--- title: "Overzicht van aanvragen voor accountants" slug: "overview-of-requests-for-accountants" description: "Ontdek hoe aanvragen en inkooporders in Payhawk worden beheerd: volg de verschillende fasen, voeg documenten toe en koppel facturen aan de ontvangen goederen." updated: 2026-10-29T15:31:03Z published: 2026-10-29T15:31:03Z canonical: "payhawk.com/overview-of-requests-for-accountants" --- > ## Documentation Index > Fetch the complete documentation index at: https://payhawk.com/help/llms.txt > Use this file to discover all available pages before exploring further. # Overzicht van aanvragen voor accountants Aanvragen in Payhawk zijn een fundamenteel onderdeel van het end-to-end crediteurenproces binnen een bedrijf en helpen bedrijven transparantie te bieden bij het beheren van hun middelen en relaties met leveranciers. ## Bijzonderheden - [Alle medewerkers met toegang tot de aanvraag](https://help.payhawk.com/nl/articles/8498753-overzicht-van-aanvragen-voor-medewerkers) kunnen: - Aanvraagdocumenten bijvoegen - Facturen uploaden en koppelen aan aanvragen - Opmerkingen bij de aanvraag toevoegen - De activiteit rondom de aanvraag bekijken - De betreffende onkosten ter goedkeuring indienen - [Payhawk-beheerders beheren](https://help.payhawk.com/nl/articles/8499775-overzicht-van-aanvragen-voor-beheerders) de aanvraagtypen, de extra velden die vereist zijn voor elk type, conventies voor de ordernummering van inkopen, regels voor afwijkingen, goedkeuringsworkflows en ontvangstvereisten voor de onkostencategorieën van de aanvraagtypen. ## Levenscyclus van aanvragen Elke aanvraag in Payhawk doorloopt fasen die worden beheerd door specifieke personen of rollen, op basis van workflows die zijn ingesteld door de Payhawk-beheerders van je bedrijf. Sommige stappen, zoals beoordeling of goedkeuring, kunnen bijvoorbeeld worden overgeslagen. In de onderstaande tabel zie je de fasen van de aanvragen die overeenkomen met de respectievelijke tabbladen in de app **Aanvragen**, de acties die in elke fase kunnen worden ondernomen en wie ze mag uitvoeren. | **Tabblad** **Fase & bijbehorende aanvragen** | **Acties, rollen en verantwoordelijkheden** | | --- | --- | | **Indienen** | Op dit tabblad staan aanvragen die niet zijn ingediend of zijn teruggestuurd naar de aanvrager. Van hieruit kunnen aanvragers, bevoegde medewerkers en rollen: - [Aanvragen aanmaken en indienen](https://help.payhawk.com/nl/articles/10248481-aankopen-aanmaken-en-indienen) - [Aanvragen bewerken en verwijderen](https://help.payhawk.com/nl/articles/8499083-aankopen-bewerken-en-verwijderen) - Aanvraagdocumenten bijvoegen (bijvoorbeeld offertes of contracten) - [Aanvraagactiviteit beoordelen en erop reageren](https://help.payhawk.com/nl/articles/9712292-opmerkingen-plaatsen-bij-aankopen) - [Aanvragen dupliceren](/help/nl/creating-and-submitting-requests#duplicating-requests) met elke status, ook aanvragen van andere medewerkers Zodra de aanvraag is ingediend, wordt deze automatisch verzonden: - Ga naar het tabblad **Bekijken** als de aanvraag moet worden beoordeeld. - Ga naar het tabblad **Goedkeuren** als de aanvraag niet hoeft te worden beoordeeld. | | **Beoordelen** | Op dit tabblad staan aanvragen die zijn ingediend maar niet beoordeeld, of die zijn teruggestuurd naar de beoordelaars voor aanvullend onderzoek. Van hieruit kunnen beoordelaars, bevoegde medewerkers en rollen: - [Aanvragen beoordelen](https://help.payhawk.com/nl/articles/10374475-aankopen-beoordelen) - [Aanvragen bewerken en verwijderen](https://help.payhawk.com/nl/articles/8499083-aankopen-bewerken-en-verwijderen) - [De aanvraag terugsturen naar de medewerker](https://help.payhawk.com/nl/articles/8499083-aankopen-bewerken-en-verwijderen) - Aanvraagdocumenten bijvoegen - [Aanvraagactiviteit beoordelen en erop reageren](https://help.payhawk.com/nl/articles/9712292-opmerkingen-plaatsen-bij-aankopen) Zodra de aanvraag is beoordeeld, wordt deze automatisch verzonden: - Ga naar het tabblad **Goedkeuren** als de aanvraag moet worden goedgekeurd. - Ga naar het tabblad **Ontvangen** of **Factuur** als de aanvraag niet hoeft te worden goedgekeurd. | | **Goedkeuren** | Op dit tabblad staan aanvragen die zijn beoordeeld maar nog niet zijn goedgekeurd. Vanaf hier kunnen beoordelaars, geautoriseerde medewerkers en rollen: - [Aanvragen goedkeuren](https://help.payhawk.com/nl/articles/8499083-aankopen-bewerken-en-verwijderen) - [Aanvragen terugsturen ter beoordeling](https://help.payhawk.com/nl/articles/8499083-aankopen-bewerken-en-verwijderen) - [Aanvragen terugsturen naar de medewerker](https://help.payhawk.com/nl/articles/8499083-aankopen-bewerken-en-verwijderen) - [Aanvragen verwijderen](https://help.payhawk.com/nl/articles/8499083-aankopen-bewerken-en-verwijderen) - [Aanvragen bewerken door een leverancier toe te voegen en de categorisatie van de aanvragen bij te werken](https://help.payhawk.com/nl/articles/8499083-aankopen-bewerken-en-verwijderen) - Aanvraagdocumenten bijvoegen - [Aanvraagactiviteit beoordelen en erop reageren](https://help.payhawk.com/nl/articles/9712292-opmerkingen-plaatsen-bij-aankopen) Zodra de aanvraag is goedgekeurd, wordt deze automatisch verzonden: - Ga naar het tabblad **Ontvangen** als voor de uitgavencategorie van de aanvraag een kennisgeving van ontvangst moet worden bijgevoegd. - Ga naar het tabblad **Factuur** als voor de uitgavencategorie van de aanvraag geen kennisgeving van ontvangst moet worden bijgevoegd. | | **Ontvangen** | Op dit tabblad staan aanvragen waarvoor een ontvangstbevestiging nodig is en die zijn goedgekeurd maar niet (volledig) ontvangen. Van hieruit kunnen bevoegde medewerkers en rollen: - [Aanvragen bewerken door een leverancier toe te voegen en de categorisatie van de aanvragen bij te werken](https://help.payhawk.com/nl/articles/8499083-aankopen-bewerken-en-verwijderen) - [Aanvragen sluiten](https://help.payhawk.com/nl/articles/8548258-aanvragen-sluiten) - [Aanvragen terugsturen ter beoordeling](https://help.payhawk.com/en/articles/8498949-approving-and-declining-purchases) - Aanvraagdocumenten, [ontvangstbewijzen](https://help.payhawk.com/nl/articles/8523783-kassabonnen-voor-aankopen-bekijken-en-uploaden), en [facturen](https://help.payhawk.com/nl/articles/8523786-facturen-voor-aankopen-bekijken-en-uploaden) bijvoegen. - [Aanvraagactiviteit beoordelen en erop reageren](https://help.payhawk.com/nl/articles/9712292-opmerkingen-plaatsen-bij-aankopen) Zodra de ontvangststatus van alle aanvraagitems is ingesteld op **N.v.t.**, **Volledig** of **Met afwijking**, wordt de aanvraag automatisch verplaatst naar het tabblad **Factuur**. | | **Factuur** | Op dit tabblad staan aanvragen waarvan de items volledig zijn ontvangen (dat wil zeggen, de status **N.v.t.**, **Volledig** of **Met afwijking** ontvangen hebben), maar de aanvraag nog niet is gefactureerd. Van hieruit kunnen bevoegde medewerkers en rollen dezelfde acties uitvoeren die beschikbaar zijn in de stap **Ontvangen**. Zodra de gefactureerde status van alle aanvraagitems is ingesteld op **Volledig** of **Met afwijking**, wordt de aanvraag automatisch verplaatst naar het tabblad **Betalen**. | | **Betalen** | Op dit tabblad staan aanvragen waarvan de items volledig zijn ontvangen (dat wil zeggen, de status **N.v.t.**, **Volledig** of **Met afwijking** ontvangen hebben), en gefactureerd (dat wil zeggen, met de status **Volledig** of **Met afwijking** gefactureerd), maar een of meer bijbehorende facturen zijn nog niet betaald. Van hieruit kunnen bevoegde medewerkers en rollen dezelfde acties uitvoeren die beschikbaar zijn in de stap **Factuur**. Zodra de gefactureerde status van alle aanvraagitems is ingesteld op **Volledig** of **Met afwijking**, wordt de aanvraag automatisch: - Gesloten als de optie Automatisch sluiten is ingeschakeld en aan de criteria is voldaan. - Verplaatst naar het tabblad **Sluiten** voor handmatig sluiten. | | **Sluiten** | Op dit tabblad staan de aanvragen waarvan de items volledig zijn ontvangen en gefactureerd (dat wil zeggen, de status **Volledig** of **Met afwijking** ontvangen hebben), maar de aanvraag nog niet [gesloten](https://help.payhawk.com/nl/articles/8548258-aanvragen-sluiten) is. Van hieruit kunnen bevoegde medewerkers en rollen dezelfde acties uitvoeren die beschikbaar zijn in de stap **Ontvangen** en **Factuur**. Zodra de aanvraag handmatig is gesloten, wordt het automatisch verplaatst naar het tabblad **Alles**. | | **Alles** | Dit tabblad bevat alle aanvragen, ongeacht hun bovengenoemde statussen. | ## Aanvragen matchen met ontvangstbewijzen en facturen voor betaling (matching met twee of drie documenten) Aanvragen waarvoor een ontvangstbewijs voor goederen of diensten verplicht is, vereisen een bewijs van levering in de vorm van een Goods Received Note (GRN) of ontvangstbewijs. Na acceptatie hiervan, stuurt de leverancier een factuur naar de afnemer met de aanvraag te betalen voor de geleverde goederen of diensten. De factuur wordt automatisch gekoppeld aan de aanvraag of de inkooporder wanneer de automatiseringstool van Payhawk het ID uit de factuur ophaalt. Als het ID van de aanvraag of inkooporder niet op de factuur staat, kun je het handmatig toevoegen door de aanvraag te selecteren in het veld **Verzoek** in het gedeelte **Details** van de onkosten of, bij onkosten met regelitems, in het veld **Verzoek** van elk regelitem. Als gevolg hiervan voert Payhawk automatisch een boekhoudproces uit op basis van drie documenten, wat betekent dat het systeem de hoeveelheid controleert tussen de aanvraag en de ontvangstnota, en vervolgens het bedrag op de aanvraag en de factuur van de leverancier. Als een factuur betrekking heeft op meerdere aanvragen of inkooporders, voert Payhawk de matching afzonderlijk uit voor elke gekoppelde aanvraag, op basis van de regelitems van de onkosten die eraan zijn gekoppeld. Regelitems zonder aanvraag worden niet meegenomen in de matching. Aanvragen waarvoor een GRN (ontvangstbewijs) niet verplicht is, activeren een tweerichtingsproces. Payhawk controleert het bedrag automatisch op de aanvraag en de factuur van de leverancier. > [!TIP] > Afhankelijk van het interne beleid van je bedrijf kan de organisatie ontvangstbewijzen verplicht stellen voor aanvragen voor zowel goederen als diensten. ## Nuttige bronnen - [Aanvragen matchen met verschillende facturen of factuurregels](https://help.payhawk.com/nl/articles/8498753-overzicht-van-aanvragen-voor-medewerkers) - [Terugkerende aanvragen](https://help.payhawk.com/nl/articles/10164759-periodieke-inkoop)