Heroes spart vier Tage Arbeit dank einer nativen NetSuite-Integration

About Heroes

Das Londoner Unternehmen Heroes wurde 2020 von den Zwillingsbrüdern Alessio und Riccardo Bruni gegründet. Ein weiteres Familienmitglied, der dritte Bruni-Bruder Giancarlo, schloss sich dem Team 2021 als CFO an. Das Geschäftsmodell von Heroes beruht auf der Akquisition von Amazon-Unternehmen mit anschließender Betriebsskalierung durch die Expansion in neue Märkte und die Einführung neuer Produktlinien. Das äußerst abwechslungsreiche Portfolio des Unternehmens umfasst von Yogabekleidung bis hin zu Gartenutensilien viele interessante Angebote für E-Commerce-Shopper.

Die Zeit vor Payhawk

Vor der Zusammenarbeit mit Payhawk gab es bei Heroes nur eine einzige Zahlungskarte für die gesamte Belegschaft. Wer also eine Zahlung vornehmen wollte, musste zunächst nach den Karteninformationen fragen. Diese Lösung war weder besonders sicher noch skalierbar – und angesichts des rapiden Wachstums des Unternehmens ließ sich der Prozess irgendwann auch nicht mehr sinnvoll nachverfolgen oder verwalten.

„Da ich mich zu dem Zeitpunkt ganz alleine um die Finanzen kümmerte, musste ich zum Monatsende immer irgendwie versuchen, die einzelnen Zahlungen eigenhändig nachzuverfolgen“, erinnert sich CFO Giancarlo Bruni. „Regelmäßig fanden irgendwelche herrenlosen Rechnungen ihren Weg auf meinen Schreibtisch, sodass ich jedes Mal E-Mails an alle ausschicken musste, nur um zu fragen, wer denn hier diese 10 Pfund ausgegeben hatte. Da unser Unternehmen kontinuierlich wuchs, war es mir irgendwann nicht mehr möglich, am Monatsende den Überblick über die gesamten Spesen zu behalten. Wir wussten, dass wir unbedingt die Kontrolle über unsere Ausgaben wiedergewinnen mussten.“

Das Team von Heroes suchte nach einer geeigneten Lösung für sein Problem. Diese Lösung sollte Visa-Firmenkarten bereitstellen und eine intelligente Ausgabenmanagementsoftware umfassen, die folgende Vorteile bieten konnte: eine Reduzierung des Verwaltungsaufwands sowie der Notwendigkeit, Belege einzuholen, und eine erhöhte Kontrolle und Transparenz. Aufgrund der komplexen Struktur des rapide wachsenden Unternehmens plante das Team von Heroes außerdem, von seiner bisherigen Buchhaltungssoftware Xero zu NetSuite ERP zu wechseln. Die zukünftige

Eine NetSuite-ERP-Integration für den zukunftsorientierten Geschäftsbetrieb

Mit der Einführung einer Lösung für die Ausgabenverwaltung wollte das Team von Heroes vor allem die Kontrolle über seine Unternehmensausgaben zurückgewinnen. Gleichzeitig wollte man allen Mitarbeitenden ermöglichen, ihre Ausgaben selbstständig zu verwalten. Giancarlo Bruni und sein Team sahen sich viele der Ausgabenmanagementlösungen auf dem Markt an.

„Finanzlösungen gibt es wie Sand am Meer. Die meisten sind auf einen einzelnen Bereich konzentriert, z. B. Ausgaben, Zahlungen oder die Rechnungsverwaltung, und lassen sich nicht miteinander verbinden. Payhawk allerdings bietet uns nicht nur eine Komplettlösung für all unsere Anwendungsfälle, sondern auch die Unterstützung eines unschlagbaren Teams. So können wir uns voll und ganz auf diejenigen Aufgaben konzentrieren, die für ein rasant wachsendes Start-up wie uns wirklich wichtig sind, anstatt auf Verwaltungsaufgaben.“

Das Unternehmen entschied sich aus vier Hauptgründen für Payhawk: unsere Funktionalität, unser Angebot an Firmenkarten, unsere Ausgabenmanagementlösung sowie unsere Integrationen für Buchhaltungssoftware und ERP-Systeme.

„Zu den Gründen, warum wir uns für Payhawk entschieden haben, zählten die Buchhaltungs- und ERP-Integrationen. Als wir anfingen, Payhawk zu nutzen, arbeiteten wir noch mit Xero, und das funktionierte reibungslos. Wir verließen uns also darauf, dass uns Payhawk mit einer direkten NetSuite-Integration dasselbe positive Erlebnis bieten würde. Unser Wunsch war es, alle unsere Daten in das ERP-System einfließen zu lassen, und wir wussten, dass Payhawk dafür ein echter Skalierungspartner sein würde“, erklärt Bruni.

Erhöhte Effizienz dank Prozessautomatisierung und synchronisierter Buchhaltungsdaten

Mithilfe von Payhawk kann Heroes seine Firmenausgaben nun effizienter und sicher verwalten. Unser Karten- und Softwareangebot unterstützt das Unternehmen mit einer effizienten Rechnungsverwaltung, einer Workflow- und limitbasierten Ausgabenkontrolle, der Bereitstellung von Karten und Echtzeittransparenz über seine Ausgaben. Parallel dazu begleiteten wir das Team von Heroes beim Wechsel von seiner bisherigen Buchhaltungssoftware zu einem ERP-System.

„Alle unsere Abteilungen greifen auf das ERP-System zu. Unsere Personalabteilung braucht es für die Lohnabrechnung bzw. für Steuerangelegenheiten und unser Lieferkettenteam für die Inventarplanung – um nur ein paar Beispiele zu nennen. Unser ERP-System ist wirklich für alle Abteilungen relevant.“

Unsere direkte NetSuite-Integration bietet dem Finanzteam von Heroes folgende Möglichkeiten:
– Markierung von Rechnungen als „geprüft“, die dann umgehend in NetSuite angezeigt werden
– Nutzung des ERP-Systems als zentrale Informationsquelle, unter anderem für Mehrwertsteuersätze, Kontocodes, Klassen sowie Tracking-Kategorien (da von uns alle gewünschten Daten synchronisiert werden)
– Minimierung des Zeitaufwands für den Abgleich und die Abstimmung, da alle Spesen mit einem Rechnungs- und Zahlungsdatum verknüpft sind, sodass zeitliche Unterschiede bei der Zahlung problemlos gemäß dem Prinzip der periodengerechten Abgrenzung wiedergegeben werden
– Nutzung der in seinem Buchhaltungs-/ERP-System verwendeten Transaktionstypen
– Vermeidung von Fehlern, da wir keine manuellen Journale, sondern Ein- und Verkaufsrechnungen sowie Bankbelege und -zahlungen nutzen
– Ordnungsgemäße Durchführung von Devisentransaktionen, da wir die zentralen Konzepte von IAS 21 anwenden

„Könnten wir ohne eine Ausgabenmanagementlösung und ein ERP-System auskommen? Schon, aber das wäre, als würden wir ein 30 Jahre altes Auto fahren: Es wäre nicht bequem, es wäre nicht benutzerfreundlich und wir kämen definitiv nur sehr langsam voran. Möglich, dass andere Unternehmen kein Problem damit haben, 25 Mitarbeitende im Backoffice mit der Dateneingabe zu beschäftigen, aber es gibt heute einfach effizientere, schnellere Lösungen“, so Bruni. „Wir setzen lieber auf die Automatisierung unserer Prozesse und auf die Lösungsintegration, sodass wir Personalausgaben sparen können.“

Mehrere Tage Arbeit weniger dank der Ausgabenmanagementlösung und der NetSuite-Integration von Payhawk

Eduardo Felipez, Management Accountant bei Heroes, erklärt uns, dass für wachstumsstarke Scale-ups wie Heroes bei der Wahl eines Ausgabenmanagementsystems, das Firmenkarten, Spesen und andere Aspekte des regulären Geschäftsbetriebs abdeckt, ein solides Integrationsangebot ein entscheidendes Kriterium ist.

„Ein Anbieter von Ausgabenverwaltungslösungen, der keine Integration mit NetSuite oder einem anderen ERP ermöglicht, käme für uns nicht infrage. Immerhin bearbeiten wir 300 bis 500 Rechnungen im Monat. Wenn unsere Lösung für die Ausgabenverwaltung nicht in unser ERP-System integriert werden könnte, würde das zu Fehlern führen und alles wäre mühsamer und zeitaufwendiger“, gibt Felipez zu bedenken.

Bei seinem vorherigen Arbeitgeber verbrachte Felipez den Großteil seines Arbeitstages damit, Daten zwischen seiner Ausgabenmanagementsoftware und seinem ERP-Programm zu synchronisieren und zu aktualisieren, da es nur eine indirekte, nicht native Integration zwischen den Systemen gab. Er erzählt uns, dass er damals pro Entität einen ganzen Tag Arbeitsaufwand einplanen musste. Mehr Entitäten bedeuteten also entsprechend mehr manuelle Datenarbeit für Felipez. Glücklicherweise ist das bei Heroes kein Thema mehr. Was ihn früher fünf Tage Arbeit gekostet hätte, erledigt Felipez heute in nur fünf Stunden.

„Wir führen fünf Entitäten in der Payhawk-Plattform. In unserem Mutterunternehmen verzeichnen wir außerdem 300–500 Ausgabenposten pro Monat. Mit der direkten Integration zwischen Payhawk und NetSuite muss ich diese Daten nun nicht mehr prüfen, importieren, exportieren und ins korrekte Format konvertieren (was mich früher bis zu einen Tag pro Entität gekostet hat)“, informiert uns Felipez. „Dank der nativen NetSuite-Integration verbringe ich heute nur eine Stunde am Tag mit dieser Aufgabe. Für mich macht das einen enormen Unterschied.“

Der größte Vorteil der Datensynchronisierung und der Prozessoptimierung (neben den Zeiteinsparungen) ist jedoch ganz klar eine bessere Entscheidungsfindung.

„Daten sind der Schlüssel“, verrät uns Felipez. „Und sie sind nicht nur wichtig für die Geschäftsleitung. Bei meiner Arbeit ziehe ich jeden Tag Informationen aus dem ERP, um alltägliche Entscheidungen treffen zu können. Das ist zum Beispiel wichtig für die Ausgabenkontrolle, oder wenn wir unser Budget prüfen bzw. aufstocken müssen. Und natürlich für das Lieferantenmanagement. Alle relevanten Daten sind im ERP verfügbar – von den Anzahlungen bis hin zu den Restzahlungen. Dadurch umgehen wir das Risiko falscher Zuordnungen und sind nicht auf ein unnötig in die Länge gezogenes Hin und Her mit den Zulieferern angewiesen.“

Eine bessere Entscheidungsfindung

Mit seiner neuen Lösung aus vernetztem Erlebnis bei der Ausgabenkontrolle, AP, Rechnungsverwaltung, Ausgabenkontrolle und einer nahtlosen Integration mit NetSuite als ERP-System ist das Team von Heroes nun bestens aufgestellt, um auf schnelle und effiziente Weise fundierte, kosteneffektive und wirkungsvolle Entscheidungen für seinen Unternehmensbetrieb zu treffen.

„Die direkte Payhawk-Integration mit NetSuite ist entscheidend für uns. Wir können quasi mit einem Klick beliebige Infos exportieren. Das ist definitiv zeiteffizienter und bietet mir nützliche Echtzeiteinblicke innerhalb unseres ERPs. Ich kann jetzt jederzeit problemlos einsehen, wie viel wir ausgegeben haben oder ausgeben können, ob wir Ausgaben aussetzen müssen, ob wir unser Budget aktualisieren oder optimieren sollten usw.“, freut sich Felipez. „Wenn die Geschäftsführung mich nach einem bestimmten Ausgabenposten fragt und wissen möchte, warum wir dafür so viel ausgeben, habe ich direkt die passenden Infos zur Hand und kann unsere Richtlinien bei Bedarf mit ein paar Klicks anpassen.“

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