KREDITORENBUCHHALTUNGS-SOFTWAREAutomatisieren Sie Ihren gesamten AP-Prozess
KI-gestützte Kreditorenbuchhaltungssoftware, die Ihren gesamten AP-Workflow übernimmt. Rechnungen erfassen, genehmigen und bezahlen – ohne manuellen Aufwand, vollständig integriert in Ihre bestehende Finanzinfrastruktur.
Durchgängige Software für die Kreditorenbuchhaltung
Payhawk unterstützt alle gängigen europäischen eRechnungsformate, einschließlich XRechnung – in vollständiger Übereinstimmung mit den sich wandelnden Vorschriften. Verbinden Sie sich über native Integration oder laden Sie Rechnungen wie gewohnt hoch. Die Plattform extrahiert, gleicht ab und stimmt automatisch ab – und hält Ihr Team vom Eingang bis zur Zahlung stets in der vollen Kontrolle.
Payhawks selbstlernende OCR extrahiert und kategorisiert automatisch Informationen aus eRechnungen und Standardrechnungen in über 60 Sprachen. Vom Moment des Rechnungseingangs an ist alles bereit: genehmigt, abgeglichen, bezahlt und synchronisiert – regelkonform, ohne manuellen Aufwand.
Leiten Sie Rechnungen mithilfe vollständig automatisierter und optimierter Workflows zum richtigen Zeitpunkt an die richtigen Genehmiger weiter – gestaltet nach Ihren Richtlinien. Stellen Sie sicher, dass Ausgaben stets von den richtigen Personen erfasst und genehmigt werden.
Synchronisieren Sie jede Ausgabenzuweisung in Echtzeit mit Payhawks nativen Integrationen, darunter DATEV, SAP S/4HANA und Sage. Unbegrenzte benutzerdefinierte Felder geben Finanzteams granulare Transparenz über Projekte, Veranstaltungen und Kostenstellen – direkt in Ihr Buchhaltungssystem, ohne manuellen Eingriff. Und mit direkten API-Integrationen sind Ihre Bücher jederzeit prüfbereit.
"Payhawk hat uns geholfen, die Kontrolle über Geschäftsausgaben, Richtlinien und Compliance zu übernehmen. Es hat zudem dabei unterstützt, Verwaltungsaufwand, Papierkram, Excel hin und her und Rückerstattungen über die Gehaltsabrechnung zu vermeiden."
"Die OCR nimmt mir einen Teil meiner Arbeit ab, indem sie doppelte Rechnungen identifiziert und die Felder ausfüllt - das ist wie das Vier-Augen-Prinzip in Aktion: eine echte Zeitersparnis!"
"Daten sind der Schlüssel. Ich verwende die Informationen aus dem ERP-System jeden Tag für Dinge wie Ausgabenkontrolle und Entscheidungsfindung. Wir können Mittel aufstocken oder etwas mit dem Budget abgleichen, indem wir die Daten aus den Vorauszahlungen für den Zahlungsausgleich nutzen, um die richtigen Zuweisungen zu machen und das Hin und Her mit den Lieferanten zu reduzieren."
Unser Accounts Payable Prozess
Laden Sie Rechnungen per Drag-and-Drop in die Plattform hoch oder nutzen Sie die intelligente Mailbox, um Rechnungen direkt aus Ihren E-Mails zu erfassen. Sie haben zudem die Möglichkeit, Rechnungen in Paketen (Massen-Uploads) hochzuladen.
Unsere KI-gestützte OCR-Technologie liest und extrahiert alle Rechnungs- und Lieferantendetails und kategorisiert sie vollautomatisch bis ins letzte benutzerdefinierte Feld. Dies erfordert keinen manuellen Aufwand und stellt sicher, dass Sie niemals Dubletten verarbeiten.
Rechnungen werden auf der Grundlage benutzerdefinierter Workflows zur Genehmigung versendet. Diese können auf einer Teamstruktur oder einem benutzerdefinierten Feld (Kostenstelle, Standort, Projekt usw.) basieren. Die Genehmigenden werden automatisch benachrichtigt und können die Rechnung auf einfache Weise genehmigen oder ablehnen.
Nach der Genehmigung werden die Rechnungen von der Buchhaltung auf der Payhawk-Plattform geprüft und mit Ihrem ERP-/Buchhaltungssystem synchronisiert. Wenn Sie Klärungsbedarf haben oder zusätzliche Details benötigen, kann der Mitarbeiter die Spesenabrechnung durch eine schnelle Rückmeldung über die Plattform ergänzen und zur Prüfung zurücksenden.
Nach der Prüfung wird die Rechnung zur Zahlung weitergeleitet. Je nach Standort und Währung des Lieferanten wird die kostengünstigste Option gewählt. Wechselkurse und Gebühren werden vor der Zahlung angezeigt. Nach erfolgreicher Zahlung wird diese mit dem ERP- oder Buchhaltungssystem synchronisiert.
Laden Sie Rechnungen per Drag-and-Drop in die Plattform hoch oder nutzen Sie die intelligente Mailbox, um Rechnungen direkt aus Ihren E-Mails zu erfassen. Sie haben zudem die Möglichkeit, Rechnungen in Paketen (Massen-Uploads) hochzuladen.
Unsere KI-gestützte OCR-Technologie liest und extrahiert alle Rechnungs- und Lieferantendetails und kategorisiert sie vollautomatisch bis ins letzte benutzerdefinierte Feld. Dies erfordert keinen manuellen Aufwand und stellt sicher, dass Sie niemals Dubletten verarbeiten.
Rechnungen werden auf der Grundlage benutzerdefinierter Workflows zur Genehmigung versendet. Diese können auf einer Teamstruktur oder einem benutzerdefinierten Feld (Kostenstelle, Standort, Projekt usw.) basieren. Die Genehmigenden werden automatisch benachrichtigt und können die Rechnung auf einfache Weise genehmigen oder ablehnen.
Nach der Genehmigung werden die Rechnungen von der Buchhaltung auf der Payhawk-Plattform geprüft und mit Ihrem ERP-/Buchhaltungssystem synchronisiert. Wenn Sie Klärungsbedarf haben oder zusätzliche Details benötigen, kann der Mitarbeiter die Spesenabrechnung durch eine schnelle Rückmeldung über die Plattform ergänzen und zur Prüfung zurücksenden.
Nach der Prüfung wird die Rechnung zur Zahlung weitergeleitet. Je nach Standort und Währung des Lieferanten wird die kostengünstigste Option gewählt. Wechselkurse und Gebühren werden vor der Zahlung angezeigt. Nach erfolgreicher Zahlung wird diese mit dem ERP- oder Buchhaltungssystem synchronisiert.
Kontaktieren Sie unser Team
Ihre Herausforderungen, unsere Expertise - lassen Sie uns Ihnen helfen, Ihre Geschäftsausgaben intelligenter zu verwalten.
FAQs
Kreditorenbuchhaltungssoftware (KBS), auch bekannt als KBS-Automatisierungssoftware oder KBS-Verwaltungssoftware, bietet die Möglichkeit, den Prozess der Kreditorenbuchhaltung innerhalb eines Unternehmens zu rationalisieren und zu automatisieren. Diese Software wurde speziell für die Verwaltung und Optimierung der verschiedenen Aufgaben im Zusammenhang mit der Verwaltung und Zahlung von Rechnungen und dem Management von Lieferantenbeziehungen entwickelt. Die Payhawk AP Software unterstützt Finanz- und Buchhaltungsteams bei ihren Kreditorenprozessen mit automatisierter Rechnungsdatenerfassung über OCR, Rechnungsmanagement, Rechnungszahlung und ERP- oder Buchhaltungssoftwareabgleich.
Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung sind zwei grundlegende Aspekte der finanziellen Transaktionen eines Unternehmens, die jeweils eine bestimmte Seite der finanziellen Transaktionen mit anderen Parteien darstellen.
- Accounts Payable (AP) steht für Geld, das das Unternehmen anderen schuldet, und wird als Verbindlichkeit ausgewiesen.
- Accounts Receivable (AR) steht für Geld, das dem Unternehmen von anderen geschuldet wird, und wird als Vermögenswert ausgewiesen.
Sowohl die Kreditoren- als auch die Debitorenbuchhaltung sind entscheidend für die finanzielle Gesundheit eines Unternehmens. Eine effiziente Verwaltung dieser Konten stellt sicher, dass das Unternehmen seine Liquidität aufrechterhält, seine Rechnungen pünktlich bezahlt und die Einnahmen von den Kunden pünktlich einnimmt.
Die korrekte Dateneingabe ist entscheidend, um systematische Fehler in der Buchhaltung zu vermeiden, die zu Geldstrafen, Bußgeldern, Audit-Problemen und Problemen bei der Managementberichterstattung führen können.
Die Erfassung und Verarbeitung von Rechnungsdaten in der Buchhaltung ist entscheidend für eine genaue Finanzberichterstattung, die Einhaltung von Richtlinien und Standards, ein effektives Cashflow-Management, Budgetierung und Planung sowie die Pflege von Lieferantenbeziehungen. Die Automatisierung dieses Prozesses reduziert Fehler, spart Zeit, beschleunigt die Verarbeitung, senkt die Kosten, ermöglicht eine einfache Skalierung, verbessert die Transparenz und fördert die effektive Einhaltung von Vorschriften.
Ja, Sie können benutzerdefinierte, mehrstufige Genehmigungsworkflows in Payhawk definieren. Sie können verschiedene Genehmiger basierend auf Ihrer Organisationsstruktur, einzelnen Genehmigern, Rollen innerhalb der Plattform oder beliebigen benutzerdefinierten Feldern (Projekt, Kostenstelle, Standort usw.) definieren. Sie können Workflows so einrichten, dass sie auf Gruppenebene verwaltet werden, damit sie in allen Einheiten konsistent sind, oder auf der Ebene der einzelnen Einheiten.
Wenn Sie eine lokale Überweisung tätigen, erhebt Payhawk keine Gebühren für Zahlungen, die über SEPA Instant, Faster Payments, ACH oder Bisera gesendet werden.
Payhawk hat eine Partnerschaft mit 60dias einem führenden Experten für die Rückerstattung der Mehrwertsteuer für Reisen und Spesen in ganz Europa. Mit unserem automatisierten Datenextraktionssystem extrahieren wir alle relevanten Informationen aus den Belegen und 60dias wandelt diese in Rechnungen um, die alle Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug erfüllen. Die Integration umfasst mehrere Schritte, von der digitalen Zertifizierung der Belege (durch die AEAT) bis zur Erstellung vollständiger und gültiger Rechnungen. Weitere Informationen finden Sie in unserem Helpcenter Artikel.
Sie können Überweisungen mit SEPA Instant, Faster Payments, ACH oder Bisera oder eine internationale Überweisung in 50 Währungen in 160 Länder* über Wise direkt von der Plattform aus tätigen. Weitere Informationen über die Anwendung dieses Verfahrens finden Sie hier .
*Einige Währungen sind möglicherweise nicht verfügbar. Eine vollständige Liste finden Sie auf wise.com
Ja, es ist sehr sicher. Bei Payhawk werden Ihre Gelder auf gesicherten Banken, die den europäischen Vorschriften für elektronisches Geld entsprechen. Lokale Zahlungen werden über die folgenden regulierten Verfahren gesendet: SEPA Instant, Faster Payments, ACH oder Bisera Transfers. Internationale Zahlungen werden in Zusammenarbeit mit Wise direkt über die Plattform abgewickelt. Wise wird in jedem Land, in dem es tätig ist, von den lokalen Aufsichtsbehörden reguliert und arbeitet nach den Regeln, die diese zum Schutz der Verbraucher in jeder Region aufgestellt haben. Weitere Informationen über die Sicherheit internationaler Überweisungen mit Wise finden Sie hier.
Unsere direkten Live-Integrationen ermöglichen es Ihnen, alle Ihre Dokumente, Buchhaltungsdaten und Zahlungen, die von Payhawk geprüft wurden, mit dem ERP- oder Buchhaltungssystem Ihrer Wahl zu synchronisieren. Kontaktieren Sie uns und wir erklären Ihnen gerne, wie wir uns nahtlos in Ihr ERP- oder Buchhaltungssystem integrieren können. Weitere Informationen zu unseren direkten Integrationen in Microsoft Dynamics, Oracle NetSuite, QuickBooks, Xero, Datev und Exact Online finden Sie in unseren Helpcenter Artikeln.