RECHNUNGSMANAGEMENT-SYSTEMAutomatisieren Sie den Prozess für Ihr Rechnungsmanagement — in großem Stil.
Automatisieren Sie jeden Schritt der Rechnungsverwaltung mit KI — von proaktiven Genehmigungs-Workflows und berührungslosem Erfassen bis hin zu intelligentem Abgleich, ERP-Synchronisation und globalen Zahlungen in 115 Währungen.
Rechnungsautomatisierung, die hält, was sie verspricht
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Proaktive Kontrolle und Transparenz ohne Bottlenecks
Leiten Sie Ausgaben zur richtigen Zeit an die richtigen Genehmigenden weiter – mit vollständig automatisierten, flexiblen Workflows.
- Ermöglichen Sie proaktive Genehmigungen, wo sie sinnvoll sind — sodass die Finanzabteilung den vollständigen Kontext hat, noch bevor die Rechnung eintrifft — und halten Sie den Prozess gleichzeitig für Mitarbeitende reibungslos.
- Setzen Sie benutzerdefinierte, mehrstufige Workflows auf, basierend auf Projekt, Kostenstelle, Organisationsstruktur, Standort und mehr.
- Verwalten Sie Workflows global für Konsistenz über alle Geschäftseinheiten hinweg oder konfigurieren Sie sie pro Einheit, um lokale Richtlinien abzubilden.
Erfassen und verarbeiten Sie Rechnungen ohne manuellen Aufwand.
Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihr Rechnungsmanagement mit automatischer Datenerfassung und Kategorisierung. Keine manuelle Eingabe, keine manuellen Fehler:
- Neue Rechnungen schnell mit Bestellungen verknüpfen
- Automatische Extraktion von Rechnungsdaten in mehr als 60 Sprachen
- Sparen Sie Zeit bei der Datenkategorisierung und lassen Sie die selbstlernende OCR von Payhawk diese Aufgabe für Sie erledigen.
Vermeiden Sie unnötige Ausgaben und kostspielige Fehler
Stellen Sie sicher, dass Ihre Bestellungen regelkonform durchgeführt werden und erkennen Sie Unstimmigkeiten, bevor Sie Zahlungen an Lieferanten leisten. Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen werden durch die Platform automatisch abgeglichen.
- 2- und 3-Wege-Abgleich
- Prüfung auf Abweichungen und entsprechende Warnmeldungen
- Hochgradig konfigurierbare Bestellrichtlinien
In Zusammenarbeit mit J.P. Morgan bieten wir Ihnen ein erstklassiges Zahlungserlebnis mit Spitzenkonditionen – jederzeit direkt in Payhawk verfügbar. Überweisen Sie Lieferantenrechnungen und Erstattungen weltweit in 115 Währungen direkt von Ihrem Payhawk-EUR- oder GBP-Konto und profitieren Sie dabei von unserer wachsenden Auswahl lokaler Zahlungswege sowie SWIFT für volle globale Abdeckung.
Never stitch together spreadsheets and statements again
Cut month-end efforts in half with a fully automated solution that integrates with your ERP or accounting system. Live integrations mean month-end work doesn’t have to wait until month end:
- Categorise spend through custom fields and get real-time visibility of costs for different projects, events, and more, all synced to your ERP
- Experience direct API integrations with market-leading ERPs, Microsoft Dynamics 365 Business Central, 365 Finance, and NetSuite.
Import und Erfassung E-Rechnungen
Ab Januar 2025 gilt für B2B-Unternehmen in Deutschland das Gesetz zur elektronischen Rechnungsstellung. Das bedeutet, dass Rechnungen über 250 Euro elektronisch empfangen und verarbeitet werden müssen. Sorgen Sie für eine lückenlose Integration mit den Formaten ZUGFeRD und XRechnung mit Payhawk.
„Als Motorsportteam decken unsere Ausgaben alles ab – von teuren Reifen und Treibstoff über Reise- und Unterkunftskosten bis hin zu Eventpersonal. Payhawk hilft uns, diese Kosten effizient zu verwalten und Überausgaben zu vermeiden.“
Alles, was Sie für eine smarte und unkomplizierte Abwicklung brauchen - von der Anfrage bis zur Bezahlung
Starten Sie jede Anfrage ganz einfach in eigenen Worten – ohne Formulare, ohne Aufwand.
Passen Sie Einkaufstypen an – mit Genehmigungen, Feldern und Zahlungsmethoden, die perfekt zu Ihren Richtlinien passen.
Anfragen werden automatisch an die richtigen Personen weitergeleitet, unser KI-Agent kümmert sich um die Nachverfolgung.
Genehmigungswege nach Ausgabenart, Lieferant oder Budget anpassen.
Behalten Sie jede Anfrage sofort im Blick – direkt im Budget.
Erstellen Sie Bestellungen automatisch – für Lieferanten oder internes Reporting.
Gleichen Sie Bestellungen und Anfragen automatisch mit Wareneingang und Rechnungen ab – schnell und unkompliziert.
Gestalten Sie Ihren Ablauf für Kartenaufladungen, Einmalkarten oder zentrale Rechnungen – einfach und effizient.
Kategorisieren, Abweichungen markieren und anschließend mühelos abgleichen.
Kontaktieren Sie unser Team
Ihre Herausforderungen, unsere Expertise - lassen Sie uns Ihnen helfen, Ihre Geschäftsausgaben intelligenter zu verwalten.
FAQs
Die E-Rechnung ist der Prozess des elektronischen Versands von Rechnungen in einem strukturierten digitalen Format. Sie ersetzt Papierdokumente und unstrukturierte Formate wie PDFs. Die E-Rechnung ist wichtig, da sie Finanzprozesse optimiert, Fehler reduziert und die Einhaltung sich entwickelnder Vorschriften in der EU sicherstellt, wie etwa der verpflichtenden E-Rechnung für B2B-Transaktionen in Deutschland ab dem 1. Januar 2025.
Die Fristen für die verpflichtende Einführung der E-Rechnung variieren je nach Land:
- Deutschland: Ab dem 1. Januar 2025 ist der Empfang von E-Rechnungen für B2B-Transaktionen verpflichtend. Die Ausstellung von E-Rechnungen wird ebenfalls verpflichtend, wobei eine Übergangsphase bis Ende 2026 vorgesehen ist.
- Frankreich: Bis zum 1. September 2026 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Große und mittlere Unternehmen müssen sie bis zum 1. September 2027 ausstellen.
- Spanien: Große Steuerpflichtige sind ab 2027 zur Nutzung von E-Rechnungen verpflichtet, alle anderen Unternehmen folgen bis spätestens 2028.
Diese Zeitpläne können sich durch gesetzliche Änderungen ändern. Jedes Land legt seine eigenen Regeln fest. Unternehmen sollten daher regelmäßig die Anforderungen ihrer lokalen Steuerbehörden prüfen, um Strafen zu vermeiden. Diese Vorschriften werden sich in den kommenden Jahren auch auf andere EU-Länder ausweiten.
Payhawk erleichtert die Umstellung auf E-Rechnung mit einer vollständig konformen Lösung, die nahtlos in ERP-Systeme integriert wird. Unsere Plattform empfängt und verarbeitet E-Rechnungen automatisch und stellt sicher, dass Ihr Unternehmen mit den deutschen Vorschriften für E-Rechnungen konform bleibt. Wir unterstützen gängige Formate wie XRechnung und ZUGFeRD.
Payhawk gewährleistet die vollständige Einhaltung der neuesten E-Rechnungsregelungen, einschließlich der Formate** XRechnung** und ZUGFeRD in Deutschland. Darüber hinaus erweitern wir unsere Unterstützung für Formate in anderen Ländern wie Frankreich und Spanien, damit Unternehmen in mehreren Märkten regelkonform bleiben.
ZUGFeRD und XRechnung sind elektronische Rechnungsformate, die in Deutschland verwendet werden:
- ZUGFeRD ist ein hybrides Format, das eine PDF- und eine XML-Datei kombiniert. Es enthält sowohl maschinenlesbare als auch menschenlesbare Daten.
- XRechnung ist ein reines XML-Format und nicht menschenlesbar.
Beide Formate erfüllen die Anforderungen der deutschen E-Rechnungsvorschriften. Unternehmen wählen das Format je nach individuellen Anforderungen.
Payhawk bleibt stets auf dem neuesten Stand gesetzlicher Änderungen und aktualisiert die Plattform automatisch, um neue Anforderungen zu erfüllen. Unsere Lösung entwickelt sich kontinuierlich weiter, sodass Ihr Unternehmen jederzeit rechtskonform bleibt.
Der Einstieg mit Payhawk ist ganz einfach. Fordern Sie eine Demo an, und unser Team begleitet Sie durch den Einrichtungsprozess. Wir helfen Ihnen, Payhawk mit Ihrem ERP-System zu integrieren und den Empfang von E-Rechnungen gemäß den deutschen Vorschriften zu optimieren.