vervaldatum op het bijgevoegde uitgavedocument is de datum waarop de betaling wordt verwacht of is ingepland.

![](https://cdn.payhawk.com/Help%20desk%20images%20moved/Overview_of_expenses_for_accountants_2_20181210_manual.jpg)
- Zwart - betaalde uitgaven.![](https://cdn.payhawk.com/Help%20desk%20images%20moved/Overview_of_expenses_for_accountants_3_20181210_manual.jpg)

## Handige bronnen

- [Uitgavetypen instellen in Payhawk](/help/expense-types)
- [Aanpasbare goedkeuringsflows definiëren in Payhawk](/help/workflow-conditions-and-custom-workflows)
- [Overzicht van uitgaven voor medewerkers](/help/overview-of-company-expenses-for-employees)
- [Uitgavengegevens exporteren](/help/exporting-expenses-and-payments-on-demand)
- [Gefilterde weergaven opslaan en beheren](/help/saving-and-managing-expense-views)