Wie Heroes dank einer nativen NetSuite-Integration 4 Arbeitstage pro Monat einsparen konnte

Heroes im Detail

Heroes wurde 2020 von den Zwillingsbrüdern Alessio und Riccardo Bruni gegründet, wobei der dritte Bruni-Bruder, Giancarlo, 2021 als CFO hinzukam. Das Geschäftsmodell von Heroes, das seinen Hauptsitz in London, Großbritannien, hat, besteht darin, Amazon-Unternehmen zu kaufen und diese durch Expansion in andere Märkte oder die Einführung neuer Produktlinien zu skalieren. Ihr Portfolio besteht aus verschiedenen Produkten, von Yoga-Ausrüstung bis hin zu Gartenwerkzeugen.

Herausforderungen vor Payhawk

Vor der Implementierung von Payhawk hatte Heroes nur eine Firmenkarte für das gesamte Unternehmen, und jedes Mal, wenn jemand eine Zahlung vornehmen wollte, musste er nach den Kartendaten fragen. Das war weder sicher noch skalierbar, und als das Unternehmen wuchs, wurde es schwer, die Geschäftsausgaben zu verwalten und zu verfolgen.

"Als einzige Person im Bereich Finanzen musste ich damals alle Zahlungen am Ende des Monats nachverfolgen", erklärt CFO Giancarlo Bruni. "Ich habe buchstäblich Rechnungen gesucht und E-Mails verschickt: Wer hat hier und dort 10 Euro ausgegeben? Als wir expandierten, konnten wir das Monatsende nicht mehr kontrollieren, und wir brauchten dringend mehr Kontrolle über unsere Geschäftsausgaben.”

Heroes erkannte, dass es eine umfassende Lösung inklusive Firmenkarten und intelligenter Spesenverwaltungssoftware brauchte, um den Verwaltungsaufwand sowie die Suche nach Belegen zu reduzieren und die Kontrolle sowie die Transparenz zu verbessern. Darüber hinaus war Heroes mit seiner komplexen Unternehmensstruktur bewusst, dass sie im Zuge ihres Wachstums von der Buchhaltungssoftware Xero auf das ERP-System NetSuite umsteigen würden. Und sie wollten sicherstellen, dass die von ihnen gewählte Ausgabenverwaltungslösung mit ihnen skalieren kann.

Zukunftssicher dank einer NetSuite ERP-Integration

Das Hauptziel von Heroes bei der Einführung eines Ausgabenverwaltungstools war es, die Kontrolle über die Geschäftsausgaben zu gewinnen und gleichzeitig den Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, ihre Ausgaben unabhängig zu verwalten.

"Die Auswahl an Finanzlösungen ist enorm. Die meisten konzentrieren sich auf einen einzigen Bereich, z. B. Ausgaben, Zahlungen oder Rechnungsmanagement, und sind völlig unabhängig voneinander", so Bruni. "Mit Payhawk haben wir eine All-in-one-Lösung, die alle Bereiche abdeckt und von einem sehr starken Produktteam unterstützt wird. So können wir uns auf das konzentrieren, was für uns als schnell wachsendes Start-up wirklich wichtig ist, anstatt Zeit mit Verwaltungskram zu verschwenden."

Die Entscheidung für Payhawk fiel aus mehreren Gründen: Funktionalität, Firmenkarten, Spesenmanagement-Software, Buchhaltungssoftware und ERP-Integrationen.

"Ein Grund, warum wir uns für Payhawk entschieden haben, waren die Buchhaltungs- und ERP-Integrationen. Als wir anfingen, Payhawk zu nutzen, arbeiteten wir noch mit Xero, und es war nahtlos. Also vertrauten wir darauf, dass Payhawk uns helfen würde, dasselbe mit der NetSuite-Integration zu erreichen. Wir wollten, dass alles in das ERP fließt, und wir wussten, dass Payhawk auf diese Weise ein echter Skalierungspartner sein würde", erklärte Bruni.

Höhere Effizienz dank Automatisierung und nahtloser Buchhaltungssynchronisation

Mit Payhawk verwaltet Heroes die Ausgaben des Unternehmens wesentlich effizienter und sicherer. Mit unseren Karten und unserer Software können Sie Rechnungen verwalten, Ausgaben mit Workflows und Obergrenzen steuern, Firmenkarten in großen Mengen ausgeben, einen Echtzeit-Überblick über die Ausgaben erhalten und vieles mehr. Neben diesen Vorteilen haben wir das Unternehmen aber auch bei der Umstellung von einer Buchhaltungssoftware auf ein ERP-System unterstützt.

"Wir nutzen unser ERP in allen unseren Abteilungen. Wir haben es z. B. in der Personalabteilung für die Gehaltsabrechnung, Steuern usw. und auch in der Versorgungskette, für die Bestandsplanung usw. Es ist für jede einzelne Abteilung relevant", teilte Bruni mit.

Unsere direkte Integration mit NetSuite ermöglicht es ihrem Finanzteam:

• Nach der Prüfung erscheinen die Rechnungen sofort in NetSuite
• Das ERP als zentralen Punkt der Wahrheit zu nutzen, einschließlich Mehrwertsteuersätze, Kontocodes, Klassen und Tracking-Kategorien
• Zeitersparnis beim Abgleichen und Abstimmen, da alle Ausgaben sowohl ein Rechnungs- als auch ein Zahlungsdatum haben, sodass sie die zeitliche Differenz gemäß dem Prinzip der Periodenabgrenzung und des Abgleichs widerspiegeln können
• Verwendung der "realer" Transaktionsarten gemäß den Buchhaltungs-/ERP-Systemen
• Vermeidung von Fehlern, da wir keine manuellen Journale verwenden, sondern stattdessen Eingangsrechnungen und Rechnungen und dann die Bankeingänge und -ausgänge
• Korrekte Behandlung von Devisentransaktionen (da wir die Schlüsselkonzepte von IAS 21 anwenden)

"Könnten wir ohne Kostenmanagement und ERP leben? Nun, ja, aber das wäre so, als würde man ein 30 Jahre altes Auto auf den letzten Metern fahren - kein Komfort, kein gutes Fahrerlebnis und definitiv keine Geschwindigkeit. Vielleicht sind einige Unternehmen froh, ein Backoffice mit 25 Leuten zu beschäftigen, die Ihre Zeit damit verbringen, Zahlen eintippen, aber das ist weder effizient, schnell noch notwendig", erklärt Bruni. "Wir ziehen es vor, zu automatisieren, zu integrieren und Geld für Personal zu sparen!"

Sparen Sie Zeit mit Payhawk's Ausgabenverwaltung und NetSuite-Integration

Eduardo Felipez, Management Accountant bei Heroes, erklärt, dass für ihn und viele andere schnell wachsende Unternehmen die Integration eines der entscheidenden Kriterien bei der Auswahl einer Ausgabenmanagementlösung ist, die sich um Firmenkarten, Ausgaben und mehr kümmert.

"Wir würden nicht mit einem Ausgabenmanagement-Anbieter arbeiten, der keine Integration mit NetSuite oder einem anderen ERP-System unserer Wahl hat. Wir verarbeiten 300-500 Rechnungen pro Monat. Wenn unsere Spesenmanagementlösung nicht in unser ERP integriert wäre, hätten wir Fehler, und alles wäre komplizierter und würde länger dauern", sagte Felipez.

In seinem vorherigen Unternehmen verbrachte Felipez den größten Teil seines Tages damit, Daten zwischen der Spesenverwaltungssoftware und dem ERP zu synchronisieren und zu aktualisieren, da es sich um eine indirekte, nicht "native" Integration handelte. Er erzählte, dass er einen Tag pro Einheit verbrachte, d. h. je mehr Einheiten, desto mehr Tage verbrachte er mit der manuellen Datenverwaltung. Glücklicherweise ist dies bei Heroes nicht der Fall, und es ist ihm gelungen, die Arbeit von fünf Tagen auf nur fünf Stunden zu reduzieren.

"Wir haben fünf Unternehmen auf der Payhawk-Plattform. Und in der Muttergesellschaft haben wir 300-500 Ausgaben pro Monat. Mit der direkten Payhawk-Integration in NetSuite muss ich sie nicht mehr überprüfen, importieren und exportieren und in das richtige Format bringen (wofür ich früher bis zu einem Tag für eine Einheit brauchte)", sagte Felipez. "Mit der direkten NetSuite-Integration verbringe ich täglich etwa eine Stunde damit. Das ist eine enorme Hilfe für mich."

Und der größte Vorteil all dieser synchronisierten Daten und Verbesserungen im Prozess (abgesehen von der Zeitersparnis)? Eine bessere und fundierte Entscheidungsfindung.

"Daten sind der Schlüssel", erklärt Felipez. "Aber Daten sind nicht nur für die Geschäftsleitung wichtig. Ich arbeite im operativen Bereich und benötige immer Informationen aus dem ERP-System für die tägliche Entscheidungsfindung. Zum Beispiel für die Kostenkontrolle und wenn wir etwas aufstocken oder mit dem Budget abgleichen müssen. Auch für das Lieferantenmanagement. Alles ist im ERP, von den Vorauszahlungen bis zu den Restzahlungen, und es gibt uns die Daten, sodass wir keine falschen Zuweisungen vornehmen oder mit den Lieferanten hin und her gehen."

Bessere Geschäftsentscheidungen

Mit einer vernetzten Ausgaben- und Spesenverwaltung, Kreditorenbuchhaltung, Rechnungsverwaltung, Ausgabenkontrolle und einer nahtlosen Integration mit NetSuite als ERP ist Heroes nun in der Lage, schnell und effizient die besten, kostengünstigsten und wirkungsvollsten Entscheidungen für das Unternehmen zu treffen.

"Die direkte Integration von Payhawk in NetSuite ist ein entscheidender Faktor. Es ist im Grunde 'ein Klick und fertig', um jede Information zu exportieren. Es ist viel zeitsparender und gibt mir Echtzeit-Transparenz über das ERP. Jetzt kann ich jederzeit sagen, wie viel wir ausgegeben haben, was wir ausgeben können, ob wir Budgets pausieren, aktualisieren, optimieren usw. müssen", sagte Felipez. "Wenn ein leitender Angestellter sagt: Was ist das für eine Ausgabe? Und warum geben wir hier so viel aus? Ich kann die Richtlinien mit wenigen Klicks kommentieren und aktualisieren."

Möchten Sie mehr über die nahtlose Synchronisierung von Ausgaben mit Ihrem ERP erfahren? Laden Sie unseren Leitfaden "Wie Sie die richtige ERP-Integration für Ihr Unternehmen auswählen" herunter. Sie möchten tiefer ins Detail gehen? Dann buchen Sie noch heute eine Demo bei uns.