ACCOUNTS PAYABLE SOFTWAREEffiziente Software für Ihre Kreditorenbuchhaltung
Gewinnen Sie wertvolle Zeit und verstärken Sie die Zahlungskontrolle mit einer End-to-End-Software für die Kreditorenbuchhaltung.
End-to-end accounts payable software
Erfassen und verarbeiten Sie Rechnungen ohne manuellen Aufwand.
Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihr Rechnungsmanagement mit automatischer Datenerfassung und Kategorisierung. Keine manuelle Eingabe, keine manuellen Fehler:
- Automatische Extraktion von Rechnungsdaten in mehr als 60 Sprachen
- Sparen Sie Zeit bei der Datenkategorisierung und lassen Sie die selbstlernende OCR von Payhawk diese Aufgabe für Sie erledigen.
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Erhalten Sie die volle Kontrolle und Transparenz
Leiten Sie Rechnungen mithilfe vollständig automatisierter und optimierter Workflows zum richtigen Zeitpunkt an die richtigen Genehmigenden weiter. Stellen Sie sicher, dass Ausgaben immer von den richtigen Personen verbucht und genehmigt werden:
- Definieren Sie benutzerdefinierte mehrstufige Genehmigungs-Workflows basierend auf verschiedenen Kriterien: Projekt, Kostenstelle, Organisationsstruktur, Standort und mehr.
- Verwalten Sie Workflows auf Gruppenebene, um die von Ihnen definierten Richtlinien über alle Gesellschaften hinweg zu gewährleisten, oder definieren Sie Workflows pro Gesellschaft oder Entität, um Ihren Verfahren unternehmensweit anzuwenden.
Vermeiden Sie unnötige Ausgaben und kostspielige Fehler
Stellen Sie die Richtigkeit Ihrer Einkäufe sicher und erkennen Sie Unstimmigkeiten, bevor Sie Zahlungen an Lieferanten leisten, indem Sie Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen abgleichen.
- 2- und 3-Wege-Abgleich
- Prüfung auf Abweichungen und Warnmeldungen
- Hochgradig konfigurierbare Bestellrichtlinien
Verwalten Sie alle Ihre geschäftlichen Zahlungen an einem Ort.
Verwalten Sie Rechnungs-, Mitarbeiter- und Kartenzahlungen an einem Ort. Erhalten Sie vollständige Transparenz in einem einzigen Dashboard:
- Die Ausgaben sind nach Teams und Einheiten aufgeschlüsselt. So können Bereiche für Kostenoptimierungen identifiziert werden.
- Für einen stressfreien Monatsabschluss: Statusanzeige der Bearbeitung pro Gesellschaft
- Die voraussichtliche anstehenden Geschäftsausgaben und die zur Deckung dieser Ausgaben verfügbaren Mittel
Die Zeiten der Spreadsheets und Papierablage sind vorbei
Halbieren Sie den Aufwand am Monatsende mit einer vollautomatisierten Lösung, die in Ihr ERP- oder Buchhaltungssystem integriert werden kann. Live-Integration bedeutet, dass die Arbeit am Monatsende nicht bis zum Monatsende warten muss:
- Perfekte Datensynergie mit Ihrem ERP für Echtzeittransparenz und fundierte Entscheidungen
- Kategorisieren Sie Ihre Ausgaben mit benutzerdefinierten Feldern und erhalten Sie in Echtzeit einen Überblick über die Kosten für verschiedene Projekte, Veranstaltungen und vieles mehr - alles synchronisiert mit Ihrem ERP-System.
- Direkte Integration mit ERP Systemen wie Microsoft Dynamics 365 Business Central, 365 Finance, und NetSuite
"Payhawk hat uns geholfen, die Kontrolle über Geschäftsausgaben, Richtlinien und Compliance zu übernehmen. Es hat zudem dabei unterstützt, Verwaltungsaufwand, Papierkram, Excel hin und her und Rückerstattungen über die Gehaltsabrechnung zu vermeiden."
"Die OCR nimmt mir einen Teil meiner Arbeit ab, indem sie doppelte Rechnungen identifiziert und die Felder ausfüllt - das ist wie das Vier-Augen-Prinzip in Aktion: eine echte Zeitersparnis!"
"Daten sind der Schlüssel. Ich verwende die Informationen aus dem ERP-System jeden Tag für Dinge wie Ausgabenkontrolle und Entscheidungsfindung. Wir können Mittel aufstocken oder etwas mit dem Budget abgleichen, indem wir die Daten aus den Vorauszahlungen für den Zahlungsausgleich nutzen, um die richtigen Zuweisungen zu machen und das Hin und Her mit den Lieferanten zu reduzieren."
Globale Zahlungen und Überweisungen
Schnelle und kostengünstige globale Zahlungen
Verarbeiten Sie internationale Überweisungen in über 160 Länder in mehr als 50 Währungen:
- Transparente Transfergebühren
- Attraktive Vergünstigungen bei großen Volumen
- Benutzerdefinierte Genehmigungsworkflows
- Automatisierter Abgleich mit Ihrem ERP
Vereinfachen Sie Ihr Rechnungsmanagement
Finance Team
Erledigen Sie Zahlungen an Lieferanten mit allen zugehörigen Beziehungen und arbeiten Sie effizienter mit gefilterten Ansichten für Zahlungsläufe.
Buchhaltung
Automatisieren Sie die Dateneingabe mit KI-gesteuerter OCR, sodass Sie nur noch prüfen müssen, ob alle erforderlichen Daten eingegeben wurden. Senden Sie Rechnungen mit nur einem Klick an die Mitarbeiter zurück, sollten Sie zusätzliche Informationen erhalten wollen.
Mitarbeitende
Übermitteln Sie Rechnungen schnell und einfach über einen automatisierten Posteingang oder eine benutzerfreundliche mobile App. Die manuelle Dateneingabe und die Überwachung des Zahlungsstatus entfallen.
Finance Team
Erledigen Sie Zahlungen an Lieferanten mit allen zugehörigen Beziehungen und arbeiten Sie effizienter mit gefilterten Ansichten für Zahlungsläufe.
Buchhaltung
Automatisieren Sie die Dateneingabe mit KI-gesteuerter OCR, sodass Sie nur noch prüfen müssen, ob alle erforderlichen Daten eingegeben wurden. Senden Sie Rechnungen mit nur einem Klick an die Mitarbeiter zurück, sollten Sie zusätzliche Informationen erhalten wollen.
Mitarbeitende
Übermitteln Sie Rechnungen schnell und einfach über einen automatisierten Posteingang oder eine benutzerfreundliche mobile App. Die manuelle Dateneingabe und die Überwachung des Zahlungsstatus entfallen.
Die besten Lösung für Ihre Kreditorenbuchhaltung
"Einfache Bedienung, großartige UX, und das Scannen von Quittungen mit meinem Telefon und deren sofortige Freigabe ist ein echter Game Changer!"
"Die Benutzeroberfläche ist großartig! Es gibt keine große Lernhürde, sodass das System in vollem Umfang genutzt werden kann."
"Mir gefällt die automatische Erkennung der Tickets, das spart viel Zeit bei der Reisekostenabrechnung, die früher jeden Monat mehrere Stunden in Anspruch genommen hat".
Unser Accounts Payable Prozess
Laden Sie Rechnungen per Drag-and-Drop in die Plattform hoch oder nutzen Sie die intelligente Mailbox, um Rechnungen direkt aus Ihren E-Mails zu erfassen. Sie haben zudem die Möglichkeit, Rechnungen in Paketen (Massen-Uploads) hochzuladen.
Unsere KI-gestützte OCR-Technologie liest und extrahiert alle Rechnungs- und Lieferantendetails und kategorisiert sie vollautomatisch bis ins letzte benutzerdefinierte Feld. Dies erfordert keinen manuellen Aufwand und stellt sicher, dass Sie niemals Dubletten verarbeiten.
Rechnungen werden auf der Grundlage benutzerdefinierter Workflows zur Genehmigung versendet. Diese können auf einer Teamstruktur oder einem benutzerdefinierten Feld (Kostenstelle, Standort, Projekt usw.) basieren. Die Genehmigenden werden automatisch benachrichtigt und können die Rechnung auf einfache Weise genehmigen oder ablehnen.
Nach der Genehmigung werden die Rechnungen von der Buchhaltung auf der Payhawk-Plattform geprüft und mit Ihrem ERP-/Buchhaltungssystem synchronisiert. Wenn Sie Klärungsbedarf haben oder zusätzliche Details benötigen, kann der Mitarbeiter die Spesenabrechnung durch eine schnelle Rückmeldung über die Plattform ergänzen und zur Prüfung zurücksenden.
Nach der Prüfung wird die Rechnung zur Zahlung weitergeleitet. Je nach Standort und Währung des Lieferanten wird die kostengünstigste Option gewählt. Wechselkurse und Gebühren werden vor der Zahlung angezeigt. Nach erfolgreicher Zahlung wird diese mit dem ERP- oder Buchhaltungssystem synchronisiert.
Laden Sie Rechnungen per Drag-and-Drop in die Plattform hoch oder nutzen Sie die intelligente Mailbox, um Rechnungen direkt aus Ihren E-Mails zu erfassen. Sie haben zudem die Möglichkeit, Rechnungen in Paketen (Massen-Uploads) hochzuladen.
Unsere KI-gestützte OCR-Technologie liest und extrahiert alle Rechnungs- und Lieferantendetails und kategorisiert sie vollautomatisch bis ins letzte benutzerdefinierte Feld. Dies erfordert keinen manuellen Aufwand und stellt sicher, dass Sie niemals Dubletten verarbeiten.
Rechnungen werden auf der Grundlage benutzerdefinierter Workflows zur Genehmigung versendet. Diese können auf einer Teamstruktur oder einem benutzerdefinierten Feld (Kostenstelle, Standort, Projekt usw.) basieren. Die Genehmigenden werden automatisch benachrichtigt und können die Rechnung auf einfache Weise genehmigen oder ablehnen.
Nach der Genehmigung werden die Rechnungen von der Buchhaltung auf der Payhawk-Plattform geprüft und mit Ihrem ERP-/Buchhaltungssystem synchronisiert. Wenn Sie Klärungsbedarf haben oder zusätzliche Details benötigen, kann der Mitarbeiter die Spesenabrechnung durch eine schnelle Rückmeldung über die Plattform ergänzen und zur Prüfung zurücksenden.
Nach der Prüfung wird die Rechnung zur Zahlung weitergeleitet. Je nach Standort und Währung des Lieferanten wird die kostengünstigste Option gewählt. Wechselkurse und Gebühren werden vor der Zahlung angezeigt. Nach erfolgreicher Zahlung wird diese mit dem ERP- oder Buchhaltungssystem synchronisiert.
Alle Features, die Sie benötigen, um Ihr Rechnungsmanagement auf das nächste Level zu bringen.
Laden Sie Rechnungen mit mehreren Anhängen einfach direkt aus Ihrem Posteingang hoch. Lassen Sie die Plattform automatisch neue Ausgaben erstellen, Dokumente mit bestehenden abgleichen oder mögliche Duplikate markieren.
Extrahieren Sie automatisch Rechnungsdaten in mehr als 60 Sprachen mit einer führenden OCR-Technologie, die bei der Verwendung lernt. Reduzieren Sie manuelle Eingabefehler, erhöhen Sie den Automatisierungsgrad und konzentrieren Sie sich auf Ihre Strategie.
Profitieren Sie von einer vollständig anpassbaren und mit Ihrem ERP-System synchronisierten Lieferantendatenerfassung. Erweitern Sie die Lieferanteninformationen, um sie an Ihre Unternehmensstruktur anzupassen und profitieren Sie von einer schnelleren und einfacheren Buchhaltung.
Einfache Erstellung & nahtlose Übermittlung von Beschaffungsanfragen.
Sobald die erforderlichen Genehmigungen vorliegen, werden Bestellungen automatisch erstellt und im Corporate Design Ihres Unternehmens an die Lieferanten übermittelt.
Bestellungen, Rechnungen und Lieferscheine werden automatisch abgeglichen und mit Querverweisen versehen, um Mengen- oder Preisabweichungen zu erkennen und zu melden.
Verbinden Sie Ihre Geschäftskonten mit der Payhawk-Plattform, um schnell, einfach und kostenlos Geld aufzuladen. Verknüpfen Sie Ihre Konten innerhalb weniger Klicks, um eine effiziente Verwaltung zu gewährleisten.
Führen Sie einen automatischen und nahtlosen Abgleich aller Rechnungsausgaben direkt mit Ihrem ERP- oder Buchhaltungssystem durch. Eliminieren Sie die Notwendigkeit manueller Arbeit und das Risiko menschlicher Fehler.
Standardisieren Sie die AP-Prozesse und Genehmigungsworkflows in allen Einheiten, um mehr Effizienz und Kontrolle zu erreichen. Erhalten Sie einen vollständigen Überblick über Rechnungen, Kartenausgaben und Rückerstattungen über ein umfassendes Gruppen-Dashboard.
Gestalten Sie Ihren Rechnungsfreigabe-Workflow mit nützlichen Anpassungen, indem Sie verschiedene Genehmigende für jeden Schritt des Prozesses zuweisen. Nutzen Sie die Automatisierung, um die Effizienz zu steigern, ohne die Kontrolle aus der Hand zu geben.
Bezahlen Sie Rechnungen mit lokalen Banküberweisungen über SEPA Instant, Faster Payments, ACH und BISERA. Unternehmen mit Sitz im Vereinigten Königreich, in den USA und im EWR können Zahlungen direkt über die Payhawk-Plattform ohne zusätzliche Gebühren abwickeln.
Bezahlen Sie internationale Lieferanten in verschiedenen Währungen mit schnellen, kostengünstigen und sicheren Überweisungen. 57 % der Zahlungen werden sofort ausgeführt, 93 % innerhalb von 24 Stunden.
Kontaktieren Sie unser Team
Ihre Herausforderungen, unsere Expertise - lassen Sie uns Ihnen helfen, Ihre Geschäftsausgaben intelligenter zu verwalten.
FAQs
Kreditorenbuchhaltungssoftware (KBS), auch bekannt als KBS-Automatisierungssoftware oder KBS-Verwaltungssoftware, bietet die Möglichkeit, den Prozess der Kreditorenbuchhaltung innerhalb eines Unternehmens zu rationalisieren und zu automatisieren. Diese Software wurde speziell für die Verwaltung und Optimierung der verschiedenen Aufgaben im Zusammenhang mit der Verwaltung und Zahlung von Rechnungen und dem Management von Lieferantenbeziehungen entwickelt. Die Payhawk AP Software unterstützt Finanz- und Buchhaltungsteams bei ihren Kreditorenprozessen mit automatisierter Rechnungsdatenerfassung über OCR, Rechnungsmanagement, Rechnungszahlung und ERP- oder Buchhaltungssoftwareabgleich.
Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung sind zwei grundlegende Aspekte der finanziellen Transaktionen eines Unternehmens, die jeweils eine bestimmte Seite der finanziellen Transaktionen mit anderen Parteien darstellen.
- Accounts Payable (AP) steht für Geld, das das Unternehmen anderen schuldet, und wird als Verbindlichkeit ausgewiesen.
- Accounts Receivable (AR) steht für Geld, das dem Unternehmen von anderen geschuldet wird, und wird als Vermögenswert ausgewiesen.
Sowohl die Kreditoren- als auch die Debitorenbuchhaltung sind entscheidend für die finanzielle Gesundheit eines Unternehmens. Eine effiziente Verwaltung dieser Konten stellt sicher, dass das Unternehmen seine Liquidität aufrechterhält, seine Rechnungen pünktlich bezahlt und die Einnahmen von den Kunden pünktlich einnimmt.
Die korrekte Dateneingabe ist entscheidend, um systematische Fehler in der Buchhaltung zu vermeiden, die zu Geldstrafen, Bußgeldern, Audit-Problemen und Problemen bei der Managementberichterstattung führen können.
Die Erfassung und Verarbeitung von Rechnungsdaten in der Buchhaltung ist entscheidend für eine genaue Finanzberichterstattung, die Einhaltung von Richtlinien und Standards, ein effektives Cashflow-Management, Budgetierung und Planung sowie die Pflege von Lieferantenbeziehungen. Die Automatisierung dieses Prozesses reduziert Fehler, spart Zeit, beschleunigt die Verarbeitung, senkt die Kosten, ermöglicht eine einfache Skalierung, verbessert die Transparenz und fördert die effektive Einhaltung von Vorschriften.
Ja, Sie können benutzerdefinierte, mehrstufige Genehmigungsworkflows in Payhawk definieren. Sie können verschiedene Genehmiger basierend auf Ihrer Organisationsstruktur, einzelnen Genehmigern, Rollen innerhalb der Plattform oder beliebigen benutzerdefinierten Feldern (Projekt, Kostenstelle, Standort usw.) definieren. Sie können Workflows so einrichten, dass sie auf Gruppenebene verwaltet werden, damit sie in allen Einheiten konsistent sind, oder auf der Ebene der einzelnen Einheiten.
Wenn Sie eine lokale Überweisung tätigen, erhebt Payhawk keine Gebühren für Zahlungen, die über SEPA Instant, Faster Payments, ACH oder Bisera gesendet werden.
Payhawk hat eine Partnerschaft mit 60dias einem führenden Experten für die Rückerstattung der Mehrwertsteuer für Reisen und Spesen in ganz Europa. Mit unserem automatisierten Datenextraktionssystem extrahieren wir alle relevanten Informationen aus den Belegen und 60dias wandelt diese in Rechnungen um, die alle Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug erfüllen. Die Integration umfasst mehrere Schritte, von der digitalen Zertifizierung der Belege (durch die AEAT) bis zur Erstellung vollständiger und gültiger Rechnungen. Weitere Informationen finden Sie in unserem Helpcenter Artikel.
Sie können Überweisungen mit SEPA Instant, Faster Payments, ACH oder Bisera oder eine internationale Überweisung in 50 Währungen in 160 Länder* über Wise direkt von der Plattform aus tätigen. Weitere Informationen über die Anwendung dieses Verfahrens finden Sie hier .
*Einige Währungen sind möglicherweise nicht verfügbar. Eine vollständige Liste finden Sie auf wise.com
Ja, es ist sehr sicher. Bei Payhawk werden Ihre Gelder auf gesicherten Banken, die den europäischen Vorschriften für elektronisches Geld entsprechen. Lokale Zahlungen werden über die folgenden regulierten Verfahren gesendet: SEPA Instant, Faster Payments, ACH oder Bisera Transfers. Internationale Zahlungen werden in Zusammenarbeit mit Wise direkt über die Plattform abgewickelt. Wise wird in jedem Land, in dem es tätig ist, von den lokalen Aufsichtsbehörden reguliert und arbeitet nach den Regeln, die diese zum Schutz der Verbraucher in jeder Region aufgestellt haben. Weitere Informationen über die Sicherheit internationaler Überweisungen mit Wise finden Sie hier.
Unsere direkten Live-Integrationen ermöglichen es Ihnen, alle Ihre Dokumente, Buchhaltungsdaten und Zahlungen, die von Payhawk geprüft wurden, mit dem ERP- oder Buchhaltungssystem Ihrer Wahl zu synchronisieren. Kontaktieren Sie uns und wir erklären Ihnen gerne, wie wir uns nahtlos in Ihr ERP- oder Buchhaltungssystem integrieren können. Weitere Informationen zu unseren direkten Integrationen in Microsoft Dynamics, Oracle NetSuite, QuickBooks, Xero, Datev und Exact Online finden Sie in unseren Helpcenter Artikeln.