---
title: "Goedkeuringsflows voor aankopen instellen"
slug: "setting-workflows-for-requests-and-purchase-orders"
description: "Stel de workflow per aanvraagtype in: kies wie aanvragen beoordeelt en goedkeurt, voeg stappen voor inkooporders en ontvangst toe en kies de betaalmethoden."
updated: 2026-10-29T15:33:14Z
published: 2026-10-29T15:33:14Z
canonical: "payhawk.com/setting-workflows-for-requests-and-purchase-orders"
---

> ## Documentation Index
> Fetch the complete documentation index at: https://payhawk.com/help/llms.txt
> Use this file to discover all available pages before exploring further.

# Goedkeuringsflows voor aankopen instellen

Voor elk aanvraagtype kun je aangeven welke rollen of specifieke medewerkers aanvragen en inkooporders (indien ingeschakeld voor je bedrijf) kunnen beoordelen, goedkeuren en sluiten. Je kunt ook aangeven dat een goedkeuringsstap in de levenscyclus niet relevant of nodig is voor het bedrijf, bijvoorbeeld de beoordelingsstap.

De geconfigureerde workflows voor het goedkeuren van aanvragen kunnen flexibel zijn en gebaseerd op de hiërarchieniveaus binnen je bedrijf (bijvoorbeeld een tweedelijns manager), specifieke medewerkers (bijvoorbeeld budgethouders van kostenplaatsen en gedefinieerde beheerders van kostencategorieën) of Payhawk-rollen (Payhawk-boekhouders en Payhawk-beheerders).

## De levenscyclus van workflows voor aanvragen en inkooporders

De goedkeuringsworkflows voor aanvragen en inkooporders bevatten de volgende stappen en specificaties:

- De stap **indienen** is altijd zichtbaar.
- De stappen **beoordelen** en **goedkeuren** kun je zelf definiëren. Als een of beide stappen niet relevant zijn voor je interne processen, kun je ze overslaan.
- De stap **inkooporder aanmaken** is zichtbaar als inkooporders zijn ingeschakeld voor het Payhawk-account van je bedrijf. Je kunt deze stap toevoegen aan de workflow van een aanvraagtype, zodat Payhawk automatisch een PO-document aanmaakt en een PO-nummer toekent zodra een aanvraag van dat type is goedgekeurd. Als je de stap weglaat, wordt er voor dat aanvraagtype geen inkooporder of PO-nummer aangemaakt, ook niet als inkooporders zijn ingeschakeld voor je account. Raadpleeg het artikel over [inkooporders configureren](/help/nl/configuring-purchase-orders-1) om de PO-nummering en andere instellingen in te stellen.
- Je kunt de stap **ontvangen** toevoegen, verwijderen en configureren voor de specifieke goedkeuringsworkflow.
  - Selecteer onder **Iedereen van de volgende personen kan de aankoop ontvangen** de medewerkers of rollen die ontvangstbewijzen kunnen uploaden voor aanvragen van dit type. Je kunt ook **Aanvrager** selecteren, zodat de eigenaar van de aanvraag deze kan ontvangen. Standaard staat de stap op **Iedereen**.
  - Geselecteerde medewerkers die niet alle aanvragen van het bedrijf kunnen bekijken, krijgen alleen-lezentoegang tot aanvragen van dit type.
  - Schakel de schakelaar **Alleen voor specifieke categorieën vereis****en** in om onvangstbewijzen alleen voor bepaalde onkostencategorieën verplicht te stellen.
  - Selecteer de selectievakjes voor de onkostencategorieën en -subcategorieën waarvoor je een ontvangstbewijs verplicht wilt stellen.
- In de stap **betalen** kun je de beschikbare betaalmethoden voor een specifiek aanvraagtype, alsmede de automatische functionaliteit voor het detecteren van afwijkingen configureren.
  - Je kunt ervoor kiezen betaalopties in te schakelen, zodat medewerkers hun ingediende aanvraag kunnen betalen met een kaart, via een overschrijving, of door **geen betaling nodig** te selecteren.
    - Als je de optie **rekening** inschakelt:
      - Mogen medewerkers 'bankoverschrijving' selecteren als betaalmethode voor ingediende aanvragen van dit type.
      - De goedkeuringsworkflow voor het uitgaventype **facturen** wordt vervolgens bijgewerkt om de volgende goedkeuringsscenario's te ondersteunen: **geen aanvraag**, **overeenkomende aanvraag**, of **aanvraag met afwijking**.
      - **Onder Verzoek met verschil** kun je de nieuwe voorwaarde **Bedragverschil** toevoegen om factuurgoedkeuringen te routeren op basis van de omvang van het verschil tussen het verzoek en de factuur.
      - Als de regelitems van een factuur gekoppeld zijn aan verschillende aanvragen, of als slechts enkele ervan gekoppeld zijn, past Payhawk het goedkeuringsscenario op elk regelitem afzonderlijk toe en vraagt het de goedkeuringen van alle toepasselijke scenario's tegelijk aan. Zie [goedkeuringsworkflows instellen voor uitgaventypen](/help/nl/setting-approval-workflows-for-expense-types#h_69da88f91a) voor meer informatie.
      - Als een medewerker de optie **rekening** kiest, kan de aanvraag pas later aan een factuur worden gekoppeld.
    - Als je de optie **kaart** inschakelt:
      - Kunnen medewerkers bij deze aanvraagtypen kiezen voor betaling per kaart. Als de optie **kaart** is geselecteerd, kan de aanvraag alleen achteraf aan een kaartuitgave worden gekoppeld.
      - De goedkeuringsworkflow voor het uitgaventype **kaartbetalingen** wordt vervolgens bijgewerkt om de volgende goedkeuringsscenario's te ondersteunen: **geen aanvraag**, **overeenkomende aanvraag**, of **aanvraag met afwijking**.
      - Als een medewerker de optie **kaart** kiest, kan deze kiezen uit kaarten die aan hem of haar zijn toegewezen of een kaart voor eenmalig gebruik aanvragen. Als je een kaart voor eenmalig gebruik selecteert, wordt deze zodra de aanvraag is goedgekeurd, automatisch uitgegeven op naam van de aanvrager.
      - Hier kun je de financieringsbron wijzigen van alle eenmalige kaarten die worden uitgegeven. Nieuwe virtuele kaarten gebruiken standaard de debet-financieringsbron. Als je bedrijf zowel een krediet- als een debet-Payhawk-account in dezelfde valuta heeft, kun je een voorkeursfinancieringsbron selecteren, zodat een nieuwe virtuele kaart in die valuta met beide financieringsbronnen kan worden uitgegeven. Payhawk gebruikt altijd de voorkeurskaart wanneer daar voldoende saldo op staat. Als het saldo niet toereikend is, gebruikt het systeem in plaats daarvan de kaart met de andere financieringsbron.

![Scherm voor het selecteren van de betaalmethode met opties voor de financieringsbron van kaarten en instellingen voor goedkeuring van afwijkingen.](https://cdn.payhawk.com/Help%20desk%20images%20moved/Setting_workflows_for_requests_and_purchase_orders_20260918_manual.png)
    - Als je de optie **geen betaling nodig** inschakelt:
      - Deze optie biedt flexibiliteit in gevallen waarin een betaling niet nodig is. De aanvrager of beoordelaar kan beslissen of de aanvraag per kaart, per bankoverschrijving of helemaal niet wordt betaald.
      - Een aanvraag hoeft bijvoorbeeld niet te worden betaald als de artikelen al zijn gekocht of op voorraad zijn.
  - Onder **Goedkeuring afwijking** kun je instellen hoeveel een onkosten-item het aangevraagde bedrag mag overschrijden voordat er extra goedkeuring nodig is. Alleen als je een percentage en/of een specifiek bedrag als acceptabele drempelwaarde kiest, activeert het systeem een afwijkingsworkflow voor de gerelateerde onkosten als het bedrag daarvan hoger is dan het gevraagde bedrag.

Je kunt je instellingen ook testen door voorbeeldwaarden in te voeren om te zien of de goedkeuring van de afwijking wordt geactiveerd.
- De stap **sluiten** is altijd zichtbaar. Hiermee kun je de regels voor de optie automatisch sluiten van aanvragen inschakelen en configureren. Wanneer je een workflow moet instellen voor een stap in de levenscyclus van een aanvraag, kun je de stappen voor het definiëren van aangepaste workflows toepassen. Als een of beide stappen die kunnen worden overgeslagen niet nodig zijn, verwijder je ze door te klikken op het optiemenu (drie stippen) en **verwijderen** te selecteren.

## Workflows voor aanvragen en inkooporders bijwerken

Je kunt een goedkeuringsflow voor een aanvraagtype instellen via het tabblad **instellingen** > **aanvragen** > **[aanvraagtype]** > **workflow** of via **instellingen** > **workflows** > **aanvragen**.

Zo werk je de workflow voor een specifiek aanvraagtype bij:

1. Ga in het Payhawk-webportaal naar **instellingen** > **aanvragen**.
2. Selecteer het gewenste aanvraagtype.
3. Ga naar het tabblad **workflow** en klik op **workflow bewerken**.

Je kunt ook klikken op **naar workflows gaan**. Je wordt dan doorgestuurd naar het scherm **instellingen** > **workflows** > **aanvragen**.
4. Ontwerp een goedkeuringsworkflow die aan jouw wensen voldoet door [de stappen voor het definiëren van aangepaste workflows te volgen](/help/nl/workflow-conditions-and-custom-workflows).
5. Klik op **workflow publiceren** om al je wijzigingen op te slaan.

## Nuttige bronnen

- [Goedkeuring op basis van het bedrag definiëren](/help/nl/workflow-conditions-and-custom-workflows)
- [Aanvragen goedkeuren en afwijzen](/help/nl/approving-and-declining-requests)